В преддверии проверок ГИТ: решаем проблемы кадровых документов (Т. Федорова, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 3, март 2011 г.)

В преддверии проверок ГИТ: решаем проблемы кадровых документов

С 07.03.2011 г. вступила в силу новая редакция ст. 145.1 УК РФ*(1). Теперь эта норма предусматривает наказание не только за полную, но и за частичную невыплату заработной платы. Наряду с этим готовятся поправки в КоАП РФ, дифференцирующие ответственность за нарушение отдельных статей трудового законодательства. Как правило, подобная активность законодателей оборачивается усилением проверок со стороны контролирующих органов*(2). В этой связи необходимо, чтобы все документы кадровой службы были в идеальном порядке.

Все флаги в гости будут к нам...

Проверить организацию на предмет соблюдения нормативных актов о труде могут представители различных ведомств, например, Государственного санитарно-эпидемиологического надзора или Государственного энергетического надзора. Вправе приехать с проверкой и должностные лица Пенсионного фонда или ФСС*(3). Но все они будут инспектировать только подконтрольный им участок (соблюдение санитарных норм при выполнении отдельных видов работ или правильность уплаты страховых взносов и обоснованность начисления пособий т.п.). В полном же объеме проверить организацию в плане соблюдения норм трудового законодательства может только прокуратура (как орган, осуществляющий государственный надзор за точным и единообразным исполнением всех законов) и федеральная инспекция труда (как орган по контролю и надзору за соблюдением всеми работодателями на территории России трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права) (ст. 354 ТК РФ). Именно для этих структур кадровые документы компании представляют особый интерес.

Кадровый пасьянс

Для проверяющих недостаточно, чтобы в организации трудовые права работников соблюдались только по факту. Необходимо, чтобы были еще и документы, свидетельствующие об этом. Все документы, которые "циркулируют" в кадровой службе, можно разделить на обязательные (см. Таблицу 1), условно-обязательные и факультативные. Обязательные документы должны присутствовать в каждой организации независимо от ее специфики, например, Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персональных данных. Условно-обязательные - только в том случае, если есть обстоятельства и условия, диктующие необходимость принятия таких документов. Например, график сменности, если в организации установлен сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ). Или же Положение об оплате труда - если заработная плата включает в себя сложную систему надбавок и доплат (ст. 135 ТК РФ). Если же всем платятся только оклады согласно штатному расписанию (этот документ также является локальным нормативным актом) да к тому же их размеры отражены в трудовых договорах, то можно обойтись без такого документа. И, наконец, группа факультативных документов. Они создаются не в силу требований закона, а для организации и совершенствования работы с персоналом, например, Положение о порядке разработки и утверждения локальных нормативных актов или должностная инструкция.

Таблица 1

Документы, которые потребует предъявить трудинспектор

Наименование документа	Правовые основания
Правила внутреннего трудового распорядка	ст. 189, 190 ТК РФ
Штатное расписание	Форма Т-3 (здесь и далее речь идет о формах, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. N 1).
Локальный акт, утверждающий порядок работы с персональными данными работников	ст. 86 ТК РФ
График отпусков	ст. 123 ТК РФ, Форма Т-7
Табель учета рабочего времени	ст. 91, 99 ТК РФ, Формы Т-12, Т-13
Инструкции по охране труда	ст. 212 ТК РФ
Приказы по основной деятельности	Оформляются распоряжения по управлению организацией (в свободной форме)
Приказы по личному составу	ст. 62, 68 ТК РФ, Формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-6, Т-6а, Т-8, Т-8а, а также приказы в свободной форме
Трудовые договоры	ст. 56, 57, 67 ТК РФ
Трудовые книжки	ст. 65, 66 ТК РФ
Личные карточки	Форма Т-2, постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. N 225 (далее - Постановление N 225)

Учет документов кадровой службы удобно вести с использованием специальных журналов. Тем более что наличие некоторых из них обязательно (см. Таблицу 2).

