Новый больничный лист: как правильно заполнить бланк, чтобы ФСС не отказал в возмещении пособия (Е.А. Бреева, "Российский налоговый курьер", N 15, август 2011 г.)

Новый больничный лист: как правильно заполнить бланк, чтобы ФСС не отказал в возмещении пособия

С 1 июля текущего года введен новый бланк листка нетрудоспособности. Допускаются ли в новой форме исправления, указываются ли знаки препинания? Что делать, когда наименование организации или ФИО не вмещается в предусмотренном количестве ячеек? Как исправить допущенную ошибку? Ответы - в статье.

С 1 июля 2011 года из обращения исключены бланки листков нетрудоспособности старого образца. Новая форма больничного листа утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.11 N 347н.

Сразу отметим, что все листы старого образца, выданные по 30 июня 2011 года включительно, являются действительными до окончания указанного в них периода нетрудоспособности. Переоформления их на больничные листы нового образца не требуется. Таким образом, все листки нетрудоспособности, выданные до 1 июля 2011 года на бланках прежнего образца и закрытые надлежащим образом, являются законным основанием для назначения пособия по временной нетрудоспособности или по беременности и родам.

Новый больничный лист предполагает автоматическую обработку

Замена бланка вызвана рядом причин, одна из которых - техническое несоответствие старой формы современным требованиям. Ведь ее заполнение и обработка производились только вручную. При небольшом размере бланка в него вносился значительный объем информации. Кроме того, участились случаи подделки больничных листов. Поэтому остро встала необходимость введения дополнительных элементов защиты.

В новой форме названные недостатки устранены (см. врезку на с. 87), при этом содержательная часть документа осталась прежней. Получив у врача заполненный листок нетрудоспособности и проставив на нем печать в регистратуре, работник, как и прежде, должен предъявить его работодателю.

Справка. Новый бланк больничного имеет многоступенчатую степень защиты

В частности, защиту обеспечивает наличие следующих элементов листка нетрудоспособности:

- штрихкод с уникальной комбинацией из 12 цифр, нанесенный в правом верхнем углу;

- специальные видимые и слабо видимые волокна;

- водяной знаке логотипом ФСС России;

- не видимые невооруженным глазом надписи, выполненные микротекстом, и другие элементы защиты.

Кроме того, как лицевая, так и оборотная сторона больничного листа имеет свой ультрафиолетовый и инфракрасный образ.

Визуальные отличия нового бланка листка нетрудоспособности в цвете и увеличенном с А5 до А4 формате. Кроме того, новый больничный лист является машиносчитываемым документом и предполагает автоматическую обработку. Для этого в том числе используется бинарный код, который находится в левом верхнем углу лицевой стороны бланка. В нем будут закодированы: причина нетрудоспособности, отметки о нарушении режима больного (если они имели место), родственная связь (если больничный выдается по уходу за членом семьи) и другая необходимая информация.

Пока бинарный код не является обязательным элементом заполнения. Но по мере технического оснащения лечебно-профилактических учреждений он станет неотъемлемой частью документа.

Общие правила оформления листка нетрудоспособности, которые распространяются и на больницы, и на работодателей

Новый бланк разработан так, что его легко заполнить, обработать и проверить подлинность сведений. Для этого на оборотной стороне приведены краткие пояснения по его составлению. Порядок выдачи листков нетрудоспособности утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.11 N 624н (далее - Приказ N 624н).

Заполняется теперь только лицевая часть бланка: верхняя и нижняя - медицинской организацией, а средняя - работодателем. Нижняя часть бланка - это корешок листка нетрудоспособности, который остается в медицинской организации, поэтому рассматривать порядок его заполнения не будем.

Правила оформления листка общие как для медицинских организаций, так и для работодателей. Все записи в ячейках производятся начиная с первой ячейки и с учетом следующих особенностей:

- указываются на русском языке печатными заглавными буквами;

- проставляются чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств;

- приводятся строго в пределах границ ячеек, то есть не должны заходить за пределы границ ячеек и соприкасаться с ними;

- вписываются гелевой, капиллярной или перьевой ручкой. Обратите внимание: нельзя заполнять больничный лист шариковой ручкой;

- кавычки, точки, запятые, тире не указываются;

- данные вносятся через интервал в одну ячейку.

Печати, проставляемые в листке нетрудоспособности медицинской организацией и работодателем, могут выступать за пределы специально отведенного места, но не должны попадать на ячейки информационного поля. Если печать организации содержит государственный герб, то в оттиске печати организации на листке нетрудоспособности должно быть идентифицировано ее полное или сокращенное наименование. Такие разъяснения даны в письме ФСС России от 15.07.11 N 14-03-11/15-7481. Однако печать медицинской организации в нижней части листка нетрудоспособности может занимать место подписи врача - это сказано в том же письме 14-03-11/15-7481.

