Варианты замены отсутствующего работника (Т.В. Шадрина, "Отдел кадров бюджетного учреждения", N 5, май 2011 г.)

Варианты замены отсутствующего работника

Как часто перед работодателем встает вопрос замены работника, который ушел в отпуск, направлен в служебную командировку или заболел... Перечислять все возможные причины длительного отсутствия работника не будем, а расскажем, каким образом работодателю выйти из ситуации, чтобы не нарушать производственный процесс, и покажем, как это оформить.

Итак, для замещения отсутствующего работника Трудовым кодексом предусмотрено несколько вариантов, в соответствии с которыми привлечь к выполнению работ убывшего можно как с использованием внутренних резервов организации, так и с помощью специалистов со стороны. Рассмотрим эти варианты.

Замещение с помощью персонала учреждения

Временный перевод

Первый возможный вариант для обеспечения исполнения обязанностей отсутствующего работника предоставляется ст. 72.1 ТК РФ - перевод. Напомним, что переводом считается постоянное или временное изменение трудовой функции работника или структурного подразделения, в котором он работает (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

На основании ст. 72.2 ТК РФ по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до одного года. Если такой перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, - до выхода этого лица на работу.

Ключевой момент в таком переводе - заключение соглашения между сторонами трудовых отношений, которое должно быть оформлено в письменном виде. Ведь именно в данном документе работодатель и работник зафиксируют условия временного перевода - должность, размер оплаты труда, премии, надбавки, срок. Соглашение об условиях временного перевода является неотъемлемой частью трудового договора (см. пример на стр. 57).

Дополнительное соглашение N 1
к трудовому договору от 19 сентября 2008 г. N 27/08

г. Красноярск

12 апреля 2011 г.

Муниципальное образовательное учреждение "Средняя общеобразовательная школа N 25" г. Красноярска в лице директора Морозовой Валентины Петровны, действующей на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, и Самородов Иван Романович, именуемый в дальнейшем Работник, заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. Перевести Работника на должность слесаря с 18.04.2011 по 30.06.2011.

2. Установить заработную плату на период перевода в размере 8 000 (восемь тысяч) рублей.

3. Другие условия трудового договора от 19.09.2008 N 27/08 остаются без изменения.

4. Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон, и является неотъемлемой частью трудового договора.

Работник Самородов /И.Р. Самородов/ МП

Работодатель Директор Морозова /В.П. Морозова/

Экземпляр дополнительного соглашения получен на руки. 13.04.2011, Самородов

На основании п. 16 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" работодатель не вправе переводить работника на другую работу (постоянную или временную) без его письменного согласия, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2, 3 ст. 72.2 ТК РФ:

- катастрофа природного или техногенного характера, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, голод, землетрясение, эпидемия или эпизоотия и любые исключительные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части;

- простой (временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера), необходимость предотвращения уничтожения или порчи имущества либо замещения временно отсутствующего работника, если таковые вызваны чрезвычайными обстоятельствами, указанными в ч. 2 ст. 72.2.

В этих случаях временный перевод возможен без согласия работника на срок до одного месяца, даже на не обусловленную трудовым договором работу. Однако если производится перевод на работу более низкой квалификации, письменное согласие работника все же потребуется.

Если при временном переводе у работника меняется трудовая функция, то надо ознакомить его под роспись с локальными нормативными актами, связанными с новой работой, и в необходимых случаях провести обучение и инструктаж по охране труда (ст. 22, 212 ТК РФ).

На основании соглашения, подписанного обеими сторонами трудовых отношений, работодатель издает приказ о переводе по унифицированной форме Т-5, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и заработной платы". При этом важно в приказе отразить вид перевода (временный) и причину - замещение отсутствующего работника, например: "На время ежегодного оплачиваемого отпуска сторожа Ломова Р.Д.". С этим приказом обязательно нужно ознакомить работника под роспись.

Обратите внимание! Если приказ издан без заключения соглашения, перевод будет признан незаконным, так как ознакомление работника с приказом само по себе не означает его согласия с переводом и условиями, указанными в данном документе.

