Арендуем автомобиль: с экипажем или без? (О. Мокроусов, "Новая бухгалтерия", выпуск 3, март 2011 г.)

Арендуем автомобиль: с экипажем или без?

Практически ни одна организация независимо от осуществляемой ею деятельности не обходится без служебных разъездов. Если таких разъездов немного, организации в основном предпочитают не приобретать автомобиль в собственность, а арендовать его.

В этой статье мы расскажем, как в подобных случаях наиболее оптимально с точки зрения минимизации затрат и налогообложения оформить отношения по аренде автомобиля.

Оформить аренду можно по-разному

Гражданский кодекс предлагает на выбор два варианта оформления аренды транспортного средства: с экипажем и без.

При аренде автомобиля с экипажем арендодатель не только предоставляет арендатору за плату транспортное средство во временное владение и пользование, но и оказывает своими силами услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). При этом на арендодателя возложена обязанность по поддержанию надлежащего состояния сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей (ст. 634 ГК РФ). Обязанность по страхованию автомобиля, как правило, также возлагается на арендодателя (ст. 637 ГК РФ).

Арендатор при такой аренде помимо арендной платы обычно оплачивает только текущие расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией автомобиля (ст. 636 ГК РФ).

Если же транспортное средство предоставляется в аренду без оказания услуг по его управлению и технической эксплуатации (аренда без экипажа), обязанности по поддержанию надлежащего технического состояния транспортного средства (в том числе осуществление текущего и капитального ремонта), а также его страхованию возлагаются на арендатора (ст. 644-646 ГК РФ). Помимо этих расходов арендатор оплачивает стоимость аренды автомобиля и текущие расходы, возникающие в связи с его коммерческой эксплуатацией.

В качестве арендодателя транспортного средства могут выступать как сторонние лица (в том числе физические), так и собственные сотрудники.

Таким образом, организации предстоит определиться:

- у кого арендовать автомобиль: у сторонней организации (физического лица) либо у собственного сотрудника;

- арендовать авто с экипажем или без.

Аренда автомобиля с экипажем у сторонней организации (физлица)

Аренда автомобиля с экипажем у сторонней организации (физического лица) является наиболее затратным вариантом для арендатора. Ведь, как указывалось выше, текущий и капитальный ремонт в данном случае осуществляет арендодатель, поэтому в стоимость аренды он будет закладывать и возможные свои затраты на ремонт. Кроме того, в состав арендной платы входит оплата услуг по управлению автомобилем. Так как арендодатель заинтересован в получении прибыли, стоимость этих услуг он будет рассчитывать исходя из максимальной загрузки водителя. Иными словами, стоимость услуг по управлению автомобилем будет включать в себя как минимум полную зарплату водителя за месяц и налоги, уплачиваемые с нее. Поскольку водитель подчиняется распоряжениям арендатора, касающимся только коммерческой эксплуатации транспортного средства, организация-арендатор не сможет в свободное от разъездов время поручить ему выполнение каких-либо иных поручений (п. 2 ст. 635 ГК РФ).

Таким образом, в рассматриваемой ситуации (немногочисленные служебные разъезды) данный вариант оформления арендных отношений является для организации-арендатора невыгодным с экономической точки зрения. Ведь даже если у организации нет в штате водителя (или сотрудника, имеющего водительские права), она сможет за те же деньги, которые уплачиваются арендодателю в счет оказания услуг по управлению транспортным средством, принять на работу водителя со стороны и поручить ему в свободное от разъездов время выполнение каких-либо иных служебных обязанностей.

Аренда автомобиля без экипажа у сторонней организации (физлица)

При аренде автомобиля без экипажа стоимость аренды будет ниже, поскольку она не включает в себя услуги по его управлению, а также компенсацию возможных затрат арендодателя на его ремонт. Затраты на управление автомобилем своими силами также будут ниже, поскольку у организации есть возможность оптимизировать их (например, сотрудник организации, имеющий водительские права, может совмещать свои обязанности с выполнением обязанностей водителя, получая за такое совмещение некоторую доплату).

Поскольку затраты на текущий и капитальный ремонт при данной форме аренды автомобиля несет арендатор, перед заключением договора необходимо тщательно проверить техническое состояние арендуемого авто. В противном случае затраты на ремонт могут перечеркнуть всю экономию.

В целях налогообложения прибыли арендная плата включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Расходы на текущий и капитальный ремонт арендованного автомобиля арендатор учитывает как прочие расходы и признает их в том периоде, в котором они были осуществлены в размере фактических затрат (п. 1 и 2 ст. 260 НК РФ).

