Электронный документооборот счетов-фактур (Н.В. Лебедева, "Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2011 г.)

Электронный документооборот счетов-фактур

Минфин Приказом от 25.04.2011 N 50н утвердил Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи (далее - Порядок), вступивший в силу с 03.06.2011. Рассмотрим положения данного документа подробнее.

Согласно новому положению, включенному в п. 1 ст. 169 НК РФ Федеральным законом от 27.07.2010 N 229-ФЗ, с 02.09.2010 счет-фактура может быть составлен и выставлен не только на бумажном носителе, но и в электронном виде. В электронном виде он составляется по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком, который утвержден Приказом Минфина РФ N 50н (п. 9 ст. 169 НК РФ). Форматы электронных счетов-фактур, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж должна утвердить Федеральная налоговая служба.

Общие положения

Электронный документооборот счетов-фактур может осуществляться через одного или нескольких операторов (п. 1.3 Порядка). Счет-фактура считается исходящим документом от участника электронного документооборота, если он подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) (в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"*(1)), принадлежащей уполномоченному лицу, при условии, что он направлен через оператора электронного документооборота (п. 1.5 Порядка).

К сведению. Счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается ЭЦП руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством РФ (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Электронные счета-фактуры выставляются продавцом и покупателем в зашифрованном или незашифрованном виде (п. 1.7 Порядка). Сертификаты ключей подписи участникам электронного документооборота выдаются удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС (п. 1.8 Порядка). С их списком можно ознакомиться на сайте Главного научно-исследовательского вычислительного центра ФНС РФ (http://www.gnivc.ru) в разделе "Удостоверяющий центр".

Электронный документооборот осуществляется по каждому счету-фактуре в отдельности (п. 1.9 Порядка). Датой выставления покупателю электронного счета-фактуры считается дата поступления файла оператору от продавца, указанная в подтверждении этого оператора (п. 1.10 Порядка). Причем продавец должен получить от оператора такое подтверждение и извещение о получении покупателем электронного счета-фактуры, подписанное ЭЦП покупателя.

Датой получения покупателем электронного счета-фактуры считается дата направления ему оператором файла счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении оператора (п. 1.11 Порядка). Счет-фактура считается полученным покупателем, если ему поступило подтверждение оператора и он подписал ЭЦП извещение о получении счета-фактуры, подтвержденное оператором.

Если в счет-фактуру необходимо внести исправления, покупатель направляет через оператора продавцу уведомление об его уточнении (п. 1.12 Порядка). Продавец устраняет указанные в уведомлении ошибки и направляет покупателю исправленный электронный счет-фактуру.

Храниться электронные счета-фактуры должны в течение срока, установленного для их хранения (п. 1.13 Порядка): на основании пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, налогоплательщики обязаны обеспечивать в течение четырех лет (Постановление ФАС УО от 17.11.2009 N Ф09-8891/09-С3*(2)).

Процедура электронного документооборота счетов-фактур

Для участия в электронном документообороте продавцу (покупателю) необходимо (п. 2.1 Порядка):

- получить сертификаты ключей подписи счета-фактуры;

- оформить и представить оператору заявление;

- получить у оператора идентификатор участника, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к электронному документообороту счетов-фактур.

При изменении учетных данных участник электронного документооборота не позднее трех рабочих дней со дня соответствующего изменения представляет оператору заявление о внесении изменений в ранее сообщенные данные, и оператор не позднее трех рабочих дней после его получения меняет учетные данные участника (п. 2.2 Порядка). Также не позднее трех рабочих дней с момента подключения покупателя (продавца) к электронному документообороту (изменения его учетных данных) оператор направляет в налоговый орган по месту нахождения продавца (покупателя) сведения о его учетных данных (п. 2.3 Порядка).

Рассмотрим, в каком порядке Минфин предлагает осуществлять электронный документооборот счетов-фактур.

1. Продавец формирует электронный счет-фактуру, проверяет действительность своей ЭЦП, подписывает, зашифровывает счет-фактуру (при необходимости), направляет файл счета-фактуры в адрес покупателя через оператора и сохраняет его в электронном виде (п. 2.4 Порядка).

