Последствия нарушений правил ведения трудовых книжек (М.В. Блинова, "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2011 г.)

Последствия нарушений правил ведения трудовых книжек

Ведение трудовых книжек требует особой внимательности, поскольку даже незначительные ошибки могут привести к неприятным последствиям при подаче работником документов для назначения пенсии. Более серьезные нарушения, как то невыдача трудовой книжки в день увольнения, влекут за собой материальную ответственность работодателя. В данной статье приведем обзор наиболее распространенных ошибок, которые могут быть допущены при ведении трудовых книжек, и проиллюстрируем их последствия примерами из судебной практики.

Ошибки при заполнении титульного листа

Наиболее часто при заполнении титульного листа трудовой книжки неточно указывается фамилия, имя или отчество работника. Так, вместе "е" пишут "ё", вместо "и" в имени Наталия - "ь", путают числа в дате рождения и т.д. Вместе с тем сведения на титульном листе должны четко соответствовать паспортным данным работника.

Как же поступить, если ошибка была допущена? Согласно п. 26, 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей*(1) (далее - Правила) в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Такими документами могут служить паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы.

В соответствии с п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек*(2) (далее - Инструкция) при изменении записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения необходимо указывать ссылку на номер документа и дату. Изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Приведем образец исправления подобной ошибки. Допустим, при заполнении трудовой книжки фамилия Парамонова была написана с буквой "о" (Паромонова). Тогда исправление будет выглядеть следующим образом.

Фамилия Паромонова исправлена на фамилию Парамонова на основании паспорта 2001 N 576833, выданного УВД Ленинского района г. Красноярска 15.08.1999. Инспектор отдела кадров Сотова (должность, подпись, печать)

Трудовая книжка ТК-II N 4561472 Фамилия Паромонова Парамонова --------------------- Имя Ирина ----- Отчество Геннадьевна ----------- Дата рождения 23 мая 1981 года ---------------- (число, месяц, год) Образование высшее ------ Профессия, специальность экономист-менеджер. ------------------ Дата заполнения "15" января 2005 г. -- -------------- Подпись владельца книжки Парамонова ---------- Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек М.П. Манеева ------- (разборчиво)

В случае когда ошибка в трудовой книжке не была исправлена работодателем, владельцу трудовой книжки придется обратиться в суд с иском о признании факта, имеющего юридическое значение. Так, согласно Решению Калачинского городского суда Омской области от 31.03.2009 N 2-111 Н.К.Х. обратилась в суд с заявлением об установлении факта принадлежности трудовой книжки и вкладыша в нее. В исковом заявлении она указала, что была принята на работу 07.02.1972. При заполнении ее трудовой книжки была допущена ошибка в написании отчества - вместо первой буквы "Х" написали "К". При обращении в ГУ УПФ по Калачинскому району инспектор по назначению и выплате пенсии обнаружил данную ошибку, что явилось препятствием для оформления пенсии, в связи с этим Н.К.Х. была вынуждена пойти в суд, так как в другом порядке не могла получить надлежащие документы, подтверждающие принадлежность ей трудовой книжки. Она просила суд установить факт принадлежности трудовой книжки, первоначально заполненной 07.02.1972 на имя Н.К.Х. 26.08.1954 года рождения.

Основываясь на том, что во всех остальных документах, представленных в судебном заседании заявителем, в частности свидетельстве о рождении заявителя, страховом свидетельстве государственного пенсионного страхования, общегражданском паспорте, свидетельстве о постановке на учет в налоговом органе, ее отчество также указано как "Х-на", учитывая показания свидетеля Л., подтвердившей, что знает истицу около 32 лет, видела ее документы, в них отчество было написано как "Х-на", суд установил факт принадлежности Н.К.Х. трудовой книжки и вкладыша в нее.

Судом отмечено, что работодатель нарушил положение п. 2.3 Инструкции. В частности, работодатель должен был исправить отчество "К-на" на "Х-на", указать это на внутренней части обложки трудовой книжки и сделать ссылку на документ (в данном случае паспорт). Аналогично необходимо было поступить и с вкладышем в трудовую книжку.

