Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде (И. Зернова, "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2011 г.)

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде

Возможность выставления электронных счетов-фактур участниками сделок предоставлена п. 9 ст. 169 НК РФ. Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 N 50н утвержден Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи (далее - Порядок N 50н), положения которого начали действовать с 03.06.2011. Однако воспользоваться этой возможностью учреждения смогут после утверждения ФНС форматов счетов-фактур, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж в электронном виде. На момент написания статьи документ, утверждающий их, не был издан. О том, как будет осуществляться обмен электронными счетами-фактурами, пойдет речь в этой статье.

Общие положения

В выставлении и получении счетов-фактур в бумажном виде участвуют обе стороны сделки: продавец и покупатель. В процессе передачи счетов-фактур в электронном виде, кроме них, будут участвовать еще организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (далее - оператор электронного документооборота) (п. 1.3 Порядка N 50н).

В каком виде (бумажном или электронном) будут выставляться счета-фактуры, решает продавец, но использование электронной формы возможно только с согласия обеих сторон сделки. При этом они должны иметь совместимые технические средства и возможности для приема и обработки данных счетов-фактур.

Если стороны сделки договорились выставлять и получать счета-фактуры в электронном виде, то делать это они могут только через оператора электронного документооборота, с соблюдением основных правил Порядка N 50н, а именно:

- подписывать счет-фактуру электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП), принадлежащей уполномоченному лицу участника электронного обмена (п. 1.5);

- использовать сертифицированные средства криптографической защиты информации. Они должны быть совместимы с аналогичными средствами, используемыми в ФНС (п. 1.6).

Причем обмен может осуществляться через одного либо нескольких операторов при условии совместимости технических средств и возможностей для передачи по утвержденному формату.

В свою очередь, участники электронного документооборота обязаны обеспечить хранение счетов-фактур и сертификатов ключей подписи в течение установленного срока (п. 1.13 Порядка N 50н).

В случае необходимости уточнения покупателем электронных счетов-фактур им направляется через оператора электронного документооборота уведомление об уточнении счета-фактуры, при получении которого продавец устраняет указанные в уведомлении ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронном виде в соответствии с Порядком N 50н.

При выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности.

Счет-фактура в электронном виде считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение оператора электронного документооборота, при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры, подписанного электронной цифровой подписью покупателя и полученного через оператора электронного документооборота.

Датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении оператора электронного документооборота (п. 1.10 Порядка N 50н).

Счет-фактура в электронном виде считается полученным покупателем, если ему поступило соответствующее подтверждение оператора электронного документооборота, при наличии извещения покупателя о получении счета-фактуры, подписанного ЭЦП покупателя и подтвержденного оператором электронного документооборота.

При этом датой получения покупателем счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата направления покупателю оператором электронного документооборота файла счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении оператора электронного документооборота (п. 1.11 Порядка N 50н).

Порядок выставления и получения счета-фактуры

Согласно п. 2.1 Порядка N 50н для участия в электронном документообороте его участникам необходимо:

- получить сертификаты ключей ЭЦП руководителя учреждения (либо иных уполномоченных лиц) в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"*(1);

- подать оператору электронного документооборота заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур. В этом заявлении должны быть указаны наименование учреждения, место нахождения, ИНН, сведения о владельцах полученных сертификатов ключа ЭЦП, реквизиты этих сертификатов, контактные данные учреждения, а также сведения об инспекции, в которой оно состоит на учете;

- получить у оператора идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие необходимые данные.

При изменении учетных данных, содержащихся в заявлении об участии в электронном документообороте счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, участник электронного документооборота счетов-фактур не позднее трех рабочих дней со дня соответствующего изменения должен представить оператору электронного документооборота заявление о внесении изменений в ранее сообщенные данные; последний, в свою очередь, не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления осуществляет изменение учетных данных участника электронного документооборота.

Сведения об учетных данных продавца (покупателя) в качестве участника электронного документооборота счетов-фактур (об изменении учетных данных) направляются в налоговый орган по месту нахождения продавца (покупателя) оператором электронного документооборота не позднее трех рабочих дней с момента подключения продавца (покупателя) к электронному документообороту (изменения учетных данных) (п. 2.3 Порядка N 50н).

Взаимодействие продавца и оператора электронного документооборота. Приведем в таблице основные действия продавца и оператора электронного документооборота при выставлении счета-фактуры в электронном виде.