На основании указанных документов необходимо внести запись в личную карточку (форма Т-2, Т-2ГС) в раздел III "Прием на работу и переводы на другую работу" и ознакомить с ней работника. Запись о временном переводе в трудовую книжку вносить не нужно, даже если о ней просит работник, так как в силу п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, в трудовую книжку вносятся записи:

- о выполняемой работе;

- о переводе на другую постоянную работу;

- об увольнении.

Упоминается только постоянный перевод, значит, временный в трудовике не фиксируется.

Замещая отсутствующего работника путем временного перевода, необходимо помнить о его сроке: если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным (ст. 72.2 ТК РФ).

Перемещение

Статья 72.1 ТК РФ предоставляет работодателю и второй вариант замещения отсутствующего работника - перемещение. Оно не требует согласия работника, если происходит у того же работодателя:

- на другое рабочее место;

- в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности;

- при поручении работы на другом механизме или агрегате.

Причем в Трудовом кодексе оговаривается, что перемещение возможно, если оно не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.

Отметим, что сотрудника можно переместить в другое структурное подразделение или на другую работу только при условии, если подразделение, в которое производится перемещение, расположено в той же местности, и если он не приписан к другому подразделению в трудовом договоре. Например, гражданин был принят на работу вахтером общежития без указания номера конкретного корпуса, в котором должен работать. В таком случае работодатель может переместить вахтера на работу в другой корпус. Но если у вахтера в трудовом договоре указан номер конкретного корпуса общежития, в котором он трудится, то при необходимости работы вахтером в другом корпусе работодателю нужно будет оформить перевод.

К сведению. При перемещении работника записи в трудовую книжку не производятся.

Для перемещения работодателю достаточно издать приказ. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому его можно оформить, например, так.

ГУЗ "Городская больница N 2"

г. Кострома

11 апреля 2011 г.

Приказ N 21
о перемещении

В связи с освобождением от работы уборщицы кардиологического отделения Орловой Ольги Семеновны по медицинским показаниям на два месяца с 12.04.2011 по 12.06.2011 и на основании ст. 72.1 Трудового кодекса РФ

Приказываю:

Переместить уборщицу Сомову Зинаиду Львовну с работы по уборке терапевтического отделения на работу по уборке кардиологического отделения с 12.04.2011 по 12.06.2011.

Главный врач

Попов

/Р.Д. Попов/

С приказом ознакомлена. Сомова, 11.04.2011

Отказ работника от выполнения работы при перемещении, произведенном в соответствии с требованиями трудового законодательства, является нарушением трудовой дисциплины, поэтому работодатель вправе применить меры дисциплинарной ответственности. Такой вывод подтверждается и судебной практикой (см., например, Кассационное определение Псковского областного суда от 03.03.2009 по делу N 33-154).

Совмещение

Если перевод и перемещение предполагают освобождение от основной работы сотрудника, замещающего отсутствующего, то ст. 60.2 ТК РФ предоставляет возможность поручить выполнение дополнительной работы по другой или такой же профессии наряду с работой, определенной трудовым договором. Причем эта дополнительная работа должна выполняться в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены). Такая работа может осуществляться в виде:

- совмещения (дополнительная работа по другой профессии (должности));

- расширения зон обслуживания и увеличения объема работ (дополнительная работа по той же профессии (должности)).

Трудовой кодекс уточняет: для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности).

Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника.

Статьей 151 ТК РФ предусмотрено, что за выполнение дополнительной работы наряду с основной работнику необходимо доплачивать. Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания или объема дополнительной работы.

Примечание. Совмещение, увеличение объема работ или расширение зон обслуживания возможно только с согласия работника.

Но в этом соглашении нужно не только отразить размер доплаты, но и как можно подробнее описать круг дополнительных обязанностей, за которые производится доплата (пример см. на стр. 61). После того как все условия совмещения профессии (должности) будут согласованы, соглашение об этом подписано, нужно издать приказ, с которым работник должен быть ознакомлен в течение трех дней с момента издания (см. пример на стр. 62).

Дополнительное соглашение N 1
к трудовому договору от 10.10.2008 N 39

г. Кулебаки

18 апреля 2011 г.

