Корпоративная карта: как получить и отразить в учете при УСН (Н.А. Кулюкина, "Упрощенка", N 3, март 2011 г.)

Корпоративная карта: как получить и отразить в учете при УСН

Сегодня многие организации, а иногда и индивидуальные предприниматели для оплаты хозяйственных и представительских затрат используют корпоративные пластиковые карты. Они выдаются сотрудникам и могут принадлежать разным платежным системам (VISA, MasterCard и др.). С помощью корпоративных карт обеспечивается оперативный контроль расходования средств компаний. Расскажем об их достоинствах и о том, как учесть операции, оплаченные такими картами.

Выпуск корпоративных платежных карт осуществляется в соответствии с Положением ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П. Корпоративная карта - это платежное средство, с помощью которого работники оплачивают расходы деньгами организации. Корпоративная карта открывается на имя конкретного сотрудника, уполномоченного обществом на совершение операций по карте. Другими словами, карта является именной. Заметим, деньги на карте принадлежат именно организации (индивидуальному предпринимателю), а не работнику.

Корпоративные карты могут быть расчетными (дебетовыми) или кредитными. С помощью дебетовой карты расчеты производятся за счет денежных средств организации или предпринимателя, находящихся на банковском счете, или овердрафта. По кредитной карте расчеты осуществляются за счет кредита, предоставляемого банком по кредитному договору.

Примечание. Овердрафт - краткосрочный кредит, предоставляемый банком по договору банковского счета при недостаточности или отсутствии на счете денежных средств (без заключения кредитного договора).

Обратите внимание: в обоих случаях сотрудник оплачивает расходы деньгами работодателя, при этом величина затрат не может превышать расходный лимит, установленный банком и указанный в договоре.

Корпоративные карты могут выпускаться как для рублевых счетов, так и для валютных. При использовании корпоративной карты работник сможет осуществлять следующие операции:

- оплачивать различные расходы (командировочные, накладные, хозяйственные, представительские и т.д.);

- рассчитываться за товар и услуги в торгово-сервисных предприятиях, при условии, что у продавца (поставщика, исполнителя) имеется оборудование, принимающее банковские карты;

- получать наличные денежные средства (как в российской, так и в иностранной валюте) в банкоматах, а также в кассах дополнительных офисов и филиалов банка.

Отметим, что корпоративные банковские карты нельзя использовать для выплаты заработной платы.

Корпоративные карты лучше чековых книжек

Пользоваться корпоративными картами очень удобно. И вот почему. Имея такие карты, организация может:

- оплачивать товары, работы и услуги в любой точке мира (как правило, банк не взимает комиссию за проведение подобных операций);

- снимать наличные денежные средства в банкоматах и кассах банка по всему миру;

- оперативно вносить наличные денежные средства на счет через банкоматы;

- не выдавать деньги под отчет сотрудникам через кассу организации или предпринимателя, значительно экономя операционные расходы и время (не нужно обращаться в банк, заполнять документы на выдачу наличных денег, приходовать их в кассе и оформлять выдачу под отчет);

- дистанционно управлять счетом через систему "интернет-банк";

- пользоваться дополнительными услугами, которые банк предоставляет вместе с корпоративными картами, например, застраховать риски незаконного использования карт.

На заметку. Открыли корпоративный счет? Известите контролирующие органы!

Как уже указывалось, при оформлении корпоративных карт открывается специальный счет. По сути он является обычным банковским, поэтому организация должна уведомить налоговую инспекцию в течение семи дней со дня его открытия или закрытия (подп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ). Кроме того, ту же информацию в течение семи дней необходимо предоставить органам контроля за уплатой страховых взносов, то есть ПФР и ФСС (подп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

И это далеко не все преимущества, которые получает организация, используя корпоративные банковские карты. Например, оформив такие карты, компания получает возможность совершать платежи на любые суммы. Напомним, что максимальный размер наличности в расчетах между организациями, организацией и индивидуальным предпринимателем или предпринимателями составляет 100 000 руб. по одной сделке (п. 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У). Расчеты с помощью корпоративной карты относятся к безналичным платежам, поэтому указанное ограничение на операции с картами не распространяется.

