"1С:Управление строительной организацией 8": универсальное ERP-решение для строительной отрасли (И. Сидоров, "Финансовая газета", N 38-40, сентябрь-октябрь 2011 г.)

"1С:Управление строительной организацией 8": универсальное ERP-решение для строительной отрасли

Для комплексной автоматизации строительных организаций фирма "1С" предлагает универсальное отраслевое ERP-решение "1С:Управление строительной организацией 8" на платформе "1С:Предприятие 8.2". Универсальный характер данного программного продукта обусловлен тем, что он позволяет полноценно автоматизировать все необходимые на текущий момент участки строительной деятельности, начиная от управления проектами, бюджетирования, бухгалтерского и налогового учета, управления строительной техникой, сметного ценообразования и заканчивая управлением персоналом и формированием регламентированной отчетности.

Решение "1С:Управление строительной организацией 8" предназначено для комплексной автоматизации строительных холдингов, управляющих компаний, инвесторов, заказчиков и подрядчиков строительства.

При разработке программы были проанализированы и учтены современные методики управления строительной организацией, а также опыт успешной автоматизации строительных организаций, накопленный фирмой "1С" и партнерским сообществом. Разработчики программы обладают профильным образованием и имеют опыт работы в строительном комплексе. Программа "1С:Управление строительной организацией 8" разработана на основе прикладного решения "1С:Управление производственным предприятием 8" и содержит все его функциональные возможности, которые позволяют организовать единую информационную систему для управления различными аспектами деятельности предприятия, - от учета материалов до планирования производства. В подсистеме бухгалтерского и налогового учета "Бюджетирование и управление денежными средствами", а также в подсистеме "Управление персоналом" программы учтена специфика деятельности строительных организаций. В состав программного продукта также входят подсистемы "Управление строительным производством", "Управление строительной техникой и автотранспортом", "Управление сметным ценообразованием", "Управление долевым строительством" и "Управление эксплуатацией объектов".

Рассмотрим далее кратко некоторые особенности данной системы.

Подсистема "Управление строительным производством"

С помощью подсистемы "Управление строительным производством" решаются задачи формирования календарных планов строительства, получения информации о потребности в необходимых ресурсах, а также задачи ведения производственного учета и анализ хода выполнения строительно-монтажных работ. Подсистема может использоваться как в головной организации строительного холдинга, так и в организациях, входящих в его структуру, а также в подрядных организациях.

Выполнение строительно-монтажных работ является основным видом деятельности строительной организации. С точки зрения управления проектами строительство объекта относится к категории "исполнение проекта", в рамках работ по которому необходимо построить, например, жилой дом, деловой центр или промышленный цех в ограниченный срок. Заметим, что подсистема "Управление строительным производством" является системой управления строительными проектами, которая максимально учитывает специфику отрасли и особенности национального опыта строительства.

Подсистема построена на работе с проектами и портфелями проектов. У каждого проекта имеются адреса объекта строительства, планируемые и фактические даты начала (окончания), "сценарии планирования", "субъекты проекта", "склад списания материалов" и инженерно-технические работники, участвующие в выполнении проекта. Для каждого проекта можно назначить несколько сценариев или вариантов исполнения, например "оптимистичный", "минимальный срок исполнения", "минимальные затраты", "рабочий" и т.д. Сценарий характеризуется графиком работ - "Основной (пятидневка)", "Двухсменный". Под "субъектами проекта" понимаются организации или подрядные коллективы, которые принимают участие в строительстве объекта.

Для ввода и отображения данных о работах, производимых в рамках как одного проекта, так и всех проектов организации или холдинга, используется справочник "Работы". Для каждой работы назначается исполнитель, вводится информация о продолжительности, необходимых ресурсах и материалах, в соответствии с технологическим циклом указываются взаимосвязи с другими работами. Общая стоимость работы рассчитывается автоматически.

Вводить работы можно как "сверху вниз", так и "снизу вверх". При вводе "сверху вниз" на начальном этапе планирования указываются укрупненные этапы работ, которые в дальнейшем детализируются до единичных работ. Способ "снизу вверх" предусматривает ввод единичных работ, которые затем группируются в этапы.

Справочник "Работы" позволяет получить всю информацию по работам в разрезе проектов холдинга в целом, а также в разрезе организаций, выполняющих данные проекты. Графическое представление структуры работ можно вывести в виде диаграммы Ганта, а также в виде сетевого графика. В виде диаграммы Ганта также предусмотрено формирование отчетов "Загруженность ресурсов", "Занятость исполнителей", "Потребность в материалах", "Динамика выполнения работ", "Потребность в денежных средствах". Отчеты могут быть трех типов - "План", "Факт" и "План и Факт".

