Кадровый документооборот на стороне: оптимизация расходов или неоправданные риски? (А.А. Курушин, "В курсе правового дела", N 4, февраль 2010 г.)

Кадровый документооборот на стороне: оптимизация расходов или неоправданные риски?

Нередко работодатели используют весьма востребованный ныне аутсорсинг для того, чтобы передать ведение своей кадровой документации сторонней организации или предпринимателю, которые специализируются на оказании такого рода услуг. Но что же в данном случае имеет место: эффективное управление затратами или реальные риски?

Для начала напомним одно из значений слова "аутсорсинг", которое и будет в дальнейшем использоваться в статье. Речь пойдет о форме оптимизации бизнес-процессов посредством передачи не являющихся для компании основными (профильными) функций и видов деятельности внешним исполнителям - специализированным организациям или предпринимателям (аутсорсерам). В результате у компании снижаются затраты на осуществление переданных на сторону функций и видов деятельности, а также высвобождаются ресурсы для повышения эффективности (рентабельности) основных видов деятельности или функций.

Поскольку специальные договоры для юридического оформления отношений, складывающихся в рамках аутсорсинга, российским законодательством не предусмотрены, на практике для этих целей обычно используются договоры подряда*(1) или возмездного оказания услуг*(2).

Предметом аутсорсинга (то есть подлежащими выведению на сторону и передаче внешним исполнителям) нередко признаются многие внутренние управленческие функции, неизбежно сопровождающие любую производственно-хозяйственную деятельность (например, бухгалтерский учет, юридическая поддержка бизнеса, реклама, маркетинг и т.п.).

Управление персоналом, в том числе ведение кадровой документации, также относят к числу внутренних управленческих функций, ту или иную часть которых весьма соблазнительно передать аутсорсерам. Именно аутсорсинг представляется руководителям своего рода панацеей, избавляющей бизнес от многих хлопот, связанных с организацией кадровой службы и осуществлением достаточно громоздкого и сложного кадрового учета и документооборота.

Однако для того, чтобы заключение гражданского договора, предметом которого является оказание работодателю (заказчику) сторонней организацией (исполнителем) возмездных услуг по ведению кадровой документации, было признано правомерным, необходимо прежде всего ответить на один ключевой вопрос: каковы границы (пределы) выведения на сторону для передачи на аутсорсинг внутренней управленческой функции по ведению кадрового учета и кадрового документооборота? Ведь если нормативно установленные пределы будут нарушены, договор окажется недействительным, так как сделка, не соответствующая требованиям закона или иных правовых актов, по общему правилу ничтожна*(3).

Анализ нормативных правовых актов о труде показывает, что ответ на поставленный вопрос едва ли порадует сторонников использования аутсорсинга для оптимизации кадрового документооборота. Дело в том, что законодатель существенно ограничивает возможность передачи на аутсорсинг функции по ведению кадровой документации.

Кадровыми признаются документы, оформляющие или регулирующие возникновение, изменение и прекращение трудовых и иных непосредственно связанных с ними отношений. К ним относят:

- локальные нормативные акты работодателя (положения, инструкции, правила и т.п.);

- индивидуальные правоприменительные акты работодателя (приказы и распоряжения о приеме на работу, поощрениях, переводах, об отпусках, увольнениях и т.п.);

- договоры (трудовой, ученический, о полной материальной ответственности, коллективный);

- документы по учету труда и заработной платы (табель учета рабочего времени и другие первичные учетные документы).

Ведение кадрового учета и оформление кадровой документации - это обязанность, возложенная законом именно на работодателя*(4). Обязанности работодателя в трудовых отношениях, в свою очередь, осуществляются лишь ограниченным кругом субъектов*(5):

- физическим лицом, являющимся работодателем;

- органами управления юридического лица (организации);

- иными лицами, уполномоченными на это органами управления организации в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами о труде, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами.

По смыслу приведенной нормы иные лица могут быть уполномочены на осуществление прав и обязанностей работодателей - юридических лиц лишь в порядке, установленном нормативно (трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами о труде, учредительными документами юридического лица, локальными нормативными актами).

Следовательно, прежде чем возложить на третье лицо (в том числе на аутсорсера) исполнение обязанности работодателя-организации по ведению того или иного кадрового документа, необходимо проверить, не противоречит ли это закону или иному нормативному правовому акту о труде.

Например, в трудовом договоре обязательно указываются сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями*(6).

Иными словами, законодатель исходит из того, что трудовой договор может быть подписан не самим работодателем, а его представителем. Поэтому функцию по оформлению трудовых договоров не запрещено передавать аутсорсеру, который в этом случае будет являться представителем работодателя.

Но можно привести и прямо противоположные примеры.

Так, ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя*(7).

Обязательные для исполнения приказы и распоряжения работодатель вправе издавать лишь в отношении своих работников, которые должны соблюдать дисциплину труда и подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка*(8).

Третьи лица не являются работниками данного работодателя, не подчиняются его правилам внутреннего трудового распорядка, а потому в отношении них работодателем не могут издаваться ни приказы, ни распоряжения.

Значит, функция по ведению трудовых книжек не может быть передана на аутсорсинг сторонней организации.

Аналогичным должен быть вывод и по поводу кадровой документации, оформляющей командирование. Речь, в частности, идет:

- о журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (далее - журнал убытия);

- журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (далее - журнал прибытия); - командировочном удостоверении.

Действующие нормативы предусматривают, что работодатель (или уполномоченное им лицо) приказом (распоряжением) назначает работника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях*(9). Иными словами, полномочия на ведение журналов и проставление отметок в командировочных удостоверениях по приказу могут быть предоставлены только работнику организации, а не третьему лицу (аутсорсеру).

Если приведенные выше нормативные требования будут нарушены в результате заключения работодателем договора на передачу функций по ведению рассмотренных нами кадровых документов сторонней организации, то сделка квалифицируется как ничтожная. Кроме того, у работодателя возникнут риски быть привлеченным к ответственности за нарушение трудового законодательства*(10).

Таким образом, возможности применения аутсорсинга для оптимизации затрат на ведение в организации кадрового документооборота весьма ограниченны. В силу прямого требования ряда нормативных правовых актов о труде функции по ведению многих кадровых документов (в частности, трудовых книжек) должны реализовываться исключительно работодателем, в том числе через специально уполномоченных им на это работников, а не аутсорсерами.

А.А. Курушин,

куратор по вопросам трудового права

экспертно-консультационного отдела компании ПРАВОВЕСТ

"В курсе правового дела", N 4, февраль 2010 г.

------------------------------------------------------------------------

*(1) гл. 37 ГК РФ

*(2) гл. 39 ГК РФ

*(3) ст. 168 ГК РФ

*(4) ч. 2 ст. 22 ТК РФ; постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1

*(5) ч. 6 ст. 20 ТК РФ

*(6) ч. 1 ст. 57 ТК РФ

*(7) п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (в ред. от 19.05.2008)

*(8) ч. 2 ст. 21 ТК РФ

*(9) п. 5 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н

*(10) ст. 5.27 КоАП РФ