Кроме того, корпоративная карта является выгодной альтернативой чековой книжке, которую приходится переоформлять каждый раз, когда в ней кончились листы (при этом уплачивается банковская комиссия). Карту организация получает в банке единожды. А значит, опять же налицо экономия времени и денег. И еще. При использовании корпоративных карт отсутствуют риски, возникающие в случае потери чековой книжки или перевозки крупных сумм наличности. Дело в том, что при утрате карты компания может ее своевременно заблокировать, сохранив свои денежные средства.

Оформить корпоративные карты несложно

Все корпоративные карты прикрепляются к одному специальному карточному счету с единым расходным лимитом для всех работников, которые впоследствии вправе пользоваться картами. Можно поступить и по-другому, разделив корпоративные карты на группы. Тогда у каждой из них будет свой расходный лимит. Какой вариант выбрать, решает руководитель организации или индивидуальный предприниматель.

Примечание. Большинство банков предоставляют возможность работодателям установить индивидуальные расходные лимиты для каждой карты.

Чтобы оформить корпоративные карты, необходимо открыть специальный банковский счет для совершения операций с картами. Для этого организация должна заполнить соответствующее заявление, а также заключить договор банковского счета и договор на обслуживание корпоративных пластиковых карт, где будут отражены сведения о работниках, на имена которых выпускаются карты. Перечень работников, которые вправе пользоваться корпоративными картами, утверждается приказом руководителя. Кроме того, необходимо составить порядок использования карт и обязательно указать в нем:

- срок, в течение которого работник должен представить отчет о целевом расходовании денежных средств по карте;

- обязанность работника прикладывать к отчету документы, подтверждающие расходование средств с карточного счета.

Также в порядке использования карт следует установить ответственность работника:

- за непредставление документов, подтверждающих целевое использование денежных средств;

- несвоевременное сообщение об утрате или хищении корпоративной банковской карты в целях блокировки операций по карте.

Прежде чем выдать карты работникам, организация должна сообщить будущему держателю карты о том, что сведения о пин-коде являются конфиденциальной информацией и ее нельзя разглашать третьим лицам.

Для учета корпоративных карт бухгалтеру целесообразно разработать регистр, в котором будут указаны номера карт, ФИО ее держателей, даты передачи карт работникам и их возврата. Факт выдачи корпоративной карты подтверждается подписями сотрудника, получившего карту, и работника, ведущего учет карт.

Расходы на корпоративные карты для целей налогообложения не пропадут

Налогоплательщики, применяющие УСН с объектом доходы минус расходы, вправе уменьшать налоговую базу на стоимость услуг кредитных организаций (подп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Состав расходов на оплату банковских услуг определяется согласно подпункту 15 пункта 1 статьи 265 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Кроме того, подобные расходы, равно как и любые другие, должны отвечать критериям, установленным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, то есть быть обоснованными и подтверждаться соответствующими документами. Закрытый перечень операций, стоимость которых можно учесть в составе банковских расходов, установлен статьей 5 Федерального закона от 02.12.90 N 395-1. В частности к банковским операциям относится открытие и ведение банковских счетов физических и юридических лиц. Таким образом, "упрощенцы" вправе после оплаты отразить в расходах банковскую комиссию, взимаемую за открытие и ведение карточного счета.

Еще один важный момент. При открытии карточных счетов на них перечисляются денежные средства, и если деньги переводятся с расчетного счета, облагаемый доход не возникает. Дело в том, что в соответствии со статьей 41 НК РФ доходом в целях налогообложения признается экономическая выгода, выраженная в денежной форме. А деньги организации, перечисленные с одного счета на другой, экономической выгодой не являются.

Расходы, оплаченные при помощи корпоративной карты, отражаются в налоговой базе в общем порядке. То есть при условии, что они упомянуты в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ и выполнены все необходимые требования, предусмотренные статьями 346.16 и 346.17 НК РФ.

Примечание. До 1 января 2011 года к основным средствам относились объекты стоимостью более 20 000 руб. Изменения в пункт 1 статьи 256 НК РФ внесены Федеральным законом от 27.07.2010 N 229-ФЗ.

