Приложение. Временная инструкция по делопроизводству в Минпромэнерго РФ

Временная инструкция
по делопроизводству в Министерстве промышленности и энергетики Российской Федерации
(утв. приказом Министерства промышленности и энергетики РФ от 5 ноября 2004 г. N 139)

I. Общие положения

1.1. Временная инструкция по делопроизводству Министерства промышленности и энергетики Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Министерстве промышленности и энергетики Российской Федерации.

Порядок организации и ведения секретного делопроизводства в Минпромэнерго России осуществляется в соответствии с приказом Минпромэнерго России от 1 октября 2004 г. N 120.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Росархива, Положением о Минпромэнерго России, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2000), ГОСТом Р 6.30-2003.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Работа с секретными документами осуществляется в Отделе безопасности в соответствии со специальной инструкцией и с учетом требований настоящей Инструкции.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Министерстве, должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства с соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются Административным департаментом.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства возлагается на руководителей этих структурных подразделений.

Ведение делопроизводства осуществляется сотрудниками структурных подразделений Министерства в соответствии с должностными инструкциями, утверждаемыми руководителями структурных подразделений.

1.6. При переходе на другую работу сотрудников, занимающихся в структурных подразделениях Министерства ведением делопроизводства, передача всех документов вновь назначаемым работникам производится по актам. Акты утверждаются руководителями структурных подразделений. Копии актов направляются в Административный департамент.

Вновь принятые сотрудники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства, обязаны в течение трех дней начиная с даты поступления на работу пройти инструктаж по ведению делопроизводства в Административном департаменте.

1.7. Работать с документами, поступившими в Министерство, вне служебных помещений и вносить в них исправления не разрешается.

1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Использование сведений, содержащихся в этих документах, в печати и других средствах массовой информации, передача документов или их копий работникам других организаций допускается с разрешения руководства Министерства или руководителя соответствующего структурного подразделения.

С содержанием подготовленных в Министерстве проектов нормативных правовых актов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

Взаимодействие со средствами массовой информации и передача им служебной информации осуществляется структурными подразделениями Министерства, специально на то уполномоченными, а в отдельных случаях - по письменному разрешению руководства Министерства.

1.9. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудник структурного подразделения Министерства обязан передать через сотрудников, ведущих делопроизводство, находящиеся у него на исполнении документы другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения.

1.10. О случаях утраты зарегистрированного документа сотрудник обязан незамедлительно доложить руководителю структурного подразделения Министерства. Руководитель структурного подразделения Министерства назначает служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщает в Административный департамент.

1.11. Сотрудники структурных подразделений Министерства несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции и сохранность находящихся у них документов.

II. Документация федерального органа исполнительной власти

2.1. Деятельность Министерства как федерального органа исполнительной власти обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Министерства, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Министерством, другими органами управления и организациями.

2.2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman.

2.3. Все документы (законопроекты, проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации, пояснительные записки к законопроектам, проекты постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, справки к проектам актов Правительства Российской Федерации, приказы Минпромэнерго России, совместные приказы Минпромэнерго России с другими федеральными органами исполнительной власти, протоколы, служебные письма, проекты положений, правила, инструкции, соглашения и др.) печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм) шрифтом размером N 14. При оформлении приложений в виде табличных материалов допускается, в случае необходимости, использовать бумагу формата A3 (297x420 мм), а также размеры шрифтов меньше N 14.

Параметры страницы:

верхнее поле - 2 см, нижнее поле - 2 см, левое поле - 2,75 см, правое поле - 2,25 см.

При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами через верхний колонтитул, знак номера страницы выравнивается по центру, печатается шрифтом размером N 12 без дополнительных символов.

III. Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов

3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

3.1.1. Разработка проектов федеральных законов (далее - законопроекты) осуществляется Министерством в соответствии с принимаемыми Правительством Российской Федерации программами и планами законопроектной деятельности.

3.1.2. Законопроекты, подготовленные Министерством, вносятся в Правительство Российской Федерации ответственным структурным подразделением с приложением следующих сопроводительных материалов:

пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта;

финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации, - в обязательном порядке);

перечень актов федерального законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с данным законом;

заключение Министерства юстиции Российской Федерации о соответствии законопроекта законодательству Российской Федерации;

если объем текста законопроекта более 5 страниц, текст законопроекта в электронной форме (подготовленный в текстовом редакторе WinWord 97 или в другом, совместимом с ним) дополнительно представляется на дискете 3,5 дюйма.

3.1.3. Законопроект, представляемый в Правительство Российской Федерации, должен быть завизирован Министром или лицом, его замещающим, Министром юстиции Российской Федерации или его заместителем, в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителями других заинтересованных органов и организаций.

3.1.4. Требования по оформлению законопроекта.

Законопроект имеет следующие реквизиты:

На расстоянии 2 межстрочных интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН, ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН, ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА (к законопроекту), УКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, СПРАВКА (к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации) печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру.

