Работа над ошибками: исправления в трудовой книжке (А. Телевная, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 1, январь 2011 г.)

Работа над ошибками: исправления в трудовой книжке

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 Трудового кодекса РФ). Именно поэтому грамотное внесение записей о работе, сведений о награждениях и иных положений так важно. Записи, внесенные в трудовую книжку в нарушение требований законодательства или не соответствующие действительности, требуют исправления, поскольку ошибки, допущенные при заполнении, могут привести к различным негативным последствиям для работника, включая невозможность доказать трудовой стаж при оформлении пенсии и даже признание трудовой книжки недействительной.

Трудовая книжка: заполняем правильно

Законодатель отдает трудовой книжке приоритет при подтверждении трудового стажа и характеристике трудовой деятельности работника. Трудовая книжка должна быть установленного образца. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Установленный образец, то есть форма трудовой книжки, утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. N 225 "О трудовых книжках". Этим же постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила). Порядок внесения записей в трудовую книжку также определен Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. N 69 (далее - Инструкция).

Во избежание каких-либо проблем у работника (при устройстве на другую работу, при оформлении пенсии и т.п.) работодателю необходимо вносить все записи в трудовую книжку в полном соответствии с положениями Правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Рассмотрим общие требования заполнения на примере впервые принятого на работу гражданина, чтобы избежать внесения записей с ошибками уже на стадии заведения трудовой книжки.

В трудовую книжку гражданина при ее первичном оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

- фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Эти сведения указываются на титульном листе трудовой книжки (см. Пример 1).

Пример 1

"Рисунок. "Титульный лист трудовой книжки"

Следует обратить внимание, что при заполнении трудовой книжки не допускаются никакие сокращения, в частности, не допускается указание инициалов вместо имени и отчества работника.

Относительно указания дат Инструкция (п. 1.1) гласит о том, что записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Это означает, что дата рождения работника должна быть указана в формате 00.00.0000 (например, 10.08.1988). Данное положение можно было бы распространить и на дату заполнения трудовой книжки. Однако в форме трудовой книжки для месяца отведена строка, явно предусмотренная для указания наименования месяца словами, а не цифрами. Поэтому месяц заполнения трудовой книжки указывают обычно словами.

Что касается образования гражданина, то тут необходимо следовать положениям п. 2.1 Инструкции. В строке об образовании должно быть указано одно из следующих: основное общее, среднее общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное, послевузовское профессиональное. Запись об образовании указывается только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.). Если в дальнейшем работником будет получено еще одно образование следующего уровня, то его следует указать рядом с имеющимся, не зачеркивая ранее внесенной записи.

Запись о профессии и/или специальности также вносится на основании документов об образовании, квалификации или наличия специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов. При этом надо обратить внимание на то, что в титуле трудовой книжки нужно указывать именно профессию (специальность), полученную гражданином в ходе обучения и указанную в документах об образовании, а не должность, на которую принимается сотрудник.

Обязательным атрибутом титульного листа трудовой книжки является подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, а также печать организации (кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Форма трудовой книжки требует внесения разборчивой подписи ответственного лица. Однако разборчивая подпись, из которой угадывалась бы фамилия ответственного лица, встречается весьма нечасто. В связи с этим на практике, как правило, кадровики указывают в данной строке свою фамилию (разборчиво) или подписываются, а рядом пишут фамилию (опять-таки разборчиво). И то и другое не будет являться нарушением.

Кроме того, титульный лист трудовой книжки должен обязательно содержать подпись гражданина, которому эта трудовая книжка принадлежит. Своей подписью гражданин подтверждает правильность внесения всех записей в титуле.

Оформление раздела трудовой книжки "Сведения о работе", на первый взгляд, трудностей не вызывает. Этот раздел должен содержать указание на номер записи, дату приема на работу, место работы, включая указание на структурное подразделение, должность работника (в соответствии со штатным расписанием), а также ссылку на документ, на основании которого гражданин принят на работу. В этой части трудовой книжки также не допускаются никакие сокращения, например, нельзя писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение" и т.д.

