Новые рекомендации от ФНС по представлению отчетности в электронном виде (С.В. Булаев, "Услуги связи: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь-февраль 2010 г.)

Новые рекомендации от ФНС по представлению отчетности в электронном виде

Приказом ФНС РФ от 02.11.2009 N ММ-7-6/534@ утверждены Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) по коммуникационным каналам связи (далее - Методические рекомендации). Компании связи могут оказаться как в роли налогоплательщика, представляющего налоговую отчетность в электронном виде, так и в роли специализированного оператора, занимающегося доставкой отчетности. Для операторов связи Методические рекомендации представляют определенный интерес

Что представляют собой рекомендации?

Методические рекомендации разработаны в целях реализации порядка представления налоговой декларации (расчета) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с нормами ст. 80 НК РФ и положениями Административного регламента *(1) по информированию налогоплательщиков, а также представлению форм налоговых деклараций (расчетов) и разъяснению порядка их заполнения.

Новый "налоговый" документ определяет последовательность электронного документооборота с электронной цифровой подписью при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде, перечень обязательных функций и периодичность их выполнения для каждого участника взаимодействия, которые должны быть реализованы в соответствующих программных продуктах. Плюс к тому в документе прописаны требования к программным продуктам, взаимодействию при внештатных ситуациях.

Фактически новые Методические рекомендации заменили ранее применявшийся аналогичный документ - методические рекомендации, утвержденные Приказом МНС РФ от 10.12.2002 N БГ-3-32/705@. Также больше не понадобятся Временный регламент обмена электронными документами по телекоммуникационным каналам*(2) и отдельный раздел Регламента организации работы с налогоплательщиками*(3), в котором говорится о действиях инспекторов при приеме и регистрации налоговых деклараций (расчетов), бухгалтерской отчетности и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов и иных обязательных платежей. При этом Методические рекомендации пока еще не вступили в силу. Проводятся тестовые испытания программного обеспечения, с помощью которого будут представляться декларации. По завершении будет отдано распоряжение о внедрении программы в промышленную эксплуатацию и установлена дата, с которой вступят в силу новые Методические рекомендации и утратят силу предшественники.

Какие документы используются в электронном документообороте?

В процессе электронного документооборота участники информационного взаимодействия (налогоплательщики (представители), налоговые органы, специализированные операторы связи) обмениваются различными документам в электронном виде. В первую очередь это различная отчетность, в том числе по налогам и сборам, представляемая в электронном виде. Дополнением к отчетности может служить информационное сообщение о доверенности. Таким сообщением признается электронный документ, формируемый уполномоченным представителем плательщика для налогового органа и содержащий данные о реквизитах доверенности, выданной уполномоченному представителю. Таким образом, сдать декларацию в электронном виде может представитель организации, которому нужно позаботиться об отправке вместе с отчетностью сообщения о доверенности. В данной ситуации доверенность (копия доверенности), свидетельствующая о праве представителя подтверждать достоверность и полноту сведений, указанных в декларации (расчете), должна быть представлена в инспекцию до представления налоговой декларации (расчета).

В системе электронного документооборота между ее участниками производится обмен не только налоговой отчетностью, но и подтверждающими ее отправку (принятие) документами. В числе таких документов выделены следующие электронные бланки:

- квитанция о приеме, уведомление об отказе;

- извещение о вводе, подтверждение даты отправки электронного документа;

- уведомление об уточнении, извещение о получении, сообщение об ошибке.

Все электронные документы шифруются, за исключением подтверждения даты отправки, извещения о получении и сообщения об ошибке, в которых не содержатся конфиденциальные о налогоплательщике сведения, и поэтому обмен ими происходит в открытом виде. Если потупивший электронный документ не поддается расшифровке, то получатель формирует открытое сообщение отправителю с описанием выявленной ошибки.

Методическими рекомендациями установлена обязанность хранения электронных документов для всех участников информационного взаимодействия. Отправленные и принятые электронные документы с цифровой подписью подлежат хранению в хранилище электронных документов совместно с открытыми сертификатами электронных ключей подписи. Сроки хранения устанавливаются нормативными правовыми актами и приказами ФНС. При этом программные средства участников информационного взаимодействия должны обеспечивать поиск, визуализацию, сохранение в файл и печать электронных документов из хранилища электронных документов, а также их выгрузку на внешние носители с заданными параметрами.

Прием налоговой отчетности и документов по каналам связи

В ходе данной процедуры все участники взаимодействия совершают по несколько раз встречные действия: начиная с формирования налоговой отчетности налогоплательщиком и заканчивая получения им извещения о вводе информации. Удобно то, что в Методических рекомендациях четко выделена последовательность действий (по шагам), которая производится с использованием программного обеспечения налогоплательщика (его представителя) и спецоператора, осуществляющего доставку отчетности в электронном виде. Не забыты и налоговые органы, их действия регламентированы на каждом этапе информационного взаимодействия, что тоже немаловажно для общего представления работы всей системы электронного документооборота налоговой отчетности.

