Расчеты с подотчетными лицами (В.Б. Гуккаев, "Консультант бухгалтера", N 2, февраль 2010 г.)

Расчеты с подотчетными лицами

В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятия часто производят расчеты наличными деньгами как с юридическими, так и с физическими лицами, не являющимися их работниками. В этих целях сотрудникам таких предприятий выдаются под отчет наличные денежные средства.

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров ЦБ РФ 22.09.1993 г. N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций), предприятия имеют право выдавать из кассы наличные денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные расходы (приобретение товаров, оплату работ или услуг), а также на командировочные расходы.

Для обобщения информации о расчетах с работниками предприятий по суммам, выданным им под отчет, в бухгалтерском учете используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Выданные под отчет суммы отражаются по дебету счета 71 в корреспонденции со счетами учета денежных средств (в основном со счетом 50 "Касса"). На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные материальные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Как уже говорилось, денежные средства под отчет могут выдаваться на административно-хозяйственные и операционные расходы и на служебные командировки.

Рассмотрим эти операции подробнее.

Расходование наличных денежных средств на административно-хозяйственные и операционные расходы

Порядок расчетов с подотчетными лицами установлен положениями Порядка ведения кассовых операций в РФ. В соответствии с данным нормативным документом, лица, получившие подотчетные суммы, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом сроки выдачи наличных денежных средств под отчет на хозяйственно-операционные расходы определяются приказом (распоряжением) руководителя предприятия.

Кроме того, предприятиями также должен быть определен перечень сотрудников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы, утвержденный приказом (распоряжением) руководителя. Причем, в данный перечень могут включаться только постоянно работающие в организации лица, в том числе на условиях совместительства.

Отчет об израсходованных суммах составляется по унифицированной форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом, проверяется работником бухгалтерии и утверждается руководителем организации.

Следует обратить внимание, что при расчетах наличными денежными средствами между юридическими лицами, между юридическим лицом и гражданами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (индивидуальными предпринимателями), а также между индивидуальными предпринимателями в связи с осуществлением ими коммерческой деятельности, имеются определенные ограничения.

Так, в настоящее время, Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 г. N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" установлен предельный размер расчетов наличными деньгами по одному договору в размере 100 тыс. руб.

Данное требование не означает, что денежные средства под отчет, например, на приобретение товарно-материальных ценностей, должны выдаваться только в указанных пределах. Ограничения на размер подотчетных сумм может устанавливать только руководитель предприятия. Однако, при приобретении товаров (оплате работ или услуг) за наличный расчет у других юридических лиц или индивидуальных предпринимателей, подотчетное лицо не может оплачивать по одному договору более 100 тыс. руб.

Пример 1

ООО "Альтернатива" выдало своему сотруднику под отчет наличные денежные средства для приобретения канцтоваров, общей стоимостью 110 000 руб. При этом согласно приказу руководителя, подотчетные суммы на операционно-хозяйственные расходы выдаются на срок 10 рабочих дней.

В данной ситуации следует обратить внимание на понятие договора. Согласно п. 1 ст. 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. При этом к договорам применяются правила о двух- и многосторонних сделках, предусмотренные главой 9 ГК РФ.

Пунктом 3 ст. 154 ГК РФ определено, что для заключения договора необходимо выражение согласованной воли двух сторон (двусторонняя сделка) либо трех или более сторон (многосторонняя сделка).

Договор является письменной формой сделки. Следовательно, если организация производит оплату наличными денежными средствами по договору поставки (договору на выполнение работ или оказание услуг), она не имеет права превышать установленное ограничение (100 000 руб.).

Продолжение Примера 1

Таким образом, в нашем примере, если ООО "Альтернатива" заключило с поставщиком договор на поставку канцтоваров, то наличными деньгами может быть оплачена только часть приобретенных канцтоваров в пределах 100 000 руб. Оставшаяся часть (10 000 руб.) должна перечисляться безналичным порядком.

Совсем иной порядок расчетов предполагается при покупке материальных ценностей за наличный расчет по так называемому публичному договору.

