Приказ Государственного агропромышленного комитета РСФСР от 2 марта 1990 г. N 50 "Об утверждении Инструкции о работе с документами в аппарате Госагропрома РСФСР" (утратил силу)

Приказ Государственного агропромышленного комитета РСФСР от 2 марта 1990 г. N 50
"Об утверждении Инструкции о работе с документами в аппарате Госагропрома РСФСР"

ГАРАНТ:

Приказом Минсельхозпрода России от 10 февраля 1997 г. N 37 настоящий приказ признан утратившим силу

1. Утвердить и ввести в действие с 1 апреля 1990 г. прилагаемую Инструкцию о работе с документами в аппарате Госагропрома РСФСР, подготовленную с учетом требований Единой государственной системы документационного обеспечения управления.

2. Руководителям структурных подразделений Комитета обеспечить соблюдение установленного порядка работы с документами.

3. Организациям при Комитете, агропромсоюзам автономных республик, краев и областей до 1 июля 1990 г. утвердить инструкции по ведению делопроизводства в этих организациях.

4. Признать утратившим силу приказ Госагропрома РСФСР от 25 февраля 1986 г. N 100 "Об утверждении Временной инструкции об организации и ведении делопроизводства и порядка подписания документов в аппарате Госагропрома РСФСР".

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на Управление Делами.

Первый заместитель Председателя
Комитета - Министр РСФСР

А.П. Устюжанин

ГАРАНТ:

Настоящая Инструкция вводится в действие с 1 апреля 1990 г.

Инструкция
о работе с документами в аппарате Госагропрома РСФСР
(утв. приказом Государственного агропромышленного комитета РСФСР от 2 марта 1990 г. N 50)

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с документами, обязательный для соблюдения всеми работниками аппарата Комитета.

Правила работы с секретными документами, документами с грифом "Для служебного пользования", документами ЦК КПСС и предложениями, заявлениями и жалобами граждан определены специальными инструкциями.

1.2. Работа с документами в аппарате Комитета организуется на принципах максимально возможной централизации, высокой ответственности и организованности, непримиримости к любым проявлениям волокиты и бюрократизма, ведомственности и местничества.

1.3. Общее руководство работой с документами в аппарате Комитета и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет Управление Делами.

Управление Делами в соответствии с представленными ему полномочиями обеспечивает единый порядок подготовки и решения вопросов в аппарате Комитета, организует и осуществляет систематический контроль за исполнением решений Партии и Правительства, приказов и указаний Госагропрома РСФСР, а также поручений руководства Комитета, совершенствует стиль и методы работы, обеспечивает режим хранения и использования документов.

1.4. Ответственность за правильную организацию работы с документами в главных управлениях, управлениях и отделах несут руководители этих структурных подразделений Комитета.

Непосредственное выполнение работ по документационному обеспечению деятельности аппарата в структурных подразделениях Комитета осуществляют службы делопроизводства.

1.5. Руководители структурных подразделений Комитета должны:

обеспечивать тщательную подготовку документов, безусловную достоверность информации, внесение конкретных предложений для принятия необходимых решений;

принимать решительные меры к сокращению бумаготворчества, искоренять факты внутренней переписки, затребования неустановленной отчетности и излишней информации от подведомственных предприятий и организаций;

улучшать стиль и методы работы с документами в условиях экономического механизма хозяйствования в агропромышленном комплексе, совершенствовать деловую квалификацию сотрудников;

знакомить вновь принятых работников с оргструктурой аппарата Комитета, Положением о структурном подразделении, должностной и настоящей инструкциями, установленным регламентом работы, добиваясь неукоснительного соблюдения производственной дисциплины, повышения оперативности и эффективности управленческого труда.

1.6. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

Использование сведений, содержащихся в документах, для опубликования в печати, передачах по радио и телевидению допускается с разрешения Управляющего Делами.

1.7. Документы от имени Госагропрома РСФСР подписываются Председателем Комитета и его заместителями. Вся корреспонденция за подписью руководства Комитета регистрируется и направляется адресатам только через соответствующие подразделения Управления Делами.

Документы от имени главных управлений, управлений и отделов подписываются руководителями этих структурных подразделений Комитета в пределах своей компетенции. Такая корреспонденция подлежит регистрации и отправке через службы делопроизводства подразделений.

1.8. Внутренняя переписка между структурными подразделениями запрещена.

1.9. При увольнении сотрудников аппарата Комитета, переводе их на другую работу, уходе в отпуск или отъезде в длительную командировку документы передаются ими по указанию руководителя другим сотрудникам через службу делопроизводства структурного подразделения. Назначенные на должность старшего инспектора, инспектора или другого работника службы делопроизводства структурного подразделения должны в 3-дневный срок пройти в Управлении Делами инструктаж по работе с документами.

1.10. Должностные лица, виновные в нарушении правил работы с документами, привлекаются к ответственности в установленном порядке.

2. Подготовка служебных документов

Общие требования

2.1. Служебные документы составляются, как правило, по одному вопросу и оформляются на бланках Комитета и его структурных подразделений в соответствии с требованиями ГОСТа 6.39-72 (приложение N 1).

2.2. Заголовок к документу должен в краткой, лаконичной форме отражать содержание документа, отвечать на вопрос "о чем" и формулироваться с помощью отглагольного существительного ("Об изменении...").

2.3. Документы адресуют в организации и их структурные подразделения. Допускается адресование конкретным должностным лицам, если отправитель уверен, что именно это лицо должно быть ознакомлено с содержанием документа.

Наименование организации и ее структурной части указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Например:

Госплан РСФСР

Начальнику сводного отдела

агропромышленного комплекса

т. Куркину Л.З.

В документах, направляемых в несколько однородных организаций, адресат указывается обобщенно.

Например:

Агропромсоюзы автономных республик, краев и областей

При направлении документа более чем в три адреса составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адрес.

2.4. Текст документа не должен допускать различных толкований. Его следует разделять на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй части излагаются просьбы, предложения, выводы.

2.5. Составные части текста следует нумеровать арабскими цифрами. Подразделы (пункты) нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела (пункта) должен состоять из номера раздела и подраздела (пункта), разделенных точкой (1.1.).

2.6. Приложения к документу должны иметь: наименование, заголовок, подписи, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.

Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, отметка о наличии приложения дается по форме:

Приложение: на л.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, необходимо перечислить их наименования с указанием количества листов в каждом приложении, например:

Приложение:	1.	Отзывы по проекту на 5 л.
	2.	Справка о согласовании проекта на 3 л. в 2 экз.

Приложения к распорядительному документу содержат в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием названия документа, его даты и номера по форме:

Приложение

к (название распорядительного

документа)

от _____________ N _______

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

При наличии нескольких приложений на них проставляется порядковый номер: "Приложение N 1, Приложение N 2" и т.д.

2.7. Датирование производится тремя парами арабских цифр, разделенных точками. Первая пара - число, вторая - месяц, третья - две последние цифры года. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится 0. Например: 08.06.88.

В приказах и указаниях, финансовых и некоторых других документах применяется словесно-цифровое написание даты.

Например: 8 августа 1988 г.

2.8. Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом.

В состав подписи входит наименование должности лица, подписывающего документ, подпись и ее расшифровка (с указанием двух инициалов и фамилии).

Если документ написан не на бланке, в состав подписи входит наименование должности лица с указанием названия структурного подразделения Комитета.

Подписывается первый экземпляр документа.

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

Председатель комиссии

подпись

Члены комиссии:

подписи

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, их подписи располагаются одна под другой.