Заметим, налоговую отчетность можно считать представленной только после того, как налогоплательщик получил от налогового органа через оператора квитанцию о приеме и извещение о вводе. Тот факт, что организация получила от оператора подтверждение, не дает оснований считать налоговую отчетность представленной, как это было ранее. Даже если отчетность в электронном виде получена налоговиками, они могут выдать уведомление о том, что декларация (расчет) считается непредставленной. Поводом для отказа могут быть несколько причин. К примеру, несоответствие формата отчетности, отправленной по каналам связи, или представление отчетности с нарушением установленных сроков. Последнее нарушение является основанием для привлечения к налоговой ответственности по ст. 119 НК РФ, поэтому рекомендуем налогоплательщикам, как и с представлением отчетности в бумажном виде, не доводить ее отправку в электронном виде до последнего дня. Правда, ситуации бывают разные...

Несколько слов о внештатных ситуациях

В системе электронного документооборота, как и в любом мероприятии, возможны внештатные ситуации, которым, как правило, в нормативных документах уделяется мало внимания. Но Методические рекомендации - исключение. В частности, в них отдельно поименованы ситуации, которые являются внештатными:

- несогласие участника информационного взаимодействия с решением о результате процедур электронного документооборота;

- невозможность в установленные сроки выявить и устранить причины нарушения сроков исполнения электронного документооборота;

- нарушение работоспособности средств криптографической защиты информации.

К перечисленным можно добавить еще одну ситуацию, которая хоть и является внештатной, но может возникать достаточно часто. У инспекторов могут не отправляться электронные документы на протяжении всего срока, определенного Методическими рекомендациями. Тогда налоговый орган совместно со спецоператором в течение суток (без учета выходных и праздничных дней) выявляет причины и принимает меры к разрешению данной ситуации.

Если внештатную ситуацию не удается разрешить в рамках сроков представления электронных документов, налоговый орган создает комиссию, в состав которой включает представителей налогоплательщика, спецоператора и налогового органа, а также при необходимости представителей разработчиков используемого программного обеспечения.

Результатом деятельности комиссии по рассмотрению последствий внештатной ситуации является акт, утверждаемый руководителем налогового органа. В нем указываются:

- время и место проведения проверки, связанной с внештатной ситуацией;

- сведения о составе комиссии, разногласия, представленные на рассмотрение;

- объекты проверки и материалы, представленные для проведения проверки;

- содержание и результаты проверки с указанием примененных методов;

- оценка результатов проверки, выводы по разногласиям, а также принятые решения.

Безусловно, создание комиссии и составление акта не главное, важно, чтобы и то и другое способствовало скорейшему разрешению внештатной ситуации и возобновлению работы системы электронного документооборота.

Проверки в ходе обмена электронными документами

Методическими рекомендациями предусмотрен ряд контрольных мероприятий, в ходе которых проверяется взаимодействие всех участников обмена электронной отчетностью:

- подтверждение абонента отправителя и типа вложения;

- проверка абонента-отправителя в наименовании файла;

- проверка электронной цифровой подписи абонента-отправителя;

- проверка идентификации файла;

- проверка полномочий представителя.

Все перечисленные проверки осуществляются приемным комплексом инспекции, принимающей отчетность. Плюс к тому предусмотрен ряд контрольных процедур, проводимых не приемным, а программным комплексом налогового органа*(4). Установлено четыре проверочных этапа. На первом изучается адресность представления налоговой отчетности, то есть проверяется, по какому основанию налогоплательщик на учете в данной инспекции и по каким налогам он должен представлять ту или иную отчетность. На втором этапе проводится проверка полномочий подписи налоговой декларации (отчета): вправе ли должностное лицо подтверждать достоверность и полноту сведений, указанных в отчетности. На третьем этапе проверяется уникальность вида документа налоговой отчетности: не имеется ли такая же отчетность с аналогичными реквизитами (то есть является или не является декларация "уточненкой"). Завершающий этап - это проверка представленной налоговой отчетности на соответствие утвержденным требованиям формата представления в электронном виде. Анализируется синтаксис и структура поступившего файла, проверяются все элементы электронного формата отчетности. Напоминаем, указанные контрольные мероприятия проводятся в автоматическом режиме программным обеспечением налоговиков и являются предварительными. Основная проверка налоговой отчетности на правильность заполнения и расчета налогов впереди, ей занимается не программный комплекс, а непосредственно сами контролирующие органы в ходе камеральной налоговой проверки или другого мероприятия налогового контроля.

С.В. Булаев,

редактор журнала "Услуги связи: бухгалтерский

учет и налогообложение"

"Услуги связи: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь-февраль 2010 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утвержден Приказом Минфина РФ от 18.01.2008 N 9н.

*(2) Утвержден Приказом ФНС РФ от 06.02.2008 N ММ-3-6/50@.

*(3) Утвержден Приказом ФНС РФ от 09.09.2005 N САЭ-3-01/444@.

*(4) Обратите внимание: приемный комплекс предназначен для ведения электронного документооборота налоговой отчетности, в то время как программный комплекс используется в основном для налогового администрирования.