Учет ГСМ (О.А. Курбангалеева, "Советник бухгалтера", N 4, апрель 2010 г.)

Учет ГСМ

Бухгалтерский учет ГСМ

Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) - это основная часть расходов организации, связанных с эксплуатацией автомобилей.

ГСМ представляет собой материально-производственные запасы (МПЗ) (п. 2 ПБУ 05/01 "Учет материально-производственных запасов", утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н).

Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов ведется на субсчете 3 "Топливо" счета 10 "Материалы" (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). Причем в организациях, которые имеют большой автопарк, целесообразно разработать свой рабочий план счетов и субсчетов, который бы позволил вести учет ГСМ по видам, маркам и местам хранения. Кроме того, необходимо вести раздельный учет ГСМ, полученных в натуральной форме и в виде талонов.

Пример

ООО "Светлый путь" имеет большой парк автотранспорта. В качестве ГСМ используется несколько видов бензина, масел и дизельного топлива.

Рабочий план счетов в бухгалтерском учете ООО "Светлый путь" может быть построен следующим образом:

Субсчет 10-3/1 "Бензин" (аналитический учет по видам)

10-3/1-1 "Бензин А-76" (аналитический учет по маркам)

10-3/1-1/1 на складе (аналитический учет по местам хранения)

10-3/1-1/2 под отчет

10-3/1-2 "Бензин А-92"

10-3/2-2/1 на складе (аналитический учет по местам хранения)

10-3/2-2/2 под отчет

10-3/1-3 "Бензин А-95"

10-3/1-3/1 на складе (аналитический учет по местам хранения)

10-3/1-3/2 под отчет

Субсчет 10-3/2 "Дизельное топливо"

Субсчет 10-3/3 "Масла"

ГСМ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости и отражаются проводкой:

Дебет счета 10 "Материалы", субсчет 3 "ГСМ"

Кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (71 "Расчеты с подотчетными лицами")

- оприходованы приобретенные горюче-смазочные материалы.

Если ГСМ приобретается за наличный расчет

Приобретать горюче-смазочные материалы на автозаправочной станции предприятия могут либо за наличный расчет, либо путем безналичного перечисления денежных средств специализированным предприятиям, торгующим ГСМ.

В случае заправки автотранспорта через АЗС за наличный расчет бухгалтерия выдает денежные средства под отчет водителям. Распоряжением (приказом) руководителя необходимо утвердить в организации список тех лиц, которые имеют право получать деньги под отчет, а также сроки представления авансовых отчетов в бухгалтерию. Сроки также целесообразно отразить в учетной политике.

В течение установленного срока водители должны отчитаться за те суммы, которые им были выданы. Для этого составляется авансовый отчет по форме N АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

К авансовому отчету необходимо приложить чеки ККМ, выданные АЗС и подтверждающие приобретение ГСМ.

Следующую сумму под отчет на приобретение ГСМ выдают только после полного отчета подотчетного лица по предыдущему авансовому отчету.

На чеке ККМ, который прилагается к авансовому отчету, должна иметься надпись "АЗС". Кроме того, в чеке должны быть указаны:

- наименование АЗС;

- ИНН продавца;

- номер ККМ;

- дата выдачи чека;

- марка ГСМ;

- стоимость 1 литра ГСМ;

- количество отпущенных литров;

- общая стоимость оплаченных ГСМ.

Если на чеке нет данных об отпущенном количестве и марке ГСМ, водитель должен обратиться на АЗС с просьбой выдать ему документ, который бы подтверждал, сколько было куплено бензина и по какой цене. Таким документом, например, может быть товарный чек.

Самым "неприятным" при покупке ГСМ за наличный расчет является то, что организация не может на основании чеков ККМ принять к вычету уплаченный НДС, даже если его сумма выделена в чеке.

Напомним, что глава 21 "Налог на добавленную стоимость" НК РФ не содержит специальной нормы, позволяющей выделить расчетным методом сумму НДС по ГСМ и принять ее к вычету. По общим правилам одним из обязательных условий для принятия "входного" НДС к вычету является наличие счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ). Если же продавец бензина пробил кассовый чек, то счет-фактуру он выписывать не будет (п. 7 ст. 168 НК РФ). Поэтому сумма НДС учитывается в стоимости ГСМ как невозмещаемый налог (п. 5 ПБУ 05/01).

