Табель учета рабочего времени: на что бухгалтерии обратить внимание, чтобы оправдать расходы на оплату труда (О.Н. Нестеркина, "Российский налоговый курьер", N 16, август 2011 г.)

Табель учета рабочего времени: на что бухгалтерии обратить внимание, чтобы оправдать расходы на оплату труда

Хотя табель относится к кадровым документам, бухгалтерии он тоже необходим. Есть примеры судебных дел, когда из-за отсутствия или неправильного заполнения табеля у компаний возникали споры с инспекциями или фондами. В частности, им отказывали в признании расходов и возмещении пособий. Рассмотрим, как избежать претензий.

Табель предназначен для учета времени, фактически отработанного каждым работником, и обязателен для всех организаций. Его формы N Т-12 и Т-13 и Указания по их заполнению (далее - Указания) утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 N 1. Согласно Указаниям форма N Т-13 предназначена только для учета рабочего времени и используется компаниями с электронной системой учета рабочего времени и автоматизированной обработкой учетных данных. А форму N Т-12 вправе применять любые организации, включая названные выше. Форма состоит из двух разделов, что позволяет не только учитывать рабочее время за месяц, но и отражать суммы зарплаты, начисленные сотрудникам за тот же месяц по разным основаниям.

Табель нужен не только кадровой службе, но и бухгалтерии

Несмотря на то что табель учета рабочего времени является кадровым документом, он необходим бухгалтерии по следующим причинам.

Табель является первичным документом. Каждая хозяйственная операция должна оформляться первичным учетным документом (ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). А табель подтверждает исполнение работником обязательств в соответствии с трудовым договором. На его основании бухгалтерия начисляет заработную плату и признает расходы на оплату труда в налоговом учете.

Так, ФАС Северо-Западного округа (постановление от 18.11.05 по делу N А56-14249/2005) рассматривал ситуацию, когда в ходе выездной проверки налоговики выявили, что у компании отсутствуют табели учета рабочего времени за несколько месяцев проверяемого года. В результате налогоплательщик был привлечен к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Организация отказалась уплачивать штраф в добровольном порядке, тогда налоговики обратились в суд и выиграли дело.

Напомним, в соответствии со статьей 120 НК РФ отсутствие в том числе первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и (или) объектов налогообложения, что может повлечь штраф в размере от 10 000 до 30 000 руб.

Табель подтверждает расходы на оплату труда. При проверках налога на прибыль инспекторы нередко сверяют данные табеля с информацией в расчетной или расчетно-платежной ведомости (формы N Т-51 и Т-49, утв. постановлением N 1). При их несовпадении проверяющие могут посчитать, что зарплата начислена работникам за неотработанное время. Следовательно, расходы на оплату труда не соответствуют требованиям статьи 252 НК РФ, а значит, компания занизила базу по налогу на прибыль. Аналогичная позиция приведена и в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 15.05.09 N А44-109/2008.

В то же время есть решение суда, когда с помощью табеля организация смогла обосновать расходы на оплату труда, понесенные из-за повышенной сменности (постановление ФАС Московского округа от 14.01.11 N КА-А40/17115). Суд пришел к выводу, что работа в условиях повышенной сменности подтверждается штатными расписаниями по цехам, графиками работ, сменными рапортами, месячными табелями учета рабочего времени.

Примечание. В форму табеля организация может вносить дополнительные сведения. При этом реквизиты, имеющиеся в форме, изменять и дополнять нельзя.

Табель поможет подтвердить правильность расчета страховых взносов и пособий. К примеру, ФАС Северо-Западного округа (постановление от 11.04.11 по делу N А26-2551/2010) поддержал ФСС России, который после камеральной проверки отказал организации в выделении средств на возмещение расходов на выплату пособия по беременности и родам. Дело в том, что сотрудница, которой причиталось пособие, была принята в организацию на должность заместителя генерального директора за месяц до наступления страхового случая. Кроме того, ее оклад в несколько раз превышал оклады остальных сотрудников, а также сведения о ее зарплате, продолжительности рабочего дня и количестве отработанных часов, отраженные в табеле, трудовом договоре и расчетно-платежной ведомости, не совпадали. Аналогичное решение в похожей ситуации приняли ФАС Уральского (постановления от 03.05.11 N Ф09-1456/11-С2 и от 09.03.11 N Ф09-322/11-С2) и Северо-Восточного (постановление от 16.02.10 N А78-3556/2009) округов.

Табель нужен для составления статистической отчетности. На основании данных табеля формируются некоторые формы отчетности, например, N П-4, которая подается в территориальные органы статистики.

Табель потребует при проверке трудовая инспекция. Исходя из сведений, отраженных в табеле, представители трудовой инспекции при проверке могут оценить, не нарушены ли права работников, например, в части соблюдения норм о сверхурочных часах или работе в ночное время. Ведь на основании статьи 5.27 КоАП РФ за несоблюдение трудового законодательства для организаций установлен штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб., а для руководителей - от 1000 до 5000 руб.