Первая запись о работе в трудовой книжке гражданина Иванова должна иметь следующий вид (см. Пример 2):

Пример 2

Сведения о работе

                                                                ТК-III N 1015588

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью
				"Заря" (ООО "Заря")
1	11	01	2011	Принят в экономический отдел на должность	Приказ от
				экономиста	11.01.2011 N 15

Распространенной ошибкой при первичном оформлении трудовой книжки является внесение записи следующего содержания: "Трудового стажа до поступления на работу не имел" либо записи о том, что до приема на работу гражданин обучался в таком-то учебном заведении с такого-то по такой-то год. Внесение записи об отсутствии трудового стажа до поступления на работу не предусмотрено ни Правилами, ни Инструкцией. Что касается сведений об обучении, то согласно п. 21 Правил в трудовую книжку подлежат внесению записи о времени обучения на курсах и в школах повышения квалификации, переквалификации и подготовке кадров. Если же сотрудник впервые заключает трудовой договор после окончания учебного заведения, запись о периоде обучения вносить в трудовую книжку не следует, поскольку период обучения в высшем учебном заведении не поименован в статьях 10 и 11 Федерального закона от 17.12.2001 г. N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" как входящий в трудовой стаж.

Расхождение даты заполнения трудовой книжки (строка на титульном листе) и даты приема на работу (графа 2 в "Сведениях о работе") не является ошибкой. Так, согласно ст. 66 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. Пунктом 8 Правил установлено, что оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Поэтому работодатель вправе оформить трудовую книжку в установленные сроки и указать в титуле фактическую дату заполнения, отличающуюся от даты начала работы гражданина на данном месте работы. В нашем примере Иванов приступил к работе с 11 января 2011 года, о чем внесена соответствующая запись в графе 2 сведений о работе, а сама трудовая книжка была заведена кадровой службой работодателя 18 января 2011 года в полном соответствии с требованиями ст. 66 ТК РФ и п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Ошибочка вышла

Безусловно, оптимальным вариантом является заполнение трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности гражданина в полном соответствии с требованиями норм законодательства, без описок, ошибок и прочих помарок. Однако на практике нередко срабатывает человеческий фактор: кадровик может неверно указать фамилию, имя или отчество работника, ошибиться в дате рождения сотрудника, указать неверный номер приказа и т.д., и т.п. Описки и ошибки могут быть самими разнообразными, а вот порядок их исправления един. Далее рассмотрим процесс исправления допущенных в трудовой книжке ошибок.

Ошибки в титульном листе: исправить или признать трудовую книжку недействительной?

Трудовая книжка, в отличие от паспорта, представляет собой документ, не предполагающий наличия фотографии его владельца. Поэтому идентифицировать владельца трудовой книжки можно только по четкому указанию фамилии, имени, отчества работника, даты рождения. Ошибки в титульном листе трудовой книжки могут привести к невозможности определить, принадлежит трудовая книжка предъявляющему ее гражданину или нет.

Титульный лист отражает все основные сведения о работнике. Если в титуле трудовой книжки будут допущены ошибки, то это обстоятельство может иметь весьма негативные последствия для работника.

Так, при приеме гражданина на работу работодатель может не принять трудовую книжку с ошибками в титуле, допущенными при первичном оформлении книжки, поскольку не сможет достоверно установить, что данная трудовая книжка принадлежит именно этому гражданину.

Согласно ст. 65 ТК РФ гражданин при приеме на работу должен предъявить паспорт. Работодатель должен сверить данные, указанные в титульном листе трудовой книжки, с данными паспорта. При несовпадении даже в одной букве формально работодатель должен сделать вывод о том, что трудовая книжка не принадлежит данному гражданину, и не принимать ее.

Таким образом, работодатель вправе посчитать, что трудовая книжка не предъявлена гражданином, и применить положения ст. 65 ТК РФ, гласящие, что в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. Закон говорит именно об оформлении новой трудовой книжке, а не о выдаче дубликата. То есть в этом случае все записи, подтверждающие предыдущий трудовой стаж гражданина, будут утеряны.

Трудовая книжка также может быть признана недействительной, если на титульном листе отсутствует печать или подпись ответственного лица работодателя, оформившего трудовую книжку.

Указанные негативные последствия допущенных в титульном листе трудовой книжки ошибок - это самый пессимистичный ход развития событий. Следуя положениям Инструкции и Правил, работодатель вправе предпринять и иные действия для разрешения подобных проблем в интересах работника.