При подписании документов лицами одинаковой должности их подписи располагаются на одном уровне.

Если документы подписываются руководителями двух и более структурных подразделений (организаций), то указывается полное наименование этих подразделений (организаций) и должностей подписывающих.

2.9. Внутреннее согласование проектов документов проводится в форме их визирования. Виза должна включать в себя подпись и дату согласования. При необходимости могут быть указаны наименование должности визирующего и расшифровка его подписи.

Исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в Комитете или его структурных подразделениях, остальные документы - на первом экземпляре.

Внешнее согласование документов с другими организациями оформляется грифом, включающим в себя слово СОГЛАСОВАНО (прописными буквами), подпись и дату.

Гриф согласования располагают ниже подписи или на отдельном листе согласования по форме:

	СОГЛАСОВАНО
	Председатель профкома Госагропрома РСФСР
	В.С. Баринов
	Дата

2.10. Утверждение документов производится путем проставления грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного документа, когда введение документа требует дополнительных действий и предписаний.

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами), подписи и даты, например:

	УТВЕРЖДАЮ
	Председатель Комитета
	Г.В. Кулик
	Дата

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.

При утверждении документа распорядительным актом гриф проставляется по следующей форме:

	УТВЕРЖДЕНО
	приказом Госагропрома РСФСР
	от _____________ N __________

2.11. При заверении копии документа печатью ее следует ставить перед реквизитом "подпись" так, чтобы оттиск печати захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

2.12. Указания руководства Комитета по исполнению документа оформляются в виде резолюций. В резолюциях следует указать: фамилию и инициалы должностного лица, которому направляется документ, содержание конкретных действий, срок исполнения, подпись, дату подписания.

2.13. Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.

2.14. На исходящих документах в нижнем левом углу первого листа документа указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона, например: Андреев 209 39 12.

2.15. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

2.16. Копии документов удостоверяются заверительной подписью "Верно" с указанием должности, подписи и даты:

Например:

	Верно:
	ст. инспектор Управления Делами
	Е.В. Кочергина
	Дата

Дата заверения и должность сотрудника, заверившего копию, на копиях исходящих документов могут не указываться.

Документы в ЦК КПСС, Верховный Совет РСФСР, Совет Министров РСФСР и другие директивные органы

2.17. Проекты документов, подготавливаемые для направления в ЦК КПСС, Верховный Совет РСФСР, Совет Министров РСФСР и другие директивные органы, должны быть краткими, всесторонне обоснованными и тщательно отредактированными. Документы печатаются на бланках Госагропрома РСФСР через полтора межстрочных интервала, на одной стороне и представляются на подпись в трех экземплярах. Документы, направляемые в ЦК КПСС, печатаются через два межстрочных интервала.

Если письмо является ответом на поручение Совета Министров РСФСР или другого директивного органа, об этом указывается в заголовке.

Если письмо является заключением по разосланному Советом Министров РСФСР материалу, который должен рассматриваться на заседании Президиума Совета Министров РСФСР или одной из Комиссий, то об этом указывается в заголовке.

Подготовленные документы визируются соответствующими начальниками структурных подразделений.

Проекты постановлений и распоряжений Совета Министров РСФСР

2.18. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Совета Министров РСФСР осуществляется структурными подразделениями по поручениям руководства Комитета. Они должны быть краткими и согласованными с заинтересованными подразделениями Комитета, а в случае необходимости - с другими министерствами и ведомствами.

Проекты постановлений и распоряжений оформляются по установленной форме (приложения N 2 и 3) и визируются Председателем Комитета.

Распорядительные документы Госагропрома РСФСР

2.19. Госагропром РСФСР в пределах своей компетенции издает следующие распорядительные документы:

приказы, издаваемые по перспективным и оперативным вопросам, обязательные для исполнения подразделениями центрального аппарата, агропромсоюзами автономных республик, краев и областей, организациями и предприятиями системы Госагропрома РСФСР;

указания, издаваемые по вопросам информационно-методического характера и организации исполнения принятых решений.

В необходимых случаях Госагропром РСФСР издает приказы и указания совместно или по согласованию с другими министерствами и ведомствами.

2.20. Проекты приказов и указаний должны подготавливаться на основе тщательного изучения затрагиваемых вопросов, с тем чтобы содержащиеся в них задания были конкретными и реальными, включая исполнителей и сроки выполнения, обеспечивались необходимыми материально-техническими и финансовыми средствами, а также увязывались с ранее принятыми решениями.

Приказы и указания не должны содержать описаний технологического характера, неоправданные ограничения и мелочное регламентирование, сковывающие инициативу агропромышленных формирований, организаций и предприятий.

Также не следует включать в эти документы предписания по вопросам, которые вправе решать руководители структурных подразделений Госагропрома РСФСР и агропромышленных комитетов.

Юридический отдел с арбитражем проверяет соответствие проектов приказов и указаний требованиям законодательства.

2.21. Ответственность за качество подготовки приказов и указаний несут руководители структурных подразделений Комитета.

Подготовленные проекты приказов и указаний докладываются руководству Комитета через Управление Делами.

2.22. Проекты приказов и указаний должны иметь заголовки, кратко формулирующие их содержание. Заголовки располагаются перед текстом слева (приложения N 4-5).

2.23. В констатирующей части проектов приказов и указаний излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или основания, послужившие причиной издания документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть начинается с напечатанной строчными буквами вразрядку распорядительной формулы:

для приказов - приказываю:

для указаний - обязываю:

Распорядительная часть делится на пункты. В каждом пункте необходимо указать исполнителя и предписываемое действие, а также конкретный срок выполнения задания (поручения). Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Если проведение предусмотренных мероприятий поручается нескольким соисполнителям, то ответственный исполнитель при перечислении указывается первым.

Текст распорядительной части излагается в повелительной форме.

В конце приказов, как правило, указывается структурное подразделение или конкретное должностное лицо, на которое возложен контроль за выполнением распорядительного документа в целом.

2.24. Приказы Госагропрома РСФСР подписываются Председателем Комитета, а в его отсутствие - замещающим лицом. Указания Госагропрома РСФСР подписываются заместителями Председателя Комитета в соответствии с утвержденным распределением обязанностей.

2.25. Если к приказам и указаниям имеются приложения, то они нумеруются порядковыми номерами, а в тексте основных документов должны быть ссылки на них. Когда приложение одно, то ему номер не присваивается.

Приложения к приказам и указаниям подписываются руководителями структурных подразделений Комитета, подготовивших документы.

Приложение, дублирующее документ, утвержденный другим органом, не подписывается, а визируется руководителем структурного подразделения Комитета и в левом верхнем углу первого листа указывается, кем был утвержден документ.

2.26. Даты в приказах и указаниях воспроизводятся только словесно-цифровым способом, например: 15 августа 1989 г., а не 15.08.89.

2.27. Составители проекта приказа и указания обязаны согласовать его с заинтересованными структурными подразделениями и соответствующим заместителем Председателя Комитета, а также Юридическим отделом с арбитражем и Управлением Делами.

Проект считается согласованным при наличии виз.

2.28. Руководители структурных подразделений Комитета должны безотлагательно ознакомиться с проектом распорядительного документа, завизировать его или при наличии возражений отметить об этом в проекте документа и приложить конкретные замечания.

Предлагаемые изменения по тексту проекта следует представлять в виде точно сформулированных пунктов или мотивированного отказа.

