Новая справка для расчета пособий (О.В. Негребецкая, "Зарплата", N 4, апрель 2011 г.)

Новая справка для расчета пособий

Если работник обратится за выплатой пособий на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, он должен быть готов представить справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году обращения за пособиями. О порядке ее получения и заполнения рассказывается в статье.

Зачем нужна справка

С 1 января 2011 года пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком исчисляются исходя из среднего заработка работника, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая, в том числе за время работы у другого страхователя (других страхователей). Об этом говорится в части 1 статьи 14 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (далее - Закон N 255-ФЗ).

Таким образом, если страховой случай наступил в 2011 году, средний заработок для расчета пособий будет рассчитываться за 2009-2010 годы. Чтобы заработок с прежних мест работы учитывался при расчете суммы пособия, работник должен представить справки о сумме заработка, полученного у предыдущих работодателей (ч. 5 ст. 13 Закона N 255-ФЗ).

Если в одной из организаций заработок сотрудника составил 415 000 руб. или превысил эту сумму, справку с других мест работы представлять не имеет смысла. Так как за каждый год расчетного периода сумма учитываемых выплат не должна превышать предельной базы для начисления страховых взносов (ч. 3.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ). Для 2010 и 2009 годов она составляет 415 000 руб. Это следует:

- из части 4 статьи 8 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ (далее - Закон N 212-ФЗ);

- части 2 статьи 2 Федерального закона от 08.12.2010 N 343-ФЗ.

Работодатель выдает справку

Форма справки утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н (приложение N 1 к приказу). В приложении N 2 к данному приказу приведен Порядок выдачи справки (далее - Порядок выдачи справки).

Работодатель обязан выдать справку при увольнении работника, а также бывшему работнику, если он обратится с соответствующим заявлением. Застрахованные лица, работающие по трудовому договору, в свою очередь имеют право беспрепятственно получать от страхователя справку о сумме заработка (п. 2 ч. 1 ст. 4.3 Закона N 255-ФЗ).

Справка, выдаваемая при увольнении

Заявление не нужно. Согласно части 4 статьи 84.1 ТК РФ в последний день работы работодатель обязан выдать сотруднику по письменному заявлению заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. А с 1 января 2011 года еще и справку о сумме заработка, на которую были начислены страховые взносы (подп. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ). При этом заявления работника на выдачу справки не требуется.

Период отражения сведений. Предположим, сотрудник работал в компании с 2006 года, а 30 апреля 2011 года он уволился. В этот же день ему выдается справка о сумме заработка, на которую были начислены страховые взносы:

- за 2009 и 2010 годы (годы, предшествующие году увольнения);

- период с 1 января по 30 апреля 2011 года (текущий календарный год).

Если возможности вручить справку в день увольнения нет, страхователь должен уведомить работника о необходимости забрать справку либо получить его согласие на отправление документа по почте. Это предусмотрено пунктом 2 Порядка выдачи справки.

Ответственность страхователя. Работодатель, выдавший справку, несет ответственность за достоверность содержащихся в ней сведений (ст. 15.1 Закона N 255-ФЗ). Если в результате работнику пособие будет выплачено в большей сумме, виновные лица должны будут возместить ФСС России причиненный ущерб в соответствии со статьей 15 ГК РФ.

Справка для бывшего работника

Заявление работника. С просьбой выдать указанную справку может обратиться и сотрудник, ранее работавший в организации. В этом случае бывший работодатель должен выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня подачи (регистрации) письменного заявления (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ и п. 3 Порядка выдачи справки).

Предположим, сотрудник обратился за справкой 15 марта 2011 года. В этом случае работодатель обязан выдать ему справку не позднее 18 марта 2011 года.

Период отражения сведений. В пункте 3 части 2 статьи 4.1 Закона N 255-ФЗ сказано, что справку выдают за два календарных года, предшествующих году обращения за ней.

Предположим, сотрудник, обратившийся за справкой 15 марта 2011 года, работал в организации с 2005 года по 30 ноября 2010-го. В справке необходимо указать сведения о выплатах:

- за 2009 год;

- период с 1 января по 30 ноября 2010 года.

То есть за отработанный период в двух календарных годах, предшествующих году обращения за справкой.