Действующие нормативные акты содержат положения о порядке внесения изменений в записи на титульном листе трудовой книжки. Так, пунктом 2.3 Инструкции установлено, что изменения в записях в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Для внесения изменений одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы). Аналогичное положение содержится и в п. 26 Правил, в соответствии с которым изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

Несмотря на то, что указанный порядок, по сути, предусмотрен только для случаев именно изменения данных работника (а не исправления ошибочных записей) в результате различных актов гражданского состояния, как то смена имени, регистрация брака с принятием одним из супругов фамилии другого и т.д., полагаем возможным применять этот метод и при исправлении ошибок в титульном листе.

Например, если в титульном листе вместо имени "Наталия" (как указано в паспорте) внесена запись "Наталья", при этом обнаружена данная ошибка была не сразу, а спустя значительное время после оформления трудовой книжки, то считаем допустимым исправить неверную запись следующим образом: зачеркнуть тонкой чертой "Наталья", а сверху написать "Наталия", на внутренней стороне обложки трудовой книжки внести запись следующего содержания: "Исправлено на "Наталия" на основании паспорта серии 40 00 номер 111111, выдан 01.01.2001 ОВД Зюзино города Москвы", которую следует заверить подписью и печатью работодателя, вносящего исправления.

Подобный порядок внесения исправлений в большей мере отражает интересы работника, являющиеся приоритетными при разрешении подобных вопросов, поскольку к моменту обнаружения ошибки в титульном листе в трудовую книжку работника может быть внесено уже много записей о работе, то есть наработан значительный трудовой стаж, который может быть утерян при оформлении новой трудовой книжки.

При отсутствии четкого законодательного урегулирования в подобных случаях права работников не защищены в полном объеме. В целях их защиты было бы целесообразно закрепить на законодательном уровне обязанность сбора работодателем различных доказательств, подтверждающих факт принадлежности трудовой книжки конкретному работнику, что позволило бы не ставить вопрос о признании трудовой книжки недействительной по причине допущенных в титульном листе ошибок.

Но все же есть один предусмотренный нормативными актами случай, когда при внесении ошибочных записей в титульном листе трудовая книжка однозначно признается недействительной. Это допущение ошибки и ее обнаружение при первичном оформлении трудовой книжки. Так, согласно п. 42 Правил испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Таким образом, если кадровик сразу заметил допущенную при первичном оформлении трудовой книжки ошибку, он должен признать бланк трудовой книжки недействительным и уничтожить его, составив соответствующий акт (см. Пример 3).

Пример 3

Форма акта об уничтожении бланка трудовой книжки:

            Общество с ограниченной ответственностью "Солнышко"

-------------------------------------------------------------------------

                  111111, г. Москва, ул. Ленина, 18/48

                                    Утверждаю:

                                    Генеральный директор ООО "Солнышко"

                                    Петров А.А.

                                    11.01.2011 г.

                                    Печать ООО "Солнышко"

Акт N 3

г. Москва

11.01.2011 г.

Мною, инспектором по кадрам Елизаровой Н.С., в присутствии секретаря Маковской Е.Р. и менеджера отдела продаж Лютикова О.П. составлен настоящий акт о том, что 11 января 2011 года в 14 час. 10 мин. в кабинете отдела кадров (комната N 12) был уничтожен с использованием бумагорезательной машины испорченный при заполнении бланк трудовой книжки ТК-I N 9257755.

Настоящий акт составлен в 2 экземплярах (1-й экз. в дело N 15л, 2-й экз. в бухгалтерию ООО "Солнышко").

Начальник отдела кадров        Елизарова                   Елизарова Н.С.

Секретарь                      Маковская                   Маковская Е.Р.

Менеджер отдела продаж         Лютиков                     Лютиков О.П.

Порядок исправления ошибок в сведениях о работе

Порядок исправления ошибок в разделе трудовой книжки "Сведения о работе" четко описан в Правилах ведения и хранения трудовых книжек и в Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Согласно действующим нормативным актам зачеркивания, исправления, подчистки в разделах трудовой книжки "Сведения о работе" и "Сведения о награждениях" не допускаются (п. 1.2 Инструкции).