Продавец	Оператор электронного документооборота, заключивший договор с продавцом
а) при выставлении покупателю счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи: - формирует счет-фактуру в электронном виде в соответствии с утвержденными требованиями и форматом; - проверяет действительность электронной цифровой подписи продавца; - подписывает счет-фактуру ЭЦП продавца; - зашифровывает счет-фактуру (при необходимости); - направляет файл счета-фактуры в электронном виде в адрес покупателя через оператора электронного документооборота; - сохраняет подписанный счет-фактуру в электронном виде (п. 2.5 Порядка N 50н)	а) при получении от продавца файла счета-фактуры в электронном виде не позднее следующего рабочего дня: - фиксирует дату и время поступления от продавца файла счета-фактуры оператору электронного документооборота, заключившему договор с продавцом; - направляет в адрес покупателя файл счета-фактуры (при необходимости - через оператора электронного документооборота, заключившего договор с покупателем), фиксирует дату и время отправки этого файла; - формирует продавцу подтверждение оператора электронного документооборота с указанием даты и времени поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца; - подписывает подтверждение ЭЦП оператора электронного документооборота и направляет в адрес продавца; - сохраняет подписанное подтверждение оператора электронного документооборота в электронном виде (п. 2.5 Порядка N 50н)
б) при получении подтверждения оператора электронного документооборота не позднее следующего рабочего дня: - проверяет подлинность электронной цифровой подписи оператора электронного документооборота; - формирует извещение о получении подтверждения оператора электронного документооборота; - подписывает извещение ЭЦП продавца и направляет его оператору электронного документооборота; - сохраняет подписанное подтверждение оператора электронного документооборота и подписанное продавцом извещение о получении подтверждения оператора электронного документооборота в электронном виде (п. 2.7 Порядка N 50н)	б) при получении от продавца извещения о получении подтверждения оператора электронного документооборота, подписанного ЭЦП продавца, не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность ЭЦП продавца и сохраняет подписанное продавцом извещение в электронном виде (п. 2.8 Порядка N 50н)
Продавец при получении от покупателя извещения о получении счета-фактуры в электронном виде, подписанного ЭЦП покупателя, не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность ЭЦП покупателя и сохраняет подписанное покупателем извещение в электронном виде (п. 2.11 Порядка N 50н)

Взаимодействие покупателя и оператора электронного документооборота. Также в таблице представим действия покупателя и оператора электронного документооборота.

Покупатель	Оператор электронного документооборота, заключивший договор с покупателем
а) при получении от продавца файла счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи не позднее следующего рабочего дня: - проверяет подлинность ЭЦП продавца; - формирует извещение о получении счета-фактуры; - подписывает извещение о получении счета-фактуры электронной цифровой подписью покупателя; - направляет извещение о получении счета-фактуры в адрес продавца через оператора электронного документооборота; - сохраняет подписанный ЭЦП продавца счет-фактуру и подписанное извещение о получении счета-фактуры в электронном виде (п. 2.9 Порядка N 50н)	а) при получении файла счета-фактуры в электронном виде не позднее следующего рабочего дня: - фиксирует дату и время поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота, заключившему договор с покупателем (если это не сделано оператором электронного документооборота, заключившего договор с продавцом); - направляет в адрес покупателя файл счета-фактуры, а также фиксирует дату и время отправки этого файла (если это не сделано оператором электронного документооборота, заключившим договор с продавцом); - формирует покупателю подтверждение оператора электронного документооборота с указанием даты и времени отправки файла счета-фактуры оператором электронного документооборота покупателю; - подписывает подтверждение ЭЦП оператора электронного документооборота и направляет в адрес покупателя; - сохраняет подписанное подтверждение оператора электронного документооборота в электронном виде (п. 2.6 Порядка N 50н)
б) при получении подтверждения оператора электронного документооборота о дате отправки покупателю файла счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня: - проверяет подлинность ЭЦП оператора электронного документооборота; - формирует извещение о получении подтверждения оператора электронного документооборота; - подписывает извещение ЭЦП покупателя и направляет его оператору электронного документооборота; - сохраняет подписанное подтверждение оператора электронного документооборота и подписанное им извещение о получении подтверждения оператора электронного документа в электронном виде (п. 2.12 Порядка N 50н)	б) при получении от покупателя извещения о получении счета-фактуры в электронном виде не позднее следующего рабочего дня: - направляет в адрес продавца подписанное покупателем извещение о получении счета-фактуры (при необходимости через оператора электронного документооборота, заключившего договор с продавцом); - фиксирует дату отправки покупателем извещения о получении счета-фактуры в электронном виде; - формирует подтверждение оператора электронного документооборота с указанием даты отправки извещения о получении счета-фактуры; - подписывает подтверждение ЭЦП оператора электронного документооборота и направляет в адрес покупателя; - сохраняет подписанное подтверждение оператора электронного документооборота в электронном виде (п. 2.10 Порядка N 50н)
в) при получении подтверждения оператора электронного документооборота о дате отправки извещения о получении счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня: - проверяет подлинность ЭЦП оператора электронного документооборота; - формирует извещение о получении подтверждения оператора электронного документооборота; - подписывает извещение ЭЦП покупателя и направляет его оператору электронного документооборота; - сохраняет подписанное подтверждение оператора электронного документооборота и подписанное им извещение о получении подтверждения оператора электронного документа в электронном виде (п. 2.13 Порядка N 50н)	в) при получении от покупателя извещения о получении подтверждения оператора электронного документооборота, подписанного ЭЦП покупателя не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность ЭЦП покупателя и сохраняет подписанное покупателем извещение в электронном виде (п. 2.14 Порядка N 50н)
Покупатель проверяет полученный в электронном виде от продавца счет-фактуру на соответствие утвержденным требованиям, утвержденному формату, а также наличие и правильность заполнения реквизитов счета-фактуры (п. 2.15 Порядка N 50н)