Таблица 2

Журналы, обязательные для ведения

Наименование журнала	Правовая основа
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним	Постановление N 225; Постановление Минтруда России от 10.10.2003 г. N 69 (далее - Постановление N 69)
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним	Постановление N 225; Постановление N 69
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации	Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 г. N 739н (далее - Приказ N 739н)
Журнал учета работников, прибывающих в организацию, в которую они были командированы	Приказ N 739н
Журналы проведения инструктажей по охране труда	Постановление Минтруда России и Минобразования России от 13.01.2003 г. N 1/29
Журнал учета проверок	Федеральный закон от 26.12.2008 г. N 294-ФЗ

Если в кадровой службе есть документы "на каждый случай", это, безусловно, будет расценено проверяющим как позитивный фактор. Но этого мало. Надо также, чтобы каждый документ обладал юридической силой: чтобы его содержание, механизм разработки и утверждения не противоречили закону, а при оформлении использовались все необходимые реквизиты*(4). Иными словами, создавая документ, работник кадровой службы должен быть озадачен его содержанием, формой и процедурой принятия. На практике решить эти вопросы не всегда легко, зачастую приходится сталкиваться с различными проблемами и "подводными камнями".

О некоторых аспектах разработки и принятия двух документов - Правил внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР или Правила) и дополнительного соглашения к трудовому договору - поговорим более подробно.

Локальный акт под номером один

ПВТР - один из локальный нормативных актов, которые в обязательном порядке должны быть в каждой организации. Документ устанавливает порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы и отдыха, меры поощрения и взыскания (ст. 189 ТК РФ).

При разработке документа необходимо четко следовать предписаниям закона. В частности, не превышать имеющиеся у работодателя полномочия и не использовать локальный акт для регулирования трудовых отношений, отнесенных к компетенции органов государственной власти (ст. 6 ТК РФ). Например, в плане установления вида дисциплинарных взысканий или расследования несчастных случаев на производстве. Излишняя самостоятельность работодателя оборачивается для него издержками в виде административных штрафов и приостановления деятельности*(5). Это не относится к случаям отражения в ПВТР дополнительных гарантий и компенсаций работникам. Хотя подобные вопросы и являются прерогативой государства, установление дополнительных льгот и преимуществ за труд нельзя рассматривать как нарушение закона. Здесь по аналогии с ч. 3 ст. 41 ТК РФ (содержание и структура коллективного договора) действует принцип, в соответствии с которым работодатель вправе улучшать условия труда работников по сравнению с теми, что установлены законом. Правда, все финансовые расходы при этом должны быть произведены за счет средств самого работодателя.

Следующий принцип, которым следует руководствоваться при разработке ПВТР, такой: если закон дает организации определенные полномочия по наполнению локального акта, то имеет смысл использовать эти полномочия в полной мере. Так, в ч. 2 ст. 191 ТК РФ сказано, что работодатель вправе устанавливать в коллективном договоре или в ПВТР поощрения за труд помимо тех, что установлены трудовым законодательством*(6). Поэтому в Правилах можно прописать и такой вид поощрения, как оплата поездки работника к месту проведения отпуска или оплата санаторно-курортного лечения.

Создавая ПВТР, не следует слепо, по формальному составу, копировать те или иные положения Трудового кодекса. В документе нужно четко отражать специфику деятельности компании, ее особенности, следить за тем, чтобы положения ПВТР не противоречили условиям трудового договора. Например, если в организации имеет место сменный режим, о нем обязательно нужно упомянуть в ПВТР и дать отсылку к графику сменности (ст. 103 ТК РФ)*(7). Если среди работников компании практикуется труд на дому, нужно четко прописать его условия и указать, что в данном случае следует считать рабочим местом сотрудника.

Вопрос: В нашей организации рабочий день начинается в 9.00. Как правило, в это время все сотрудники находятся на рабочих местах. Кроме К... Обычно он появляется в своем кабинете не ранее чем в 9.30. При этом заявляет, что на работу пришел вовремя, но зашел по делу в соседний отдел (или в переговорную, или в комнату отдыха попить кофе и т.п.). Можем ли мы привлечь работника к ответственности за нарушение дисциплины труда, учитывая, что формально на территории организации он появляется в установленное время?