Отметим, что заполнение справочника "Работы" вручную является достаточно трудоемкой задачей. Для ее облегчения в программе предусмотрена автоматическая загрузка информации о работах из подсистемы "Сметное ценообразование". Для организаций, работающих с программой MS Project, реализована "загрузка-выгрузка" данных.

После внесения всех необходимых работ и определения всех их свойств и взаимосвязей происходит расчет календарного плана с выделением критических работ и резервов времени для некритических.

В процессе формирования календарного плана система позволяет использовать различные подходы к планированию - "ограничение по времени" или "ограничение по ресурсам". При "ограничении по времени" главным приоритетом организации является завершение проекта точно в срок. В этом случае после использования всех собственных ресурсов привлекаются дополнительные ресурсы со стороны, а также подрядчики. При планировании с "ограничением по ресурсам" учитываются только собственные ресурсы, имеющиеся в распоряжении организации. В результате сроки выполнения проекта могут меняться. Календарный план можно также сформировать с учетом графиков выполнения работ и графиков работы доступных ресурсов.

На практике строительная организация выполняет одновременно десятки, возможно, сотни проектов, в которых участвуют одни и те же ресурсы - исполнители и строительные механизмы. Для оптимизации календарных планов в системе предусмотрен специальный алгоритм. Использование данного алгоритма позволяет выполнить перестановку ресурсов по временной шкале таким образом, чтобы обеспечить оптимальное использование ресурсов во всех работах по всем проектам. Графически календарный план может быть представлен в виде диаграммы Ганта или сетевой диаграммы и его можно редактировать в визуальном режиме.

После расчета календарного плана у проекта появляются планируемые сроки начала и окончания, возникают возможность планировать использование основных ресурсов и материалов, а также потребность в денежных средствах. Деятельность непосредственных исполнителей работ календарного плана можно запланировать с помощью документа "Назначение исполнителей на работы".

После утверждения календарного плана для линейных руководителей на его основе можно сформировать и напечатать "Недельно-суточные графики СМР", представляющие собой задания на выполнение календарного плана. Кроме того, в печатную форму недельно-суточного графика линейный руководитель вписывает фактические данные о выполнении работ, которые впоследствии будут введены в систему с помощью документа "Выполнение работ календарного плана". Печатная форма данного документа представляет собой "Акт выполненных работ" по форме КС-2. Списание материалов на работы по календарному плану выполняется с помощью документа "Требование-накладная".

Для анализа данных о выполнении запланированных работ используются различные отчеты - "Выполнение работ" "Расход материалов", "Загруженность ресурсов", "Стоимость выполнения работ", "Потребность в материалах" и др. Вся информация о фактическом состоянии исполнения проектов в разрезе любого проекта или организации либо в разрезе всего холдинга представлена в отчете "Рапорт руководителю".

Подсистема "Управление строительной техникой и автотранспортом" отраслевого решения "1С:Управление строительной организацией 8" позволяет решать задачи по трем направлениям. К первому направлению можно отнести управление работой строительных механизмов и автотранспорта, ко второму - управление обслуживанием и ремонтом основных средств (ОС), учет и контроль горюче-смазочных материалов (ГСМ) - к третьему.

Управление работой строительных механизмов и автотранспорта

В программе предусмотрен полный цикл работы с заявками на использование строительной техники и автотранспорта. Заявки могут приниматься как от собственных подразделений, так и от сторонних организаций.

Для регистрации заявок применяется документ "Заявка на использование машины (механизма)". В документ вводятся все необходимые данные о виде работ, об отправителях и получателях груза, а также о пунктах погрузки и прибытия. Кроме того в заявке содержится информация об объекте строительства или маршруте следования автомобиля, требования к машинам и механизмам, характеристика груза и др.

Заявка может находиться в одном из состояний - "Утверждена", "Отклонена", "Выполняется", "Закрыта" или "Невыполнена". В процессе работы с заявкой диспетчер может указать транспортные средства, необходимые для удовлетворения заявки, и изменить ее статус.

Перед выходом автомобиля на линию водителю выдается путевой лист. Путевой лист является основным документом первичного учета. Информация, которую содержит данный документ, используется для расчета оплаты за перевозку грузов или пассажиров, для списания ГСМ на расходы организации, начисления заработной платы водителю и для подтверждения производственного характера выполненных расходов.