При необходимости изменения конкретной записи в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого делается правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)", и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись (см. Пример 4).

Пример 4

Сведения о работе

                                                         ТК-III N 1015588

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью
				"Заря" (ООО "Заря")
7	11	01	2011	Принят в экономический отдел на должность	Приказ
				юриста	от 11.01.2011 N 17
8	11	01	2011	Запись за номером 7 недействительна	Приказ
				Принят в экономический отдел на должность	от 11.01.2011 N 17
				экономиста

Вышеприведенный пример исправления ошибочной записи, внесенной в трудовую книжку, довольно прост и не содержит никаких подводных камней. Более сложный случай представляют собой исправления ошибок, не замеченных своевременно. Так, работник в процессе трудовой деятельности в организации был переведен на вышестоящую должность. Однако своевременно эта запись не была внесена в трудовую книжку. Ошибка была обнаружена только при увольнении сотрудника, когда запись об увольнении уже внесена в трудовую книжку. Что следует предпринять в этом случае?

Зачастую кадровые работники в подобных случаях признают запись об увольнении недействительной. Затем вносят пропущенную запись, а потом повторяют запись об увольнении. Однако такой алгоритм действий представляется ошибочным, поскольку в данном случае оснований для признания записи об увольнении недействительной не имеется.

Правильным представляется порядок внесения пропущенной записи, приведенный в Примере 5.

Пример 5

"Рис. 2."

Согласно п. 35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника. Несмотря на то, что запись за номером 11 в рассматриваемом Примере N 5 не является записью об увольнении, все же при внесении пропущенной записи о переводе следует поставить подпись и печать работодателя, вносящего запись, а также засвидетельствовать ознакомление с записью работника путем проставления его подписи.

Исправить ошибку и не ошибиться

В юридической практике пришлось столкнуться со случаем допущения ошибки при исправлении ошибочной записи в трудовой книжке. Работник (Сидоров) отработал в организации определенное время, потом устроился на другое место работы, затем еще на одно - и только там ошибка первого работодателя в оформлении сведений о работе была обнаружена. Суть ошибки заключалась в следующем: Сидоров отработал в ООО "Луч" с 12 января 2004 года по 23 сентября 2005 года. Однако кадровая служба первого работодателя ошибочно указала датой приема на работу не 12 января 2004 года, а 12 января 2005 года, в результате чего из общего стажа Сидорова выпал целый год.

Сидоров, обнаружив ошибку в датах, 31 августа 2006 года обратился в организацию, которая внесла неверную запись, с просьбой ее исправления, поскольку согласно п. 27 Правил исправление ошибочной записи производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись. Кадровые работники вознамерились зачеркнуть неверную дату и указать правильную. Сидоров сообщил им, что такой порядок исправления ошибок напрямую запрещен Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Тогда кадровые работники, пытаясь следовать положениям действующего законодательства об исправлении ошибочных записей в трудовой книжке, внесли запись, которая в корне нарушает предусмотренный нормативными актами порядок. То есть допустили ошибку при исправлении ошибки (см. Пример 6).

Ошибочную запись исправили следующим образом:

Пример 6

"Рис. 3."

В чем ошибочность записей за номерами 7 и 8 Примера 6?

Во-первых, положения Инструкции гласят, что для исправления ошибочной записи после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер и делается запись "Запись за номером таким-то недействительна", после чего производится правильная запись. Указание на то, что правильная запись должна быть под следующим порядковым номером, отсутствует. Следовательно, правильная запись указывается под тем же номером, что и запись о недействительности определенной записи.

Во-вторых, в соответствии с п. 1.2 Инструкции при исправлении записи в сведениях о работе в графе 2 указывается дата внесения записи (то есть дата исправления записи). Следовательно, в графе 2 следует указывать фактическую дату внесения исправления, в нашем случае - 31.08.2006. Указание в Инструкции на то, что исправлению подлежат только записи в графе 5, не означает невозможность исправления сведений о датах приема на работу.

Корректно было бы исправить запись за номером 1 Примера N 6 следующим образом (см. Пример 7):

Пример 7

"Рис. 4."