Проекты приказов и указаний визируются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра только соответствующими заместителями Председателя Комитета, руководителями структурных подразделений Комитета, Юридического отдела с арбитражем и Управления Делами. Виза должна быть разборчива и датирована.

2.29. Проекты приказов и указаний, издаваемых во исполнение решений Правительства и других директивных органов, в которых не установлены конкретные задания, визируются руководителем структурного подразделения Комитета, подготовившего документ, Юридическим отделом с арбитражем и Управлением Делами.

2.30. Приказы и указания Госагропрома РСФСР регистрируются и выпускаются протокольным отделом Управления Делами в соответствии с оформленными списками на рассылку этих документов*.

Копии приказов и указаний при необходимости заверяются печатью Управления Делами.

2.31. Проекты совместных приказов и указаний Госагропрома РСФСР и других министерств, ведомств оформляются на чистых листах. В заголовочной части таких документов наименования организаций-авторов указываются на одном уровне.

Экземпляры совместных распорядительных документов каждой организации-автора должны содержать личные подписи должностных лиц. Индексами этих документов являются номера документов организаций-авторов, разделенные дробной чертой.

2.32. Подлинники приказов и указаний Госагропрома РСФСР в течение установленных сроков хранятся в протокольном отделе Управления Делами.

Материалы к заседаниям коллегии Госагропрома РСФСР

2.33. Материалы для рассмотрения на заседаниях коллегии подготавливаются в соответствии с утвержденными полугодовыми планами, повестками заседаний, отдельными поручениями и представляются в Управление Делами в двух экземплярах не позднее 10 дней до назначенного срока заседания.

В случае задержки представления материалов к заседанию без особого разрешения или недостаточного уровня их подготовки вопрос снимается с обсуждения, а руководитель подразделения, ответственный за подготовку материалов, обязан представить объяснение.

2.34. В состав материалов к заседаниям коллегии должны входить:

справка не более 5 страниц с анализом состояния вопроса, обоснованием вносимых предложений и эффективности намечаемых мероприятий;

проект решения объемом 2-3 страницы, содержащий четко сформулированные задания с указанием конкретных исполнителей и сроков исполнения;

список лиц, приглашаемых на заседание;

список выступающих по данному вопросу.

В необходимых случаях подготавливаются проекты приказов и указаний Госагропрома РСФСР, постановлений или распоряжений Совета Министров РСФСР, решений Президиума Совета Министров РСФСР.

2.35. Ответственность за своевременную, качественную подготовку и грифование материалов к заседаниям коллегии несут руководители структурных подразделений Комитета.

Представляемые материалы рассматриваются и визируются соответствующими заместителями Председателя Комитета. Проекты решений коллегии должны быть согласованы с заинтересованными структурными подразделениями и заместителями Председателя Комитета.

2.36. Материалы к заседаниям коллегии докладываются Председателю Управляющим Делами.

Рассылка материалов членам коллегии, руководителям структурных подразделений Комитета, министерствам и ведомствам осуществляется протокольным отделом Управления Делами, как правило, за 4-5 дней до заседания.

2.37. Заседания коллегии оформляются протоколом, в котором фиксируются принятые решения по каждому рассмотренному вопросу.

Протоколы заседаний коллегии печатаются на бланках установленной формы и представляются на подпись председательствовавшим не позднее чем в 3-дневный срок (приложение N 6).

В случае создания отдельных комиссий для уточнения внесенных проектов решений или подготовки дополнительных предложений срок их работы устанавливается на заседании коллегии.

2.38. Датой протокола является день проведения заседания коллегии.

Решения, принимаемые коллегией, проводятся в жизнь, как правило, приказами Госагропрома РСФСР.

2.39. Протоколы заседаний направляются персонально членам коллегии, министерствам, ведомствам, заинтересованным структурным подразделениям и общественным организациям Госагропрома РСФСР, агропромсоюзам автономных республик, краев и областей.

Протокольные решения коллегии доводятся до ответственных исполнителей, как правило, в форме выписок из протоколов (приложение N 7).

2.40. Совместные решения коллегии Госагропрома РСФСР и Бюро ЦК профсоюза работников агропромышленного комплекса по РСФСР (или другого органа управления, общественной организации) оформляются в виде отдельных постановлений.

Протоколы совещаний

2.41. Протоколы совещаний, проведенных Председателем Комитета и его заместителями, оформляются соответствующими секретариатами на бланках установленного образца (приложение N 8).

Протоколы совещаний, проведенных руководителями структурных подразделений Комитета, оформляются работниками этих подразделений.

2.42. Протоколы совещаний должны быть краткими, содержать конкретные решения по обсуждаемым вопросам с указанием сроков и ответственных исполнителей. Датой протокола является день проведения совещания.

2.43. Подписанные протоколы совещаний у Председателя Комитета и его заместителей передаются в соответствующие секретариаты для регистрации, направления исполнителям, контроля исполнения и хранения.

Подписанные протоколы совещаний, проведенных в структурных подразделениях, передаются в службы делопроизводства этих подразделений для регистрации, ознакомления исполнителей, контроля исполнения и хранения.

2.44. Протоколы совещаний, проведенных руководителями структурных подразделений, в которых содержатся рекомендации другим структурным подразделениям Комитета, организациям и предприятиям системы Госагропрома РСФСР, утверждаются соответствующими заместителями Председателя Комитета.

Телеграммы (телетайпограммы) и телефонограммы

2.45. Телеграфная (телетайпная) переписка ведется только по срочным вопросам.

Телеграмма (телетайпограмма) должна быть предельно краткой, напечатана четко и без помарок.

Телеграмма (телетайпограмма) за подписью руководства Комитета печатается в трех экземплярах, а в остальных случаях - в двух экземплярах.

Телеграмма (телетайпограмма) категории "Правительственная" подписывается Председателем Комитета или его заместителями. Отметка о категории "Правительственная", "Срочная" проставляется перед адресом (приложение N 9).

В адресе телеграммы (телетайпограммы) необходимо указать название пункта назначения с номером отделения связи, наименование организации, предприятия или условный телеграфный адрес, фамилию должностного лица, которому адресуется телеграмма (телетайпограмма). В конце текста проставляется исходящий номер. В подписи указывается сокращенное наименование должности и фамилия руководителя, который подписывает телеграмму (телетайпограмму).

В нижней части телеграммы (телетайпограммы) под чертой следует указать адрес Комитета, наименование должности, инициалы и фамилию лица, подписавшего телеграмму (телетайпограмму), дату ее передачи на отправку, а также фамилию и номер служебного телефона исполнителя.

В ответных телеграммах (телетайпограммах) перед текстом проставляется номер или название документа, на который дается ответ.

Телеграмма (телетайпограмма) сдается на отправку в телетайпный узел в одном экземпляре, независимо от количества пунктов назначения и адресов.

При необходимости отправки телеграммы через городское отделение связи она должна быть передана в канцелярию Управления Делами в количестве экземпляров, соответствующем числу пунктов назначения.

На каждом подписанном экземпляре телеграммы, отправляемой через городское отделение связи, ставится печать.

Телеграмма, подписанная руководителями нескольких ведомств, заверяется печатями этих ведомств.

2.46. Телефонограммы используются в тех случаях, когда возникает необходимость в кратчайший срок передать оперативную информацию. Текст их должен быть предельно кратким, содержать, как правило, не более 50 слов.

Телефонограммы печатаются в одном экземпляре. После передачи телефонограммы на ней указывается фамилия должностного лица, передавшего телефонограмму, дата и время передачи, фамилия должностного лица, принявшего телефонограмму.