Учитывая это, если гражданин приходит в вашу организацию и просит исправить ошибку, допущенную вами или предыдущим работодателем, не спешите отправлять его в суд, если это можно сделать во внесудебном порядке: работник оформлен в вашей организации или ваша фирма является правопреемником организации, которой была допущена ошибка. В противном случае исковое заявление работника будет оставлено без движения и работнику придется вновь обратиться за исправлением ошибки к работодателю.

Необходима ли книга по учету трудовых книжек?

Зачастую работодатели пренебрегают необходимостью вести журнал по учету трудовых книжек, предусмотренный п. 40 Правил. Однако его отсутствие может обернуться не в пользу работодателя не только при проверке государственной инспекцией труда, но и в случае обращения одного из работников в суд. Так, Троицким городским судом Челябинской области было вынесено решение от 17.02.2010 по иску К. к индивидуальному предпринимателю о выдаче дубликата трудовой книжки. Было установлено, что 25.02.2009 трудовой договор с К. был расторгнут, однако трудовая книжка не была выдана ей. Решением от 30.06.2009 суд обязал индивидуального предпринимателя выдать истице трудовую книжку, однако истица получила только вкладыш в нее, а трудовая книжка, в которой содержались сведения о работе истицы за период с декабря 1974 года по 1985 год, не была возвращена.

В суде ответчица заявила, что при поступлении К. на работу от нее был принят только вкладыш в трудовую книжку, и при этом не возражала выдать дубликат трудовой книжки, но К. не представила данных о предыдущих периодах ее работы. Поэтому с иском ответчица не согласна.

Суд указал: ответчица не может доказать тот факт, что от истицы был принят только вкладыш в трудовую книжку, поскольку отсутствует журнал (книга, иной документ) по движению трудовых книжек у данного индивидуального предпринимателя с записями по приему ею как работодателем трудовых книжек от работников. В связи с этим суд считает, что трудовая книжка утрачена ответчицей. Согласно п. 45 Правил ответственность за учет, выдачу и хранение трудовых книжек возлагается на работодателя, то есть на ответчицу. Суд обязал индивидуального предпринимателя Ф. в течение двух дней после вступления решения в законную силу выдать К. дубликат трудовой книжки с указанием сведений о ее работе с декабря 1974 года по август 1985 года.

В ряде случаев при увольнении работодатели просят работника расписаться в приказе о расторжении трудового договора или на отдельном листе в подтверждение того, что трудовая книжка ими получена. Однако, как следует из Решения Барышнического городского суда Ульяновской области от 03.07.2009 N 2-294/2009, подобная расписка не всегда будет являться доказательством выдачи трудовой книжки работнику.

Согласно решению М. обратилась в суд с иском к индивидуальному предпринимателю, указав, что с 01.09.2008 она работала в должности бухгалтера по трудовому договору. Заявление об увольнении по собственному желанию подала 22.01.2009. По окончании двухнедельного срока предупреждения работодателя о своем увольнении 06.02.2009 обратилась к работодателю за трудовой книжкой и окончательным расчетом, но получила отказ. После этого она перестала выходить на работу, однако не могла трудоустроиться, поскольку не имела трудовой книжки. Истица просила суд обязать индивидуального предпринимателя выдать ей трудовую книжку и произвести окончательный расчет по заработной плате.

Суд, рассмотрев материалы дела, признал ее требования обоснованными и указал, что обязанность получить подпись работника при выдаче ему трудовой книжки в связи с увольнением возложена на работодателя. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них индивидуальным предпринимателем ведется, однако в ней нет подписи истицы, подтверждающей получение ею трудовой книжки. Ответчик просил обратить внимание на наличие расписки М. в получении трудовой книжки. Однако суд критически отнесся к этому, поскольку согласно объяснению истицы 06.02.2009 работник отдела кадров Н., заполнив трудовую книжку в ее присутствии, ушла к руководству для подписания и проставления оттиска печати. При этом М., уверенная в том, что трудовая книжка будет ей выдана, по просьбе Н. расписалась в заявлении об увольнении в том, что трудовая книжка ею получена. По возвращении от руководства Н. сообщила, что М. отказано в подписании трудовой книжки, и ушла, оставив у себя трудовую книжку и приказ о расторжении трудового договора. С учетом условий написания расписки (а именно получение подписи М. до фактической выдачи трудовой книжки) она не может служить доказательством выдачи трудовой книжки. Суд вынес решение о выдаче М. трудовой книжки на ее имя с записями о приеме и увольнении с данного предприятия, взыскании с индивидуального предпринимателя компенсации морального вреда в сумме 2000 руб.