Публичным договором признается договор, заключенный коммерческой организацией (или индивидуальным предпринимателем), и устанавливающий ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация (предприниматель) по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится. Как правило публичными могут признаваться договора (сделки) в сфере розничной торговли, перевозки транспортом общего пользования, услуг связи, энергоснабжения, медицинского, гостиничного обслуживания и т.п. (п. 1 ст. 426 ГК РФ). Исходя из сказанного, любое приобретение товаров (выполнение работ или оказание услуг) в рамках публичного договора является односторонней сделкой и не требует заключения договора в письменной форме. В этом случае каждая отдельная сделка фактически будет являться одним договором. Следовательно, предельный расчет наличными денежными средствами применяется к каждой сделке или, иными словами, к каждой покупке.

Окончание Примера 1

Таким образом, если сотрудник организации (ООО "Альтернатива") приобретает канцтовары в системе розничной торговли, он не может сразу же оплатить магазину их стоимость в полном размере. Однако, приобретая данное имущество двумя партиями (то есть, совершив две покупки товаров по двум товаросопроводительным документам), общую стоимость можно разделить на две различные сделки.

Например, сотрудник может оплатить за одну партию канцтоваров 70 000 руб., а за другую - 40 000 руб.

При этом в соответствии с действующим законодательством это будут две разные сделки, а, следовательно, их можно оплатить наличными денежными средствами.

При этом в бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

Таблица 1

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
1. Выдано под отчет сотруднику для приобретения канцтоваров за наличный расчет	71	50	110 000
2. Сотрудником представлен авансовый отчет о приобретении канцтоваров двумя партиями с приложением оправдательных документов по каждой покупке	60	71	110 000
3. Стоимость приобретенных материалов отражена в учете в качестве материально-производственных запасов	10	60	110 000

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете").

Без предоставления таких документов не допускается списание задолженности с подотчетного лица и тем более отнесение произведенных затрат на расходы организации.

Факт расходования подотчетных сумм должен быть в обязательном порядке подтвержден первичным оправдательным документом, содержащим необходимые реквизиты: наименование документа, дата его оформления, наименование организации - продавца, содержание хозяйственной операции, цена, количество и стоимость товара (работ, услуг), подписи ответственных лиц, заверенные печатью организации т.п. Такими документами при оформлении операций оплаты операционно-хозяйственных расходов могут служить товарные чеки (при приобретении товаров в системе розничной торговли), товарные накладные, квитанции установленных форм, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т.п.

В этой связи при расчете наличными денежными средствами следует учесть, что в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" при осуществлении наличных денежных расчетов (обратите внимание: не только с физическими, но и с юридическими лицами) все предприятия должны использовать контрольно-кассовую технику (ККТ) (п. 1 ст. 2 данного закона).

Поэтому организации, оплачивая за наличный расчет приобретенные товары (работы или услуги), должны помимо всех прочих установленных документов требовать кассовый чек ККТ, подтверждающий оплату наличными деньгами.

В то же время, многие организации и индивидуальные предприниматели имеют право реализации своих товаров (работ, услуг) без применения кассовых аппаратов. К ним, в частности, относятся лица, применяющие систему налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности (ЕНВД), а также в случаях, предусмотренных пункта 2 (использование бланков строгой отчетности) и пункта 3 (в силу специфики своей деятельности: продажи ценных бумаг, лотерейных билетов, проездных билетов, разносной мелкорозничной продажи товаров и т.д.) статьи 2 указанного выше закона о применении ККТ.

В этих случаях продавцами должны быть четко и правильно заполнены выдаваемые ими оправдательные документы (бланки строгой отчетности, товаросопроводительные и иные документы, подтверждающие приобретение и оплату товаров, работ или услуг). Кроме того, во избежание возможных конфликтов с проверяющими органами, целесообразно требовать от продавцов проставления на документах штампа "Оплачено" (либо выдачи приходного кассового ордера), а также указания, почему не применяется кассовый аппарат (например, "ККТ не используется в связи с применением ЕНВД").

Расчеты с подотчетными лицами по служебным командировкам

В соответствии со ст. 166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

В настоящее время порядок направления работников предприятий в служебные командировки определяется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Положение о командировках).

