Бизнес начинается с документа, но может на нем и закончиться (Т.С. Смирнова, "В курсе правового дела", N 15, август 2009 г.)

Бизнес начинается с документа, но может на нем и закончиться

Беда приходит оттуда, откуда ее не ждешь. Внешне все прекрасно: и запись на счетах бухгалтерского учета правильная, и отчет вовремя представлен, и налог в бюджет, согласно заявленной сумме в декларации, уплачен, и счета-фактуры одна к одной подобраны. И вдруг по результатам налоговой проверки миллион рублей штрафа набежал. Откуда? Все дело в документах. На вопросы наших читателей мы попросили ответить Смирнову Татьяну Степановну, к.ю.н., начальника отдела документальных проверок Управления по налоговым преступлениям МВД России.

Вопрос: У плательщика НДС возникла необходимость внести корректировку в полученный счет-фактуру. Если счет-фактура покупателя будет исправлен, а в своем экземпляре продавец ничего править не будет, то какие санкции возможны в отношении приобретателя товаров (работ, услуг)?

Ответ: Налоговый кодекс и постановление Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 говорят нам жестко: при корректировке счета-фактуры исправления вносятся в оба экземпляра: и у продавца, и у покупателя. Однако покупатель не несет ответственности за то, что партнер свой экземпляр не поправил. Кроме того, пункт 2 статьи 169 НК РФ ничего не говорит о несовпадении реквизитов в счетах-фактурах у продавца и покупателя. Главное, чтобы факт этой операции был подтвержден договором и документами, свидетельствующими о проявлении должной осмотрительности. Тогда покупателю не грозят доначисление налога и предъявление штрафных санкций.

Вопрос: Подтвердит ли вычет факсимильная подпись на счете-фактуре?

Ответ: Гражданским законодательством предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон*(1). При этом в постановлении N 914 не указано о возможном использовании факсимильной подписи на счете-фактуре.

По мнению Минфина, счета-фактуры с факсимильной подписью считаются составленными с нарушением установленного порядка, следовательно, они не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету.

Судебная практика на протяжении ряда лет складывалась в пользу налогоплательщика. Она говорит о том, что пункт 6 статьи 169 НК РФ не указывает на наличие в счете-фактуре собственноручной подписи и статья 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" не содержат требований о собственноручной подписи на документе. Действительно, в приведенных нормах права указана фраза - "подпись". По этому поводу высказался и Высший Арбитражный Суд. Так, в определении от 13.02.2009 N ВАС-16068/089 он указал, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не нарушает требований налогового законодательства и свидетельствует об отсутствии оснований для доначисления НДС.

Поэтому, если стороны договорились об использовании факсимильной подписи, то они имеют право ей воспользоваться. Но, чтобы избежать споров с налоговыми органами, необходимо утвердить соглашение сторон об использовании такой подписи на документах при совершении сделки.

Вопрос: На приобретение товара за наличный расчет отсутствует кассовый чек, но есть приходный кассовый ордер, договор, акт, счет-фактура. Можно ли признать в расходах затраты и воспользоваться вычетом по НДС?

Ответ: Наличие корешка "приходника" и при отсутствии кассового чека является основанием для признания расхода в целях исчисления налога на прибыль. Покупатель в этом случае не несет ответственности за то, что продавец не пробил кассового чека. Для вычета НДС в этой ситуации проблем не вижу.

Вопрос: Как в путевом листе легкового транспорта подтвердить маршрут следования? Нужна ли печать организаций, в которые была направлена машина?

Ответ: Если бухгалтерия будет требовать от водителя еще и проставлять в путевом листе печати тех организаций, где он побывал, то его точно не дождутся ни с грузом, ни без груза... Наличие печати на маршруте следования ничем не предусмотрено. Если водитель везет груз, то он везет и накладную, и товарно-транспортные документы и т.д. В них будет росчерк пера грузополучателя или грузоотправителя - подтверждение того, что водитель груз довез. И это будет основанием для начисления ему зарплаты, а путевой лист - подтверждением расхода на ГСМ. Кстати, если маршрут следования длящийся, его можно закодировать.

Вопрос: В организации завершена выездная налоговая проверка. Налоговая инспекция требует представить копии главной книги и журналов-ордеров за 3 года, хотя оригиналы находились у них во время проверки. Правомерны ли требования налоговиков?

Ответ: По общему правилу при проведении налоговых проверок копии документов делает или налогоплательщик, или проверяющий налоговый инспектор. Оригиналы документов нельзя забирать у налогоплательщика при выездной проверке. Если такая необходимость возникает, то изъятие документов оформляется протоколом. При этом копии с оригиналов остаются в организации. Налоговым законодательством отведено 2 месяца на проверку и 2 месяца на составление акта выездной проверки.

Написание акта происходит в стенах налоговой инспекции, соответственно проверяющим нужны документы, на основании которых можно подтвердить все ваши налоговые расчеты. Вот для этого и понадобятся копии, которые они могут попросить заверить.

Организация должна радоваться такому требованию - значит, выявлено не слишком много нарушений, и до суда дело не дойдет. А вот если просят подлинники, то это сигнал плательщику для подготовки к судебному разбирательству.

Вопрос: В книге кассира-операциониста допущена ошибка. Как правильно внести исправление?

Ответ: При внесении исправлений в книгу кассира-операциониста они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, директора (заведующего) и главного бухгалтера. Этот порядок предусмотрен Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин*(2). Кроме того, если исправления в книге кассира-операциониста связаны с ошибкой, допущенной кассиром или продавцом, нужно запросить у них письменные объяснения причин ее возникновения.

Напомню вам об унифицированной форме N КМ-3 "Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам". Внесение исправлений в нее возможно только при наличии объяснений должностных лиц, связанных с осуществлением этой операции.

Вопрос: Должен ли индивидуальный предприниматель вести кассовую книгу?

Ответ: Ведение кассовой книги обязательно только для юридических лиц. Налоговая служба и банк давали свои частные разъяснения о том, что, поскольку деятельность индивидуального предпринимателя, согласно статье 2 ГК РФ, приравнивается к деятельности организации, он должен вести кассовую книгу. Однако банк впоследствии отказался от этих разъяснений, указав, что, так как ответ был адресован налоговым органам в частном порядке, письмо нельзя рассматривать как нормативный документ, обязательный к применению.

Предприниматель при осуществлении наличных расчетов обязан вести книгу кассира-операциониста и обеспечить сохранность документов.

Вопрос: В течение какого срока ИП должен хранить документы?

Ответ: Поскольку ИП является налогоплательщиком, он должен хранить документы согласно статье 23 НК РФ в течение 4 лет. А если он работает на УСН и у него получен убыток, то в течение 10 лет. На это прямо указывает глава 26.2 НК РФ.

Вопрос: Распространяются ли на индивидуального предпринимателя требования по документальному оформлению своей командировки?

Ответ: Регламент по применению унифицированных форм при направлении работника в командировку прописан только для организаций. Но, для того чтобы подтвердить свои расходы, ИП может составить командировочное удостоверение, в котором сделает отметку о дате отъезда и приезда. Счета гостиницы и проездные документы тоже могут ему понадобиться. Приказ о командировке на себя писать необязательно.

Т.С. Смирнова,

к.ю.н., начальника отдела документальных проверок

Управления по налоговым преступлениям МВД России

"В курсе правового дела", N 15, август 2009 г.

------------------------------------------------------------------------

*(1) п. 2 ст. 160 ГК РФ

*(2) письмо Минфина России от 30.08.1993 N 104