Кстати. Два региона России уже перешли на безбумажную технологию оформления больничных

На территории двух регионов - Карачаево-Черкесской Республики и Нижегородской области приступили к реализации пилотного проекта, предусматривающего переход на новый порядок выплаты пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Предполагается безбумажная технология оформления больничных и выплата пособий напрямую из ФСС России путем перечисления средств на счет работника в банке или почтовым переводом.

Работодателю нужно проверять, правильно ли в больнице заполнили листок нетрудоспособности

При предъявлении работником листка нетрудоспособности работодатель в первую очередь рассматривает правильность его заполнения медицинской организацией. И только при отсутствии ошибок заполняет свою часть, назначает и выплачивает пособие. Порядок заполнения достаточно четко регламентирован приказом N 624н. Поэтому подробно остановимся на тех строках, при оформлении которых могут возникнуть вопросы (образец заполнения нового листка нетрудоспособности представлен на с. 91).

Первые дни работы с новыми бланками показали, что наибольшее количество вопросов вызывают строки "(наименование медицинской организации)" и "(место работы - наименование организации)", для которых предусмотрено 38 и 29 ячеек соответственно.

Во многих случаях этого количества ячеек недостаточно для внесения даже сокращенного наименования организации, установленного учредительными документами. В таких случаях возможно применение произвольного и допустимого сокращения.

Перечень общепринятых аббревиатур, позволяющих идентифицировать медицинскую организацию и работодателя, приведен в приложении к письму ФСС России от 15.07.11 N 14-03-11/15-7481.

Если количества ячеек не хватает для указания даже принятого сокращенного наименования организации, то оно все равно вписывается, но при выходе за границы информационного поля запись прекращается. Примеры заполнения:

ГУЗ г. Москвы "Городская поликлиника N 3" Департамента здравоохранения г. Москвы

"Рисунок 1"

В строку "(ОГРН)" точно и отчетливо должен быть вписан ОГРН медицинской организации. Именно эти данные служат для дальнейшей идентификации организации в информационных системах.

В строке "(адрес медицинской организации)" указывается адрес оказания медицинских услуг. А именно, названия городского или сельского поселения, улицы, номера дома, корпуса, квартиры (офиса), соответствующие адресу фактической выдачи листков нетрудоспособности и осуществления медицинской деятельности согласно лицензии. Эти данные вписываются через интервал в одну ячейку. Номер корпуса указывается через знак "/" в ячейке после номера дома. А номер квартиры (офиса) - через пробел в одну ячейку после номера дома или корпуса. Слова: "улица", "проспект", "проезд", "шоссе" и т.п. в информационное поле не вносятся. Это следует из примера указания адреса, приведенного в пункте 58 приказа N 624н. Например:

"Рисунок 2"

В строке "ФИО" в соответствующих ячейках указываются полностью фамилия, имя и отчество (при его наличии) временно нетрудоспособного гражданина в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Если фамилия двойная и ячеек для ее отражения недостаточно, то при выходе за границы информационного поля запись прекращается. Например, фамилия Корабельникова-Преображенская будет отражена следующим образом:

"Рисунок 3"

                                                           /---\

     В строке "Причина нетрудоспособности", в ячейках "код | | |" и  "доп

    /-----\                                                \---/

код | | | |" проставляются  коды,  значения  которых указаны на оборотной

    \-----/

стороне   больничного.   Например,   указание  кода 01  свидетельствует о

заболевании самого работника, а 09 - об уходе за больным  членом семьи. В

                 /---\

ячейках "код изм | | |" указывается код причины нетрудоспособности в

                 \---/

случае ее изменения.

В строке "По совместительству" делается отметка "V", если больничный выдан для представления по месту работы по внешнему совместительству. В этом случае рядом в специально отведенных ячейках проставляется номер листка нетрудоспособности, выданного для представления по основному месту работы.

В строке "дата 1" проставляется дата изменения причины нетрудоспособности, предполагаемая дата родов, дата начала путевки (при направлении в определенных случаях в санаторно-курортные учреждения).

Строки "дата 2", "N путевки", "ОГРН санатория или клиники НИИ" заполняются при направлении в определенных случаях в санаторно-курортные учреждения.

Подраздел "по уходу" заполняется в случае ухода за больным членом семьи (в том числе при карантине ребенка):

- в строке "возраст (лет/мес.)" в первых двух ячейках отражается число полных лет больного члена семьи, за которым осуществляется уход. При уходе за больным ребенком, не достигшим возраста одного года, первые две ячейки не заполняются. В таком случае возраст ребенка в месяцах проставляется во вторых двух ячейках;

- в строке "родственная связь" указывается код, значение которого указано на оборотной стороне больничного. Например, проставление значения кода 38 означает, что уход за больным ребенком осуществлялся матерью.

