Приложение 1. Примерное положение об архивохранилище государственного архива

Приложение 1

к приказу Росархива

от 13 февраля 2001 г. N 12

Примерное положение об архивохранилище государственного архива*(1)

1. Общие положения

1.1. Архивохранилище*(2) является структурным подразделением государственного архива и входит в состав отдела обеспечения сохранности документов государственного архива.

Примечание. При значительных объемах отдельных комплексов документов (личного происхождения, по личному составу и т.д.) и в соответствии с утвержденной структурой архива архивохранилища могут входить в состав других структурных подразделений, на которые в установленном порядке возложены задачи и функции по хранению и проведению работ по обеспечению сохранности и учету указанных комплексов документов.

1.2. Архивохранилище имеет одно или несколько изолированных помещений, отвечающих требованиям сохранности документов.

1.3. Архивохранилище в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и не противоречащими им правовыми актами субъекта Российской Федерации, на территории которого расположен государственный архив; нормативными правовыми актами Федеральной архивной службы России (Росархива); положениями о государственном архиве и отделе государственного архива*(3), в состав которого входит архивохранилище, приказами архива и настоящим положением.

2. Состав документов

В архивохранилище хранятся документы ...*(4).

3. Основные задачи

Основными задачами архивохранилища являются:

3.1. Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище.

3.2. Прием на государственное хранение документов профиля архивохранилища.

3.3. Учет документов архивохранилища.

3.4. Выдача в установленном порядке из архивохранилища документов, копий фонда пользования, контроль за движением фондов и дел.

4. Функции

Архивохранилище в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1. Осуществляет обособленное хранение:

документов на различных носителях, в т.ч. сейфовое хранение уникальных документов;

страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов;

документов, не отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации и принятых на временное и депозитарное хранение.

4.2. Обеспечивает рациональное размещение, топографирование, при необходимости - картонирование документов.

4.3. Обеспечивает создание и соблюдение нормативных режимов хранения документов:

4.3.1. Контролирует и поддерживает противопожарный режим в помещениях архивохранилища.

4.3.2. Обеспечивает нормативный порядок доступа в архивохранилище, опечатывания и распечатывания его помещений.

4.3.3. Контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов.

4.3.4. Обеспечивает соблюдение санитарно-гигиенического режима, проводит санитарные дни.

4.4. Осуществляет совместно с хозяйственной службой архива надлежащую эксплуатацию помещений и оборудования архивохранилища.

4.5. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.

4.6. Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.

4.7. Принимает меры по улучшению физического состояния документов:

4.7.1. Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы архива и архивохранилища.

4.7.2. В соответствии с планом работы архива и архивохранилища готовит документы к передаче в лабораторию для проведения работ по улучшению их физического состояния; контролирует качество проведения этих работ лабораторией при приеме документов в архивохранилище.

4.7.3. При необходимости осуществляет имеющимися в архивохранилище средствами ремонт и подшивку документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.

4.8. Осуществляет в установленном порядке выявление, описание и учет документов, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и драгоценные камни, уникальных и особо ценных документов; принимает меры по проведению их страхового копирования:

4.8.1. Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного копирования, для включения в план работы архива по созданию страхового фонда и фонда пользования.

4.8.2. В соответствии с планом работы архива и архивохранилища готовит документы к страховому копированию для передачи в лабораторию; принимает из лаборатории документы, а также страховые копии и копии фонда пользования, контролирует их качество, в том числе на основании актов технического состояния микроформ страхового фонда.

4.8.3. Учитывает в установленном порядке скопированные документы, а также страховые копии и фонд пользования.

4.9. Подготавливает страховой фонд для передачи в установленном порядке на постоянное территориально обособленное хранение и осуществляет его передачу.

4.10. Проводит опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд и фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.

4.11. В установленном порядке принимает на государственное хранение документы профиля архивохранилища, контролирует физическое состояние и качество технической обработки принимаемых документов.

4.12. В установленном порядке выдает документы и копии фонда пользования для:

- использования исследователям в читальный (просмотровый) зал архива, учреждениям и организациям во временное пользование;

- проведения архивных работ с документами сотрудникам архива в рабочие помещения;

- проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, улучшению физического состояния документов в лабораторию архива, в другие организации.

Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище; проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов и копий фонда пользования.

4.13. Проводит целевую экспертизу ценности принятых в архив документов, готовит к утилизации документы, выделенные к уничтожению.

4.14. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов архивохранилища, готовит предложения по ее совершенствованию.

4.15. В установленном порядке осуществляет подготовку к защите и защиту документов в особый период, в случаях чрезвычайных ситуаций.

4.16. Принимает участие в подготовке предложений по фондированию документов.

4.17. Оформляет результаты проведения архивных работ, составляет соответствующие акты для передачи в структурное подразделение архива, осуществляющее централизованный (в рамках архива) государственный учет документов.