Примечание редакции. Счет-фактура не обязательна в соответствии с судебной практикой (постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.11.2007 N А56-33572/2006). Суд отклонил довод ИФНС о неправомерном предъявлении ООО к вычету НДС, уплаченного при приобретении за наличный расчет горюче-смазочных материалов на основании кассовых чеков, поскольку в данном случае кассовый чек заменяет счет-фактуру.

Пример

Водителю служебного автотранспорта ЗАО "Рога и копыта" выдано под отчет 100 руб. на приобретение ГСМ на АЗС за наличный расчет.

В бухгалтерском учете ЗАО будут сделаны следующие проводки:

Дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Кредит счета 50 "Касса"

100 руб. - выданы наличные деньги по расходному кассовому ордеру.

Водитель сдает авансовый отчет с приложением кассовых чеков с АЗС о приобретении 10 л. бензина А-95 на сумму 94,4 руб.

Дебет счета 10 "Материалы", субсчет 3 "ГСМ", субсчет "Бензин А-95 в баках автотранспорта"

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

94,4 руб. - от водителя получен авансовый отчет, приобретенный бензин в количестве 10 л. оприходован;

Дебет счета 50 "Касса"

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

5,6 руб. - принят в кассу остаток наличных денежных средств.

В налоговом учете горюче-смазочные материалы отражаются по покупной стоимости (ст. 254 НК РФ). А НДС, включаемый в розничную цену, по сути, является частью этой цены.

Те организации, которых не устраивает ситуация с НДС, могут заключить договор купли-продажи с автозаправочными станциями, где они обычно покупают бензин. Расплачиваясь за ГСМ, водитель будет выступать не от своего имени, а от имени организации, то есть от имени юридического лица. Это будет подтверждено доверенностью, которую организация выпишет на имя водителя.

В этом случае автозаправочная станция должна будет выдавать накладную и счет-фактуру на приобретенное горючее. На основании полученного счета-фактуры организация сможет предъявить "входной" НДС со стоимости приобретенного ГСМ.

ГСМ по пластиковым картам

Наиболее удобной формой расчетов за приобретенные ГСМ, на наш взгляд, является приобретение пластиковых карт, для получения которой организация должна заключить с продавцом ГСМ смешанный договор, который будет включать в себя договор купли-продажи топливных карт и ГСМ, а также агентский договор, суть которого в следующем. Организация поручает специализированной организации за вознаграждение и от своего имени, но за счет предоплаты клиента за нефтепродукты оформлять с предприятиями нефтепродуктообеспечения сделки по приобретению ГСМ по топливным картам.

Право собственности на топливо переходит к организации в момент заправки автотранспорта по пластиковым картам. Поэтому в бухгалтерском учете пластиковые карты отражаются на счете 50, субсчет "Денежные документы", по фактическим затратам на приобретение.

При отпуске ГСМ по пластиковым картам работники АЗС выдают водителю документ, подтверждающий оплату топлива, - слип или терминальный чек, который водитель передает в бухгалтерию. Авансовый отчет на стоимость заправленного топлива ему составлять не нужно.

Специализированная организация ежемесячно отчитывается о количестве ГСМ, проданного организации в течение месяца. При этом суммы, указанные в ежемесячном отчете продавца ГСМ, должны совпадать с суммами, указанными в слипах (терминальных чеках).

К отчету прилагаются документы на отгрузку ГСМ (накладная или Акт приема-передачи) и счет-фактура. На основании полученных документов организация приходует приобретенный ГСМ и предъявляет "входной" НДС к налоговому вычету.

Пример

ООО "Свобода" заключило договор с ЗАО "Нефтезолото" о заправке автотранспорта и перечислило аванс на приобретение ГСМ в размере 30 000 рублей.

В рамках заключенного договора ООО "Свобода" получило две топливные карты, стоимость изготовления каждой из которых составила 200 руб. Карты были выданы водителю автомобиля ВАЗ-2107 и водителю автомобиля ВАЗ-2110, которые принадлежат организации на праве собственности.

Через месяц от ЗАО "Нефтезолото" был получен отчет о топливе, отпущенном за месяц.

