Штатное расписание: как и зачем его составлять? (М. Ритер, "Клуб главных бухгалтеров", N 5, май 2010 г.)

Штатное расписание: как и зачем его составлять?

До того как начать рассматривать понятие "штатное расписание", необходимо разобраться с "материнским" по отношению к нему понятием - "локальные нормативные акты". Сделать это нужно для того, чтобы понимать каким правилам и нормам подчиняется штатное расписание и чем нужно руководствоваться, чтобы его составить.

Локальные нормативные акты: что это?

В иерархии нормативных актов, регулирующих трудовые отношения, если ранжировать их по убыванию юридической силы, локальные нормативные акты организации занимают последнее место. Несмотря на это, они очень важны, т.к. именно в них работодатель дает разъяснение как именно он применяет нормы трудового права.

Трудовой кодекс (ст. 8 ТК РФ) точно не определяет понятия локальных нормативных актов, упоминая лишь о том, что такие акты издаются работодателем и содержат нормы права. На практике локальными нормативными актами принято называть организационно-распорядительные документы, разрабатываемые для регламентации трудовых и связанных с ними отношений в конкретной организации, а также установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором и соглашениями. То есть, основное назначение локального нормативного акта состоит в конкретизации требований нормативно-правовых актов более высокого уровня, с учетом особенностей деятельности организации и условий труда в ней.

Исходя из вышеизложенного, выделим главные признаки локального нормативного акта:

- документ выражает волю работодателя, направлен на создание какого-либо правила, порядка осуществления работы;

- содержание документа находится в полном соответствии с требованиями законодательства, коллективного договора, соглашения;

- документ составлен, подписан и (или) принят уполномоченным лицом (представителем работодателя).

Локальные нормативные акты издаются обычно в форме приказа или распоряжения, подписанного генеральным директором (иным единоличным исполнительным органом) либо иным, уполномоченным последним, лицом. Полномочие на подписание локальных нормативных актов должно прямо следовать из доверенности, выданной такому лицу генеральным директором. В противном случае может возникнуть вопрос о правомерности подписания локального нормативного акта неуполномоченным лицом.

Работодатели - физические лица (за исключением индивидуальных предпринимателей) локальные нормативные акты издавать не вправе. Такое право предоставляется только юридическим лицам.

Порядок издания локальных нормативных актов, как и иных организационно-распорядительных документов, целесообразно установить внутренней инструкцией (например, регулирующей делопроизводство в организации в целом). Также для этих целей подойдет регламент, который будет устанавливать, кто имеет право выпускать локальные нормативные акты, кто вправе их подписывать и т.д.

У ряда локальных нормативных актов, прямо предусмотренных Трудовым кодексом, существует специальная форма издания и исторически сложившееся название.

Трудовой кодекс считает обязательным существование в организации следующих видов локальных нормативных актов:

- Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТК РФ).

- Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ).

- Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

- При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ).

- График отпусков на каждый календарный год (ст. 123 ТК РФ).

Чаще всего работодатели принимают Положение об оплате труда и материальном стимулировании работников, хотя это и не является обязательным.

Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными актами работодатель может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем. Например, это может быть положение о персонале, положения о структурных подразделениях (отделах), должностные инструкции и даже кодекс корпоративного поведения работников.

При издании таких актов необходимо помнить о строгом соблюдении норм действующего трудового законодательства, коллективных договоров и соглашений, т.к. в случае противоречия локального нормативного акта этим документам при разрешении трудовых споров или проведении проверок контролирующими органами будут применяться правила, установленные упомянутыми выше нормами. Локальный нормативный акт, противоречащий трудовому законодательству, коллективному договору и (или) соглашению, является недействительным. Например, недопустимо устанавливать в организации штрафы или удержания из заработной платы за опоздание.

Обычно локальные нормативные акты принимаются работодателем единолично. Но Трудовой кодекс содержит прямое указание на согласование отдельных актов с представительным органом работников.