Анализируя изложенное, рекомендуем вести в организации книгу учета трудовых книжек и вкладышей в них. Отметим, что согласно п. 41 Правил данная книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Если трудовая книжка не выдана в день увольнения

Бывают ситуации, когда в день увольнения работника трудовую книжку выдать ему невозможно и ее оставляют на хранение в сейфе без уведомления работника о необходимости явиться за ее получением. В ряде случаев даже не оформляются документы о расторжении трудового договора. Подобные действия могут привести к серьезным последствиям в виде материальной ответственности работодателя за задержку выдачи трудовой книжки, а также начисления и выплаты заработной платы за период, когда гражданин был лишен возможности трудиться по причине отсутствия у него трудовой книжки. В качестве примера рассмотрим Решение Ораторского районного суда Камчатского края от 03.02.2010.

И. обратилась в суд с заявлением к государственному унитарному предприятию Корякского автономного округа "О" (далее - ГУП), указав, что с 01.02.2005 работала у ответчика в должности бухгалтера-расчетчика. С декабря 2008 года ГУП находилось в стадии ликвидации, однако истица не была уведомлена об этом надлежащим образом, в поступившем от ГУП списке работников, требующихся для работы на новое предприятие, должности истицы не значилось, из чего она сделала вывод, что должна быть уволена 01.01.2009 в связи с ликвидацией ответчика. Дополнительно пояснила, что с 01.01.2009 она фактически не выполняла свои должностные обязанности на предприятии, но трудовую книжку с записью об увольнении не получила.

Суд, рассмотрев материалы дела, пришел к выводу, что требования истицы законны, ответчик обязан прекратить трудовые отношения с истицей в связи с ликвидацией предприятия и выплатить выходное пособие в размере 15 025,50 ((4293 руб. + 4293 руб. х 25%) х 2,8), где 4293 руб. - оклад согласно штатному расписанию, 25% - надбавка за выслугу лет, 2,8 - сумма процентной надбавки за работу в районах Крайнего Севера и районного коэффициента.

Кроме того, за период задержки выплаты выходного пособия с 01.01.2009 по 30.11.2009 подлежит взысканию сумма в размере 1505,56 руб. (15 025,50 х (9% х 1/300) х 334), где 15 025,50 руб. - размер выходного пособия, (9% х 1/300) - пеня в размере 1/300 от ставки рефинансирования, 334 - количество дней задержки выплаты выходного пособия.

По причине задержки выдачи трудовой книжки судом были признаны законными требования о взыскании не полученной заработной платы за период с 01.01.2009 по 30.11.2009 в размере 165 280,50 руб. (15 025,50 руб. 50 х 11), где 15 025,50 руб. - среднемесячный заработок, 11 - количество полных месяцев задержки выдачи трудовой книжки. С учетом необходимости удержания 13% налога на доходы физических лиц данная сумма составила 143 794,04 руб.

Приняв во внимание нравственные страдания истицы, явившиеся следствием нарушения ее трудовых прав (несвоевременная выдача трудовой книжки и лишение ее тем самым возможности трудоустроиться более года либо зарегистрироваться в качестве безработной в органах занятости населения и получать пособие), суд взыскал с ответчика компенсацию морального вреда в сумме 20 000 руб.

Всего с ГУП в пользу И. было взыскано 180 325,10 руб., в доход местного бюджета взыскана государственная пошлина в размере 3303,25 руб.

Напомним, согласно ст. 84.1 ТК РФ в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника. Приведем образец уведомления о необходимости явиться за получением трудовой книжки.