Пример

ООО "Шелест" применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. 1 марта 2011 года организация открыла специальный счет для выпуска корпоративных банковских карт. В тот же день на данный счет перечислено с расчетного счета 50 000 руб. и списано 1920 руб. за обслуживание до конца 2011 года. Карта выдана сотруднику, который с ее помощью 18 марта оплатил производственный станок стоимостью 44 958 руб. (в том числе НДС 6858 руб.). Станок введен в эксплуатацию 29 марта. Отразим указанные операции в налоговом учете.

Стоимость обслуживания корпоративной карты можно учесть в расходах согласно подпункту 9 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Однако при упрощенной системе налогообложения затраты списываются после осуществления и оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ), поэтому выданные авансы расходом не являются. Значит, организация вправе в последние дни каждого из оставшихся 10 месяцев 2011 года (с марта по декабрь включительно) отражать в расходах по 192 руб. (1920 руб. : 10 мес.).

В соответствии с пунктом 4 статьи 346.16 НК РФ в состав основных средств входит имущество, являющееся амортизируемым на основании главы 25 НК РФ. Исходя из правила, предусмотренного в пункте 1 статьи 256 НК РФ, амортизируют объекты, которые находятся в собственности, используются в деятельности, направленной на получение дохода, со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 40 000 руб. Производственный станок отвечает перечисленным требованиям и является основным средством.

Условия для учета расходов на покупку основного средства при УСН выполнены в I квартале 2011 года: за объект расплатились 18 марта, а 29-го его ввели в эксплуатацию. Следовательно, 31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря общество вправе отразить в налоговом учете по 11 239,5 руб. (44 958 руб. : 4 квартала).

Обратите внимание: при упрощенной системе НДС является невозмещаемым налогом, поэтому его включают в первоначальную стоимость основных средств.

Примечание. Напомним, что в январе 2011 года Госдума приняла в первом чтении законопроект о бухгалтерском учете, который предполагает с 2012 года сделать обязательным ведение бухгалтерского учета в полном объеме для всех организаций.

Операции по карточному счету отражаются на бухгалтерском счете 55

Организации на упрощенной системе не обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме (п. 3 ст. 4 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ). Однако многие льготой не пользуются, тем более что в 2012 году ее планируют отменить, поэтому расскажем о том, как отразить в бухучете операции, связанные с использованием корпоративных карт.

Непосредственно денежные операции по карточному счету учитываются на бухгалтерском счете 55 "Специальные счета в банках" субсчете "Карточный счет". Если карта расчетная (дебетовая), перечисление на нее денег отражается в бухгалтерском учете проводкой:

Дебет 55 Кредит 51

- переведены деньги с расчетного на карточный счет.

Если же карта кредитная, то поступление денег на нее учитывается по кредиту счета 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам":

Дебет 55 Кредит 66

- отражено увеличение кредита.

Погашение задолженности и процентов по кредитным картам сопровождается проводкой:

Дебет 66 Кредит 51

- погашена задолженность (проценты) по кредитной карте.

При оплате банковских услуг делаются следующие проводки:

Дебет 76 Кредит 55

- оплачены услуги банка по обслуживанию специального карточного счета;

Дебет 91 Кредит 76

- признана стоимость услуг банка в составе прочих расходов.

Списание денег с карточного счета оформляется так

Дебет 71 Кредит 55

- отражено списание денежных средств с карточного счета.

При этом неважно, рассчитался работник при помощи карты за товары или услуги или снял наличные деньги. После того как работник отчитается по истраченным средствам и представит подтверждающие документы, формируется бухгалтерская проводка:

Дебет 20 (26, 60, 91 и т.п.) Кредит 71

- отражены расходы подотчетного лица.

До этого момента деньги считаются выданными под отчет. Отметим, что работники, расплачивающиеся картами, также оформляют авансовые отчеты, прилагая к ним необходимые документы о произведенных расходах.

Н.А. Кулюкина,

эксперт журнала "Упрощенка"

"Упрощенка", N 3, март 2011 г.