Положения о структурных подразделениях компании: как разработать правильно (Г. Погодина, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 12, декабрь 2009 г.)

Положения о структурных подразделениях компании: как разработать правильно

Положения о структурных подразделениях (департаментах, отделах, дирекциях) закрепляют распределение "ролей" и функций между подразделениями внутри одной организации. Они не являются обязательным документом с точки зрения трудового законодательства, но помогают решать многие вопросы, связанные с организационным строительством. В статье для вас будет представлен пошаговый алгоритм для разработки положения о структурном подразделении.

Типовой шаблон положения о структурном подразделении

Требования к содержанию положений могут быть определены внутренними документами организации (например, стандартом предприятия). Если таких документов в компании нет, то при разработке положения можно использовать типовой шаблон положения о структурном подразделении (см. Таблицу 1).

В любом случае при разработке положения необходимо исходить из того, что в нем должны быть указаны:

- место в структуре организации (самостоятельное подразделение или входит в состав департамента, управления и т.д.),

- какими документами в своей деятельности руководствуется (федеральными законами, Уставом, другими документами предприятия),

- структура подразделения,

- непосредственный руководитель подразделения,

- основные задачи подразделения,

- функции, права, ответственность подразделения.

Положение визируется руководителем подразделения и утверждается руководителем организации.

Пример 1

Пример типового шаблона положения о структурном подразделении
ОАО "ХХХ"

                                                     Утверждаю:

                                                     Генеральный директор

                                                     _____________ Ф.И.О.

                                                     "__" _______ 2009 г.

Положение об управлении/Отделе

I. Общие положения

1. Настоящее Положение устанавливает цели, основные функции Управления/Отдела, а также основные направления линейного и функционального взаимодействия со структурными подразделениями ОАО "ХХХ" (далее - Общество).

2. Управление/Отдел (далее - Управление) является структурным подразделением Открытого акционерного общества "ХХХ" (далее - Общество).

3. Основными целями Управления/Отдела являются:

(Формулируются структурным подразделением)

4. Основными задачами Управления/Отдела являются:

(Формулируются структурным подразделением)

5. В своей работе Управление/Отдел руководствуется:

- нормами Конституции Российской Федерации;

- нормами международного права;

- международными договорами Российской Федерации;

- федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации;

- уставом Общества;

- коллективным договором.

(указать иные нормативные документы, если они имеются)

6. Управление/Отдел находится в непосредственном подчинении Директора ___________________

(указать кого).

7. Руководство работой Управления/Отдела осуществляет начальник Управления/Отдела.

8. В состав Управления/Отдела входят:

(указать структуру)

II. Функции

(Формулируются структурным подразделением)

III. Взаимоотношения управления/Отдела с другими подразделениями Общества

(Формулируются структурным подразделением)

IV. Права

Для достижений целей и задач, возложенных на Управление/Отдел, его сотрудники пользуются следующими правами:

- требовать от подразделений Общества представления материалов, необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию отдела;

- представлять Общество в контактах с российскими и иностранными организациями и фирмами в рамках, определяемых руководством и должностными инструкциями, вести соответствующую переписку;

- представлять руководству Общества предложения по улучшению и повышению эффективности работы отдела.

(дополнить список при необходимости)

V. Ответственность.

1. Всю полноту ответственности за невыполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей, возложенных настоящим уставом, несет руководитель Управления/Отдела.

2. Степень ответственности устанавливается в соответствии с действующим законодательством РФ и локальными нормативными актами Общества.

(дополнить список при необходимости)

Рассмотрим этапы разработки положения о структурном подразделении на примере разработки положения о кадровой службе (см. Пример 2).

Положение о кадровой службе регламентирует порядок построения и функционирования системы кадрового менеджмента компании. Положение о кадровой службе устанавливает:

- статус кадровой службы в иерархической структуре компании;

- цели и задачи кадровой службы;

- функции кадровой службы компании;

- взаимоотношения кадровой службы с другими подразделениями компании;

- права и ответственность сотрудников кадровой службы.

Этапы разработки Положения о кадровой службе

1. В первую очередь необходимо изучить типовые и примерные положения, а также ранее действовавшие организационно-правовые документы.

Особенно полезно изучить типовые образцы тем специалистам, которые работают во вновь созданных фирмах, в которых нет ранее действовавших документов и опираться в работе не на что.

2. Следует также изучить организационную и распорядительную документацию компании: учредительные документы, штатное расписание и др. Цель данного этапа заключается в определении места кадровой службы в компании, зон ответственности и полномочий.

3. Составление проекта Положения, определение его структуры и содержания разделов (см. Таблицу 2).