Да, можете. Свой трудовой день работник должен начинать в час, указанный в ПВТР, находясь не только на территории организации, но и конкретно на своем рабочем месте (определение рабочего места дано в ст. 209 ТК РФ). За опоздания на работу к нарушителю может быть применена одна из мер дисциплинарного взыскания, предусмотренная ст. 192 ТК РФ. Для того чтобы исключить недопонимания со стороны работников, работодателям имеет смысл в Правилах внутреннего трудового распорядка более четко излагать пункт, регулирующий режим рабочего дня. Например, указывать не только, что начало работы в 9.00, а окончание в 18.00, но и обязательно добавлять: в течение этого времени работник должен находиться на своем рабочем месте. Посмотрите, как у вас в ПВТР изложен указанный пункт. При необходимости внесите в него изменения путем издания приказа по основной деятельности. Не забудьте ознакомить работников с новой редакцией документа под личную подпись.

Что нужно знать о процедуре принятия ПВТР? По общему правилу они утверждаются в качестве приложения к коллективному договору (ст. 190 ТК РФ), однако могут быть приняты и в качестве самостоятельного документа. В этом случае Правила утверждаются (либо вводятся в действие) приказом по основной деятельности.

Пример 1

Вариант 1. Руководитель организации утверждает ПВТР, применяя прямой гриф утверждения. Он пишет утверждаю в правом верхнем углу первого листа документа. Ниже следуют его подпись, расшифровка подписи и дата утверждения ПВТР. Далее руководитель издает приказ по основной деятельности, в соответствии с которым (с момента, который может совпадать или не совпадать с датой утверждения ПВТР) этот документ вводится в действие.

Вариант 2. Руководитель организации утверждает и одновременно вводит в действие ПВТР путем издания приказа по основной деятельности. При этом лицо, ответственное за оформление Правил, проставляет в правом верхнем углу первого листа документа косвенный гриф утверждения, а именно - утверждено приказом, далее следуют дата и номер приказа.

В плане учета мнения представительного органа работников процедура "внедрения" ПВТР в организацию прописана в ст. 372 ТК РФ. Но эта процедура актуальна только в том случае, если в компании такой орган имеется. При его отсутствии работодатель принимает Правила без оглядки на мнение трудового коллектива.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить с ПВТР будущего работника под личную подпись (ст. 68 ТК РФ). Для этого имеет смысл использовать лист ознакомления, оформив его в качестве приложения к Правилам. Таким образом, будет понятно, что работник ознакомлен именно с этим документом (ведь впоследствии ПВТР могут быть приняты и в новой редакции).

Пример 2

                                                     Утверждаю

                                                     Генеральный директор

                                                          Николаев

                                                    --------------------

                                                           подпись

                                                       А.Н. Николаев

                                                    --------------------

                                                    (расшифровка подписи)

                                                        18 февраля 2011 г.

Правила
внутреннего трудового распорядка
(фрагмент)

"18" февраля 2011 г.                                                   N 2

г. Москва

<...>

IX. Оплата труда

Размер заработной платы работника указывается в его трудовом договоре в соответствии со штатным расписанием, утвержденным в Организации в установленном порядке.

<...>

Выплата заработной платы и иных положенных работнику сумм производится два раза в месяц - 20-го числа за первую половину текущего месяца и 5-го числа за прошедший отчетный месяц.

При выплате заработной платы Организация выдает работнику расчетный листок (см. Приложение N 3 к настоящим Правилам).

При задержке выплаты заработной платы Организация выплачивает работнику денежную компенсацию в размере 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки.

X. Гарантии и компенсации

<...>

Начальник отдела кадров               Добрынина            М.Ю. Добрынина

18.02.2011

Согласовано

Протокол заседания профкома

от 16 февраля 2011 г. N 24

Начальник юридического отдела         Костиков              А.А. Костиков

18.02.2011

Соглашению - быть!