2. Оператор продавца при получении от него файла с электронным счетом-фактурой не позднее следующего рабочего дня фиксирует дату и время его поступления, направляет покупателю файл счета-фактуры (при необходимости - через оператора покупателя) и фиксирует дату и время отправки этого файла (п. 2.5 Порядка). Далее оператор формирует продавцу подтверждение поступления от него файла счета-фактуры в электронном виде с указанием даты и времени, подписывает ЭЦП, направляет в адрес продавца и сохраняет его в электронном виде.

Оператор покупателя (если он не выполнял действия, предусмотренные п. 2.5 Порядка) при получении файла электронного счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня фиксирует дату и время его поступления, направляет файл в адрес покупателя, и также фиксирует дату и время его отправки (п. 2.6 Порядка). Далее он формирует покупателю подтверждение с указанием даты и времени отправки файла счета-фактуры, подписывает его ЭЦП, направляет в адрес покупателя и сохраняет в электронном виде.

Если оператор у продавца и покупателя один, он, соответственно, получает файл счета-фактуры от продавца, отправляет его покупателю и формирует каждому из них свое подтверждение (продавцу - о поступлении файла, покупателю - об отправке файла счета-фактуры).

3. Продавец при получении подтверждения от оператора не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность его ЭЦП, формирует извещение о получении этого документа, подписывает извещение ЭЦП, направляет его оператору и сохраняет полученное подтверждение и переданное извещение в электронном виде (п. 2.7 Порядка). Оператор, в свою очередь, при получении от продавца данного извещения не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность ЭЦП продавца и сохраняет документ в электронном виде (п. 2.8 Порядка).

4. Покупатель при получении от продавца файла с электронным счетом-фактурой не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность ЭЦП продавца, формирует извещение о получении счета-фактуры, подписывает его ЭЦП, направляет продавцу через оператора и сохраняет извещение и полученный счет-фактуру в электронном виде (п. 2.9 Порядка).

5. Оператор при получении от покупателя извещения о получении электронного счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня направляет его продавцу (при необходимости - через оператора продавца), фиксирует дату отправки покупателем извещения, формирует свое подтверждение с указанием даты отправки извещения, подписывает ЭЦП, направляет в адрес покупателя и сохраняет документ в электронном виде (п. 2.10 Порядка). Продавец при получении от покупателя извещения о получении им электронного счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность ЭЦП покупателя и сохраняет данное извещение в электронном виде (п. 2.11 Порядка).

6. Покупатель при получении подтверждения оператора о дате отправки файла счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность ЭЦП оператора, формирует извещение о получении подтверждения, указанного в п. 2.6 Порядка, подписывает его своей ЭЦП, направляет оператору, сохраняет полученное подтверждение оператора и отправленное ему извещение в электронном виде (п. 2.12 Порядка).

Покупатель при получении подтверждения оператора о дате отправки извещения о получении счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность ЭЦП оператора, формирует извещение о получении этого подтверждения, подписывает извещение ЭЦП, направляет его оператору и сохраняет в электронном виде полученное подтверждение и извещение (п. 2.13 Порядка).

7. Оператор при получении от покупателя извещений, указанных в п. 2.12, 2.13 Порядка, не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность ЭЦП покупателя и сохраняет документы в электронном виде (п. 2.14 Порядка).

8. Покупатель проверяет полученный от продавца счет-фактуру в электронном виде на соответствие утвержденным требованиям, формату, а также наличие и правильность заполнения его реквизитов (п. 2.15 Порядка).

Как видим, на первый взгляд электронный обмен счетами-фактурами нельзя назвать простым. Для большей наглядности представим данный порядок в виде таблицы.