Ни Правила, ни Инструкция не содержат четких указаний относительно того, следует ли проставить печать организации после внесения подобной записи или нет, но поскольку внесение исправлений было произведено спустя несколько других мест работы гражданина, простановка подписи ответственного лица и печати организации необходима, как и указание наименования организации (работодателя, вносящего исправления), поскольку дает четкое представление о том, какой именно организацией была внесена запись.

"Ошибка одного - урок другому" (Джон Рей)

В трудовые книжки порой вносятся такие записи, которые, являясь по сути ошибочными, не требуют обязательного исправления, поскольку не влияют ни на трудовой стаж гражданина, ни на его репутацию как работника. Но, несмотря на это, наличие подобных записей не украшает трудовую книжку, поэтому таких ошибок лучше не допускать.

Ниже приведены примеры некоторых ошибочных записей, включения которых в трудовую книжку следует избегать (нумерация ошибочных записей проставлена в качестве удобства восприятия, а не по степени важности ошибок).

Ошибка N 1. Внесение записей о работе в раздел трудовой книжки "Сведения о награждениях".

Эта ошибка является весьма и весьма распространенной. Часто кадровые работники, начиная запись о приеме на работу или о переводе в разделе трудовой книжки "Сведения о работе", не заметив окончания раздела, продолжают запись уже в разделе трудовой книжки "Сведения о награждениях".

В случае если работник предъявил трудовую книжку с записями о работе в разделе сведений о награждениях, лучше не продолжать ошибки предыдущего работодателя, а завести вкладыш в трудовую книжку и производить дальнейшие записи о работе уже в нем, внося записи о работе в раздел вкладыша "Сведения о работе".

Вкладыш в трудовую книжку заводится в порядке, установленном разделом V Правил. Данным разделом установлено, что в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Следует отметить, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша.

Ошибка N 2. Указание неверной статьи Трудового кодекса РФ при увольнении.

Нередко при увольнении сотрудника по собственному желанию в трудовой книжке встречается запись следующего содержания (см. Пример 8):

Пример 8

Сведения о работе

                                                               ТК N 8604301

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
20	30	09	2009	Уволен по собственному желанию, статья 80	Приказ от
				Трудового кодекса Российской Федерации	30.09.2009 N 48

Такая запись не соответствует требованиям нормативных актов.

Так, согласно п. 15 Правил при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи, то есть в данном случае - на пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Следовательно, правильной является следующая запись об увольнении по собственному желанию (см. Пример 9):

Пример 9

"Рис. 5."

Также следует учитывать, что при расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. А при прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Ошибка N 3. Внесение сведений о срочности трудового договора и об испытательном сроке в трудовую книжку.

Согласно п. 10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Следуя требованиям указанного пункта Правил о точном соответствии записи в трудовой книжке тексту приказа, нередко кадровые работники переносят в трудовую книжку практически все изложенные в приказе сведения, в том числе и о срочности трудового договора, а также об испытательном сроке.

Поэтому нередко в трудовых книжках можно встретить записи следующего содержания (см. Пример 10):

Пример 10

Сведения о работе

                                                              ТК N 8604301

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью
				"Солнышко" (ООО "Солнышко")
20	11	01	2011	Принята в финансовый отдел на должность главного	Приказ от
				бухгалтера по срочному трудовому договору	11.01.2011 N 28
				на один год с испытательным сроком один месяц

Однако в трудовую книжку следует включать далеко не весь текст приказа.

Разберемся, что именно подлежит переносу из приказа в трудовую книжку, на примере приказа о приеме на работу сотрудника по срочному трудовому договору с испытательный сроком (см. Пример 11):

Пример 11

Унифицированная форма N Т-1

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. N 1

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301001  |

    Общество с ограниченной ответственностью                |-----------|

            "Солнышко"                               по ОКПО|  27579689 |

---------------------------------------------------         \-----------/

            наименование организации

                                          /-----------------------------\

                                          |   Номер    |Дата составления|

                                          | документа  |                |

                                          |------------+----------------|

                              Приказ      |     28     |   11.01.2011   |

                          (распоряжение)  \-----------------------------/

                   о приеме работника на работу

                                                    /-------------------\

                                                    |       Дата        |

                           Принять на работу        |                   |

                                            /-------+-------------------|

                                            |   с   |    11.01.2011     |

                                            |-------+-------------------|

                                            |  по   |    10.01.2012     |

                                            \---------------------------/

                                                    /-------------------\

                                                    |  Табельный номер  |

                                                    |-------------------|

         Михайлову Ирину Ивановну                   |    0000000044     |

------------------------------------------------------------------------/

                         фамилия, имя, отчество

в                           финансовый отдел

  -----------------------------------------------------------------------

                        структурное подразделение

                           главный бухгалтер

-------------------------------------------------------------------------

  должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)