Информация, которая изначально отражена в трудовом договоре, в период трудовой деятельности работника неоднократно меняется. Кто-то переводится на новую должность, кому-то повышается зарплата или устанавливается новый режим работы. Однако меняются не только условия труда, но и информация о самом работнике. Например, фамилия (после заключения брака) или паспортные данные (в случае утери документа). Как правило, все эти изменения должны быть определенным образом оформлены. Возникает вопрос - как? Всегда ли при изменении информации, содержащейся в трудовом договоре, нужно составлять дополнительное соглашение? Или можно решить проблему каким-то иным образом?

Для того чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к ст. 57 Трудового кодекса. Из анализа нормы следует, что текст трудового договора содержит сведения о работнике и работодателе (часть первая статьи) и условия труда работника (обязательные - часть вторая и дополнительные - часть четвертая статьи). В качестве сведений указываются, например, Ф.И.О. работника и наименование работодателя; сведения о документах, удостоверяющих личность работника; идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей); место и дата заключения трудового договора. В качестве обязательных условий - место работы, трудовая функция и условия оплаты труда и т.д. Если сторонами были оговорены дополнительные условия, например, о неразглашении государственной или коммерческой тайны, то не следует забывать и о них.

Статья 72 Трудового кодекса дает четкие указания: при изменении условий труда (как обязательных, так и дополнительных) стороны должны составить об этом письменное соглашение к трудовому договору. Например, такой документ нужен, если сотруднику в течение рабочего дня помимо работы, обусловленной его трудовым договором, поручается дополнительная работа по той же или иной профессии, то есть когда имеет место совмещение профессий (ст. 60.2 ТК РФ).

Фрагмент документа. Статья 72 Трудового кодекса РФ "Изменение определенных сторонами условий трудового договора"

К сожалению, на практике при изменении условий трудового договора дополнительное соглашение составляется не всегда. Так, перевод на другую работу в той же организации оформляется исключительно приказом по личному составу. При этом хорошо, если работник делает отметку на документе о том, что на такой перевод согласен. А ведь порой желание или нежелание сотрудника на изменение трудовой функции и вовсе не фиксируется. Любой инспектор труда посчитает подобное нарушение существенным.

Но иногда специалисты отдела кадров, напротив, необоснованно используют дополнительное соглашение при оформлении той или иной кадровой операции. Например, этот документ составляется для трансформации срочного трудового договора в трудовой договор на неопределенный срок (хотя эта процедура должна производиться через расторжение трудового договора, так как в данном случае речь идет о разных видах трудового договора). Неоправданно используется дополнительное соглашение и для того, чтобы зафиксировать изменение сведений, содержащихся в трудовом договоре.

Действуем по аналогии

Как оформить изменение условий труда, мы выяснили с помощью ст. 72 Трудового кодекса. А вот как быть, если обновились сведения, содержащиеся в трудовом договоре, например, фамилия работника? Об этом Трудовой кодекс умалчивает. Правда, в части третьей ст. 57 отмечено: если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения, впоследствии они должны быть внесены в его текст. Но здесь, как вы обратили внимание, речь идет о сведениях, изначально не внесенных в трудовой договор. В нашем же случае фамилия работника в договоре присутствовала, просто позднее она изменилась. Несмотря на это, мы рекомендуем поступать по аналогии с указанной нормой. То есть непосредственно вписать изменившуюся фамилию в текст трудового договора, предварительно зачеркнув старую фамилию работника. Рядом нужно поставить номер и дату приказа, на основании которого вносятся изменения. Сотрудник кадровой службы, внесший запись, должен поставить свою подпись*(8).

Хроника принятия документа

Принятию дополнительного соглашения обычно предшествует определенная процедура. Допустим, руководитель компании решил перевести сотрудницу с должности секретаря-референта на должность инспектора отдела кадров. Что нужно предпринять? Во-первых, нужно направить работнице уведомление с предложением занять вакантную должность. В случае согласия она сделает об этом письменную отметку на отрывной части уведомления и передаст эту часть уведомления в отдел кадров. Затем будет составлено дополнительное соглашение (оно должно быть подписано обеими сторонами трудового договора). На основании дополнительного соглашения руководитель должен издать приказ о переводе. В заключение инспектор отдела кадров внесет соответствующую запись в трудовую книжку работницы, в личную карточку Т-2, а также в другие документы (например, в штатную расстановку).