Путевой лист может иметь один из статусов - "Создан", "Выписан", "Получен", "Проведен" или "Забракован". Заполнением путевого листа до выдачи его водителю занимается диспетчер автотранспортного подразделения или уполномоченное лицо.

Программа позволяет вводить путевой лист как вручную, так и автоматически, на основании заявки. В решении предусмотрено автоматическое формирование путевых листов легкового автомобиля по ф. N 3, специального автомобиля по ф. N 3 спец., легкового такси по ф. N 4, грузового автомобиля по ф. N 4-п и по ф. N 4-с, автобуса по ф. N 6, автобуса необщего пользования по ф. N 6 спец., а также путевых листов строительной машины по ф. N ЭСМ-2.

Для учета работы машинистов башенных кранов и обслуживающего персонала строительных машин строительные организации применяют соответствующий рапорт. В программе предусмотрены заполнение, обработка и формирование печатных форм документов "Рапорт о работе башенного крана" по ф. N ЭСМ-1, "Рапорт о работе строительной машины" по ф. N ЭСМ-3 и "Рапорт-наряд о работе строительной машины (механизма)" по ф. N ЭСМ-4.

Значительно облегчить работу диспетчера с заявками, путевыми листами и рапортами позволяет автоматизированное рабочее место "АРМ диспетчера".

На рабочем месте представлена вся необходимая информация об основных средствах организации, заявках, путевых листах, рапортах и регистрационных документах.

Все заявки, которые относятся к выбранному периоду, находятся в списке на закладке "Заявки". Назначение основных средств для выполнения работ по заявке в программе автоматизировано. Например, в режиме "Подходящие" для каждой заявки в списке основных средств будут показаны только те автомобили и механизмы, которые соответствуют моделям, указанным в заявке. Назначение ОС по заявке и снятие назначения выполняется с помощью кнопок. При этом назначать можно только те основные средства, которые являются подходящими. В процессе назначения указывается период работы ОС по заявке.

В режиме "Назначенные" в списке ОС для каждой заявки будут показаны только назначенные основные средства. Использование этого режима позволяет быстро выявить заявки, для которых выделение основных средств не было сделано. Для выделенных заявки и основного средства в таблице документов будут показаны относящиеся к ним путевые листы и рапорты.

Списки выписанных и обработанных путевых листов и рапортов, а также списки регистрационных документов представлены на соответствующих закладках.

Информация об основных средствах, которые находятся на балансе, в том числе о модели ОС, гаражном номере, пробеге, наработке, текущих показаниях спидометра и счетчика моточасов и т.д., содержится на закладке "Основные средства". При этом основные средства, назначенные в указанный период для выполнения работ, выделены в списке цветом.

На дополнительной панели закладки "Основные средства" также можно получить доступ к заявкам, путевым листам, рапортам и регистрационным документам, которые относятся к выбранному автомобилю или механизму.

Для анализа различных аспектов работы автотранспорта и строительных машин в программе используются отчеты "Выработка машин и механизмов", "Журнал учета работы строительных машин (механизмов)" по ф. N ЭСМ-6, "Карта учета работы строительной машины (механизма)" по ф. N ЭСМ-5, "Анализ простоев" и т.д.

Управление обслуживанием и ремонтом основных средств

Для учета заказов на техническое обслуживание и ремонт машин (механизмов), регистрации неисправностей, планирования ремонта и технического обслуживания в программе предназначен документ "Заказ на обслуживание машины (механизма)".

Учет выполненных ремонта, а также технического обслуживания машин и механизмов ведется с помощью документа "Ремонтный лист". Этот документ является также основанием для передачи в эксплуатацию с последующим списанием запасных частей и материалов.

Для облегчения работы механика в программе предусмотрено автоматизированное рабочее место "АРМ механика". С его помощью можно получить информацию о потребности в техническом обслуживании и ремонте, сформировать заказы на их выполнение, оформить ремонтные листы, определить потребность в узлах и агрегатах на основании данных об их выработке и т.д.

Закладка "Основные средства" рабочего места содержит список основных средств, которые находятся на балансе организации, и расширенную информацию о них.

Основные средства, требующие проведения технического обслуживания или ремонта, выделены в списке цветом.

Использование на рабочем месте режима "Необходимые ТО" или "Плановые ТО" позволяет отобрать только те основные средства, для которых проведение обслуживания или ремонта необходимо или, соответственно, запланировано. После выбора основного средства механик может сформировать для него документ "Заказ на обслуживание" или "Ремонтный лист".