Примечание. На основании табеля начисляется заработная плата. Поэтому он необходим для признания расходов на оплату труда в налоговом учете.

Общие правила заполнения табеля

Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре и ведется отдельно по каждому подразделению. Данные о работнике (ФИО, должность) указываются на основании приказа о приеме на работу, увольнении и других документов по учету кадров. Каждому сотруднику должен присваиваться табельный номер, который сохраняется за ним на все время работы в компании (о том, сколько времени нужно хранить табель, см. врезку).

Справка. Сколько хранить табели учета рабочего времени

Налоговый кодекс требует, чтобы первичные документы, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов (включая документы, подтверждающие получение доходов и осуществление расходов), хранились четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). В то же время Федеральным законом от 21.11.96 N 129-ФЗ установлен пятилетний срок хранения первичных учетных документов.

Кроме того, как документы по кадрам и оплате труда табели учета рабочего времени должны храниться не менее пяти лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда - не менее 75 лет (приказ Минкультуры России от 25.08.10 N 558). Таким образом, в общем случае табели следует хранить не менее пяти лет.

В табель не включаются лица, работающие в организации по гражданско-правовым договорам. Ведь нормы трудового права, в том числе касающиеся рабочего времени, на них не распространяются (ч. 8 ст. 11 ТК РФ). Табель можно вести одним из двух способов, который организация выбирает самостоятельно:

- сплошным способом, то есть регистрировать явки и неявки на работу;

- способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т.д.).

По окончании месяца табель подписывается ответственным лицом и руководителем структурного подразделения (работником кадровой службы) и передается в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, табель может составляться отдельно за первую и вторую половину месяца.

Специфика заполнения табеля в разных ситуациях

Согласно Трудовому кодексу рабочее время сотрудников делится на категории в зависимости от продолжительности и режима.

Сверхурочная работа. Таковой признается работа, выполняемая сотрудником по инициативе работодателя за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени (смены), а при суммированном учете рабочего времени - сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (ч. 1 ст. 99 ТК РФ).

Для учета сверхурочного времени в табеле на одного сотрудника отводят две позиции. В первой отражают время, отработанное в пределах нормы, с соответствующей кодировкой. А во второй - сверхурочные часы.

В верхней строке второй позиции проставляется код С или 04, а в нижней указывается продолжительность рабочего времени. На основании этих данных первые два часа работы нужно оплатить не менее чем в полуторном размере, а последующие часы - не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).

Работа в предпраздничные и праздничные или выходные дни. Согласно статье 95 ТК РФ продолжительность рабочего дня или смены непосредственно перед нерабочим праздничным днем уменьшается на один час. Если в организации из-за особенностей производства невозможно уменьшить продолжительность работы (смены), то дополнительно отработанные часы считаются сверхурочными. При этом в табель можно ввести дополнительную позицию, указать в ней код С (04) и время, отработанное сверх установленной нормы.

Работа в праздничный или выходной день оплачивается не менее чем в двойном размере и отражается кодом РВ или 03. В нижней строке указывается фактически отработанное время. По желанию сотрудника ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае рабочий выходной или праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ст. 153 ТК РФ). День, когда сотрудник взял отгул, обозначается в табеле кодом НВ или 28. При этом строка об отработанном времени остается незаполненной.

Сменная работа, включая ночную смену. Работа в две, три или четыре смены вводится, если длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы (ст. 103 ТК РФ). В этом случае сотрудники выходят на работу в соответствии с графиком сменности.

Если рабочая смена полностью приходится на дневное время, в табеле указывается код Я или 01. При работе в ночное время (с 22.00 до 6.00) в табеле ставится код Н (02). Если смена затрагивает дневное и ночное время, рабочее время такого сотрудника целесообразно учитывать отдельно по двум позициям с указанием соответствующих кодов Я (01) и Н (02). Помимо кодов, в табеле отражается время, фактически отработанное днем и ночью.

Ненормированный рабочий день. Для некоторых сотрудников работодатель имеет право устанавливать ненормированный рабочий день. Это особый режим работы, в соответствии с которым отдельные сотрудники могут по распоряжению работодателя эпизодически привлекаться к выполнению трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего дня. Конкретный перечень должностей с указанным режимом работы устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом (ст. 101 ТК РФ).

Отличительная черта данного режима работы в том, что часы, отработанные сотрудником сверх установленных для данной должности при обычном режиме работы, не считаются сверхурочными и дополнительно не оплачиваются.

Компенсация сотруднику за работу в режиме ненормированного рабочего дня предоставляется в виде дополнительного оплачиваемого отпуска. Его продолжительность определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, но не может составлять менее трех календарных дней (ст. 119 ТК РФ).