Таблица 1

Раздел	Содержание
1	2
1. Общие положения	Определяется место кадровой службы в организационной иерархии
2. Цели кадровой службы	Формулируются основные цели службы, которые, безусловно, должны соответствовать стратегии компании и организационным целям
3. Задачи кадровой службы	Цели кадровой службы конкретизируются в системе задач
4. Структура кадровой службы	Описывается структура кадровой службы, возможно включение в данный раздел оргструктуры службы
5. Функции кадровой службы	Описываются функции службы по основным направлениям работы в области управления персоналом: 1. Кадровое планирование (определение качественной и количественной потребности в персонале). 2. Рекрутмент и адаптация новых сотрудников (поиск и привлечение,отбор лучших кандидатов, адаптация). 3. Обучение и развитие персонала (повышение квалификации, формирование кадрового резерва и работа с ним, развитие и планирование карьеры). 4. Деловая оценка персонала (оценка рабочих показателей, контроль трудовой и исполнительской дисциплины). 5. Мотивация и стимулирование труда (формирование системы материального и морального стимулирования труда, системы социальной защиты и льгот). 6. Совершенствование корпоративной культуры (мониторинг социально-психологического климата, разработка и внедрение норм и правил, информационное обеспечение сотрудников). 7. Кадровое делопроизводство
6. Взаимодействие с подразделениями	Описывается система взаимодействия (процедура вертикальной и горизонтальной коммуникации) кадровой службы со структурными подразделениями компании
7. Права сотрудников кадровой службы	Прописываются основные полномочия кадровой службы, такие, например, как право требовать от руководителей подразделений материалы (сведения, планы, отчеты), необходимые для реализации целей и задач службы
8. Ответственность сотрудников кадровой службы	Указывается степень ответственности руководителя службы и ее сотрудников

4. Обсуждение с руководством компании проекта Положения. Цель данного этапа заключается в выяснении мнения руководства по поводу разрабатываемого документа, его назначения и принципиальных положений. Важнейшее условие развития кадровой службы компании - позиция высшего руководства, так как невозможно рассчитывать на успех, если высшее руководство не относит проблему управления людьми к числу ключевых приоритетов работы компании. К обсуждению нужно привлечь и руководителей ведущих структурных подразделений.

Часто в компаниях возникает ситуация непонимания менеджерами среднего звена круга задач и функций кадровой службы, так как они видят в ней лишь подразделение, основная задача которого - ведение кадрового делопроизводства. Поэтому их участие в обсуждении содержания Положения о кадровой службе поможет изменить сложившиеся стереотипы и представления.

5. Согласование и подписание документа.

Положение должно содержать визы согласования руководителей структурных подразделений, принимавших участие в обсуждении документа на стадии его разработки. Положение подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель компании. Сотрудники кадровой службы должны быть ознакомлены с Положением под расписку.

Положение является фундаментом, на котором строит свою работу кадровая служба. Оно закрепляет ее статус, полномочия и уровень ответственности и является базовым документом, на основании которого разрабатываются должностные инструкции сотрудников кадровой службы.

Пример 2

Пример Положения об Управлении кадров

                                                     Утверждаю:

                                                     Генеральный директор

                                                     ОАО "Мечта"

                                                     ________ Петров А.В.

                                                     "__" _______ 2009 г.

Положение об Управлении кадров

I. Общие положения

1. Управление кадров (далее - Управление) является структурным подразделением Открытого акционерного общества "Мечта" (далее - Общество).

2. Основными целями Управления являются:

- повышение производительности труда посредством разработки и внедрения системы управления персоналом, направленной на максимальную реализацию потенциала персонала Общества;

- разработка и осуществление кадровой политики Общества;

- формирование имиджа "предпочтительного работодателя" в глазах работников Общества и на внешнем рынке труда.

3. Основными задачами Управления являются:

- участие в разработке и реализации стратегии, целей и бизнес-планов Общества в части обеспечения его трудовыми ресурсами;

- аналитическое и методическое обеспечение (отчеты, справки, записки и т.д.) принятия руководством Общества управленческих решений по кадровым вопросам;

- разработка и реализация комплекса планов и программ по работе с персоналом с применением современных методов и технологий управления персоналом;

- прогнозирование и планирование потребности Общества в персонале;

- обеспечение подразделений Общества квалифицированным, профессионально подготовленным персоналом;

- закрепление в Обществе работников требуемых специальностей и квалификации;

- формирование и подготовка резерва кадров на выдвижение на руководящие должности на основе политики планирования карьеры, развертывания системы непрерывной подготовки работников с использованием практики оценок, ротации, переподготовки, повышения квалификации и стажировки;

- улучшение качественного состава персонала, формирование системы обучения персонала, создание условий, стимулирующих рост профессиональной компетенции всех работников берегового и плавающего состава;

- достижение максимальной эффективности труда работников всех уровней на основе реализации гибкой политики материального стимулирования, рационализации структуры и штата, укрепление дисциплины труда;

- совершенствование системы морального стимулирования работников Общества;

- создание системы оценки персонала и результатов деятельности работников Общества;

- обеспечение социальной защищенности персонала Общества в соответствии с законодательством (обязательное медицинское страхование, пенсионное обеспечение и т.д.);

- создание системы кадрового учета и документирования трудовой деятельности работников Общества;

- обеспечение соблюдения норм трудового права в работе с персоналом Общества;

- развитие внутрикорпоративной коммуникации и участие во внешних PR-акциях с целью формирования статуса Общества как "предпочтительного работодателя";

- изучение рынка труда, проведение анализа движения кадров Общества, оценки уровня удовлетворенности персонала, морально-психологического климата в коллективе и других исследований;

- укрепление связей Общества с отраслевыми учебными заведениями.