Список всех заказов на обслуживание машин и механизмов отображается на закладке "Заказы". На закладке "Ремонты" можно получить информацию о всех ремонтах и фактах технического обслуживания. Данные об установленных и снятых узлах и агрегатах, об их выработке и проценте износа содержатся на закладке "Узлы и агрегаты". Информация о запасных частях и материалах, использованных при проведении технического обслуживания или ремонта, находится на закладке "Запасные части и материалы".

Дополнительная панель закладки "Основные средства" позволяет получить для выбранного ОС информацию о необходимых ТО, заказах, ремонтах, узлах и механизмах, запасных частях и материалах.

Учет и контроль ГСМ

Для учета ГСМ, заправленного в машины и механизмы, в программе используется документ "Заправка ГСМ". В документе реализованы следующие виды заправки - "Со склада", "За наличный расчет", "От поставщика" и "По талонам".

Данные о количестве топлива, которое было выдано водителю, об остатке топлива при выезде и возвращении, о фактическом расходе топлива и о расходе по норме вводятся в документы "Путевой лист" и "Рапорт". Расчет нормативов расхода ГСМ в программе выполняется в соответствии с распоряжениями Министерства транспорта РФ. Эти документы содержат также информацию о выполненных заправках ГСМ.

Получить информацию о движении ГСМ в разрезе транспортных средств можно с помощью отчета "Анализ движения ГСМ". Отчет "Анализ расхода ГСМ" позволяет получить для каждого транспортного средства и механизма количественные данные о расходе ГСМ по норме и по факту, а также о перерасходе или экономии.

Компании-застройщики, занимающиеся долевым строительством, привлекают на этапе строительства средства дольщиков (инвесторов) и используют их для создания объектов недвижимости. После окончания строительства объекта недвижимости и получения разрешения на ввод его в эксплуатацию объекты долевого строительства передаются дольщикам. При этом дольщики обязаны рассчитаться с застройщиком в соответствии с условиями договора участия в долевом строительстве и принять объекты долевого строительства. Для автоматизации учета долей и взаиморасчетов с дольщиками, а также учета договоров долевого строительства в программе предназначена подсистема "Долевое строительство".

Долевое строительство

В процессе ведения учета долевого строительства многоквартирных домов и иных объектов недвижимости, например гаражей, у застройщика появляется потребность в разбиении объекта строительства на доли - квартиры, гаражные боксы и т.д.

Для ведения учета строительных объектов в разрезе долей (помещений) в программе используется справочник "Доли объектов строительства". Для каждого объекта строительства, выбранного в левом окне формы списка справочника, в правом окне формы представлен список долей, которые входят в состав этого объекта. В решении предусмотрен групповой ввод долей для выбранного объекта.

Доля объекта относится к одной определенной категории и имеет свойства. Под категорией понимается ее тип - квартира, гаражный бокс, нежилое помещение и т.д. Состав свойств доли зависит от категории, к которой она принадлежит. Например, для доли, которая относится к категории "Квартира", в состав свойств входят такие, как "Общая площадь", "Жилая площадь", "Этаж", "Количество комнат" и т.д. Наименование категории, к которой принадлежит доля объекта, а также значения ее свойств указываются на карточке доли объекта на соответствующих закладках.

С помощью режима "Записать цены" при работе с карточкой долевого объекта можно автоматически сформировать документ "Установка цен долей и помещений" и указать в нем цену единицы площади объекта. Данные о цене, а также о стоимости долевого объекта будут записаны на закладке "Цены" его карточки. Документ "Установка цен долей и помещений" позволяет также выполнить групповой пересчет цен для всех долей выбранного объекта строительства.

Для закрепления одной или нескольких долей за конкретным дольщиком, а также для регистрации договора с дольщиком и его первичного долга используется документ "Бронирование доли". Кроме того, с помощью этого документа фиксируются агент, при посредничестве которого была выполнена продажа, и сумма его вознаграждения.

Документ на бронирование доли может иметь статус "Предварительный", означающий, что дольщик имеет намерение забронировать объект долевого строительства, но договор с ним пока не заключили. Информация о дольщике и агенте для договора с таким статусом в справочнике "Доли объектов строительства" выделена серым цветом.