ДОУ "Детский сад-ясли "Медвежонок" в лице заведующей Рольковой Л.Г., действующей на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, и Сапова Инга Николаевна (паспорт 3123 N 123456, выдан 21.10.2002 УВД Ленинского р-на г. Саранска), именуемая в дальнейшем Работник, заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. Работнику поручается выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы в должности инспектора по кадрам за дополнительную оплату (ст. 60.2 и 151 ТК РФ).

2. Устанавливаются следующие должностные обязанности Работника в должности инспектора по кадрам:

- оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством;

- оформлять приказы о предоставлении отпуска работникам в соответствии с графиком отпусков;

- осуществлять контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

3. Работнику за выполнение дополнительной работы производится дополнительная оплата в размере 4 000 (четыре тысячи) руб. 00 коп.

4. Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а Работодатель - досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.

5. Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, устанавливается с 19.04.2011 по 30.06.2011.

6. Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

7. Реквизиты Сторон:

Работодатель ДОУ "Детский сад-ясли "Медвежонок" г. Кулебаки, ул. Кривая, д. 37

Работник Сапова Инга Николаевна г. Кулебаки, ул. Новая, д. 3, кв. 129

Ролькова МП

/Л.Г. Ролькова/

Сапова

/И.Н. Сапова/

Обратите внимание, что при исполнении обязанностей отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, запись в трудовую книжку вносить не следует. Это вытекает из анализа Правил ведения и хранения трудовых книжек*(1) и Инструкции по заполнению трудовых книжек*(2).

ДОУ "Детский сад-ясли "Медвежонок"

г. Кулебаки

18 апреля 2011 г.

Приказ N 12
о совмещении должностей

В связи с предоставлением инспектору по кадрам Тумановой М.Л. отпуска без сохранения заработной платы и на основании ст. 60.2 Трудового кодекса РФ

Приказываю:

1. Поручить секретарю Саповой Инге Николаевне выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы в должности инспектора по кадрам в порядке совмещения.

2. Установить секретарю Саповой И.Н. дополнительную плату за совмещение в должности инспектора по кадрам в размере 4 000 (четыре тысячи) руб. 00 коп.

3. Определить срок совмещения Саповой И.Н. в должности инспектора по кадрам с 19.04.2011 по 30.06.2011.

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Основание: дополнительное соглашение от 18.04.2011 N 1.

Заведующая

Ролькова

/Л.Г. Ролькова/

С приказом ознакомлены:

Секретарь Бухгалтер

Сапова, 18.04.2011 Ломова, 18.04.2011

/И.Н. Сапова/ /А.Н. Ломова/

Совместительство

В силу ст. 282 ТК РФ под совместительством понимается выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время.

Причем такая работа может выполняться работником как по месту его основной работы, так и у других работодателей. О порядке оформления такого замещения расскажем в следующем разделе.

Довольно часто работодатели путают внутреннее совместительство с совмещением и поэтому неправильно их оформляют. Самое главное различие данных вариантов - то, в какое время выполняется дополнительная работа: если в течение рабочего дня (смены) наряду с основной работой, это совмещение, а если в свободное от основной работы время - совместительство.

Исполнение обязанностей

Довольно часто нам встречаются документы, подписанные "и.о. руководителя" или "и.о. главного бухгалтера". Но ведь Трудовым кодексом не предусмотрено назначение исполняющим обязанности по должности отсутствующего работника. Насколько правомерна такая запись, давайте разберемся.

Возложить исполнение обязанностей отсутствующего работника на другое лицо действительно возможно, но только в рамках ст. 60.2 ТК РФ, то есть оформить совмещение, расширение зон обслуживания или увеличение объема работ. Для этого заключается дополнительное соглашение к трудовому договору и издается приказ о назначении исполняющим обязанности по соответствующей должности.

В ранее действовавшей типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти*(3) говорилось, что если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. В настоящее время вместо данной инструкции Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 утверждены правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Поэтому при подписании документов реквизит "Подпись" будет выглядеть следующим образом.

Если документ подписывает руководитель учреждения:

Руководитель

Рощин

/Д.Э. Рощин/

Если документ подписывает исполняющий обязанности руководителя:

И.о. руководителя

Колбасов

/А Р. Колбасов/

Замещение отсутствующего привлеченным специалистом

Здесь также трудовое законодательство предоставляет работодателю различные варианты.