В автомобиль ВАЗ-2107 было залито 800 л. бензина А-92 на сумму 18 880 руб., а в автомобиль ВАЗ-2110 - 300 л. на сумму 7 080 руб.

Всего было приобретено топлива на сумму 25 960 руб., в том числе НДС - 3 960 руб.

Итоговая сумма, которая отражена в терминальных чеках, полученных водителями от автозаправочных станций, совпадает с суммой, указанной в отчете.

В бухгалтерском учете ООО "Свобода" были сделаны такие записи:

Дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсчет 2 "Расчеты по авансам выданным"

Кредит счета 51 "Расчетные счета"

30 000 руб. - перечислен аванс за ГСМ ЗАО "Нефтезолото";

Дебет счета 50 "Касса", субсчет 3 "Денежные документы"

Кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсчет 2 "Расчеты по авансам выданным"

400 руб. (200 руб. х 2 карты) -отражена стоимость полученных пластиковых карт;

Дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Кредит счета 50, субсчет 3 "Денежные документы"

400 руб. - пластиковые карты выданы водителям;

Дебет счета 10 "Материалы", субсчет 3 "ГСМ"

Кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

22 000 руб. - на основании отчета ЗАО "Нефтезолото" и накладной отражена стоимость бензина, заправленного в топливные баки автомобилей организации;

Дебет счета 19 "НДС по приобретенным ценностям", субсчет 3 "НДС по приобретенным МПЗ"

Кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

3 960 руб. - выделена сумма НДС;

Дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по НДС"

Кредит счета 19-3 "НДС по приобретенным ценностям", субсчет 3 "НДС по приобретенным МПЗ"

3 960 руб. - сумма "входного" НДС предъявлена к налоговому вычету;

Дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

Кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсчет 2 "Расчеты по авансам выданным"

26 360 руб. (25 960 руб. + 400 руб.) - зачтена часть аванса, перечисленного в начале месяца ЗАО "Нефтезолото".

Порядок отражения в учете списания ГСМ

Самые сложные проблемы возникают у бухгалтеров при списании ГСМ на затраты на основании отчетов водителей об использовании полученного топлива.

Списание ГСМ в производство по каждому конкретному автомобилю может осуществляться двумя способами:

1. по нормам расхода, утвержденным руководителем предприятия. Такие нормы устанавливаются с учетом марки, модификации эксплуатируемых автомобилей, степени износа, условий работы и т.д. Или же можно использовать Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, которые утверждены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р;

2. на основании данных о фактически выработанном топливе. При этом остатки топлива в баках автотранспортных средств необходимо ежемесячно подтверждать актом о снятии остатков, то есть путем инвентаризации.

Основным документом для учета использования ГСМ являются путевые листы, оформленные в установленном порядке за отчетный период, а также требования-накладные на получение масел с отметкой о пробеге автомобиля с момента последней заправки.

Документами первичного учета работы грузового автомобиля помимо форм N 4-с и 4-п являются товарно-транспортные накладные при перевозке товарных грузов, номера которых вписываются в путевой лист, а один экземпляр этих товарно-транспортных накладных прикладывается к путевому листу.

Списание ГСМ, использованных в отчетном периоде для профилактики и ремонта автомобилей, производится на основании утвержденных норм на такие виды работ; лимитно-заборных карт, накладных на отпуск ГСМ или актов на проведение таких работ, утвержденных руководителем предприятия.

Пример

ООО "Стрела" владеет легковым автомобилем. Приказом руководителя предприятия для автомобиля ВАЗ-2109 установлена следующая норма расхода топлива - 10 литров на 100 км. пробега. Согласно путевому листу пробег автомобиля составил за день 220 км.

Водителю автомобиля было выдано под отчет 1 000 руб. на приобретение бензина. Он представил в бухгалтерию авансовый отчет, в котором указано, что все деньги потрачены на покупку 40 л. бензина марки Аи-95. К отчету приложен кассовый чек АЗС на сумму 1 000 руб.

Руководствуясь утвержденной нормой, бухгалтерия рассчитала объем выработанного за день бензина: 10 л. : 100 км. х 220 км. = 22 л. Водителем же в путевом листе было указано, что израсходовано 24 л. бензина. Стоимость израсходованного бензина составит: 1 000 руб. : 40 л. х 24 л. = 600 руб.