Локальные нормативные акты, принимаемые работодателем с учетом мнения представительного (профсоюзного) органа работников:

- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ);

- акт, определяющий систему оплаты труда в организации (ст. 135 ТК РФ);

- акт о разработке и утверждении правил и инструкций по охране труда для работников (ст. 212 ТК РФ);

- акт, определяющий порядок проведения аттестации работников (п. 3 ст. 81 ТК РФ);

- акт о нормировании труда (ст. 159 ТК РФ), предусматривающий введение, замену и пересмотр норм труда (ст. 162 ТК РФ);

- графики сменности (ст. 103 ТК РФ);

- акт, устанавливающий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);

- акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);

- акт о введении режима неполного рабочего времени (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до шести месяцев в случаях наличия причин, которые могут повлечь за собой массовое увольнение работников (ст. 74 ТК РФ);

- акт о принятии мер при угрозе массовых увольнений работников (ст. 180 ТК РФ);

- акт о порядке применения вахтового метода, об увеличении продолжительности вахты в исключительных случаях, продолжительности вахты, график работ при работе вахтовым методом (ст. 297, 299, 301 ТК РФ);

- акт о привлечении работников к сверхурочным работам в определенных случаях (ч. 4 ст. 99 ТК РФ);

- акт об установлении конкретных размеров повышенной оплаты труда за работу в ночное время (ст. 154 ТК РФ);

- акт об оплате труда в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 153 ТК РФ);

- акт о конкретных размерах повышения оплаты труда работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда (ст. 147 ТК РФ);

- акт, утверждающий форму расчетного листка о составных частях заработной платы (ч. 2 ст. 136 ТК РФ);

- акт об очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков - график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

- перечень профессий и должностей работников, имеющих право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ);

- перечень необходимых профессий и специальностей, требующих профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников (ст. 196 ТК РФ);

- нормы бесплатной выдачи спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, улучшающих по сравнению с типовыми нормами защиту работников от имеющихся на рабочих местах вредных и (или) опасных факторов (ст. 221 ТК РФ).

Поскольку самым распространенным представителем работников, в том числе и согласно ст. 29 ТК РФ, является профсоюзная организация (профсоюз), в большинстве случаев указание закона об учете мнения представительного органа работников реализуется путем учета мнения профсоюза в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ.

Применительно к основной теме этой статьи обращаю особое внимание читателей, что штатное расписание в число локальных нормативных актов, которые надо согласовывать с профсоюзом, не входит.

Штатное расписание

Штатное расписание - локальный документ, который определяет состав организационных подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов, а также общую численность сотрудников и фонд заработной платы в организации. Право утверждения штатного расписания предоставлено руководителю организации.

Целесообразно в разрабатываемое штатное расписание закладывать возможное совмещение профессий работников с выплатой вознаграждений (персональных надбавок). Это "допущение" дает возможность экономии затрат на содержание рабочих мест.

Штатное расписание с учетом инфляции и ротации кадров необходимо корректировать несколько раз в год по мере необходимости.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица. Рекомендуется утверждать штатное расписание, кроме руководителя организации, еще и руководителем кадровой службы, главным бухгалтером.

Выглядеть Приказ об утверждении штатного расписания может следующим образом:

Общество с ограниченной ответственностью "Цитрон"

Приказ N 23/шр
об утверждении штатного расписания

27 декабря 2009 г.

Приказываю утвердить штатное расписание на 2010 г. с 1 января 2010 г. Приложение N 1: штатное расписание N 1/шр от 26.12.2009.

     Генеральный директор ООО "Цитрон"                      Иванов И.И.

     Главный бухгалтер ООО "Цитрон"                         Петрова М.И.

     Руководитель кадровой службы ООО "Цитрон"              Ипатов С.Д.

27.12.2009

При составлении штатного расписания необходимо иметь в виду нормы и требования российского пенсионного законодательства, т.к. для ряда профессий или должностей законом предусмотрены льготы в виде досрочного выхода на пенсию. Например, это касается работников авиации или творческих работников.

Наименование должности в штатном расписании является основанием для указания такого наименования в трудовой книжке работника. Поэтому отличающееся от общепринятого наименования работ или должности в штатном расписании может впоследствии повлечь за собой неблагоприятные последствия для работников в идее лишения их установленных законом льгот.

Так как штатное расписание имеет форму установленную законом (Т-3), то обычно проблем при его составлении не возникает. Тем не менее считаю целесообразным рассмотреть некоторые особенности составления штатного расписания.

Для подготовки штатного расписания применяется унифицированная форма N Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1.

Там 10 граф. Добавлять новые можно. А вот исключать какие-либо из них нельзя (постановление Госкомстата России от 24.03.1999 г. N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации"). Если по какой-либо из граф штатного расписания нет сведений, ее следует оставить пустой.