Согласно п. 2.15 Порядка N 50н при необходимости внесения изменений в счет-фактуру покупателю следует:

а) сформировать уведомление об уточнении счета-фактуры;

б) подписать уведомление об уточнении счета-фактуры ЭЦП покупателя;

в) зашифровать уведомление об уточнении счета-фактуры (при необходимости);

г) направить уведомление об уточнении счета-фактуры в адрес продавца через оператора электронного документооборота;

д) сохранить подписанное уведомление об уточнении счета-фактуры в электронном виде.

Оператор электронного документооборота при получении от покупателя уведомления об уточнении счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня должен направить его в адрес продавца.

Продавцу при получении от покупателя уведомления об уточнении счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня нужно (п. 2.17 Порядка N 50н):

а) проверить подлинность электронной цифровой подписи покупателя;

б) сформировать извещение о получении уведомления об уточнении счета-фактуры;

в) подписать извещение ЭЦП продавца;

г) направить извещение в адрес покупателя через оператора электронного документооборота;

д) сохранить подписанное покупателем уведомление об уточнении счета-фактуры и подписанное извещение о получении уведомления об уточнении счета-фактуры в электронном виде.

Оператор электронного документооборота при получении от продавца извещения о получении уведомления об уточнении счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня должен направить его в адрес покупателя.

Покупатель при получении от продавца извещения о получении уведомления об уточнении счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня должен проверить подлинность ЭЦП продавца и сохранить подписанное продавцом извещение в электронном виде.

В случае неполучения продавцом в установленный срок подтверждения оператора электронного документооборота с указанием даты и времени поступления файла со счетом-фактурой или извещения от покупателя о получении счета-фактуры, об этом ему нужно будет сообщить оператору электронного документооборота.

В соответствии с п. 2.21 Порядка N 50н если покупатель не получил:

- от продавца в установленный срок счет-фактуру в электронном виде, он сообщает о данном факте продавцу;

- в установленный срок подтверждение оператора электронного документооборота с указанием даты и времени отправки покупателю файла со счетом-фактурой или файл счета-фактуры, он сообщает о данном факте оператору электронного документооборота;

- от продавца в установленный срок извещение о получении уведомления об уточнении счета-фактуры, подписанное ЭЦП продавца, он сообщает о данном факте продавцу. В случае подтверждения продавцом факта неполучения уведомления об уточнении счета-фактуры покупатель и (или) продавец сообщают о данном факте оператору электронного документооборота.

В случае подтверждения продавцом факта поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота продавец и (или) покупатель сообщают оператору (операторам) электронного документооборота о данном факте и продавец повторяет процедуру направления ранее составленного счета-фактуры без изменения его реквизитов.

Если на дату повторного направления ранее составленного продавцом счета-фактуры возникла необходимость внесения изменений в этот счет-фактуру, в том числе в связи с изменением уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру электронной цифровой подписью, покупателю направляется счет-фактура с исправленными реквизитами.

И. Зернова,

эксперт журнала

"Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Документ утрачивает силу с 01.07.2012 в связи с изданием Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".