             Общество с ограниченной ответственностью "Астра"

 Исх. N 8

 от 12.05.2011

                                          Краснову Евгению Александровичу

                              г. Ростов-на-Дону, ул. Ленина, д. 15, кв. 8

                              Уведомление

      Настоящим уведомляем  Вас  о  том,  что  в соответствии со ст. 84.1

Трудового кодекса Российской Федерации при прекращении трудового договора

работодатель обязан выдать  работнику трудовую  книжку в  день увольнения

(последний день работы). В последний  день работы трудовую  книжку выдать

Вам не представилось возможным  по  причине  Вашего отсутствия на рабочем

месте. В связи с этим просим явиться в отдел кадров ООО "Астра" по адресу

г. Ростов-на-Дону, ул. Р. Зорге,  д. 21 за получением трудовой книжки или

направить  в наш адрес письменное согласие на отправление трудовой книжки

по почте.

     Инспектор отдела кадров               Орлова             Орлова Г.И.

Бывают и иные ситуации, когда в день увольнения работника без имеющихся на то оснований не знакомят с документами о расторжении трудового договора, а трудовую книжку направляют по почте. Такие действия также могут привести к судебному разбирательству.

Центральным районным судом г. Омска было вынесено решение от 22.03.2010, согласно которому истица обратилась с заявлением о том, что 29.10.2009 была уволена, однако с приказом о расторжении трудового договора ее не знакомили, а трудовую книжку она получила по почте 16.11.2009 и обнаружила, что ее уволили за утрату доверия. При этом материально ответственным лицом она не являлась, ценности и денежные средства в под отчет не получала, не распоряжалась ими и не отпускала их. Просила ответчика выдать ей дубликат трудовой книжки и внести в последнюю запись изменение на увольнение по собственному желанию, а также взыскать не выплаченную заработную плату, средний заработок за задержку выдачи трудовой книжки и компенсацию за моральный вред.

Суд, рассмотрев материалы дела, указал, что 15.10.2009 истица подала заявление об увольнении по собственному желанию. Согласно же записи в трудовой книжке она уволена 29.10.2009 по п. 7 ст. 81 ТК РФ (утрата доверия со стороны работодателя). Однако по данному пункту трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случае совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя. В действительности таких обстоятельств не было. Наличие договора о полной материальной ответственности не является основанием для расторжения договора по инициативе работодателя в связи с утратой доверия.

Учитывая сказанное, суд принял решение взыскать с общества с ограниченной ответственностью "С. Инвест" в пользу А. задолженность по заработной плате в размере 5000 руб., средний заработок за время задержки выдачи трудовой книжки - 2500 руб., компенсацию за причиненный моральный вред - 3000 руб., а всего 10 500 руб. Запись в трудовой книжке признана недействительной, вынесено решение изменить формулировку увольнения с п. 7 ст. 81 ТК РФ на п. 3 ст. 77 ТК РФ (по собственному желанию) и обязать ООО "С. Инвест" внести в трудовую книжку А. соответствующую запись об увольнении.

Во избежание подобных ситуаций рекомендуем работодателям соблюдать установленный законом порядок оформления и выдачи трудовых книжек, записи вносить в соответствии с Трудовым кодексом с учетом действительного основания увольнения, а трудовые книжки отправлять работникам по почте лишь при наличии соответствующего письменного согласия работника.

Иногда работники сами отказываются получать трудовую книжку в день увольнения, причины могут быть разные - не согласны с формулировкой увольнения, не полностью выплачены суммы заработной платы, а иногда это делается с целью дальнейшего обращения в суд за получением компенсации "в связи с задержкой выдачи трудовой книжки". В этих случаях доказательством отсутствия вины работодателя будет акт, составленный в присутствии не менее двух свидетелей и подписанный ими. Приведем образец такого документа.

             Общество с ограниченной ответственностью "Омега"

                                 Акт

           об отказе работника от получения трудовой книжки

 г. Киров                                                "12" мая 2011 г.

      Мною, инспектором  отдела кадров Колесниковой  Марией Анатольевной,

составлен настоящий акт о нижеследующем.

      Сегодня в 15 часов 30 минут в секретариате в присутствии бухгалтера

Золотовой  Ольги  Алексеевны,  инженера  Скворцов  Игоря   Александровича

работнику   Круглову   Семену  Викторовичу  (водителю-экспедитору)   было

предложено получить трудовую книжку Т-I N 4538906 и расписаться  в  книге

учета  движения  трудовых  книжек  и  вкладышей  в них в подтверждение ее

получения.   Круглов С.В.   отказался   от   получения  трудовой   книжки

Т-I N 4538906, пояснив, что не согласен с основанием увольнения.