В новом бланке можно отражать информацию в случае одновременного ухода за двумя детьми. Тогда в первом ряду ячеек указываются возраст, родственная связь, фамилия, имя, отчество первого ребенка. Во втором ряду ячеек - данные на второго ребенка. При одновременном уходе более чем за двумя детьми выдается второй больничный лист. В нем в первом и втором рядах ячеек указываются сведения на других детей, за которыми осуществляется уход. Остальные строки и графы второго больничного листа оформляются идентично строкам и графам первого.

В строке "Отметки о нарушении режима" в зависимости от вида нарушения указывается код, значение которого приведено на оборотной стороне бланка. Если нарушений режима не было, указанная строка не заполняется.

Допустим, работник проходил стационарное лечение, тогда заполняется строка "Находился в стационаре". Здесь в соответствующих ячейках указываются даты начала и окончания стационарного лечения. Аналогичная информация отражается в таблице "Освобождение от работы". Заметим, в этой таблице период освобождения от работы может быть больше, чем период нахождения в стационаре. Это возможно, когда работнику необходимо время на проезд от места нахождения медицинской организации до места жительства.

Если во время длительного стационарного лечения появилась необходимость представления листка нетрудоспособности к оплате, то в таблице "Освобождение от работы" и строке "Находился в стационаре" указываются соответствующие сроки лечения, а в строке "Иное:" проставляется код 31 ("продолжает болеть"), В данном случае при выписке из стационара работнику выдается новый больничный, являющийся продолжением ранее выданного. При этом в строке "Находился в стационаре" указывается общая длительность лечения, а в таблице "Освобождение от работы" - период лечения за минусом дней, указанных в ранее выданном больничном.

Обратите внимание: если работник после стационара продолжает лечиться амбулаторно, то в строке "Иное:" также проставляется код 31.

В строке "фамилия и инициалы врача или идентификационный номер" таблицы "Освобождение от работы" сначала указывается фамилия, затем через пробел инициалы. Порядок заполнения этой строки ФСС России разъяснил в письме от 15.07.11 N 14-03-11/15-7481. Так, если фамилия врача содержит более 14 букв, она вписывается без инициалов. При выходе за пределы поля запись прекращается. Обе строки заполняются, только когда врач имеет двойную фамилию. Фамилия председателя врачебной комиссии указывается без инициалов.

Должность врача в таблице "Освобождение от работы" может отражаться без указания его специальности, поскольку для этого отведено всего девять ячеек (письмо ФСС России от 15.07.11 N 14-03-11/15-7481). Например: врач, фельдшер, терапевт, педиатр, хирург.

В строке "Приступить к работе" указывается дата восстановления трудоспособности следующим днем после осмотра и признания гражданина трудоспособным.

                           /---\

     Рядом в строке "Иное: | | |"  при  необходимости  указывается   код,

                           \---/

значение которого указано на оборотной  стороне  больничного.   Например,

проставленное значение кода  31  подтверждает  тот  факт,  что   работник

продолжает болеть во время стационарного или  амбулаторного    лечения. В

таком случае в строке "Выдан листок нетрудоспособности  (продолжение)  N"

будет  указан  номер  следующего  больничного  листа.   Соответственно  в

следующем больничном в строке "продолжение листка  нетрудоспособности  N"

отражается номер первичного документа.

                                                   /---\

     Коды  32,  33,  34  и  36  в  строке  "Иное:  | | |"   соответствуют

                                                   \---/

установлению, изменению группы инвалидности смерти гражданина  или   явки

                                                     /---\/---\/-------\

трудоспособным.   В   этом   случае   в   ячейках   "| | || | || | | | |"

                                                     \---/\---/\-------/

указывается дата наступления этого события.

Средний раздел больничного заполняет сам работодатель

Итак, проверив представленный работником листок нетрудоспособности, работодатель приступает к заполнению своей части бланка. Вопрос о том, как заполнить строку "(место работы - наименование организации)" уже был рассмотрен выше.

Обратите внимание: организации, в учредительных документах которых отсутствует сокращенное наименование, согласовывают сокращение для листка нетрудоспособности с исполнительным органом ФСС России и доводят его до сведения работников.