Кроме того, на настоящий момент продолжает действовать старая Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62), но только в части, не противоречащей действующему законодательству, в частности, ТК РФ. Кроме того, положения данной Инструкции не применяются для определения размера суточных, расходов по найму жилого помещения и других командировочных расходов.

Рассмотрим порядок направления сотрудника в служебную командировку, выдачи ему подотчетных сумм и представления отчетов.

На основании приказа руководителя предприятия о направлении сотрудника в служебную командировку бухгалтерия производит расчет необходимой суммы денежных средств, исходя из норм и состава командировочных расходов. Данная сумма выдается командированному работнику под отчет.

Следует иметь в виду, что в служебные командировки на основании распоряжения руководителя могут быть направлены только работники данной организации, состоящие с ней в трудовых отношениях (штатные (основные) и совместители).

Обращаем внимание, что все документы, связанные с направлением сотрудника в командировку, являются типовыми унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1.

Так, приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную командировку должен быть оформлен на типовом бланке "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку" (форма N Т-9). Если в служебную командировку выезжает группа работников, то оформляется "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку" (форма N Т-9а).

Основным документом, подтверждающим факт и время нахождения работника в командировке, является командировочное удостоверение, оформляемое на основании приказа руководителя (форма N Т-10). В удостоверении проставляются отметки о выбытии в командировку, прибытии в каждый пункт назначения, выбытия из них и прибытии к месту постоянной работы. Если сотрудник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Все отметки должны быть заверены подписями уполномоченных лиц и печатями принимающей и отправляющей стороны.

При направлении сотрудника в зарубежную командировку командировочное удостоверение не выдается. В этом случае расчет дней нахождения в командировке производится на основании отметок (дат) о прохождении государственных границ в загранпаспорте. Соответственно к авансовому отчету в этом случае должны быть приложены ксерокопии страниц паспорта с такими отметками.

При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств (СНГ), с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы России при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном также как и при командировании по территории Российской Федерации.

Помимо командировочного удостоверения работнику выдается также "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" (форма N Т-10а). Данный документ применяется для оформления и учета служебного задания при направлении в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

После возвращения работника из командировки в служебном задании им составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом (форма N АО-1).

Срок командировки определяется руководителем организации. При этом следует учитывать, что он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути (п. 4 Инструкции N 62).

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

К числу возмещаемых командировочных расходов относятся затраты на проезд к месту командировки и обратно, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), оплата за проживание в месте командировки (оплата за наем жилья, проживание в гостинице и т.п.), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ).

К расходам по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы относятся:

- стоимость проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по страхованию пассажиров на транспорте;

- оплата услуг по предварительной продаже проездных документов;

- расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Кроме того, командированному работнику могут оплачиваться расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Суточные выплачиваются командированному сотруднику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе и за время вынужденной остановки в пути. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении (при зарубежной командировке - по отметкам в загранпаспорте о пересечении государственных границ).

В настоящее время организации самостоятельно устанавливают размер суточных (в т.ч. и при зарубежных командировках). Данная информация (нормы суточных) должна быть отражена в коллективном или трудовых договорах либо закреплена локальными нормативными актами организации (приказами, распоряжениями). Однако следует учесть, что суточные сверх 700 руб. (по командировкам внутри страны) и сверх 2 500 руб. (по загранкомандировкам) подлежат обложению НДФЛ (согласно подп. 3 ст. 217 НК РФ).

Необходимо иметь в виду, что при командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. При этом вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем предприятия, в котором работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Расходы по оплате за наем жилого помещения возмещаются подотчетным лицам по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами. Это относится к любым командировкам: и в пределах России, и за границу.

Кроме того, могут быть возмещены затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (бронирование, предоставление холодильника, телевизора и т.п.), на основании представленных документов и при условии, что они не включены в стоимость проживания в гостинице.

Следует иметь в виду, что расходы по найму жилого помещения (в т.ч. расходы по бронированию) возмещаются работникам в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.

Командированным работникам могут возмещаться и иные расходы, связанные с командировками:

- стоимость услуг по получению загранпаспорта;

- плата за оформление и выдачу виз;

- консульские и аэродромные сборы;

- сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, другие аналогичные сборы и платежи;

- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

- иные обязательные платежи и сборы.