Расходы на страхование отражаются в целях налогообложения прибыли в составе прочих расходов на основании ст. 263 НК РФ. При этом расходы по обязательным видам страхования включаются в состав прочих расходов в пределах страховых тарифов, утвержденных в соответствии с законодательством РФ и требованиями международных конвенций. В случае если данные тарифы не утверждены, расходы по обязательному страхованию, так же как и расходы по добровольным видам страхования, включаются в состав прочих расходов в размере фактических затрат (п. 2 и 3 ст. 263 НК РФ).

Затраты на ГСМ арендатор отражает в составе прочих расходов как расходы на содержание служебного автотранспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если автомобиль арендуется у физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, организация-арендатор, по мнению Минфина России, признается налоговым агентом в отношении арендных выплат и должна удержать с них НДФЛ (письма Минфина России от 06.12.2010 N 03-04-06/3-290 и от 16.08.2010 N 03-04-05/3-462). С этим мнением солидарны и налоговики (письма ФНС России от 01.11.2010 N ШС-37-3/14584@, от 30.04.2009 N 3-5-03/455@ и УФНС России по г. Москве от 25.08.2009 N 16-15/088481).

В то же время существует альтернативная позиция, согласно которой организация при выплате арендной платы физическому лицу, не являющемуся индивидуальным предпринимателем, не признается налоговым агентом, если такая обязанность не предусмотрена договором аренды. Аргументация при этом такова. Налоговый агент исчисляет и уплачивает НДФЛ со всех доходов, источником выплаты которых он является, за исключением доходов, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются в соответствии со ст. 214.1, 227 и 228 НК РФ. На основании п. 4 ст. 228 НК РФ физические лица, получающие другие доходы, при получении которых не был удержан налог налоговыми агентами, уплачивают НДФЛ самостоятельно. Поэтому, если в договоре аренды специально не оговорено, что организация будет удерживать НДФЛ, она налоговым агентом не является.

В арбитражной практике есть примеры судебных решений как базирующихся на этой позиции (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 20.08.2010 N А27-25154/2009, от 10.09.2009 N Ф04-5077/2009(13200-А03-46), Московского округа от 30.11.2010 N КА-А40/14545-10 и от 23.12.2009 N КА-А40/13467-09), так и поддерживающих позицию контролирующих органов (постановления ФАС Уральского округа от 22.09.2010 N Ф09-7389/10-С2 и Северо-Западного округа от 10.07.2008 N А56-4753/2007).

На наш взгляд, целесообразно прислушаться к позиции контролирующих органов и как налоговый агент удерживать НДФЛ с выплачиваемых физическому лицу сумм арендной платы. Подобная обязанность не увеличит налоговую нагрузку на арендатора, поскольку НДФЛ удерживается и уплачивается за счет средств арендодателя - физического лица (п. 4 ст. 226 НК РФ). Однако у организации появляются дополнительные обязанности: она должна завести отдельную налоговую карточку по НДФЛ на данное физлицо (п. 1 ст. 230 НК РФ), а по окончании года подать в налоговый орган сведения о выплаченных этому лицу доходах по форме 2-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Пример 1

Организация, занимающаяся торговой деятельностью, для осуществления служебных разъездов арендует легковой автомобиль стоимостью 300 000 руб. без экипажа у физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем и работником данной организации.

Стоимость аренды автомобиля составляет 20 000 руб. в месяц.

Управление автомобилем возложено на сотрудника организации, который получает за выполнение этих дополнительных обязанностей надбавку к заработной плате в размере 5000 руб.

Расходы на ГСМ за месяц составили 1500 руб. (в том числе НДС 228,81 руб.).

Затраты на текущий ремонт за месяц - 300 руб. (в том числе НДС 45,76 руб.)

Затраты на ОСАГО за месяц составили 329 руб.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Дебет 001

- 300 000 руб. - стоимость арендованного автомобиля учтена за балансом;

Дебет 20 Кредит 76

- 20 000 руб. - начислена арендная плата за месяц;

Дебет 76 Кредит 51

- 17 400 руб. - арендная плата перечислена арендодателю - физическому лицу;

Дебет 76 Кредит 68.1

- 2600 руб. - удержан НДФЛ с суммы арендной платы (13%);

Дебет 20 Кредит 10-3

- 1271,19 руб. - учтены расходы на ГСМ;

Дебет 19 Кредит 60

- 228,81 руб. - учтен НДС по расходам на ГСМ;

Дебет 20 Кредит 60

- 254,24 руб. - учтены затраты на ремонт;

Дебет 19 Кредит 60

- 45,76 руб. - учтен НДС по затратам на ремонт;