Порядок подписания документов

2.47. Документы от имени Госагропрома РСФСР подписываются Председателем Комитета и его заместителями.

Руководители структурных подразделений Комитета ведут переписку от имени возглавляемых ими подразделений в пределах своей компетенции.

Документы, направляемые в ЦК КПСС, Верховный Совет СССР, Совет Министров СССР, Верховный Совет РСФСР, Совет Министров РСФСР, руководству Государственной комиссии Совета Министров СССР по продовольствию и закупкам и Госплана СССР, подписываются Председателем Комитета, а в его отсутствие - замещающим лицом.

2.48. Заместителями Председателя Комитета подписываются:

документы, направляемые в Верховный Совет РСФСР, Совет Министров РСФСР и Госплан СССР, в случаях, когда документы из этих органов адресованы непосредственно заместителям Председателя Комитета с поручением дать ответ, а также в случаях, если на это имеется поручение Председателя Комитета;

документы в Государственную комиссию Совета Министров СССР по продовольствию и закупкам, Госплан РСФСР, другие министерства и ведомства, агропромсоюзы автономных республик, краев и областей;

ответы на запросы и письма народных депутатов СССР и РСФСР;

сообщения редакциям центральных органов печати о принятых мерах по критическим выступлениям;

Другие документы и материалы по вопросам, относящимся к компетенции возглавляемых ими главных управлений (объединений, союзов).

Правила печатания и размножения документов

2.49. Служебные документы, подготовленные для печатания на пишущей машинке, должны быть написаны ясно, разборчиво, обязательно чернилами или пастой и тщательно отредактированы**.

Рукописи, небрежно оформленные, а также имеющие неясные поправки, для печатания не принимаются.

В верхнем левом углу первой страницы рукописи исполнитель указывает количество экземпляров, которое необходимо напечатать, свою фамилию, дату сдачи рукописи и номер служебного телефона.

Размножению подлежат приказы, указания, инструкции, положения, справки и другие документы Госагропрома РСФСР, перечень которых определяется Управлением Делами в соответствии с Едиными правилами печатания несекретных изданий (М.: Главлит СССР, 1987).

Документы с грифом "Для служебного пользования" размножаются в установленном порядке только по согласованию с Первым отделом, а материалы коллегии - по согласованию с протокольным отделом Управления Делами.

2.50. Разрешение на размножение служебных документов в Комитете подписывается: в здании Комитета по Орликову пер., 3 - руководством Управления Делами и руководителем группы печатных работ этого управления, в других зданиях - руководителями секретариатов заместителей Председателя Комитета и служб делопроизводства главных управлений (объединений, союзов).

Документы на размножение сдаются по заказу установленного образца, подписанному руководителем структурного или внутри структурного подразделения (приложение N 11).

2.51. Оригиналы документов для размножения должны быть отпечатаны на белой бумаге через полтора межстрочных интервала. Печать должна быть яркой, четкой, без помарок и вставок. Страница оригинала должна иметь поля: левое - 35 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее - 20 мм и нижнее - не менее 19 мм.

2.52. При размножении служебных документов в правом нижнем углу последнего листа документа проставляется отметка с выходными данными: Госагропром РСФСР

Заказ __________ Тираж ___________

2.53. Запрещается снятие копий с решений Партии и Правительства, а также с документов министерств и ведомств, не прошедших регистрацию в специализированных подразделениях Управления Делами.

3. Организация документооборота

Общие требования

3.1. Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

прохождение документов должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться;

порядок прохождения и процесс обработки основных категорий документов должен быть максимально единообразным.

3.2. Документы, адресованные руководству Комитета или в Госагропром РСФСР, принимаются и обрабатываются канцелярией Управления Делами.

Документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения Комитета, обрабатываются службами делопроизводства этих подразделений.

Обработка входящих документов

3.3. При приеме входящих документов осуществляется расконвертовка корреспонденции, проверяется правильность доставки и целостность вложений, фиксируется факт поступления документа в Комитет и проводится предварительное рассмотрение документов с целью распределения их для обязательного доклада руководству Комитета или направления непосредственно в структурные подразделения.

Не вскрываются пакеты, поступающие в адрес общественных организаций или с пометкой "Лично".

3.4. Если при вскрытии конвертов обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, а также несоответствие номера, обозначенного на документе, номеру на конверте, то об этом сообщается отправителю.

Конверты, как правило, уничтожаются, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля на конверте служит доказательством времени отправки документа. На каждом документе в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа проставляется экспедиционный штамп с указанием даты поступления.

3.5. Документы, адресованные руководству Комитета или в Госагропром РСФСР, канцелярией Управления Делами направляются на рассмотрение в соответствующие секретариаты.

Остальная корреспонденция направляется на исполнение непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Все входящие документы должны рассматриваться в день их поступления, а требующие срочных мер - незамедлительно.

3.6. Результаты рассмотрения документа отражаются в резолюции, которая, как правило, должна содержать фамилию и инициалы ответственного исполнителя, конкретное поручение и срок его выполнения.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа в целом является лицо, указанное первым, или за кем определен созыв исполнителей. Для оперативного исполнения поручения соисполнителям направляются копии документов.

Соисполнители документа представляют все необходимые материалы и в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.

3.7. Переадресовка документа допускается в исключительных случаях и осуществляется лицом, давшим поручение, или руководством Управления Делами, но не позднее двух дней с момента получения документа структурным подразделением.

Обработка исходящих документов

3.8. Оформленные исходящие документы Госагропрома РСФСР передаются в канцелярию Управления Делами для обработки и отправки адресатам. При этом проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов согласно списку на рассылку.

Разница между датой документа и днем его отправки не должна превышать одного дня.

Регистрация документов

3.9. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документ должен быть зарегистрирован только один раз: входящий - в день поступления, исходящий - в день подписания или утверждения.

3.10. Документы Госагропрома РСФСР регистрируются соответственно в канцелярии или секретариатах Управления Делами.

Документы структурных подразделений Комитета регистрируются в службах делопроизводства этих подразделений.

3.11. При регистрации входящей корреспонденции на лицевой стороне первого листа документа проставляется штамп, где указываются наименование Комитета с индексом структурного подразделения, дата регистрации и порядковый номер поступления.

При регистрации исходящей корреспонденции дата и номер отправления проставляется в бланке документа.

3.12. Для регистрации всех категорий документов в Комитете применяется единая форма регистрационно-контрольной карточки (приложение N 12):

с красной или зеленой полосой - в канцелярии Управления Делами;

без цветной полосы - в секретариатах заместителей Председателя Комитета - начальников главных управлений или службах делопроизводства структурных подразделений.

3.13. Количество экземпляров регистрационно-контрольной карточки определяется числом учетных, справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться. При этом в учетных картотеках регистрационно-контрольные карточки следует систематизировать по порядковым номерам поступлений (отправлений), в справочных картотеках - по корреспондентам, и, при необходимости, в контрольных картотеках - по срокам исполнения поручений.

3.14. При регистрации индекс входящего документа должен состоять:

для правительственной корреспонденции - из литерного обозначения, порядкового номера поступления и индекса руководства Комитета***. Например: П-361-1;

для общей корреспонденции - из порядкового номера поступления и индекса руководства Комитета. Например: 1044-2;

для корреспонденции структурных подразделений - из порядкового номера поступления в данном подразделении.