Согласно подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ все указанные выше командировочные расходы принимаются для целей налогообложения.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату командировочных расходов. При этом сумма аванса рассчитывается исходя из величины предстоящих затрат (стоимости проезда, найма жилого помещения, размера суточных и т.д.).

В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи со служебной командировкой суммах (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). К авансовому отчету прилагаются: командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке; документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду, другие оправдательные документы.

Одновременно с авансовым отчетом командированным лицом предоставляется отчет о выполнении командировочного задания.

Следует отметить необходимость такого отчета для бухгалтерских служб, так как в зависимости от цели и результатов командировки, произведенные командировочные расходы могут относиться на расходы организации либо включаться в состав капитальных затрат (если командировка была связана с приобретением или доставкой объектов основных средств). Кроме того, следует учесть, что для целей налогообложения принимаются документально подтвержденные и обоснованные (экономически оправданные) расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ). Таким образом, подробный отчет по командировке в большинстве случаев как раз и будет служить обоснованием для признания командировочных расходов в целях налогообложения налогом на прибыль.

Рассмотрим на условном примере порядок отражения в бухгалтерском учете вышеуказанных операций.

Пример 2

Сотрудник предприятия, расположенного в г. Владимир (ООО "Инициатива"), направлен в командировку общим сроком 6 дней в г. Москву для приемки оборудования (объекта основных средств) и отправки его до места назначения по железной дороге и в г. Белгород для ведения переговоров о заключении договора поставки запасных частей. Сотруднику был выдан под отчет аванс на командировочные расходы в размере 10 000 руб.

Предположим, норма суточных приказом по организации установлена в размере 700 руб.

Согласно представленному в течение трех дней после возвращения из командировки авансовому отчету, командировочные расходы данного работника составили:

1) стоимость проезда на электричке Владимир - Москва - 500 руб.;

2) оплата за проживание в гостинице в г. Москве: 2 дня х 1 500 руб. = 3 000 руб.;

3) стоимость проезда на поездах Москва - Белгород и Белгород - Владимир: 800 руб. + 1 000 руб. = 1 800 руб.;

4) оплата за проживание в гостинице в г. Белгород: 1 день х 600 руб. = 600 руб.;

5) плата за пользование постельными принадлежностями на поездах Москва-Белгород-Владимир: 2 поездки х 40 руб. = 80 руб.;

6) суточные за время командировки в г. Москву (включая время в пути следования): 3 дня х 700 руб. = 2 100 руб.;

7) суточные за время командировки в г. Белгород (включая время в пути следования): 3 дня х 700 руб. = 2 100 руб.

Всего: 10 180 руб.

После утверждения авансового отчета руководителем организации командированному лицу произведена выплата перерасхода по авансовому отчету в размере 180 руб. (10 180 руб. - 10 000 руб.).

В бухгалтерском учете в данном случае будут сделаны следующие проводки:

Таблица 2

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
1. Выдано под отчет по расчету бухгалтерии на основании приказа по организации	71	50	10 000
По авансовому отчету командированного сотрудника:
2. Отражены командировочные расходы, связанные с капитальными вложениями (приобретение и отправка оборудования из г. Москвы): (500 руб. + 3 000 руб. + 2 100 руб.)	08	71	5 600
3. Отнесены на расходы организации остальные командировочные расходы: (1 800 руб. + 600 руб. + 80 руб. + 2 100 руб.)	26	71	4 580
4. Доплата командированному работнику перерасхода сверх выданных под отчет сумм (определяется по авансовому отчету): (10 180 руб. - 10 000 руб.)	71	50	180

Следует учитывать, что денежные средства, выданные под отчет на командировочные расходы, имеют строго целевое направление.

Однако на практике часто возникают ситуации, когда денежные средства, выданные на командировочные расходы, тратятся на другие цели (например, приобретение в командировке товарно-материальных ценностей, специальной литературы, услуги связи и т.д.). В данном случае решение о возмещении таких расходов принимается руководителем предприятия, исходя из целесообразности произведенных затрат. Если руководитель утверждает авансовый отчет командированного лица в полном объеме, включая непредусмотренные авансом расходы, величина затрат относится на издержки производства и обращения (при условии их производственной направленности). В противном же случае такого рода затраты не подлежат возмещению и должны компенсироваться работником (в качестве возврата неизрасходованной части подотчетных сумм).