4. В своей работе Управление руководствуется:

- нормами Конституции Российской Федерации;

- нормами международного права;

- международными договорами Российской Федерации;

- федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации;

- уставом Общества;

- коллективным договором и иными внутренними нормативными актами Общества;

- настоящим положением.

5. Управление находится в непосредственном подчинении генерального директора Общества.

6. Руководство работой Управления осуществляет директор по персоналу в соответствии с должностной инструкцией.

7. Директор по персоналу назначается на должность и освобождается от нее Советом директоров Общества и является членом Правления Общества.

8. Структуру и штат Управления утверждает генеральный директор Общества по представлению директора по персоналу.

II. Функции

1. Управление кадров Общества выполняет следующие функции:

- разработку и осуществление кадровой политики Общества;

- участие в разработке бизнес-планов Общества в части обеспечения его трудовыми ресурсами;

- прогнозирование и планирование потребности в кадрах, оптимизация численности персонала в Обществе;

- организацию и проведение работы по подбору кадров, изучение рынка труда;

- анализ состава, деловых и других качеств работников Общества с целью их рациональной расстановки, подбора кадров на замещение должностей, создания соответствующих условий для творческой деятельности, повышения образовательного и квалификационного уровня;

- организацию работы по изучению деловых качеств и других индивидуальных особенностей работников Общества с целью подбора кадров в резерв на выдвижение;

- правильное и своевременное комплектование подразделений Общества квалифицированным, компетентным, профессионально подготовленным персоналом;

- анализ расстановки персонала, исследование эффективности штатной структуры Общества;

- предоставление руководству Общества предложений по улучшению использования персонала;

- подготовку и организацию обучения, проверки знаний и аттестации персонала Общества;

- документирование трудовой деятельности работников Общества, ведение установленной кадровой документации;

- ведение учета стажа работников Общества;

- участие в разработке локальных нормативных актов Общества;

- подготовку материалов для представления работников к поощрениям и награждениям;

- подготовку документов для начисления пенсий работникам Общества;

- обеспечение социальной защищенности персонала в соответствии с законодательством (обязательное медицинское страхование и т.д.);

- бюджетирование расходов на обучение, подбор кадров и других расходов, связанных с персоналом;

- изучение движения персонала, причин текучести, разработка мероприятий по снижению текучести кадров;

- контроль за исполнением руководителями структурных подразделений Общества постановлений, приказов и распоряжений по вопросам работы с персоналом;

- организацию контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях Общества и соблюдением работниками Правил внутреннего трудового распорядка;

- составление установленной отчетности по кадровым вопросам;

- подготовку документов к архивному хранению;

- организацию практики учащихся отраслевых учебных заведений в подразделениях Общества;

- ведение учета рабочего времени и времени отдыха работников;

- контроль за прохождением ежегодного медицинского осмотра работниками;

- анализ сложившейся системы материального и морального стимулирования работников Общества;

- организацию исследований мотивационной структуры персонала, уровня удовлетворенности, причин удовлетворенности и неудовлетворенности сотрудников своей работой и др.

исследований;

- разработку рекомендаций по улучшению социально-психологического климата в коллективе;

- исследование и анализ организационной структуры Общества;

- изучение направленности трудовых конфликтов;

- проведение разъяснительной работы, предшествующей нововведениям;

- индивидуальное консультирование персонала по актуальным кадровым вопросам;

- подготовку проектов приказов, справок и др. аналитических документов по работе с персоналом в рамках своей компетенции.

III. Взаимоотношения управления кадров с другими подразделениями Общества.

Управление взаимодействует со всеми структурными подразделениями Общества по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

IV. Права

Управление имеет следующие права:

получать от структурных подразделений Общества материалы (планы, отчеты и т.д.), необходимые для осуществления работы, входящей в компетенцию управления.

изучать документацию по подразделениям Общества в объеме и рамках, определенных настоящим Положением;

осуществлять связь с другими организациями по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

вести прием посетителей по кадровым вопросам. Указания Управления в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением, являются обязательными к руководству и исполнению подразделениями Общества.

V. Ответственность

1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим положением на Управление функций и задач несет директор по персоналу.

2. Степень ответственности других работников устанавливается в соответствии с должностными инструкциями, внутренними нормативными документами Общества и действующим законодательством.

Г. Погодина,

директор по управлению персоналом

компании Iveco в России

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 12, декабрь 2009 г.