На практике по разным причинам иногда появляется необходимость в расторжении договора участия в долевом строительстве. В этом случае денежные обязательства дольщика перед организацией-застройщиком обнуляются и одновременно появляется задолженность организации-застройщика по отношению к дольщику в размере суммы, полученной от него платы с учетом штрафных санкций, предусмотренных за расторжение договора. В зависимости от стороны договора, к которой применяются штрафные санкции, сумма штрафа будет учитываться как величина положительная или отрицательная.

Для регистрации факта расторжения договора участия в долевом строительстве и выполнения описанных выше действий в программе используется документ "Расторжение долевого договора". С помощью этого документа также производятся снятие брони с указанных в нем долей и освобождение их от договора. После этого данные доли можно использовать для бронирования и заключения новых договоров.

В программе предусмотрено отражение работы с агентами. Для определения списка долей, на которые в соответствии с агентским договором распространяется право эксклюзивной продажи, используется документ "Фиксирование права эксклюзивной продажи". В этом документе также рассчитывается сумма вознаграждения агента исходя из стоимости каждой доли в момент его создания. При этом следует учесть, что к моменту фактической продажи сумма вознаграждения может измениться по причине изменения цены единицы площади и соответствующего изменения стоимости доли. Таким образом, рассчитанную сумму вознаграждения можно считать предварительной. Его окончательная сумма будет рассчитана позднее на основе актуальной цены единицы площади в момент продажи с помощью документа "Бронирование доли".

Печатную форму документа "Фиксирование права эксклюзивной продажи" можно использовать в качестве приложения к агентскому договору.

Для анализа различных аспектов долевого строительства и взаиморасчетов с дольщиками и агентами в программе предназначены отчеты "Информация о долях", "Анализ цен долей", "Анализ долей и динамики цен", "Ведомость взаиморасчетов по долям" и "Отчет по договорам".

Управление эксплуатацией объектов

В подсистеме "Управление эксплуатацией объектов" реализована возможность учета оказанных жилищно-коммунальных услуг и взаиморасчетов по ним в товариществах собственников жилья, жилищно-строительных кооперативах, гаражно-строительных кооперативах, дачных поселках и т.д.

Возможности подсистемы также позволяют управлять объектами недвижимости, которые принадлежат организации и переданы в аренду.

В программе реализован расчет начислений по оплате жилья и коммунальных услуг по ставкам и тарифам с учетом льгот, социальных норм и субсидий. При учете коммунальных услуг расчет их объема может выполняться на основании данных общедомовых, общеквартирных и индивидуальных приборов учета. Предусмотрена печать извещений и квитанций по начислению квартплаты. Ведется учет оплаты за оказанные жилищно-коммунальные услуги. Для планового перерасчета оплаты за услуги, предоставленные в заданном периоде, используется документ "Корректировка оплаты за жилищно-коммунальные услуги".

В рамках управления объектами недвижимости, переданными в аренду, в решении реализован учет объектов аренды. Предусмотрено оформление документов, необходимых для заключения договора аренды и дополнительного соглашения к нему, а также для пролонгации и расторжения договора.

Для регистрации условий аренды объекта недвижимости, порядка и размера оплаты аренды, размера пени при просрочке платежа и других данных применяется документ "Договор аренды". Арендная плата состоит из двух частей - постоянной и переменной. Постоянная часть определяется площадью объекта аренды и другими фиксированными платежами. Стоимость коммунальных услуг, например водоснабжения, отопления и электроэнергии, потребленных арендатором, относится к переменной части. Данные о постоянной части арендной платы и схема расчета переменной части, например "по доле площади" или "по счетчику", находятся на соответствующих закладках документа.

Расчет арендной платы выполняется с помощью документа "Расчет арендной платы". Этот документ вводится для каждого объекта недвижимости. Данные о потребленных в целом по объекту коммунальных услугах можно вводить как вручную, так и автоматически на основании счета поставщика услуг. Далее на основании этих данных выполняется расчет платы за потребленные коммунальные услуги как арендаторами, так и организацией-арендодателем. Для части услуг, которая приходится на организацию-арендодателя, можно ввести документ "Поступление товаров и услуг" и отразить таким образом поступление коммунальных услуг на счетах бухгалтерского и налогового учета. Формирование счетов-фактур для всех арендаторов объекта недвижимости выполняется в пакетном режиме.

Получить информацию о договорах аренды, проанализировать расчет и начисление арендной платы, а также взаиморасчеты с арендаторами можно с помощью отчетов.

И. Сидоров,

Фирма "1С"

"Финансовая газета", N 38-40, сентябрь-октябрь 2011 г.