Продавец	Оператор продавца	Оператор покупателя	Покупатель
Файл электронного счета-фактуры---*	Файл электронного счета-фактуры---	Файл электронного счета-фактуры---
	--- Подтверждение поступления файла счета- фактуры с указанием даты и времени	Подтверждение от- правки файла сче- та-фактуры с ука- занием даты и вре- мени ---
Извещение о полу- чении подтвержде- ния поступления файла счета-факту- ры ---			-- Извещение о по- лучении файла сче- та-фактуры
			-- Извещение о по- лучении подтвержде- ния отправки файла счета-фактуры с указанием даты и времени
	-- Извещение по- купателя о получе- нии файла счета- фактуры	-- Извещение по- купателя о получе- нии файла счета- фактуры
	Подтверждение от- правки продавцу извещения о полу- чении файла счета- фактуры ---	Подтверждение от- правки продавцу извещения о полу- чении файла счета- фактуры ---
			-- Извещение о по- лучении подтвержде- ния оператора
* Здесь и далее стрелками (---,---) показано, кому отправляется документ. Каждый полученный и переданный документ сохраняется в электронном виде.

А теперь предположим, что оператор у продавца и покупателя один.

Продавец	Оператор	Покупатель
Файл электронного счета- фактуры ---	Файл электронного счета- фактуры ---
	-- Подтверждение посту- пления файла счета- фактуры с указанием даты и времени Подтверждение отправки файла счета-фактуры с указанием даты и време- ни ---
		-- Извещение о получении файла счета-фактуры
		-- Извещение о получении подтверждения отправки файла счета-фактуры с указанием даты и времени
Извещение о получении подтверждения поступле- ния файла счета-факту- ры ---	-- Извещение покупателя о получении файла счета- фактуры
	Подтверждение отправки продавцу извещения о по- лучении файла счета- фактуры ---
		-- Извещение о получении подтверждения оператора

Если нужно внести изменения в счет-фактуру

При выявлении необходимости внесения изменений в счет-фактуру покупатель формирует уведомление об уточнении счета-фактуры, подписывает его ЭЦП, зашифровывает (при необходимости), направляет в адрес продавца через оператора и сохраняет его в электронном виде (п. 2.15 Порядка). Оператор не позднее следующего рабочего дня направляет его в адрес продавца (п. 2.16 Порядка).

Продавец при получении уведомления не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность ЭЦП покупателя, формирует извещение о получении документа, подписывает его ЭЦП, направляет в адрес покупателя через оператора и сохраняет его вместе с полученным уведомлением в электронном виде (п. 2.17 Порядка).

Оператор при получении от продавца извещения о получении уведомления не позднее следующего дня направляет его в адрес покупателя, который не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность ЭЦП продавца и сохраняет его в электронном виде (п. 2.18, 2.19 Порядка).

Действия участников документооборота при накладках

Если продавец не получает в установленный срок подтверждение оператора с указанием даты и времени поступления файла со счетом-фактурой или извещение покупателя о получении счета-фактуры, он сообщает об этом оператору (п. 2.20 Порядка).

Если покупатель не получил от продавца в установленный срок счет-фактуру в электронном виде, он сообщает о данном факте продавцу (п. 2.21 Продавца). При этом если у продавца есть подтверждение оператора о поступлении от него файла счета-фактуры, продавец и (или) покупатель сообщают о данном факте оператору и продавец повторно направляет ранее составленный счет-фактуру без изменения его реквизитов (п. 2.21 Порядка). Если на дату повторного направления ранее составленного продавцом счета-фактуры возникла необходимость внесения в него изменений, в том числе в связи со сменой уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру ЭЦП, покупателю направляется счет-фактура с исправленными реквизитами.

Если покупатель не получил в установленный срок подтверждение оператора об отправке ему файла счета-фактуры или файла счета-фактуры, о данном факте он сообщает оператору (п. 2.22 Порядка). Если же покупатель не получил в установленный срок извещение о получении уведомления об уточнении счета-фактуры, подписанное ЭЦП продавца, о данном факте он сообщает продавцу (п. 2.23 Порядка). Если продавец подтверждает, что такое уведомление он не получал, покупатель и (или) продавец сообщают об этом оператору (п. 2.23 Порядка).

* * *

Итак, мы рассмотрели порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, осталось дождаться, когда Федеральной налоговой службой будут утверждены документы, необходимые для введения системы электронного документооборота счетов-фактур (форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде).

Н.В. Лебедева,

редактор журнала "Предприятия общественного питания:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Документ утрачивает силу с 01.07.2012 в связи с изданием Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

*(2) Определением ВАС РФ от 04.03.2010 N ВАС-1745/10 в передаче дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора отказано.