По нашему мнению, применять нормы пункта 3 части 2 статьи 4.1 Закона N 255-ФЗ необходимо в совокупности с нормой части 1 статьи 14 этого же документа.

Согласно данной норме некоторым застрахованным лицам предоставлено право заменить один или оба года в расчетном периоде предшествующими календарными годами. Такой льготой могут воспользоваться:

- женщины, находившиеся в расчетном периоде в отпуске по беременности и родам;

- застрахованные лица, находившиеся в расчетном периоде в отпуске по уходу за ребенком.

Чтобы эти граждане могли воспользоваться своим правом, бывший работодатель, по мнению редакции, должен отразить в справке сведения о выплатах за те периоды, которые они укажут в заявлении.

Способы подачи заявления. Заявление работник может представить лично (или через своего законного представителя) либо направить по почте. При этом доверенное лицо должно представить документы, удостоверяющие его личность и полномочия. Это предусмотрено пунктом 4 Порядка выдачи справки.

Копия справки

Вместо подлинника справки о сумме заработка, исходя из которого должны быть исчислены пособия, работник может представить ее копию, заверенную в установленном порядке (ч. 7.1 ст. 13 Закона N 255-ФЗ).

Как пояснили редакции специалисты ФСС России, копию делает и заверяет работодатель, который видит оригинал, в частности работодатель, назначающий пособие. Заверять справку у нотариуса не нужно.

Например, работник взял у бывшего работодателя одну справку и хранит ее дома. Для расчета пособия он приносит справку своему действующему работодателю, кадровик или бухгалтер делает копию, пишет на ней "Копия верна" и ставит печать организации. Оригинал справки работник забирает домой.

Примечание. Работник несет ответственность

Работник несет ответственность за предоставление недостоверных сведений о сумме заработка. Если из-за этого пособие ему было выплачено в большем размере, то излишне выплаченная сумма может быть удержана (ч. 4 ст. 15 Закона N 255-ФЗ).

Удержание производится в размере не более 20% суммы, причитающейся работнику при каждой последующей выплате социального пособия, либо его заработной платы. При прекращении выплаты пособия либо заработной платы оставшаяся задолженность взыскивается в судебном порядке.

Нужно ли переоформлять справки, выданные ранее?

Закон обязал работодателей выдавать справки о заработке с 1 января 2011 года. Форму, а также порядок ее заполнения и выдачи должно было утвердить Минздравсоцразвития России (подп. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ). Однако на сайте министерства приказ был размещен только в начале марта.

По этой причине территориальные отделения ФСС России в течение двух месяцев рекомендовали работодателям составлять справку в произвольной форме.

Однако на семинарах представители центрального аппарата фонда подчеркивают, что это противоречит подпункту 3 части 2 статьи 4.1 Закона N 255-ФЗ. В нем говорится, что форма справки должна быть установлена федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социального страхования. В данном случае - Минздравсоцразвития России.

Нужно ли требовать от работника переоформить справку, которая была выдана до официального утверждения бланка, но по форме, приведенной в проекте приказа Минздравсоцразвития России? Все реквизиты обоих бланков совпадают. Четкого ответа на этот вопрос пока нет. Ожидается, что чиновники примут решение в ближайшее время. Вы узнаете о нем из журнала "Зарплата".

Работодатель получает справку

В некоторых случаях работодатель не выдает справки, а получает их.

Работник не может представить справку

Вероятно, не все сотрудники, устроившиеся на работу в организацию после 1 января 2009 года, смогут принести справку от бывшего работодателя. Например, если организация, в которой они до этого работали, прекратила свою деятельность.

В этом случае работодатель, к которому сотрудник обратился за пособием, может запросить в территориальном органе ПФР сведения о доходах работника у соответствующего страхователя на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета. Правда, для этого сотрудник должен написать соответствующее заявление (ч. 7.2 ст. 13 Закона N 255-ФЗ). Заявление и запрос нужно составлять по формам, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 N 21н.

Справка под сомнением

Предположим, у вас возникли сомнения относительно достоверности сведений, указанных в справке, выданной другим страхователем, или какие-либо реквизиты в документе плохо читаются. В этом случае можно проверить сведения о страхователе, выдавшем справку. Такое право предоставлено работодателю пунктом 4 части 1 статьи 4.1 Закона N 255-ФЗ.