3.15. При регистрации индекс исходящего документа должен состоять:

для правительственной корреспонденции - из литерного обозначения, индекса руководителя Комитета, подписавшего документ, индекса структурного подразделения - исполнителя и порядкового номера отправления. Например: П-2-16/987;

для общей корреспонденции - из индекса руководителя Комитета, подписавшего документ, индекса структурного подразделения - исполнителя и порядкового номера отправления. Например: 1-15/4235;

для корреспонденции структурных подразделений - из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера отправления. Например: 32-15/46.

На исходящие документы заводятся регистрационно-контрольные карточки, содержащие необходимые сведения о них.

Учет объема документооборота

3.16. В Комитете осуществляется учет объема документооборота, представляющего собой количество входящих и исходящих документов за определенный период времени. Данные об объеме документооборота для систематического анализа ежемесячно представляются в канцелярию Управления Делами.

4. Организация контроля исполнения документов

Общие требования

4.1. Организация контроля должна обеспечивать учет, проверку исполнения документов в установленные сроки и обобщение результатов выполнения поручений.

4.2. Ответственность за качественное и своевременное выполнение установок директивных органов, приказов и указаний Госагропрома РСФСР, решений коллегии и поручений руководства Комитета возлагается персонально на заместителей Председателя Комитета и руководителей структурных подразделений Комитета.

4.3. Документы директивных органов, министерств и ведомств, местных партийных, советских и хозяйственных организаций с поручениями по ним руководства Комитета в тот же день доводятся Управлением Делами до руководителей структурных подразделений через соответствующие секретариаты или службы делопроизводства.

4.4. Необходимость контроля исполнения содержащихся в документах поручений, поступивших в адрес Комитета, определяется руководством Управления Делами, а поступивших в главные управления, управления и отделы - секретариатами заместителей Председателя Комитета и руководителями этих подразделений.

4.5. Если поручение адресовано руководителям нескольких структурных подразделений, ответственность за организацию его исполнения возлагается на должностное лицо, указанное в резолюции первым. При этом необходимо обеспечить созыв соисполнителей, коллегиальное рассмотрение вопроса и выработку согласованного решения.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за качественное и своевременное выполнение поручения.

4.6. Передача контрольных документов на исполнение из одного структурного подразделения Комитета в другое осуществляется только после соответствующего оформления в Управлении Делами.

4.7. Контроль и проверку исполнения документов в аппарате Комитета осуществляют:

инспекция по контролю Управления Делами - решений директивных органов, приказов и указаний Госагропрома РСФСР, поручений Совета Министров РСФСР и Председателя Комитета;

протокольный отдел Управления Делами - решений Совета агропромышленного комплекса РСФСР, коллегии Госагропрома РСФСР и поручений, данных на совещаниях у Председателя Комитета;

секретариаты заместителей Председателя Комитета - поручений, поступивших непосредственно в адрес заместителей Председателя Комитета и подчиненных им подразделений;

службы делопроизводства структурных подразделений Комитета - документов, поступивших непосредственно в адрес главных управлений, управлений и отделов.

Наряду с этим, канцелярия Управления Делами обеспечивает контроль за прохождением и сроками исполнения соответствующих документов структурными подразделениями аппарата Комитета.

Сроки и порядок исполнения

4.8. Срок исполнения, как правило, указывается в самом документе или резолюции руководства Комитета.

4.9. Если в документе или резолюции руководства Комитета не определены конкретные сроки исполнения поручений, то они составляют:

по документам ЦК КПСС, Верховного Совета СССР и РСФСР, Совета Министров СССР и РСФСР, Государственной комиссии Совета Министров СССР по продовольствию и закупкам - до 10 дней;

по материалам к заседаниям в Совете Министров РСФСР - до 3 дней;

при подготовке приказов и указаний Госагропрома РСФСР во исполнение решений, распоряжений и поручений директивных органов - до 10 дней, а приказов и указаний, требующих согласования с министерствами, ведомствами и местными органами, - до 1 месяца;

по критическим замечаниям и предложениям, содержащимся в материалах сессий, комитетов и комиссий Верховных Советов СССР и РСФСР, в выступлениях органов печати, - до 1 месяца;

по предложениям трудовых коллективов об изменении условий оплаты труда и предоставлении дополнительных льгот - до 1 месяца;

по поручениям Председателя Комитета и его заместителей к письмам министерств, ведомств, местных партийных и советских органов - до 10 дней;

по письмам агропромсоюзов автономных республик, краев и областей, организаций при Комитете - до 10 дней.

4.10. Срок исполнения исчисляется в календарных днях с даты подписания (утверждения) документов, а для входящих документов - со дня их поступления в Комитет.

В случае окончания срока исполнения в выходной или праздничный день он продлевается до первого за ним рабочего дня.

4.11. Переадресовка документов при необходимости осуществляется должностным лицом, давшим поручение, или руководством Управления Делами, но не позднее двух дней с момента получения документа структурным подразделением Комитета.

4.12. Если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока, исполнитель обязан не менее чем за три дня до его истечения обратиться по подчиненности с обоснованной просьбой о продлении срока. Срок исполнения, указанный в резолюции, может быть изменен только должностным лицом, установившим его. Об изменении срока исполнения необходимо в тот же день поставить в известность подразделение Управления Делами, у которого на контроле находится документ.

4.13. Документ считается исполненным, когда приняты решения по поставленным в нем вопросам, а соответствующим организациям или заинтересованным лицам дан ответ по существу. Промежуточный ответ или запрос по исполняемому документу не является основанием для снятия его с контроля.

4.14. Исполненные документы снимаются с контроля:

решения директивных органов, приказы и указания Госагропрома РСФСР, поручения Совета Министров РСФСР и Председателя Комитета - Управлением Делами по информации начальников структурных подразделений, на которых возложен контроль за их выполнением, после доклада Председателю Комитета или его первому заместителю;

решения Совета агропромышленного комплекса РСФСР, коллегии Госагропрома РСФСР и поручения, данные на совещаниях у Председателя Комитета, - протокольным отделом Управления Делами после доклада руководству Комитета;

поручения заместителей Председателя Комитета - соответствующими секретариатами руководства Комитета;

документы, поступившие непосредственно в адрес структурных подразделений Комитета, - руководителями этих подразделений.

4.15. Отметка об исполнении вносится в регистрационно-контрольную карточку и включает фамилию и телефон исполнителя, краткую запись решения вопроса по существу, дату и номер ответного документа, а также номер дела, в котором будут храниться документы.

4.16. Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения сроков в следующем порядке:

поручений текущего месяца - каждые 7 дней;

поручений и заданий последующих месяцев текущего года - ежемесячно;

заданий последующих лет - один раз в год.

4.17. В случае неисполнения документов в установленный срок контролирующие подразделения докладывают об этом руководству Управления Делами с указанием причин невыполнения, конкретных виновников и вносят соответствующие предложения по устранению недостатков, а также укреплению исполнительской дисциплины.

4.18. Ход выполнения поручений и состояние исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Комитета постоянно анализируется и докладывается руководителям соответствующих подразделений. Руководители главных управлений, управлений и отделов периодически, в зависимости от необходимости, проводят совещания, на которых обсуждается состояние исполнительской дисциплины и намечаются меры по устранению имеющихся недостатков.

4.19. Семидневное и месячное обобщение состояния исполнения документов осуществляется инспекцией по контролю Управления Делами с использованием средств электронно-вычислительной техники.

4.20. Контроль за своевременным получением ответов на запросы, направленные в другие организации, осуществляется непосредственно исполнителем.

Ответственность за нарушение исполнительской дисциплины

4.21. Должностные лица, виновные в несвоевременном выполнении поручений, нарушении исполнительской дисциплины, несут дисциплинарную ответственность в установленном порядке или к ним применяются меры общественного воздействия.