Как отразить в табеле рабочее время сотрудника с ненормированным рабочим днем? В Указаниях этот вопрос не разъясняется. Учитывая, что в табеле должно отражаться реальное отработанное время, он, по мнению автора, должен заполняться следующим образом. В верхней строке необходимо поставить код Я или 01, в нижней строке - фактически отработанные часы. При этом, чтобы избежать ошибок при начислении зарплаты, в графе табеля "Фамилия, инициалы, должность", заполненной по данному работнику, можно сделать отметку "ненорм. р.д.".

При предоставлении работнику с ненормированным рабочим днем дополнительного отпуска в табеле указывается код ОД или 10.

Работа совместителя. Сотрудник может выполнять дополнительную работу как по месту основной работы (внутренний совместитель), так и у других работодателей (внешний совместитель).

Если работник является внутренним совместителем, то в табеле сведения по нему должны отражаться два раза. При этом и в первом, и во втором случае табельный номер будет одинаковый, а должности будут отличаться. Как основная работа, так и работа по совместительству обозначается кодом Я или 01. Кроме того, в соответствующих ячейках ставится фактически отработанное время.

Напомним, согласно статье 284 ТК РФ в течение дня совместитель может работать не более четырех часов. При этом в дни, когда по основному месту работы сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он вправе работать по совместительству полный рабочий день или смену.

В то же время в течение одного месяца (другого учетного периода) продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников.

Если внутреннего совместителя направили по основной должности в командировку, то на этот период данному работнику нужно оформить отпуск без сохранения зарплаты. В этом случае по основной должности в табеле проставляется код ДО или 16.

Примечание. Сотрудник, принятый на работу в организацию, включается в табель в месяце приема на работу. Работник, уволенный из организации, исключается из табеля в месяце, следующем за месяцем увольнения.

Неполное рабочее время. Под ним понимается частичная занятость сотрудника в течение рабочего дня или недели. Например, сотрудник может работать шесть часов в день вместо положенных по норме восьми либо трудиться три дня в неделю вместо положенных пяти дней.

Инициатива о неполном рабочем времени может исходить как от сотрудника, так и от компании. В первом случае (ст. 93 ТК РФ) в табеле указывается в ячейках верхней строки код Я или 01, а в ячейках нижней строки - отработанное время (в часах и минутах). Если неполное рабочее время установлено по инициативе организации, в табеле в верхней строке проставляется код НС или 25, а в нижней - отработанное время.

Обратите внимание: неполное рабочее время по собственной инициативе работодатель может вводить только в случаях, предусмотренных законодательством. В частности, установить такой режим на срок до шести месяцев он может в связи с изменением организационных и технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ).

При работе в условиях неполного рабочего времени труд оплачивается пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ (ч. 2 ст. 93 ТК РФ).

Командировка. При направлении работника в командировку в табеле отражаются только дни (включая выходные и нерабочие праздничные), приходящиеся на время командировки. Они обозначаются буквенным кодом К либо цифровым 06. В соответствующей графе количество отработанных часов отражать не нужно, она остается незаполненной.

За дни командировки, которые являются рабочими в соответствии с графиком, сотруднику выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Если сотрудник, находясь в командировке, по распоряжению компании работал в выходной или праздничный день, то в табеле он должен быть отмечен кодом РВ или 03.

Этот день оплачивается работнику в повышенном размере в соответствии со статьей 153 ТК РФ. Это следует из пункта 5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.08 N 749.

За дни болезни в командировке работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Поэтому при наличии больничного листа соответствующие дни должны быть помечены кодом Б или 19.

Вопрос о выходе сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с организацией. Обычно это оговаривается в приказе руководителя о направлении в командировку.

Если, например, по решению руководителя работник должен в день отбытия в командировку выйти на работу (в частности, при отбытии в командировку после окончания рабочего дня), то этот день будет считаться рабочим и соответственно в табеле будет проставлен код Я или 01. За этот день работнику должна быть начислена заработная плата в обычном порядке.

Временная нетрудоспособность. Дни болезни работника в табеле помечаются кодом Б или 19. Эти же коды указываются, если дни болезни приходятся на выходные, поскольку пособие по временной нетрудоспособности выплачивается за календарные дни болезни (п. 8 ст. 6 Федерального закона от 29.12.06 N 255-ФЗ). Кроме того, названные коды следует проставить в табеле работника, который заболел, находясь в отпуске.

Отпуск. Пребывание работника в отпуске как в рабочие, так и в выходные дни отмечается в табеле кодом ОТ или 09. Основание - оплачиваемый отпуск предоставляется в календарных днях.

Если на период отпуска приходятся праздничные дни, то их необходимо отмечать в табеле кодом В или 26, поскольку они не входят в календарные дни отпуска (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).