Для этого необходимо сделать запрос в территориальный орган Фонда социального страхования РФ по месту регистрации работодателя, выдавшего сомнительный документ. Форма запроса и Порядок его подачи утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 N 20н.

Справка с опозданием

До утверждения приказа Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н не все работодатели брали на себя ответственность выдавать справки в произвольной форме. Тем не менее пособия им все равно приходилось выплачивать.

Если справка не получена к моменту расчета пособия, оно должно быть исчислено из заработка, полученного у работодателя, к которому сотрудник обратился за выплатой пособия (то есть без учета сумм заработка у других страхователей) (ч. 7.2 ст. 13 Закона N 255-ФЗ). Если работник устроился на новое место только в текущем году, базой для расчета пособия до представления справки должен являться МРОТ (ч. 1.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ). Подробнее о его применении читайте на с. 89.

Если справка представлена после выплаты пособия, страхователь должен пересчитать сумму выплаченных пособий и произвести доплату. Перерасчет назначенного пособия можно сделать за все прошлое время, но не более чем за три года, предшествующих дню представления справки (справок) о сумме заработка (ч. 2.1 ст. 15 Закона N 255-ФЗ).

Напомним, что, как и раньше, рассчитать пособие необходимо в течение 10 календарных дней со дня обращения работника за пособием. А выплатить его нужно в ближайший после обращения день выплаты зарплаты (ч. 1 ст. 15 Закона N 255-ФЗ).

Как заполнить справку

Справка заполняется от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой) или на компьютере (пишущей машинке). Подчистки и исправления не допускаются.

В поле "Субъект Российской Федерации" раздела 2 справки нужно указать конституционно-правовой статус субъекта РФ (п. 1 ст. 65 Конституции РФ):

- республика;

- край;

- область;

- город федерального значения;

- автономная область;

- автономный округ.

В строку "СНИЛС" справки вписывается страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица, указанный на пластиковой карточке, выданной ПФР (номер карточки пенсионного страхования).

В разделе 3 справки необходимо указать сведения о сумме выплат и иных вознаграждений в пользу работника, на которые начисляются страховые взносы в ФСС России в соответствии с Законом N 212-ФЗ.

Может возникнуть вопрос: как это сделать в отношении выплат, начисленных до 1 января 2010 года? Ведь в 2009 году и ранее Закон N 212-ФЗ не действовал, страхователи уплачивали ЕСН.

Необходимо проанализировать состав всех выплат, которые получил ваш работник в течение 2009 года, и включить в справку только те из них, которые облагаются страховыми взносами в ФСС России по правилам Закона N 212-ФЗ.

При этом в справке следует указать сумму таких выплат, не превышающую предельную величину базы для начисления страховых взносов в ФСС России, установленную в 2010 году. Она составляла 415 000 руб. Для целей заполнения справки сумма превышения этой величины отбрасывается.

После заполнения справки в нижнем левом углу документа нужно поставить печать. При этом она не должна закрывать подпись страхователя. Об этом говорится в пунктах 5 и 7 Порядка выдачи справки.

Пример. Судовой механик ЗАО "Дальневосточная рыболовецкая артель" И.Л. Корюшкин, работающий в организации с 13 октября 2008 года, написал заявление на увольнение по собственному желанию с 22 апреля 2011 года.

В день увольнения работодатель выдал сотруднику документы, связанные с работой, и справку о сумме заработка за период с 1 января 2009 года по 22 апреля 2011 года, на которую были начислены страховые взносы (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ).

Как заполнить справку о заработке, если сумма выплат работнику, на которую должны начисляться страховые взносы по правилам, установленным Законом N 212-ФЗ, составила:

- в 2009 году - 246 840,96 руб.;

- в 2010 году - 268 530,11 руб.;

- в январе-апреле 2011 года - 104 030,59 руб.

Решение. Бухгалтер организации заполнил справку о заработке на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя (п. 6 Порядка выдачи справки). Образец документа приведен на с. 31.