В "шапке" необходимо указать наименование организации, код по ОКПО, а также дату и номер составления документа. Проблем с указанием этих реквизитов, как правило, не бывает. Наименование организации можно указывать и в полном, и в сокращенном виде.

Нередко возникают вопросы с тем, какие даты следует указывать в строке "на период ____ с "____" 200__" и в графе "Дата составления". В первом случае нужно отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и с какой даты оно начинает действовать, а во втором - число, когда фактически составлено штатное расписание.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) директора организации или уполномоченного им лица. Реквизиты этого документа нужно указать в строке "Утверждено Приказом организации от "____" 200__ N __".

Графа 1 "Наименование" заполняется в порядке, который работодатель определяет сам. Самое удобное располагать структурные подразделения по иерархии - от администрации до обслуживающих подразделений.

В графе 2 "Код" должны быть перечислены коды структурных подразделений, присвоенные работодателем. Это необходимо для того, чтобы можно было легко определить место каждого отдела или группы в общей структуре организации.

В графу 3 необходимо внести наименование должности (специальности, профессии). Удобно заполнять эту графу в иерархическом порядке: руководитель, заместители, главные специалисты, ведущие специалисты и т.д. В соответствии со ст. 57 ТК РФ, если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, наименования таких должностей (профессий, специальностей) должны соответствовать квалификационным справочникам:

- Общероссийскому классификатору рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. N 367).

- Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. N 37).

В графе 4 следует указать число штатных должностей (профессий, специальностей). Оно может содержать как целые числа - 1 (для работников на полной ставке), так и неполные - 0,25, 0,5 и т.д. (для совместителей). Такие правила содержатся в Указаниях по применению и заполнению форм первичной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1.

Здесь имеет смысл отразить не только существующие на настоящий момент штатные единицы, но и вакантные должности. Поскольку принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, указанные в штатном расписании.

При заполнении графы 4 необходимо помнить о том, что количество штатных единиц и количество фактически работающих в организации не всегда совпадают. Даже чаще всего не совпадают. Например, в организации могут работать на одной должности несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. Тогда в штатном расписании нужно указать суммарное число штатных единиц по должности.

В графу 5 нужно вписать установленную для штатной единицы заработную плату по тарифной ставке (окладу) или тарифной сетке в рублях (п. 5 Указаний Госкомстата России). При заполнении этой графы трудности возникнут у тех организаций, которые установили "вилку" в окладах, т.е. разную заработную плату для сотрудников одной квалификации. В штатном расписании каждой должности соответствует только один размер оклада. Исключение составляет лишь ситуация, когда должности находятся в разных структурных подразделениях. Поэтому в случае, если на взгляд работодателя установление разной заработной платы целесообразно, регулировать ее нужно надбавками.

В графах 6, 7 и 8 отражаются надбавки, стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты (ч. 4 ст. 132 ТК РФ). Надбавки в штатном расписании можно устанавливать в рублях, процентах или коэффициентах. Предпочтительно, чтобы все надбавки имели единый эквивалент (денежный, процентный или в коэффициентах), но это не всегда возможно, поэтому допустим смешанный вариант.

Необходимо отметить, что в графах 6, 7 и 8 нужно указать все виды надбавок, которые установлены по каждой должности. Соответственно в итоговой графе 9 будет отражаться сумма окладов, приходящихся на все штатные единицы, с учетом положенных надбавок по данной должности.

В графе 9 указывается сумма должностного оклада и надбавок по каждой должности.

Графа 10 в большинстве случаев останется пустой. Есть всего несколько ситуаций, когда ее нужно заполнить.

Первая ситуация - если сотрудникам полагаются надбавки, установленные ФЗ. Именно эти ФЗ и следует указывать в Примечаниях.

Вторая ситуация - когда в компании есть работники-сдельщики. Сдельщики - это особая категория работников. Фиксированного размера зарплаты как такового у них нет. Ее размеры зависят от итогов выполненной работы. Учесть выплаты таким работникам в штатном расписании непросто.

В Указаниях Госкомстата России по составлению штатного расписания говорится о том, что "при невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении: графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)".

Однако оформить штатное расписание таким образом невозможно. Поэтому предлагаю поступить так. Поставить в графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." прочерк, а в графе 10 "Примечания" указать "Сдельная оплата труда/Сдельно-премиальная оплата труда" в зависимости от того, по какой схеме оплаты труда работает сотрудник, и дать ссылку на внутренний документ, который регулирует размер оплаты труда. Например, положение об оплате труда или положение об оплате труда и материальном стимулировании.