Дебет 20 Кредит 97

- 329 руб. - учтены расходы на ОСАГО, приходящиеся на текущий месяц;

Дебет 20 Кредит 70

- 5000 руб. - начислена надбавка сотруднику;

Дебет 70 Кредит 68.1

- 650 руб. - удержан НДФЛ с суммы надбавки (13%);

Дебет 70 Кредит 50

- 4350 руб. - выплачена надбавка сотруднику;

Дебет 20 Кредит 69-2

- 1300 руб. - с надбавки начислены страховые взносы в ПФР (26%);

Дебет 20 Кредит 69-1

- 145 руб. - с надбавки начислены страховые взносы в ФСС России (2,9%);

Дебет 20 Кредит 69-3

- 155 руб. - с надбавки начислены страховые взносы в ФФОМС (3,1%);

Дебет 20 Кредит 69-3

- 100 руб. - с надбавки начислены страховые взносы в ТФОМС (2%);

Дебет 20 Кредит 69-1

- 10 руб. - с надбавки начислены взносы на травматизм (0,2%).

Итого затраты организации на эксплуатацию автомобиля составят:

20 000 + 1271,19 + 254,24 + 329 + 5000 + 1300 + 145 + 155 + 100 + 10 = 28564,43 руб.

Аренда автомобиля у сотрудника без экипажа

Арендовать автомобиль организация может не только у сторонних лиц, но и у своих сотрудников. При осуществлении немногочисленных служебных разъездов такой вариант является наиболее предпочтительным.

Стоимость аренды транспортного средства в этом случае как правило будет ниже, чем при аренде авто у сторонних лиц. Ведь сотрудник, предоставляя автомобиль в аренду, в нерабочее время может продолжать пользоваться им. Например, он приезжает на работу на своем автомобиле, предоставляет его для служебных разъездов в рабочее время, а по окончании рабочего дня на нем уезжает домой.

Арендовать автомобиль у сотрудника можно как с экипажем, так и без.

Если во время служебных разъездов автомобилем будет управлять другой сотрудник, заключается договор аренды без экипажа.

Пример 2

Организация, занимающаяся торговой деятельностью, для осуществления служебных разъездов арендует легковой автомобиль стоимостью 300 000 руб. без экипажа у физического лица, являющегося работником данной организации.

Стоимость аренды автомобиля составляет 12 000 руб. в месяц. Дополнительным соглашением к трудовому договору управление автомобилем возложено на другого сотрудника организации, который получает за выполнение этих обязанностей надбавку к заработной плате в размере 5000 руб.

Расходы на ГСМ за месяц составили 1500 руб. (в том числе НДС 228,81 руб.).

Затраты на текущий ремонт за месяц - 300 руб. (в том числе НДС 45,76 руб.).

Затраты на ОСАГО за месяц составили 329 руб.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Дебет 001

- 300 000 руб. - стоимость арендованного автомобиля учтена за балансом;

Дебет 20 Кредит 73

- 12 000 руб. - начислена арендная плата за месяц;

Дебет 73 Кредит 51

- 10 440 руб. - арендная плата перечислена арендодателю - физическому лицу;

Дебет 73 Кредит 68

- 1560 руб. - удержан НДФЛ с суммы арендной платы (13%);

Дебет 20 Кредит 10-3

- 1271,19 руб. - учтены расходы на ГСМ;

Дебет 19 Кредит 60

- 228,81 руб. - учтен НДС по расходам на ГСМ;

Дебет 20 Кредит 60

- 254,24 руб. - учтены затраты на ремонт;

Дебет 19 Кредит 60

- 45,76 руб. - учтен НДС по затратам на ремонт

Дебет 20 Кредит 97

- 329 руб. - учтены расходы на ОСАГО, приходящиеся на текущий месяц;

Дебет 20 Кредит 70

- 5000 руб. - начислена надбавка сотруднику;

Дебет 70 Кредит 68

- 650 руб. - удержан НДФЛ с суммы надбавки (13%);

Дебет 70 Кредит 50

- 4350 руб. - выплачена надбавка сотруднику;

Дебет 20 Кредит 69-2

- 1300 руб. - с надбавки начислены страховые взносы в ПФР (26%);

Дебет 20 Кредит 69-1

- 145 руб. - с надбавки начислены страховые взносы в ФСС России (2,9%);

Дебет 20 Кредит 69-3

- 155 руб. - с надбавки начислены страховые взносы в ФФОМС (3,1%);

Дебет 20 Кредит 69-3

- 100 руб. - с надбавки начислены страховые взносы в ТФОМС (2%);

Дебет 20 Кредит 69-1

- 10 руб. - с надбавки начислены взносы на травматизм (0,2%).