В бухгалтерском учете ООО "Стрела" были сделаны следующие проводки:

Дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Кредит счета 50 "Касса"

1 000 руб. - выдано водителю под отчет для приобретения бензина;

Дебет счета 10 "Материалы", субсчет 3 "ГСМ"

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

600 руб. - оприходовано 40 л. приобретенного на АЗС бензина марки Аи-95;

Дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы"

Кредит счета 10 "Материалы", субсчет 3 "ГСМ"

600 руб. - списано в производство 24 литра бензина марки Аи-95.

В нашем примере фактический расход топлива, то есть указанный водителем в путевом листе, оказался больше, чем норма, установленная руководителем предприятия. Здесь важно определить, что же произошло: хищение или неверное определение нормы. Для этого предприятие должно провести экспертизу автомобиля и при необходимости пересмотреть нормы расхода топлива.

Ну а если все-таки окажется, что водитель умышленно искажал данные о расходе топлива, предприятие вправе взыскать с него ущерб в полном размере (ст. 238 НК РФ).

Пример

Продолжим рассматривать приведенный выше пример. В результате проведенной экспертизы оказалось, что водитель ООО "Стрела" завысил данные о расходе бензина на 2 литра. Стоимость одного литра бензина составила 25 руб.

В бухгалтерском учете ООО "Стрела" были сделаны следующие записи:

Дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы"

Кредит счета 10 "Материалы", субсчет 3 "ГСМ"

50 руб. (2 л х 25 руб.) - сторнирована стоимость излишне списанного бензина;

Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Кредит счета 10 "Материалы", субсчет 3 "ГСМ"

50 руб. - учтена недостача бензина;

Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

50 руб. - недостача отнесена на водителя;

Дебет счета 50 "Касса"

Кредит счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

50 руб. - сумма недостачи внесена в кассу организации.

Расходы на содержание служебного транспорта, в том числе затраты на приобретение ГСМ, включаются в состав прочих расходов организации (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если организация использует автотранспорт в основной деятельности, то расходы на приобретение топлива отражаются в составе материальных расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Для целей налогообложения расходы на бензин не нормируются и учитываются в полном объеме. Обязательными условиями признания расходов в целях налогообложения прибыли являются их экономическая обоснованность, документальное подтверждение и направленность на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Примечание редакции. Существует разная позиция по данному вопросу.

1. Минфин в письме от 04.09.2007 N 03-03-06/1/640 настаивает, что при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля необходимо учитывать нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, разработанные Минтрансом.

2. В постановлении ФАС Центрального округа от 04.04.2008 N А09-3658/07-29 суд указал, что в Налоговом кодексе РФ не предусмотрено нормирование расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли, а Методические рекомендации Минтранса России носят рекомендательный характер.

Особое внимание следует обратить на заполнение строк показаний спидометра на начало и конец дня, величины пробега, количества и целей поездки. Неправильно или неполностью оформленные путевые листы могут привести к разногласиям с налоговыми органами по поводу обоснованности включения затрат по ГСМ в расходы.

В этом случае организации придется обратиться к постановлению ФАС Московского округа от 30.08.1999 N КА-А40/2683-99, в котором указано, что нарушение организацией порядка заполнения путевых листов не является основанием для применения к нему налоговых санкций, поскольку расходы организации по эксплуатации автомобилей подтверждены.

Нормы расхода ГСМ

Налоговые инспекции при проверках обоснованности расходов организации на ГСМ обычно используют Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, которые утверждены Минтрансом России (руководящий документ от 14.03.2008 N АМ-23-р). Эти нормы действуют с 1 января 2008 года и применяются для марок автомобилей как отечественного производства, так и зарубежных.

Базовая норма расхода топлива и ГСМ устанавливается согласно технической документации на автомобиль. Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов производится с помощью ряда поправочных коэффициентов, регламентированных в форме процентов повышения или снижения исходного значения нормы.

Нормы включают расход топлива, необходимого для осуществления транспортного процесса. Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды, не связанные непосредственно с технологическим процессом перевозок пассажиров и грузов, в состав норм не включается и устанавливается отдельно.

Нормы расхода топлива устанавливаются для каждой марки и модификации автомобиля.