В самом конце таблицы есть строка "Итого". Подводить итог нужно по графе 4 "Количество штатных единиц" и графе 9 "Всего в месяц, руб.". Итоговое число штатных единиц нужно указать в верхней части штатного расписания в строке "Штат в количестве". Итог по графе 9 - фонд оплаты труда в организации. Этот показатель плановый. На практике он может меняться в большую или меньшую сторону. В большую - в случае работы в выходные дни или сверхурочно, в меньшую - когда сотрудники находятся на больничном, в отпуске за свой счет и т.д.

Обычно штатное расписание принимают на один год. Но в течение года у организации может возникнуть необходимость изменения штатного расписания. Сделать это можно двумя способами:

Способ первый - издать приказ о внесении изменений в штатное расписание (образец см. ниже). Такой вариант удобен, если изменения незначительны.

Общество с ограниченной ответственностью "Цитрон"

Приказ N 22 о внесении изменений в штатное расписание

1 июля 2009 г.

В связи с производственной необходимостью приказываю внести следующие изменения в штатное расписание с 01 июня 2009 г.:

1. Ввести в структурное подразделение "Отдел продаж" одну штатную единицу должности "менеджер" с должностным окладом 20 000 рублей.

2. Вывести из структурного подразделения "Администрация" одну штатную единицу должности "секретарь".

     Генеральный директор ООО "Цитрон"                       Иванов И.И.

01.07.2009

Способ второй - если в организации происходят значительные перемены, следует издать приказ об утверждении нового штатного расписания.

Необходимо отметить, что при сокращении штата, переименовании должностей, изменении размера должностного оклада приказ по планируемым коррективам в штатное расписание нужно утвердить не менее чем за два месяца (ст. 74 и 180 ТК РФ).

Дополнительно к штатному расписанию многие организации составляют штатный список и штатную расстановку, как ее еще называют. Этот документ не обязательный, как, впрочем, и само штатное расписание, но удобный для работы работников кадровой службы и бухгалтеров. Он позволяет быстро отследить число занятых и свободных мест в компании, размеры и виды надбавок, установленных работникам. Унифицированной формы такого документа не существует.

Выглядеть штатное расписание должно следующим образом - см. след. страницу.

Унифицированная форма N Т-3

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. N 1

Штатное расписание

Локальные нормативные акты и НК РФ

Вернемся к локальным нормативным актам как к явлению.

Локальные документы нужны любой компании не только для того, чтобы она нормально работала. Эти бумаги очень важны в спорах с налоговой. И штатное расписание здесь не исключение.

Как нетрудно было догадаться, все локальные документы отвечают на два важных вопроса - "как" и "почему". То есть, например, "премии мы выплачиваем так-то и так-то, потому-то и потому-то".

Пользователи этих документов могут быть двух видов:

- внутренние (сама организация);

- внешние (контролирующие органы, в частности, налоговая инспекция и суд).

Для внутренних пользователей эти документы, в разрезе налогового права, важны тем, что сама организация понимает как, почему и зачем она реализует свои обязанности как работодателя и, как следствие, Для заметок налогоплательщика.

Для налоговых органов они необходимы в процессе проведения проверки. Через эти документы проще всего выяснить вопросы, которые связаны с уплатой "зарплатных" налогов.

Аналогичная ситуация обстоит с судебными органами. Для того чтобы доказать свою правоту, необходимо предъявить документы. В частности, это следует из ст. 64 АПК РФ:

"1. Доказательствами по делу являются полученные в предусмотренном настоящим Кодексом и другими федеральными законами порядке сведения о фактах, на основании которых арбитражный суд устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования и возражения лиц, участвующих в деле, а также иные обстоятельства, имеющие значение для правильного рассмотрения дела.

2. В качестве доказательств допускаются письменные и вещественные доказательства, объяснения лиц, участвующих в деле, заключения экспертов, показания свидетелей, аудио- и видеозаписи, иные документы и материалы".

Конечно, лицо, участвующее в деле, может предоставить и устные разъяснения, но лучше, если доказательства будут письменными, а также будут иметь формат документа. Например, локального нормативного акта.

М. Ритер,

юрист, консультант в области права

"Клуб главных бухгалтеров", N 5, май 2010 г.