Итого затраты организации на эксплуатацию автомобиля составят:

12 000 + 1271,19 + 254,24 + 329 + 5000 + 1300 + 145 + 155 + 100 + 10 = 20564,43 руб.

Аренда автомобиля с экипажем у сотрудника

Если автомобилем будет управлять сотрудник, предоставивший его в аренду, целесообразно заключить с ним договор аренды с экипажем. Конечно, можно и в этом случае заключить договор аренды без экипажа, а услуги по управлению оплачивать в виде надбавки к заработной плате.

Однако при заключении договора аренды с экипажем у организации есть дополнительная возможность сэкономить на страховых взносах.

Дело в том, что, как мы уже указывали выше, при аренде автомобиля с экипажем арендодатель не только предоставляет арендатору за плату транспортное средство во временное владение и пользование, но и оказывает своими силами услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). Минфин России считает, что на основании ст. 632 ГК РФ плата по договору аренды транспортного средства с экипажем состоит из двух частей, а именно из платы за аренду транспортного средства и платы за услуги по управлению этим транспортным средством (письмо Минфина России от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780).

Несмотря на то что в ст. 632 ГК РФ требования об обязательном разделении арендной платы на составляющие нет, в договоре аренды авто с экипажем такое разделение целесообразно предусмотреть. Ведь если в договоре стоимость услуг по управлению не будет выделена, проверяющие могут начислить страховые взносы со всей стоимости арендной платы, поскольку вознаграждение, выплачиваемое в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является оказание услуг, облагается страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

В то же время выплаты в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является передача в пользование имущества, не подлежат обложению страховыми взносами (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Поскольку в законодательстве нет указаний о том, как нужно проводить такое разделение, стороны могут определить порядок разделения в договоре.

С целью снижения затрат на уплату страховых взносов целесообразно стоимость услуг по управлению транспортным средством указывать минимальной.

Кроме того, на стоимость услуг по управлению автомобилем не нужно начислять страховые взносы на травматизм, если такая обязанность не предусмотрена договором (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").

Пример 3

Организация, занимающаяся торговой деятельностью, для осуществления служебных разъездов арендует легковой автомобиль стоимостью 300 000 руб. с экипажем у физического лица, являющегося работником данной организации.

С учетом возможных затрат сотрудника на ремонт стоимость аренды автомобиля составляет 14 000 руб. в месяц, в том числе 1000 руб. - стоимость услуг по его управлению.

Расходы на ГСМ за месяц составили 1500 руб. (в том числе НДС 228,81 руб.).

Поскольку заключен договор аренды с экипажем, затраты на страхование несет арендодатель.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Дебет 001

- 300 000 руб. - стоимость арендованного автомобиля учтена забалансом;

Дебет 20 Кредит 73

- 14 000 руб. - начислена арендная плата за месяц;

Дебет 73 Кредит 51

- 12 180 руб. - арендная плата перечислена арендодателю - физическому лицу;

Дебет 73 Кредит 68

- 1820 руб. - удержан НДФЛ с суммы арендной платы (13%);

Дебет 20 Кредит 10

- 1271,19 руб. - учтены расходы на ГСМ;

Дебет 19 Кредит 60

- 228,81 руб. - учтен НДС по расходам на ГСМ;

Дебет 20 Кредит 60

- 254,24 руб. - учтены затраты на ремонт;

Дебет 19 Кредит 60

- 45,76 руб. - учтен НДС по затратам на ремонт;

Дебет 20 Кредит 69-2

- 260 руб. - с услуг по управлению авто начислены страховые взносы в ПФР (1000 руб. х 26%);

Дебет 20 Кредит 69-1

- 29 руб. - с услуг по управлению авто начислены страховые взносы в ФСС России (1000 руб. х 2,9%);

Дебет 20 Кредит 69-3

- 31 руб. - с услуг по управлению авто начислены страховые взносы в ФФОМС (1000 руб. х 3,1%);

Дебет 20 Кредит 69-3

- 20 руб. - с услуг по управлению авто начислены страховые взносы в ТФОМС (1000 руб. х 2%).

Итого затраты организации на эксплуатацию автомобиля составят:

14 000 + 1271,19 + 260 + 29 + 31 +20 = 15611,19 руб.

* * *

Итак, как видно из приведенных примеров, наиболее оптимальным вариантом при необходимости немногочисленных служебных разъездов является заключение договора аренды автомобиля у сотрудника организации с экипажем.

О. Мокроусов,

"ЭЖ"

"Новая бухгалтерия", выпуск 3, март 2011 г.