                          квалификации

_________________________________________________________________________

                          основное место работы

-------------------------------------------------------------------------

             условия приема на работу, характер работы

  с тарифной ставкой (окладом)         45000      руб. 00 коп.

                                  ---------------     ----

                                     цифрами

                     надбавкой    _______________ руб.____коп.

                                     цифрами

с испытанием на срок       1 (один)                месяца (ев)

                     -----------------------------

Основание:

Трудовой договор от  "11"    января       2011 г. N      28

                      --  --------------    --      ------------

Руководитель   генеральный директор       Петров             Петров А.А.

организации    --------------------    --------------       ------------

                    должность          личная подпись        расшифровка

                                                              подписи

С приказом (распоряжением)        Михайлова       11    января    2011 г.

работник ознакомлен           ------------------ "---" ----------   --

                                личная подпись

К сведению. Устанавливая испытание при приеме на работу, следует помнить, что срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций - шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом. При заключении трудового договора на срок от двух до шести месяцев испытание не может превышать двух недель.

Согласно ст. 80 Трудового кодекса Российской Федерации испытание при приеме на работу не устанавливается для:

- лиц, избранных по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;

- беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет;

- лиц, не достигших возраста восемнадцати лет;

- лиц, окончивших имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности в течение одного года со дня окончания образовательного учреждения;

- лиц, избранных на выборную должность на оплачиваемую работу;

- лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями;

- лиц, заключающих трудовой договор на срок до двух месяцев;

- иных лиц в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, коллективным договором.

Согласно п. 3.1 Инструкции в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Инструкция не предусматривает внесения в трудовую книжку записи о срочном характере заключенного трудового договора. Это обусловлено тем, что трудовое законодательство предусматривает возможность трансформации срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок, например, в случае, предусмотренном ч. 4 ст. 58 ТК РФ, когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работать.

Также ни Инструкция, ни Правила не содержат положений о том, что в трудовую книжку следует вносить сведения об установлении работнику испытательного срока.

Таким образом, переносу в трудовую книжку из приказа о приеме на работу подлежат следующие сведения:

Дата приема на работу.

Место работы, включая структурное подразделение.

Должность, на которую принимается работник.

Реквизиты приказа о приеме на работу.

Не подлежат внесению в трудовую книжку:

Запись об установленном испытании.

Запись о срочности трудового договора.

Реквизиты трудового договора, заключенного с работником.

Правильной будет запись в трудовой книжке следующего содержания (см. Пример 12):

Пример 12

Сведения о работе

                                                                  ТК N 8604301

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью
				"Солнышко" (ООО "Солнышко")
20	11	01	2011	Принята в финансовый отдел на должность	Приказ от
				главного бухгалтера	11.01.2011 N 28

Естественно, это далеко не полный перечень ошибок, которых следует избегать при оформлении трудовых книжек, поскольку предусмотреть и предупредить все ошибки и недочеты, которые могут быть допущены при заполнении трудовых книжек, просто невозможно.

В части технического оформления трудовых книжек следует всегда помнить, что все записи в трудовых книжках должны производиться аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цветов. Сокращения в трудовых книжках не допускаются. При заполнении трудовых книжек кадровым работникам необходимо четко следовать требованиям нормативных актов: Правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек, а в случаях, прямо не предусмотренных указанными нормативными актами, исходить из общих норм трудового законодательства. Если все же при заполнении трудовой книжки была допущена ошибка, то исправлять ее необходимо также в точном соответствии с требованиями действующих нормативных актов.

А. Телевная,

юрист Коллегии

адвокатов "ИНФОЛЕКС"

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 1, январь 2011 г.