Пример 3

Частично используя данные примера 2, предположим следующее.

Сотруднику ООО "Инициатива", направленному в командировку выдано под отчет 11 000 руб.

Согласно представленному им авансовому отчету непосредственно командировочные расходы, указанные в примере 2 (оплата проезда, проживания в гостинице, суточные) составили 10 180 руб. Кроме того, им были приобретены за наличный расчет канцелярские товары на общую сумму 900 руб. В бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие проводки:

Таблица 3

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
1. Выдано работнику под отчет на командировочные расходы	71	50	11 000
2. Списаны командировочные расходы по утвержденной руководителем сумме авансового отчета	08, 26	71	10 180
В зависимости от принятого руководителем организации решения в части приобретения канцтоваров, проводки в бухгалтерском учете будут такими:
3. Расходы на приобретение канцтоваров приняты руководителем	60	71	900
4. Канцтовары оприходованы в качестве материально-производственных запасов	10	60	900
5. Доплата командированному работнику перерасхода сверх выданных под отчет сумм: (10 180 руб. + 900 руб. - 11 000 руб.)	71	50	80
или
6. Расходы на приобретение канцтоваров не приняты руководителем. Возврат неизрасходованных подотчетных сумм командированным работником: (11 000 руб. - 10 180 руб.)	50	71	820

При отражении расходов по командировке в бухгалтерском учете и для целей налогообложения необходимо обратить внимание на еще одно существенное обстоятельство.

Услуги по перевозке пассажиров по территории России подлежат обложению НДС на общих основаниях. Соответственно на данные услуги покупателям должен оформляться счет-фактура, за исключением ситуаций, когда транспортное предприятие применяет упрощенную систему налогообложения (п. 1 ст. 168 НК РФ). Кроме того, в соответствии с п. 4 ст. 168 НК РФ в расчетных документах, в том числе первичных учетных документах и в счетах-фактурах, соответствующая сумма налога должна выделяться отдельной строкой.

В то же время, во многих проездных документах (например, в авиабилетах) НДС не выделяется, а зачастую транспортные компании (к примеру, авиаперевозчики, PЖД) не выдают и счетов-фактур. Что делать бухгалтерам в этом случае?

Следует заметить, что, как правило, для целей командировок проездные документы приобретаются самим сотрудником за наличный расчет, то есть, фактически билеты продаются физическому лицу в розницу.

В соответствии с п. 6 ст. 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма НДС включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется. Таким образом, при продаже билетов в кассах за наличный расчет транспортные компании выделять сумму НДС отдельной строкой не обязаны. Кроме того, в подобном случае обязанности по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (п. 7 ст. 168 НК РФ).

В рассматриваемой ситуации покупателю (командированному лицу) в большинстве случаев выдается перевозочный документ установленного (унифицированного) образца. Поэтому выдавать счет-фактуру при реализации билетов через кассы за наличный расчет транспортные компании также не должны.

Иное дело, если организация заключила с перевозчиком официальный договор на оказание услуг. В этом случае транспортная фирма обязана выдать покупателю счет-фактуру, а во всех других документах (в акте, накладной, самом билете и пр.) выделить НДС отдельной строкой.

Однако нередки случаи, когда при продаже за наличный расчет через кассы транспортных компаний (особенно железнодорожных или автомобильных) в билете выделяется сумма НДС, а счет-фактура при этом не выдается.

В этом случае следует обратиться к упоминаемому выше п. 7 ст. 168 НК РФ. Если выдан документ установленной унифицированной формы (как правило, бланк строгой отчетности), то получается, что транспортная компания выполнила свои обязанности по выдаче счета-фактуры. Следовательно, такой документ фактически будет заменять счет-фактуру.

В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций. Такие налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами либо на основании иных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Исходя из сказанного, НДС, выделенный в перевозочных документах унифицированной формы, можно принимать к вычету без наличия счета-фактуры. Основанием для этого будут являться сами билеты.

В.Б. Гуккаев,

аудитор

"Консультант бухгалтера", N 2, февраль 2010 г.