5. Составление номенклатур, формирование, оформление и хранение дел в структурных подразделениях

Составление номенклатуры дел

5.1. В целях обоснованного распределения исполненных документов, формирования дел, обеспечения их поиска и учета структурные подразделения Комитета составляют номенклатуры дел, которые представляют собой систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение N 14).

5.2. Номенклатура дел структурного подразделения Комитета составляется службой делопроизводства в четырех экземплярах, согласовывается с архивом Комитета и вводится в действие с 1 января.

Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае изменения функций и структуры подразделения, но не реже одного раза в 5 лет. Ежегодно она перепечатывается с соответствующими поправками и утверждается.

5.3. В номенклатуру включаются заголовки дел, отражающие документируемые участки работы структурного подразделения Комитета. Заголовки дел должны быть краткими и давать представление о составе и содержании документов. Заведение дел с неконкретными наименованиями ("Разная переписка", "Общие вопросы", "Справочные материалы" и т.п.), запрещено.

5.4. Номенклатура дел составляется с таким расчетом, чтобы дела, как правило, формировались по определенным вопросам. В заголовках дел кроме наименования вопроса указывается разновидность документов (планы, отчеты, заявки и т.д.) и в зависимости от содержания документов и другие сведения, например, корреспонденты, территории и др.

5.5. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь условное цифровое обозначение (индекс дела), которое состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела.

Например: 38-169.

При наличии в деле нескольких томов индекс проставляется на каждом томе с добавлением его номера.

5.6. Внутри номенклатуры дела размещаются по степени важности включенных в них документов, причем вначале вносятся приказы, указания, протоколы, планы, отчеты, а затем переписка и другие документы.

5.7. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее заносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел.

Формирование дел

5.8. Формирование дел - это группировка исполненных документов в деле в соответствии с утвержденной номенклатурой.

В дела должны помещаться документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовкам дел. При этом запрещается группировать черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.

5.9. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

документы, помещенные в дело, оформляются в соответствии с требованиями государственных стандартов и настоящей Инструкции;

в дело группируются документы одного календарного года. Исключения составляют: переходящие дела, арбитражные дела, личные дела;

дело должно содержать не более 250 листов, при толщине 3-4 см. Если документов больше, то заводится второй том этого дела.

Оформление дел

5.10. Законченные делопроизводством дела после окончания календарного года подлежат оформлению. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дала постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя (приложение N 15);

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов в деле (приложение N 16);

оформление обложки дела (приложение N 17).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: документы допускается хранить в скоросшивателях, не проводится их пересистематизация, листы дела не нумеруются, лист-заверитель не составляется.

Хранение дел

5.11. В структурных подразделениях документы хранятся в запирающихся шкафах, где должен быть соответствующий перечень дел.

5.12. Передача дел или отдельных документов в другие подразделения разрешается с согласия руководителя структурного подразделения Комитета.

5.13. Изъятие документов из дела допускается в исключительных случаях. Такое изъятие производится с разрешения руководителя структурного подразделения с обязательным оставлением в деле заверенной копии изъятого документа и вложением акта об изъятии подлинника.

5.14. Работники структурных подразделений несут ответственность за сохранность служебных документов и за надлежащее обращение с ними.

При переводе на другую работу или увольнении сотрудника, ответственного за делопроизводство в подразделении, все дела и документы сдаются вновь назначенному работнику или другому должностному лицу по указанию руководства структурного подразделения.

6. Подготовка дел для сдачи в архив

Экспертиза ценности документов

6.1. Для организации и проведения экспертизы научно-практической ценности документов, отбора их и подготовки на архивное хранение создана Центральная экспертная комиссия Госагропрома РСФСР (ЦЭК). В структурных подразделениях Комитета созданы экспертные комиссии (ЭК) этих подразделений.

6.2. Экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и изданных перечней документов с указанием сроков хранения с полистным просмотром дел постоянного хранения и с отметкой "ЭПК".

6.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 18), а также акты о выделении документов к уничтожению (приложение N 19).

Составление описей дел

6.4. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурном подразделении Комитета для справочной работы, а затем сдаются в архив Комитета по соответствующей (единой для всех внутриструктурных подразделений) описи. Дела со сроками хранения до 10 лет включительно передаются в архив Комитета в исключительных случаях по согласованию с руководством Управления Делами.

6.5. Перед внесением дел в опись проверяется:

соответствие заголовка дела содержанию документов;

качество подшивки или переплета;

нумерация листов, наличие, в необходимых случаях, внутренней описи;

оформление обложки, наличие листа-заверителя.

В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

6.6. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том включается в опись под самостоятельным номером;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же". При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью;

графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям, о наличии копий и т.п.

6.7. Описи дел составляются в четырех экземплярах, два из которых вместе с делами передаются в архив Комитета.

Передача дел в архив Комитета

6.8. Передача дел в архив Комитета осуществляется по специальному графику, составляемому Управлением Делами и утверждаемому по согласованию с руководством структурных подразделений Комитета, сдающих документы на архивное хранение.

6.9. Вся работа, связанная с подготовкой и доставкой дел для сдачи в архив, осуществляется непосредственно структурными подразделениями Комитета.

6.10. Архив Комитета организует свою работу в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, объявленными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1986 г. N 263, разъяснениями Центрального государственного архива РСФСР, приказами и указаниями Госагропрома РСФСР, а также поручениями руководства Управления Делами.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка дату приказа N 263 следует читать как "5 сентября 1985 г."

Управляющий Делами
Госагропрома РСФСР

А.А. Марушкин

______________________________

* Приказы о назначении, переводе, освобождении и награждении работников оформляются в Главкадрах, а приказы о командировании работников и о предоставлении отпусков - в Управлении хозяйственных организаций и материально-технического обеспечения.

** Правила машинописного оформления документов приведены в приложении N 10.

*** Индексы руководства, структурных подразделений центрального аппарата и организаций при Комитете приведены в приложении N 13.

Приложения
к Инструкции о работе с документами в аппарате Госагропрома РСФСР

Приложение N 1

Герб РСФСР
Государственный агропромышленный комитет РСФСР (Госагропром РСФСР)			Председателю Госплана РСФСР т. Хомякову А.А.
107802, ГСП-6, Москва, Орликов пер., 3 Телегр., Москва, Б-139, Росагропром Телефон: 0200200
09.10.89	N	П-1-15/1448
На N ________________________________
Об оказании финансовой помощи хозяйствам Бурятской АССР

(Текст письма)

Председатель Комитета

Г.В. Кулик

Афонин 204 47 52

Письмо Госагропрома РСФСР. Формат А4 (210х297 мм)

Приложение N 2

Проект

СОВЕТ МИНИСТРОВ РСФСР
ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от ________________ 199___ г.

N _____________

О внесении изменений и дополнений в постановление Совета Министров РСФСР

(Текст постановления)

Председатель
Совета Министров РСФСР

Управляющий Делами
Совета Министров РСФСР

Проект постановления Совета Министров РСФСР. Формат А4 (210x297мм).

Приложение N 3

Проект

СОВЕТ МИНИСТРОВ РСФСР
РАСПОРЯЖЕНИЕ

от ________________ 199___ г.

N _____________

Москва

(Текст распоряжения)

Председатель
Совета Министров РСФСР

Проект распоряжения Совета Министров РСФСР. Формат А4 (210x297 мм)

Приложение N 4

Герб РСФСР

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРОПРОМЫШЛЕННЫЙ КОМИТЕТ РСФСР
(ГОСАГРОПРОМ РСФСР)

ПРИКАЗ

от 26 января 1990 г.