4.18. Ведет учетные документы, составляет паспорт архивохранилища.

4.19. Готовит предложения к проектам целевых программ развития архива, перспективных и текущих планов работы отдела, в состав которого входит архивохранилище, разрабатывает перспективные и текущие планы работы архивохранилища, осуществляет учет работы, составляет отчеты о выполнении планов.

4.20. Принимает участие в оказании платных услуг, в выполнении договорных работ по профильным архивохранилищу направлениям, включая временное и депозитарное хранение документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов по личному составу.

4.21. Участвует в подготовке нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов, внедряет их в практику работы архивохранилища.

4.22. Проводит анализ эффективности трудозатрат выполняемой в архивохранилище работы, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда в архивохранилище, анализирует выполнение норм выработки (времени), готовит предложения по результатам анализа.

4.23. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.

4.24. Изучает и использует отечественный и зарубежный опыт в области обеспечения сохранности и учета документов.

4.25. Принимает участие в подготовке и проведении совещаний, семинаров по профильным архивохранилищу направлениям.

4.26. Обеспечивает контроль за выполнением приказов, решений коллегий, указаний Федеральной архивной службы России (Росархива), приказов и поручений руководства архива и отдела, в состав которого входит архивохранилище.

4.27. Вносит по согласованию с отделом, в состав которого входит архивохранилище, на рассмотрение дирекции, других научно-совещательных органов архива вопросы по профильным архивохранилищу направлениям, осуществляет в пределах своей компетенции контроль за выполнением принятых решений.

5. Права

Архивохранилищу предоставляется право:

5.1. Требовать от структурных подразделений архива и организаций, которым выданы документы во временное пользование, соблюдения правил обеспечения сохранности и возвращения их в установленные сроки в архивохранилище.

5.2. Вносить по согласованию с отделом, в состав которого входит архивохранилище, предложения руководству архива о распорядке дня работы архивохранилища в части времени приема требований, выдачи и приема документов, а также норм их выдачи.

5.3. Не принимать к исполнению требования:

без визы руководства архива при выдаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, на реставрационно-профилактическую обработку, копирование, а также особо ценных и уникальных документов;

без визы начальников соответствующих структурных подразделений архива при выдаче документов для проведения работ сотрудниками архива.

5.4. Отказывать в выдаче из архивохранилища подлинных документов при наличии фонда пользования, а также документов, находящихся в плохом физическом состоянии, или по другим причинам, предусмотренным нормативными документами (до окончательного решения вопроса руководством архива).

5.5. Ставить перед отделом обеспечения сохранности документов вопрос о целесообразности приема на государственное хранение документов, состояние и обработка которых не отвечает установленным требованиям.

5.6. Вносить на рассмотрение руководства отдела, в состав которого входит архивохранилище, а также архива предложения по совершенствованию режимов и организации хранения и учета документов, проведения их специальной обработки.

6. Организация работы архивохранилища

6.1. Организационно-методическое руководство работой архивохранилища осуществляет отдел, в состав которого входит архивохранилище; руководство архива дает задания и поручения архивохранилищу через начальника отдела.

6.2. Архивохранилище возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива по согласованию с главным хранителем фондов и по представлению начальника отдела, в состав которого входит архивохранилище.

6.3. Заведующий архивохранилищем организует работу архивохранилища и несет персональную ответственность за обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище, выполнение других возложенных на архивохранилище задач, состояние трудовой и производственной дисциплины; распределяет обязанности между работниками архивохранилища, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий.

6.4. Прием-передача документов при смене заведующего архивохранилищем оформляется актом приема-передачи документов.

6.5. Архивохранилище осуществляет свою деятельность на основе планов, утверждаемых начальником отдела, в состав которого входит архивохранилище.

6.6. Архивохранилище организует выполнение возложенных на него задач и функций как непосредственно, так и во взаимодействии с другими подразделениями архива.

6.7. Штатная численность архивохранилища определяется штатным расписанием архива в соответствии с объемом документов, задачами и объемом выполняемых в архивохранилище работ, с учетом фонда оплаты труда, установленного архиву.

6.8. Работники архивохранилища назначаются и освобождаются приказами директора архива по представлениям начальника отдела, в состав которого входит архивохранилище, согласованным с заведующим архивохранилищем.

6.9. Обязанности работников архивохранилища определяются должностными инструкциями.

_____________________________

*(1) Работа архивохранилища, хранящего секретные документы, регламентируется специальной инструкцией.

*(2) Указывается официальное название конкретного архивохранилища.

*(3) Далее - архив.

*(4) Перечисляются конкретные комплексы документов профиля архивохранилища (наименование соответствующих фондообразователей (групп пользователей), групп документов, в том числе объединенных по признаку способа и техники закрепления информации).