Дни, на которые отпуск продлевается, отражаются кодом ОТ или 09. В аналогичном порядке заполняется табель при болезни работника. При этом вместо кода В или 26 указывается код Б или 19.

Обратите внимание: прежде чем оформлять в табеле продление отпуска работнику, заболевшему в отпускном периоде, необходимо выяснить его решение относительного этого отпуска. Дело в том, что согласно статье 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск в случае болезни работника может быть продлен, а может быть перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий сотрудника.

Отсутствие по невыясненным причинам. Иногда сотрудника нет на работе, но в табеле невозможно проставить тот или иной код, поскольку неизвестна причина, по которой он отсутствует. Например, такое возможно, когда сотрудник заболел, но вовремя не сообщил об этом.

Если на момент сдачи табеля в бухгалтерию оправдательные документы не представлены либо причина не выяснена, то табель сдается с отметкой о неявке по невыясненным причинам. Такая отметка делается в виде кода НН или 30.

После представления оправдательных документов (например, больничного листа) либо выяснения причин отсутствия сотрудника на рабочем месте код НН (30) должен быть заменен на другой код (Б или 19, ПР или 24 и др.). Необходимый код указывается в дополнительном листе, который прилагается к основному табелю.

Пример

В ООО "Парус" установлена пятидневная рабочая неделя. Табель учета рабочего времени ведется сплошным способом. Рассмотрим, как должен быть заполнен табель за вторую половину июля 2011 года в отношении следующих работников:

- менеджер по продажам А.А. Иванов находился в служебной командировке с 20 по 27 июля 2011 года. День направления в командировку - 20 июля сотрудник отработал полностью, а в день возвращения - 27 июля на работу не выходил. Остальные дни в июле он отработал полностью. Продолжительность его рабочего дня - 8 часов;

- А.С. Воронин работает заведующим хозяйственной частью. Продолжительность его рабочего дня - 8 часов. Кроме того, он является внутренним совместителем и выполняет обязанности электрика по следующему графику: понедельник и четверг по 2 часа. Рабочее время как при выполнении основных обязанностей, так и обязанностей по совместительству отработано полностью;

- Н.М. Смирнова работает помощником бухгалтера. Она трудится 35 часов в неделю (7 часов в день), так как ей нет еще 18 лет. С 15 по 21 июля Н.М. Смирнова болела и за эти дни представила больничный лист;

- А.В. Гришин трудится водителем. Ему установлен ненормированный рабочий день. Он работал по 8 часов все дни, кроме 19 июля, а в этот день - 10 часов;

- И.С. Никитин работает механиком. Продолжительность его рабочего дня 8 часов (с 9.00 до 18.00). С 27 июля он согласился на сверхурочную работу и в этот день дополнительно отработал 3 часа (с 18.00 до 21.00);

- Л.А. Демина - секретарь-референт. Во второй половине июля она находилась в очередном ежегодном отпуске, из которого должна была выйти на работу 25 июля. Однако за период с 16 по 20 июля сотрудница представила в организацию больничный лист. По соглашению с руководителем отпуск ей продлен на пять дней.

Образец фрагмента заполненного табеля по форме N Т-13 представлен на рисунке.

Рисунок. Фрагмент табеля ООО "Парус" за вторую половину июля 2011 года

N  п/п	ФИО (специальность, профессия)	Табельный номер	Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца																Отработано за II половину месяца
			16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31	Дни
																			часы
1	Воронин А.С., завхоз	11	в	в	я	я	я	я	я	в	в	я	я	я	я	я	в	в	10
					8	8	8	8	8			8	8	8	8	8			80
2	Воронин А.С., электрик	12	в	в	я	в	в	я	в	в	в	я	в	в	я	в	в	в	4
					2			2				2			2				8
3	Гришин А.В., водитель, ненорм. р.д.	13	в	в	я	я	я	я	я	в	в	я	я	я	я	я	в	в	10
					8	10	8	8	8			8	8	8	8	8			82
4	Демина Л.А., секретарь-референт	14	б	б	б	б	б	от	от	от	от	от	от	от	от	от	в	в	0
																			0
5	Иванов А.А., менеджер по продажам	15	в	в	я	я	я	к	к	к	к	к	к	к	я	я	в	в	5
					8	8	8								8	8			40
6	Никитин И.С., механик	16	в	в	я	я	я	я	я	в	в	я	я	я	я	я	в	в	10
					8	8	8	8	8			8	8	8	8	8			80
7	Никитин И.С., механик	17	в	в						в	в		с				в	в	1
													3						3
8	Смирнова Н.М., помощник бухгалтера	18	б	б	б	б	б	б	я	в	в	я	я	я	я	я	в	в	6
									7			7	7	7	7	7			42

О.Н. Нестеркина,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 16, август 2011 г.