Москва

N 23

О мерах по дальнейшему упорядочению использования служебных легковых автомобилей в центральном аппарате Комитета

(Текст приказа)

Председатель Комитета

Г.В. Кулик

Приказ Госагропрома РСФСР. Формат А4 (210x297 мм).

Приложение N 5

Герб РСФСР
Государственный агропромышленный комитет РСФСР (Госагропром РСФСР)			Главным управлениям и управлениям Агропромсоюзам автономных республик, краев и областей
УКАЗАНИЕ
от 1 февраля 1990 г.	N	5
Москва
О повышении в январе-апреле 1990 г. размера штрафов за сверхнормативные простои вагонов и контейнеров

(Текст указания)

Первый заместитель Председателя
Комитета - Министр РСФСР

А.П. Устюжанин

Указание Госагропрома РСФСР. Формат А4 (210x297 мм)

Приложение N 6

Герб РСФСР
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРОПРОМЫШЛЕННЫЙ КОМИТЕТ РСФСР
(Госагропром РСФСР)

ПРОТОКОЛ
ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ

от 19 декабря 1989 г.

N 12

Москва

Председательствовал т. Кулик Г.В.

Присутствовали:
члены коллегии	тт. Видьманов В.М., Глущенко В.Д., Щербак В.Н., Мартынов Б.П., Романенко Г.А., Хлевной Б.Ф., Батурин В.Я., Жиленков И.С., Захаров В.Л., Марушкин А.А., Медведев А.В., Окунь Н.А.

от Отдела агропромышленного комплекса Управления Делами Совета Министров РСФСР	т. Горынин Л.В.
начальник Отдела перерабатывающей промышленности Госплана РСФСР	т. Сафонов А.В.
заместитель заведующего отделом Бюро ЦК профсоюза работников агропромышленного комплекса по РСФСР	т. Гришин С.С.
секретарь парткома	т. Бошляков В.Н.
председатель профкома	т. Баринов B.C.
первый заместитель председателя Читинского облисполкома	т. Котов А.В.
первый заместитель председателя союза агропромышленных формирований Читинской области	т. Павлов В.Е.
заместитель председателя союза агропромышленных формирований Астраханской области	т. Бессонов Е.А.
заместитель председателя агропромышленного объединения Красноярского края	т. Демко Л.Д.
председатель совета Центра научного обеспечения Красноярского края	т. Мельников Н.Н.
председатель совета Центра научного обеспечения Куйбышевской области	т. Калимиллин А.Н.
председатель производственной системы "Интенсивный корм" Куйбышевской области	т. Волков Б.М.

Протокол заседания коллегии Госагропрома РСФСР.

Формат А4 (210x297 мм).

Приложение N 7

Герб РСФСР
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРОПРОМЫШЛЕННЫЙ КОМИТЕТ РСФСР
(Госагропром РСФСР)

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ

от 27 декабря 1989 г.

N 1

Москва

О работе производственных кооперативов и арендных предприятий в промышленности

(Текст решения)

Председатель Комитета

Г.В. Кулик

Выписка из протокола заседания коллегии Госагропрома РСФСР.

Формат А4 (210x297 мм).

Приложение N 8

Герб РСФСР
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРОПРОМЫШЛЕННЫЙ КОМИТЕТ РСФСР
(Госагропром РСФСР)

ПРОТОКОЛ
совещания у Председателя Комитета тов. Кулика Г.В.

от 2 октября 1989 г.

N 11

Присутствовали:

тт. Видьманов В.М., Глущенко В.Д., Щербак В.Н., Бельченко В.М., Горяшин В.А., Романенко Г.А., Хлевной Б.Ф., Цыварев Д.Е., Окунь Н.А., Андреев П.А., Михайлов А.Д., Слукин А.А., Бошляков В.Н.

В ходе совещания даны следующие поручения:

1. Тов. Горяшину в 3-дневный срок подготовить информацию о поставке в г. Москву мяса, молока и мясо-молочных продуктов.

2. Тов. Видьманову в 2-дневный срок подготовить оперативную сводку по выполнению социальной программы.

3. Отраслевым главкам к 3 октября т.г. подготовить информацию об итогах работы за 9 месяцев.

4. Тов. Щербаку, Бельченко, Хлевному и Цывареву к 4 октября т.г. подготовить необходимый материал по борьбе с потерями продукции при уборке урожая и в перерабатывающей промышленности.

5. Тов. Цывареву в 2-дневный срок представить справку и предложения о производстве малогабаритной техники.

Председатель Комитета

Г.В. Кулик

Протокол совещания у Председателя Комитета.

Формат А4 (210x297 мм).

Приложение N 9

ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ

ВОРОНЕЖ 90

ОБЛАГРОПРОМСОЮЗ ВИНОГРАДОВУ

(Текст телеграммы)

ЗАМПРЕДРОСГОСАГРОПРОМА

МАРТЫНОВ

Москва 84

Росгосагропром

Заместитель Председателя
Госагропрома РСФСР

(адрес Комитета)

Б.П. Мартынов

16.11.89

(дата)

(должность, инициалы, фамилия подписавшего)

Зубкова 204 43 68

(фамилия и номер служебного телефона исполнителя)

Телеграмма (телетайпограмма). Формат А5 (148x210 мм).

Приложение N 10

Правила машинописного оформления документов

1. Текст документов печатается на пишущей машине через полтора межстрочных интервала. Допускается печатание через один межстрочный интервал текстов документов формата А5 (148х210 мм).

Первая строка каждого абзаца печатается, отступив пять знаков от границы левого поля.

Тексты документов, подготовляемых к изданию типографским способом, печатают через два межстрочных интервала.

2. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

Номера страниц печатаются в интервале 10-15 мм от верхнего обреза листа.

3. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов "адресат", "гриф утверждения", "отметка о наличии приложения" и "гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

4. Реквизиты отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

5. Расшифровка подписи в реквизите "подпись" должна печататься на уровне последней строки наименования должности.

6. При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора:

0 - граница левого поля;

1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля;

2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля;

3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля;

4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля;

5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля;

6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля;

7 - после 56 печатных знаков от границы левого поля.

7. От нулевого положения табулятора печатают следующие реквизиты: "название вида документа", "дата", "ссылка на индекс и дату входящего документа", "место составления или издания", "заголовок к тексту", "текст" (без абзацев), "отметка о наличии приложения", наименование должности в реквизите "подпись", "гриф согласования", заверительную надпись "верно", дату при заверении копий, "фамилия исполнителя и номер его телефона".

8. От 1-го положения табулятора печатают начало абзацев в тексте.

9. От 4-го положения табулятора печатают реквизит "адресат".

10. От 5-го положения табулятора печатают реквизит "гриф утверждения", и "гриф ограничения доступа к документу".

11. От 6-го положения табулятора печатают расшифровку подписи в реквизите "подпись".

12. 2-е, 3-е и 7-е положения табулятора используют при составлении таблиц и конструировании бланков с трафаретными текстами.

13. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

Приложение N 11

Госагропром РСФСР

Копировально-множительное бюро

ЗАКАЗ N
на размножение документов

                                                       Разрешаю в ... экз

Индекс

подразделения

______________                              _____________________________

                                               (руководство Управления

                                                        Делами)

Наименование документа __________________________________________________

_________________________________________________________________________

Дата рассылки

 (кому, куда)  __________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Исполнитель (Ф. И. О.), N тел. __________________________________________

_________________________________________________________________________

Стр. ___________________________ Экз. ___________________________________

                   Нач. подразделения ___________________________________

"_____" _____________ 199  г.