      Инспектор отдела кадров          Колесникова       Колесникова М.А.

Бухгалтер Золотова 12.05.2011 Золотова О.А.

          -------------------

Инженер Скворцов 12.05.2011 Скворцов И.А.

        -------------------

С актом ознакомлен:

Водитель-экспедитор ___________________ Кругов С.В.

Кругов С.В. от ознакомления с актом и его подписания отказался.

Колесникова 12.05.2011 Колесникова М.А.

----------------------

Золотова 12.05.2011 Золотова О.А.

-------------------

Скворцов 12.05.2011 Скворцов И.А.

-------------------

В заключение статьи отметим основные моменты, которые необходимо помнить при ведении трудовых книжек.

1. Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок работы с трудовыми книжками, являются:

- Трудовой кодекс от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ст. 65, 66, 80, 84.1, 234);

- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (ред. от 19.05.2008);

- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

2. При назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, необходимо издать соответствующий приказ. В противном случае заверение записей должно производиться руководителем организации. Приведем образец приказа.

          Общество с ограниченной ответственностью "Серпантин"

                             Приказ N 3

                   "О назначении ответственного

                   за ведение трудовых книжек"

 г. Вологда                                                    26.06.2011

      Во исполнение пункта 45 Правил ведения и  хранения трудовых книжек,

изготовления  бланков  трудовой  книжки и обеспечения  ими работодателей,

утвержденных  Постановлением   Правительства   Российской   Федерации  от

16 апреля 2003 г. N 225,

                             Приказываю

      1. С 26.04.2011  назначить ответственным за ведение, хранение, учет

и выдачу трудовых книжек инспектора отдела кадров Лавров О.А.

      2. В случае  отсутствия  на  работе  Лавровой О.А. ведение трудовых

книжек возлагается на бухгалтера Орлову И.С.

      3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

       Директор               Рамазанов                    Рамазанов А.Е.

       Ознакомлены:

      ______________________ Лавров О.А.

      ______________________ Орлова И.С.

3. Данные работника на титульном листе трудовой книжки указываются точно в соответствии с паспортными данными. Если необходимо исправить ошибку, допущенную в фамилии, имени, отчестве или дате рождения работника, это производится путем указания правильной записи на внутренней стороне обложки трудовой книжки на основании документов (паспорта, свидетельства о браке и т.д.), и эта запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации.

4. Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора производится в точном соответствии с формулировками ТК РФ (ст. 77, 81) или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. Во избежание судебных споров работодателям рекомендуется иметь документы, подтверждающие основание расторжения трудового договора. В частности, при увольнении по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (собственное желание работника) таким документом будет являться личное заявление работника, в случае увольнения по п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (соглашение сторон) - письменное соглашение сторон, подписанное работником и работодателем, при увольнении по пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (прогул) - акт об отсутствии на рабочем месте, объяснительная работника, табель учета рабочего времени.

5. В день увольнения должен быть произведен окончательный расчет и выдана трудовая книжка работнику. Если он отказался от получения трудовой книжки, необходимо оформить соответствующий акт в присутствии не менее двух свидетелей. В случае когда трудовую книжку выдать в день увольнения не представляется возможным по причине отсутствия работника на работе (например, по причине болезни), необходимо направить по почте уведомление с просьбой явиться за получением трудовой книжки или дать согласие на отправление ее по почте.

6. При получении трудовой книжки работник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В случае когда работник не расписался за получение трудовой книжки или если книга учета трудовых книжек отсутствует в организации, обращение работника в суд с заявлением об утере трудовой книжки работодателем или невыдаче ее в день увольнения может повлечь обязанность работодателя выплатить работнику компенсацию за задержку выдачи трудовой книжки, а также заработную плату, не полученную работником со дня увольнения и до дня выдачи трудовой книжки.

М.В. Блинова,

эксперт журнала "Оплата труда:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (в ред. от 19.05.2008).

*(2) Утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.