Приложение N 1

к приказу Министерства здравоохранения

и социального развития РФ

от 17 января 2011 г. N 4н

Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой, и текущий календарный год

Дата выдачи: 22.04.2011                                 N  2

            -------------                                ----------------

1. Данные о страхователе:

    Закрытое акционерное общество "Дальневосточная рыболовецкая артель"

-------------------------------------------------------------------------

  (полное наименование организации (обособленного подразделения), Ф.И.О.

           индивидуального предпринимателя, физического лица)

Наименование  территориального  органа  страховщика  по месту регистрации

страхователя     Камчатское региональное отделение ФСС РФ

            -------------------------------------------------------------

Регистрационный номер страхователя 4101043903

                                   ----------- / -----------

Код подчиненности   410143

                 -------------

ИНН/КПП  4101035816      410101001

        ------------- / -------------

Адрес  места  нахождения  организации (обособленного подразделения)/адрес

постоянного места жительства индивидуального предпринимателя, физического

лица   638003, г. Петропавловск-Камчатский, ул. Ключевская, д. 23

     --------------------------------------------------------------------

Телефон  (4152) 26-78-76

       ----------------------

2. Данные о застрахованном лице:

Фамилия, имя, отчество      Корюшкин Игорь Леонидович

                      ---------------------------------------------------

Паспортные данные:

серия  45 03  номер   667 317   кем и когда выдан  паспортным столом N 10

     --------       -----------                   -----------------------

г. Петропавловск-Камчатского, 12.08.2002

-------------------------------------------------------------------------

Адрес места жительства

683005

Российская Федерация

Камчатский край

  (почтовый индекс)      (государство)     (субъект Российской Федерации)

Петропавловск- Камчатский

Авачинская

9

17

      (город)      (улица/переулок/проспект) (дом)   (корпус)  (квартира)

СНИЛС  023-756-154 03

      ----------------

Период  работы  (службы,  иной  деятельности),  в  течение  которой  лицо

подлежало  обязательному  социальному  страхованию  на  случай  временной

нетрудоспособности и в связи с материнством,* с 1 января  2009 г.   по

                                               ------------------

 22 апреля   2011 г.

--------------------

3. Сумма заработной платы,  иных выплат и вознаграждений, на которые были

начислены  страховые  взносы  на  обязательное  социальное страхование на

случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством**:

2009 год 246 840,96 (Двести сорок шесть тысяч восемьсот сорок руб.

         ----------------------------------------------------------------

                            (сумма цифрами и прописью)

девяносто шесть коп.)

-------------------------------

2010 год 268 530,11 (Двести шестьдесят восемь тысяч пятьсот тридцать руб.

         ----------------------------------------------------------------

                            (сумма цифрами и прописью)

одиннадцать коп.)

-------------------------------

2011 год 104 030,59 (Сто   четыре   тысячи    тридцать руб.    пятьдесят

         ----------------------------------------------------------------

                            (сумма цифрами и прописью)

девять коп.)

-------------------------------

Руководитель организации (обособленного подразделения),

индивидуальный предприниматель, физическое лицо

  Генеральный директор            Таймень                М.А. Таймень

------------------------     -----------------     ----------------------

    (должность***)               (подпись)               (Ф.И.О.)

Главный бухгалтер                Навагина               Е.Н. Навагина

                             ------------------    ----------------------

                                 (подпись)               (Ф.И.О.)

Место печати

страхователя

-------------------------------------------------------------------------

* Лица, подлежащие обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, определены частью 1 статьи 2 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством".

** За период до 1 января 2010 года, а для лиц, работающих по трудовым договорам в организациях и у индивидуальных предпринимателей, применяющих специальные налоговые режимы, за период до 1 января 2011 года в справке указываются сведения о всех видах выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, на которые начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" и которые не превышают предельную величину базы для начисления страховых взносов в Фонд социального страхования Российской Федерации, установленную в 2010 году (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 30, ст. 3738; N 48, ст. 5726; 2010, N 19, ст. 2293; N 31, ст. 4196; N 40, ст. 4969; N 42, ст. 5294; N 49, ст. 6409; N 50, ст. 6597; N 52, ст. 6998; 2011, N 1, ст. 40, ст. 44).

*** Заполняется руководителем организации (обособленного подразделения).

О.В. Негребецкая,

научный редактор журнала "Зарплата"

"Зарплата", N 4, апрель 2011 г.