Вид оборудования ________________________________________________________

Кто выполнял ____________________________________________________________

Дата исполнения _________________________________________________________

      Тип. ЦНТИПР Госагропрома РСФСР, з. 316, т. 100000

Заказ на копировально-множительные работы.

Формат А6 (105х148 мм).

Приложение N 12

Лицевая сторона

Корреспондент

Дата поступления и индекс документа

Дата и индекс документа

Краткое содержание

Резолюция или кому направлен документ

Оборотная сторона

Резолюция или кому направлен документ

Отметка об исполнении
Фонд N	Опись N	Дело N

Регистрационно-контрольная карточка.

Формат А6 (105х148 мм).

Приложение N 13

Индексы
руководства, структурных подразделений центрального аппарата и организаций при Комитете

Председатель Комитета т. Кулик Г.В.	1
Первый заместитель Председателя Комитета - Министр РСФСР т. Устюжанин А.П.	2
Заместитель Председателя Комитета - Министр РСФСР т. Видьманов В.М.	4
Заместитель Председателя Комитета - Министр РСФСР т. Глущенко В.Д.	13
Заместитель Председателя Комитета - Министр РСФСР т. Щербак В.Н.	6
Заместитель Председателя Комитета т. Бельченко В.М.	7
Заместитель Председателя Комитета т. Горяшин В.А.	5
Заместитель Председателя Комитета т. Мартынов Б.П.	9
Заместитель Председателя Комитета т. Романенко Г.А.	12
Заместитель Председателя Комитета т. Хлевной Б.Ф.	11
Заместитель Председателя Комитета т. Цыварев Д.Е.	10
Главное управление интенсификации производства, переработки и поставок продукции растениеводства (Главземлепром)	16
Главное управление мелиорации (Главмелиорация)	20
Главное управление интенсификации производства, переработки и поставок продукции животноводства (Главживотноводпром)	17
Главное управление механизации и электрификации (Главагромехэлектро)	25
Главное управление планирования и социально-экономического развития агропромышленного комплекса (Главплан)	15
Главное управление заготовок и продовольственных ресурсов (Главагрозаготресурсы)	27
Главное управление государственных сельскохозяйственных служб (Главгоссельхозслужба)	40
Главное управление ветеринарии (Главветуправление)	44
Главное управление материальных балансов, снабжения и комплектации (Главагроснаб)	22
Главное управление по кадровому обеспечению (Главкадры)	24
Главное управление науки, внедрения и пропаганды достижений передового опыта (Главнаука)	31
Главная территориальная инспекция (Главтеринспекция)	26
Главное управление социально-экономического развития народностей Севера и других малочисленных народностей (Главсевер)	41
Главное управление внешних связей (Главвнешсвязей)	30
Управление экспертизы проектов и смет	42
Управление бухгалтерского учета и отчетности	28
Контрольно-ревизионное управление	29
Управление охраны труда, техники безопасности и противопожарных мероприятий	43
Юридический отдел с арбитражем	34
Научно-технический совет	35
Первый отдел	36
Второй отдел	37
Управление Делами	38
Управление хозяйственных организаций и материально-технического обеспечения	39
Партком	45
Профком	46
Комитет народного контроля	47
Комитет ВЛКСМ	48
Российское кооперативно-государственное объединение по строительству (Росагропромстрой)	51
Государственно-кооперативное объединение рыбного хозяйства (Росрыбхоз)	52
Российский государственно-кооперативный союз объединений, предприятий и организаций пищевой промышленности (Роспищепром)	53
Российский государственно-кооперативный союз объединений, предприятий и организаций по плодоовощной продукции и картофелю (Росовощплодопром)	54
Российское государственно-кооперативное объединение химизации (Россельхозхимия)	55

Приложение N 14

ГОСАГРОПРОМ РСФСР

__________________________

__________________________

(наименование структурного

подразделения)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

___________ N _______

       Москва

на ______________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения

Подпись

Инициалы,

фамилия

Наименование должности

руководителя службы

делопроизводства

Подпись

Инициалы,

фамилия

                                                       СОГЛАСОВАНО

                                                       с архивом Комитета

                                                                Инициалы,

                                                      Подпись   фамилия

                                                      Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году

По срокам хранения	Всего	в том числе: переходящих с отметкой "ЭПК"
постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Руководитель службы
делопроизводства

Подпись

Инициалы,

фамилия

Дата

Номенклатура дел. Формат А4 (210х297 мм).

Приложение N 15

ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

В деле подшито и пронумеровано __________________________________________

__________________________________________________________________ листов

                           (цифрами и прописью)

Наименование должности

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Лист - заверитель дела. Формат А4 (210х297 мм).

Приложение N 16

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N __________

NN
п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

Итого ________________________________________________________ документов

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                            (цифрами и прописью)

Наименование должности

Подпись

Расшифровка подписи

Внутренняя опись документов дела. Формат А4 (210х297 мм).

Приложение N 17

Государственный агропромышленный комитет РСФСР
(Госагропром РСФСР)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                   (наименование структурного подразделения)

                      ДЕЛО N ___________ том N ___________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                               (заголовок дела)

                                                      ___________________

                                                               (дата)

                                                      на _________ листах

                                                      хранить ___________

Ф. N ______

Оп. N _____

Д. N ______

Обложка дела. Формат С4 (230x320 мм).

Приложение N 18

Государственный агропромышленный комитет РСФСР
(Госагропром РСФСР)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                   (наименование структурного подразделения)

                                                        УТВЕРЖДАЮ

                                                 ________________________

                                                 (наименование должности

                                                руководителя структурного

                                                      подразделения)

                                                Подпись         Инициалы,

                                                                фамилия

                                                Дата

ОПИСЬ N

N п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данную опись внесено ______________________ дел с N ______ по N _______

                        (цифрами и прописью)

Наименование должности
составителя описи

Подпись

Расшифровка подписи

                                                       СОГЛАСОВАНО

                                                       с архивом Комитета

                                                    Подпись     Инициалы,

                                                                фамилия

Дела передал:                                       Дела принял:

Опись дел. Формат А4 (210x297 мм).

Приложение N 19

ГОСАГРОПРОМ РСФСР                             УТВЕРЖДАЮ

__________________________                    ___________________________

__________________________                    ___________________________

(наименование                                   (наименование должности

структурного подразделения)                    руководителя структурного

                                                    подразделения)

                                            Подпись         Расшифровка

                                                            подписи

                                            Дата

АКТ
______________ N _______________

Москва

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

      На основании ______________________________________________________

                            (название и выходные данные перечня

_________________________________________________________________________

              документов с указанием сроков их хранения)

отобраны  к уничтожению  как не имеющие  научно-исторической  ценности  и

утратившие практическое значение документы ______________________________

_________________________________________________________________________

                 (наименование структурного подразделения)

NN
п/п

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата дела или крайние даты дел

Номера описей (номенклатур) за годы

Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи

Кол-во дел (томов, частей)

Сроки хранения дела (тома, части) и N статьи по перечню

Примечание

Итого _________________________ дел за ________________ годы

         (цифрами и прописью)

Документы постоянного хранения и по личному составу за ___________ годы переданы на хранение в архив Комитета.

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

         ОДОБРЕНО

протоколом экспертной комиссии

структурного подразделения

от ______________ N __________

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Формат А4 (210x297 мм)

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.