Причем размер базовых норм может меняться - увеличиваться или уменьшаться в зависимости от различных условий, например, времени года, при работе в горных местностях, при работе в поселениях с большой численностью населения и т.д. Для этого применяются специальные поправочные коэффициенты.

Право на повышение норм расхода ГСМ предоставляется в случаях:

- движения с пониженными скоростями при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов;

- работы в городах в зависимости от количества населения;

- работы в зимнее время года в зависимости от климатических районов;

- если срок эксплуатации ТС составляет более 5 лет;

- работы в сложных климатических и тяжелых дорожных условиях;

- использования кондиционера.

1. Для легковых автомобилей нормируемое значение расхода топлива рассчитывается по следующему соотношению:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D),

где Qн - нормативный расход топлива, литры;

Hs - базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S - пробег автомобиля, км;

D - поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме в процентах.

2. Автобусов

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) + Нот x T,

где Qн - нормативный расход топлив, л;

Hs - транспортная норма расхода топлив на пробег автобуса, л/100 км. (с учетом нормируемой по классу и назначению автобуса загрузкой пассажиров);

S - пробег автобуса, км;

Нот - норма расхода топлив при использовании штатных независимых отопителей на работу отопителя (отопителей), л/ч;

T - время работы автомобиля с включенным отопителем, ч;

D - поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

Расчет нормируемого значения расхода топлива производится по приведенным в нормах формулам с учетом поправочных коэффициентов.

Разработанные нормы расхода топлива, а также поправочные коэффициенты, учитывающие дорожно-транспортные, климатические и другие эксплуатационные факторы, необходимо утвердить приказом по предприятию.

Организации часто приобретают новые модели и модификации автомобильного транспорта, на которые Минтранс России не установил базовых норм расходам топлива.

В этом случае руководитель организации вправе ввести в действие приказом временную норму, которая будет действовать до ее утверждения Минтрансом России.

Для этого организации следует произвести контрольный замер нормы расхода топлива, результаты которого необходимо оформить актом (примерная форма акта приведена ниже), и на основании приказа руководителя организации ввести в действие временную норму.

                                        Утверждаю директор ООО "Свобода"

                                                   _____________________

                                                          (Ф.И.О.)

                                        15 марта 2010 г.

Акт
контрольного замера нормы расхода топлива для автомобиля (марка)

Комиссия в составе: инженера по транспорту ___________ (Ф.И.О.), водителя ___________ (Ф.И.О.) и экономиста _____________ (Ф.И.О.) составила настоящий акт о том, что был произведен контрольный замер расхода топлива на автомобиль (марка) _________, регистрационный номер _________, пробегом на расстоянии 100 км. По маршруту: ___________________________________________

Питание топлива производилось из мерного бачка N__________.

На начало контрольного замера в баке было ________________.

На конец контрольного замера в баке осталось ______________.

Показание счетчика спидометра в начале замера ____________.

Показание счетчика спидометра в конце замера _____________.

Расход топлива ______________л.

В результате контрольного замера выявилось:

расход топлива на 100 км. пробега составил _________________ л.

Подписи членов комиссии:

Кроме того, организация может обратиться в Государственный научно-исследовательский институт автомобильного транспорта (НИИАТ) и заключить договор на разработку соответствующих норм расхода топлива. Расходы на разработку норм организация может учесть в составе текущих затрат при расчете налога на прибыль.

Официальные органы допускают возможность использовать для установления нормы расходования топлива технический паспорт автомобиля и сведения от производителя (письмо Минфина России от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6). Речь идет о тех автомобилях нормы расхода топлива по которым не предусмотрены Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Нормы расхода смазочных материалов

В отличие от расхода топлива расход смазочных материалов не зависит от величины пробега автомобиля. Расход масла напрямую связан с объемом сожженного бензина, а нормативы устанавливаются на каждые 100 литров потраченного горючего.

Норматив увеличивается на 20%:

- если автомобиль эксплуатируется после капремонта;

- если автомобиль эксплуатируется больше 5 лет.

Нормы расхода тормозной, охлаждающей и других рабочих жидкостей централизованно не установлены. Они определяются самой фирмой исходя из рекомендаций изготовителей.

О.А. Курбангалеева,

генеральный директор ООО "Консалтинг Успешного Бизнеса"

"Советник бухгалтера", N 4, апрель 2010 г.