Строки "Регистрационный N", "Код подчиненности" заполняются в соответствии с извещением (уведомлением) страхователя, которое выдается при регистрации в исполнительном органе ФСС России. Регистрационный номер состоит из 10 цифр, а обособленные подразделения имеют еще и расширенный регистрационный номер, который указывается через дробь. Обратите внимание: указанный номер должен быть вписан точно и отчетливо. Ведь именно эти данные служат для дальнейшей идентификации организации в информационных системах. Код подчиненности состоит из пяти цифр и указывает на исполнительный орган ФСС России, в котором страхователь зарегистрирован в текущий момент.

В случае отсутствия у работника ИНН, а также при оформлении пособия по беременности и родам строка "ИНН нетрудоспособного (при наличии)" не заполняется.

При наличии определенных оснований, от которых зависят размер и условия выплаты пособия, в строке "Условия исчисления" указывается двухзначный код, значения которого указаны на оборотной стороне больничного. Такими условиями могут быть: уважительная причина нарушения режима, облучение радиацией, работа на Крайнем Севере и т.д.

Важный момент: строка "Дата начала работы" заполняется, только если заболевание или травма наступили в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования. В ней указывается дата, с которой работник должен был приступить к работе согласно трудовому договору. В остальных случаях эта строка не заполняется. То есть в ней не нужно указывать дату, когда сотрудник приступает к работе после окончания периода нетрудоспособности.

Пример 1

Трудовой договор заключен 1 июля 2011 года. Согласно его условиям работник должен приступить к работе 1 августа 2011 года. Но 15 июля 2011 года он заболел и к работе не приступил, поэтому трудовой договор был аннулирован. Пособие должно быть выплачено с 1 августа 2011 года за период не более 75 календарных дней. В этом случае заполняется строка "дата начала работы". В ней указывается дата - 01.08.2011.

                                            /---\            /---\

     В строке "Страховой стаж" в  ячейках  "| | |  лет"  и  "| | |  мес."

                                            \---/            \---/

указывается количество  полных  лет  и  месяцев  деятельности  работника,

учитываемой в страховом стаже в соответствии с законодательством.

                                                           /---\

     В строке "в т.ч. нестраховые  периоды:"  в  ячейках  "| | |   лет" и

 /---\                                                     \---/

"| | | мес." отражается  количество  полных  лет  и  месяцев  прохождения

 \---/

работником военной службы, а также иной службы,  предусмотренной  Законом

РФ от 12.02.93 N 4468-1 за период с 1 января 2007 года.

Даты, вписываемые в строку "Причитается пособие за период" должны совпадать с периодом временной нетрудоспособности, указанным в таблице "Освобождение от работы" раздела "Заполняется врачом медицинской организации".

В строке "Средний заработок для исчисления пособия" указывается сумма среднего заработка за расчетный период, из которого исчисляется пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, определяемое в соответствии с Федеральным законом от 29.12.06 N 255-ФЗ.

Размер пособия в строках "Сумма пособия: за счет средств работодателя", "за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации" и "Итого начислено" отражается в начисленной сумме, включая НДФЛ.

Подписи в больничном листе ставит руководитель организации и главный бухгалтер либо лица, которым переданы соответствующие полномочия.

Расчет пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам производится бухгалтером на отдельном листке и прикладывается к больничному листу.

Пример 2

Пётр Сергеевич Молчанов, работник ООО "Стандарт", болел с 5 по 8 июля 2011 года. Он обратился в поликлинику по месту жительства и получил листок нетрудоспособности. Данный листок представлен по месту работы. Заработок П.С. Молчанова за 2009-2010 годы составил 535 000 руб., средний дневной заработок - 732 руб. 88 коп. Работник имеет страховой стаж более 8 лет, а значит, право на выплату пособия в размере 100%. Сумма пособия за счет средств работодателя - 2198 руб. 64 коп. (732 руб. 88 коп. х 3 дня). Сумма пособия за счет средств ФСС России - 732 руб. 88 коп. Итого начислено пособие за 4 дня временной нетрудоспособности в размере 2931 руб. 52 коп. Образец листка нетрудоспособности приведен на с. 91.

"Рисунок 4"

Как исправить допущенные ошибки

Что касается возможных ошибок при заполнении листка нетрудоспособности, то для медицинской организации исправления недопустимы. При их наличии бланк считается испорченным, а взамен него выдается новый.

Работодатель же, допустив ошибку, вправе ее исправить. Для этого ошибочная запись аккуратно зачеркивается. Правильная запись вносится на оборотную сторону бланка, подтверждается записью "исправленному верить", подписью и печатью работодателя. Обратите внимание, нельзя исправлять ошибки с помощью корректирующего или иного аналогичного средства.

Е.А. Бреева,

заместитель начальника отдела правового обеспечения

Московского регионального отделения ФСС России

"Российский налоговый курьер", N 15, август 2011 г.