Совместительство

Из определения совместительства, приведенного выше, следует, что с работником, замещающим отсутствующего, необходимо заключить трудовой договор. В нем обязательно указывается, что работа является совместительством.

Для заключения такого договора работник должен предоставить документы, согласно ст. 65 ТК РФ и дополнительно в силу ст. 283 ТК РФ:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- документ об образовании (при приеме на работу по совместительству, требующую специальных знаний);

- справку о характере и условиях труда по основному месту работы (при приеме на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда).

После заключения трудового договора издается приказ о приеме на работу и заполняется личная карточка. А вот запись в трудовую книжку вносить не нужно, это может сделать только работодатель по основному месту работы.

Важное условие совместительства - продолжительность рабочего времени, которая на основании ст. 284 ТК РФ не должна превышать четырех часов в день. В дни, когда по основному месту работы работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену). Но в любом случае в течение месяца или другого учетного периода продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников.

Обратите внимание! Особенности работы по совместительству для отдельных категорий работников (педагогических, медицинских и фармацевтических работников, работников культуры) помимо особенностей, установленных ТК РФ, регламентируются Постановлением Минтруда РФ от 30.06.2003 N 41.

Оплата труда лиц, работающих по совместительству, производится пропорционально отработанному времени, в зависимости от выработки либо на других условиях, определенных трудовым договором (ст. 285 ТК РФ). Однако если совместителю установлена повременная оплата труда, нормированных заданий, то оплата производится по конечным результатам за фактически выполненный объем работ.

Отметим, что не допускается работа по совместительству несовершеннолетних, на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если основная работа связана с такими же условиями. Кроме этого, запрет на работу по совместительству содержится в ст. 329 ТК РФ: работникам, труд которых непосредственно связан с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств, не разрешается работа по совместительству, непосредственно связанная с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств. Постановлением Правительства от 19.01.2008 N 16 утвержден перечень таких работ, профессий и должностей.

Срочный трудовой договор

Следующий способ замещения временно отсутствующего - приглашение специалиста со стороны и заключение с ним срочного трудового договора. В силу ч. 1 ст. 59 ТК РФ такой договор может быть заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы.

Если решено заместить отсутствующего именно так, необходимо заключить трудовой договор, в котором указать срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения данного договора (ст. 57 ТК РФ). На основании договора издается приказ о приеме и заполняется личная карточка. Также нужно сделать запись о приеме на работу в трудовую книжку, однако указывать срок, на который принимается работник, не следует (Письмо Роструда от 06.04.2010 N 937-6-1).

К сведению. Следите за сроком трудового договора, ведь на основании ст. 58 ТК РФ в случае, когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия договора, условие о срочном его характере утрачивает силу и он считается заключенным на неопределенный срок.

По общему правилу, установленному ст. 79 ТК РФ, срочный трудовой договор прекращается с истечением срока его действия, и об этом работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения. Исключением из правила является прекращение срочного договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего. В этом случае трудовой договор прекращается с выходом прежнего работника на работу.

В заключение

Мы рассмотрели много вариантов замещения отсутствующего работника. Конечно, есть и еще варианты, например, аутстаффинг или аутсорсинг, но в организациях, финансируемых из бюджета, вряд ли выделят средства на такой вариант замещения. Поэтому работодателю стоит взвесить все за и против, выбирая между привлечением стороннего специалиста или же работника своей организации.

Полагаем, что если объем дополнительной работы достаточно большой и возложение обязанностей отсутствующего без освобождения от функции, определенной трудовым договором, может сказаться на основной работе, то стоит принять нового сотрудника по срочному трудовому договору или на условиях внешнего совместительства. Если же стороннего специалиста привлекать не хочется, лучше оформить временный перевод.

Если же работодатель полагает, что ущерба основной работе не будет, что сотрудник справится и со своей работой, и с работой по замещаемой должности, можно воспользоваться ст. 60.2 ТК РФ.

Т.В. Шадрина,

эксперт журнала "Отдел кадров бюджетного учреждения"

"Отдел кадров бюджетного учреждения", N 5, май 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

*(2) Утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

*(3) Утверждена Приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 N 536, утратила силу в связи с изданием Приказа Минкультуры РФ от 11.05.2010 N 260.