При оформлении дополнительного соглашения не стоит перенасыщать его всеми реквизитами трудового договора. Достаточно указать дату и номер заключенного соглашения (а также номер и дату трудового договора, к которому соглашение принято), место заключения, фамилию, имя, отчество работника, полное (сокращенное, если оно имеется) наименование организации-работодателя. Важно проследить, чтобы в документе в обязательном порядке были подписи работника и работодателя (см. Пример 3). Дополнительное соглашение должно быть составлено в том же количестве экземпляров, что и трудовой договор (ст. 67 ТК РФ).

Пример 3

Дополнительное соглашение N 2
к трудовому договору N 37 от 12 мая 2006 г.

г. Москва                                            17 февраля 2011 года

Закрытое акционерное общество "Ласточка", именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице генерального директора Смелова И.Т., действующего на основании Устава, с одной стороны и гражданин(-ка) Российской Федерации Павловская Вера Петровна, именуемая в дальнейшем "Работник", с другой стороны, совместно именуемые "Стороны", заключили настоящее Дополнительное соглашение N 2 к Трудовому договору N 37 от 12.05.2006 г. о нижеследующем:

1. Перевести Работника с должности "секретарь-референт" на должность "инспектор отдела кадров". В связи с этим в трудовой договор с Работником внести следующие изменения:

- в пункте 2.2 трудового договора заменить наименование должности "секретарь-референт" на "инспектор отдела кадров";

- пункт 2.3 трудового договора изложить в следующей редакции: "Работнику устанавливается должностной оклад в размере 30 000 (Тридцати тысяч) рублей";

- пункт 3.3.2 трудового договора изложить в следующей редакции: "Работник обязан выполнять трудовую функцию в соответствии с должностной инструкцией инспектора отдела кадров от 13.09.2007 N 13".

2. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от N 37 от 12.05.2006 г. и вступает в силу с 18 февраля 2011 г.

3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу. Один экземпляр передается Работнику, другой остается у Работодателя.

Работодатель: Смелов  И.Т. Смелов    Работник: Павловская В.П. Павловская

В дальнейшем в рамках рубрики "Школа кадровика" мы еще не раз будем говорить о проблемах разработки и принятия других кадровых документов, что является очень важным аспектом работы с персоналом. Если все бумаги компании будут отвечать требованиям закона, это не только произведет благоприятное впечатление на правового инспектора, но и послужит надежным доказательством правоты работодателя, в случае если трудовой спор с работником придется разрешать с помощью Фемиды.

Т. Федорова,

юрист, эксперт

по трудовому праву

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 3, март 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Введенная Федеральным законом от 23.12.2010 г. N 382-ФЗ.

*(2) В соответствии с Федеральным законом от 28.12.2010 г. N 408-ФЗ с 01.07.2011 г. заработают нормы Федерального закона от 26.12.2008 г. N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" в отношении контроля и надзора в сфере труда. В настоящее время этот закон не распространяется на проверки ГИТ в части, касающейся вида, предмета, оснований проверок и сроков их проведения.

*(3) Статья 33 Федерального закона от 24.07.2009 г. N 212-ФЗ.

*(4) Реквизиты, которые используются при оформлении документов в организациях, приведены в ГОСТе Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. N 65-ст).

*(5) По статье 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде работодатель - юридическое лицо может быть оштрафован на сумму до 50 000 руб. или его деятельность приостановлена на срок до 90 суток.

*(6) В ч. 1 ст. 191 ТК РФ в качестве поощрения за труд предусмотрены благодарность, премия, ценный подарок, почетная грамота, представление к званию лучшего по профессии.

*(7) График сменности обычно утверждается в качестве приложения к коллективному договору. При отсутствии коллективного договора график сменности можно оформить как приложение к Правилам внутреннего трудового распорядка.

*(8) О том, как изменить фамилию работника на титульном листе трудовой книжки, см. п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. N 69).