Заголовок (в законопроектах, проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, пояснительных записках к законопроектам, проектах постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, справках к проектам актов Правительства Российской Федерации) - печатается строчными буквами, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру. Заголовок, состоящий из нескольких строк, печатается через 1 интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок законопроекта отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации).

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в статью 3 Закона Российской Федерации
"О подоходном налоге с физических лиц"

Текст печатается через 2 интервала.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Текст законопроекта может подразделяться на части, разделы, главы, статьи.

Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, выравниваются по центру, выделяются полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера глав проставляются римскими цифрами.

Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается с красной строки с прописной буквы вразрядку. Номер статьи проставляется арабскими цифрами. При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку. Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Государственная Дума).

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта.

3.1.5. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже

верхней границы текстового поля и выделяется полужирным шрифтом.

Заголовок печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

к проекту федерального закона "О внесении изменений в статью 3 Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"

Текст печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

3.1.6. Образцы оформления законопроекта и сопроводительных документов приводятся в Приложении N 1.

3.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

3.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (УКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации производятся Министерством в соответствии с порядком, устанавливаемым Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

3.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся в Правительство Российской Федерации Министром или лицом, его замещающим, с сопроводительным письмом, содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем он согласован. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

3.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их исполнением.

3.2.4. Согласование проектов актов Президента Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект акта Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

3.2.5. Проекты актов Президента Российской Федерации визируются Министром или лицом, его замещающим, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.

Проекты актов Президента Российской Федерации, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в федеральной собственности, подлежат обязательному согласованию с Федеральным агентством по управлению федеральным имуществом, а находящихся на балансе Управления делами Президента Российской Федерации, - с Управлением делами Президента Российской Федерации.

Проекты актов Президента Российской Федерации, имеющих нормативный характер, подлежат обязательному согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.

3.2.6. Проекты актов Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту акта Президента Российской Федерации соответствующих, связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации.

3.2.7. Требования, предъявляемые к оформлению актов Президента Российской Федерации.

Проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты:

наименование вида акта, заголовок и текст.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом постановляю, которое печатается вразрядку (не жирно).

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания, дата и индекс (номер) печатаются от границы левого поля.

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется в день подписания документа словесно-цифровым способом.

Индекс (номер) проставляется после подписания документа.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются Министром или лицом, его замещающим.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт (1,5) дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

                                               ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

                                             к Указу Президента

                                            Российской Федерации

                                          от "__" __________ N ___

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на данный акт, его дату, номер.

Например:

                                                 УТВЕРЖДЕНО

                                             Указом Президента

                                            Российской Федерации

                                          от "__" __________ N ___

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылок на сноску они оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы шрифтом размером N 14. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются римскими цифрами, а пункты и подпункты так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

3.2.8. Образцы оформления проектов актов Президента Российской Федерации приводятся в Приложении N 2.

3.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

3.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Правительства Российской Федерации производятся Минпромэнерго России в соответствии с порядком, установленным Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

3.3.2. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся Министром или лицом, его замещающим.

3.3.3. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме указываются основание внесения проекта, существо вопроса, сведения о согласовании проекта. В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических или иных последствий реализации предлагаемых решений.

3.3.4. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 5, ст. 615).

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

3.3.5. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.

3.3.6. Постановления Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеют.

3.3.7. Проекты актов Правительства Российской Федерации подлежат согласованию, которое оформляется визой.

Проекты актов Правительства Российской Федерации в обязательном порядке должны визироваться руководителями федеральных органов исполнительной власти (иных органов государственной власти), которые представили проект и которым в акте предусматриваются поручения, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.

Проекты актов Правительства Российской Федерации нормативного характера подлежат обязательному согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации после их согласования с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и организациями.

Проекты актов Правительства Российской Федерации, предусматривающие расходы за счет средств федерального бюджета, подлежат согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.

К проекту акта прилагается лист согласования с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти (Приложение N 3)

При наличии у лица, визирующего проект акта Правительства Российской Федерации, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечания) визирующего по проекту акта, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту акта.

Если в ходе проработки или согласования проекта акта Правительства Российской Федерации в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект акта Правительства Российской Федерации внесены уточнения, не меняющие его сущности (определяется руководителем структурного подразделения-исполнителя).

3.3.8. Требования к оформлению актов Правительства Российской Федерации.

Проект акта Правительства Российской Федерации имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта проставляется при подписании акта.

Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например, N 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р.

Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" двумя межстрочными интервалами, печатается прописными буквами - МОСКВА - и центрируется относительно предыдущей строки.

Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Текст печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет:", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита через 1 межстрочный интервал. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются Министром или лицом, его замещающим.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации (Приложение N 2).

Визы оформляются аналогично оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Справка к проекту постановления (распоряжения) имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.

Текст печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Подпись включает наименование должности лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и фамилия).

Справка подписывается руководителем структурного подразделения и исполнителем.

Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (например, А.И. Иванов). Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подписи отделяются одна от другой 1,5 межстрочным интервалом.

3.3.9. Образцы оформления актов Правительства Российской Федерации и сопроводительных документов приводятся в Приложении N 3.

3.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов Минпромэнерго России

3.4.1. Нормативные правовые акты издаются Министерством в пределах своей компетенции в соответствии с Положением о Министерстве в виде приказов, правил, инструкций и положений.

3.4.2. Требования к подготовке и оформлению нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти установлены постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (с изменениями от 11 февраля 1999 г., Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 3, ст. 3895).

3.4.3. Порядок опубликования и вступления в силу актов Министерства промышленности и энергетики Российской Федерации, признанных Министерством юстиции Российской Федерации не нуждающимися в государственной регистрации, утвержден приказом Минпромэнерго России от 13 июля 2004 г. N 41.

3.4.1. Приказ

3.4.1.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным вопросам и основной деятельности Министерства.

Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения Министерства на основании поручений Министра, его заместителей либо в инициативном порядке.

Приказы подписываются Министром.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов является обязанностью Департамента правовых отношений и Административного департамента.

3.4.1.2. Если акты Минпромэнерго России затрагивают права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливают правовой статус организаций или имеют межведомственный характер независимо от срока их действия, а также содержат сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, они подлежат государственной регистрации. Государственная регистрация таких актов осуществляется Минюстом России в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

Юридическую экспертизу и отбор на государственную регистрацию в Минюсте России издаваемых Минпромэнерго России актов с подготовкой к ним соответствующей справки осуществляет Департамент правовых отношений.

На приказах Министерства по основной деятельности Департамент правовых отношений проставляет отметку о необходимости представления конкретного приказа для государственной регистрации в Минюсте России.

3.4.1.3. Приказы, подписанные руководством Министерства и зарегистрированные в Административном департаменте, выдаются в установленном порядке работнику Министерства для передачи в Минюст России на государственную регистрацию.

Оформление соответствующих документов для направления в Минюст России осуществляется структурным подразделением - исполнителем совместно с Департаментом правовых отношений в течение 20 дней со дня подписания руководством Министерства нормативного правового акта.

После государственной регистрации подлинники актов с присвоенными им регистрационными номерами возвращаются в установленном порядке в Административный департамент, который направляет в Департамент правовых отношений копии правовых актов и нормативных правовых актов Министерства, прошедших государственную регистрацию в Минюсте России.

Контроль за своевременным возвратом подлинников актов в Административный департамент обеспечивают структурные подразделения, подготовившие данный акт.

3.4.1.4. Департамент правовых отношений ведет учет актов Министерства, прошедших государственную регистрацию, а также представляет в Минюст России перечни изданных правовых актов.

3.4.1.5. Министерство направляет для исполнения акты, подлежащие государственной регистрации, только после их регистрации.

При опубликовании и рассылке акта указание на номер и дату государственной регистрации является обязательным.

3.4.1.6. Руководители структурных подразделений совместно с Департаментом правовых отношений в течение 10 дней со дня получения отказа в государственной регистрации акта готовят проект приказа Министерства об отмене этого акта и направляют копию приказа в Минюст России.

3.4.1.7. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководством Административного департамента и Департамента правовых отношений. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования проекта приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые Министру на подпись, визируются заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

3.4.1.8. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала, верхнее поле документа должно составлять 2 см, нижнее - 2 см, левое - 2,75 см, правое - 2,25 см и докладываются для подписи, при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2004 г. N 44.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух или более строк, печатается по центру полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:

Об образовании аттестационных комиссий ...

3.4.1.9. Проекты приказов, подготовленные совместно с другими федеральными органами исполнительной власти или организациями, печатаются не на бланках, а на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14 с указанием названий Минпромэнерго России и других федеральных органов или организаций.

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти - располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ, располагается по центру;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи, располагается по центру;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Приказы нумеруются в пределах календарного года.

3.4.1.10. Копии приказов заверяются печатью Административного департамента и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Поэтому пункт "Приказ довести до сведения ..." в приказ включать не следует.

Копия приказа обязательно направляется исполнителю и в Административный департамент.

3.4.1.11. Проект приказа во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

3.4.1.12. Текст приказа, как правило, должен состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:", которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Министерства и конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части, как правило, содержит сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу ...".

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи. Наименование должности пишется от левой границы текстового поля, в расшифровке подписи пишутся инициалы и фамилия, которые отделяются друг от друга пробелом.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей с инициалами, дату и проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта.

Образцы оформления приказов приведены в Приложении N 4.

3.4.2. Приказы по кадровым вопросам Министерства

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел государственной службы и кадров Административного департамента на основании соответствующих представлений.

3.4.2.1. Приказы о назначении работников Министерства, установлении должностных окладов и надбавок к ним, присвоении квалификационных разрядов, о поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности, о направлении на обучение по программам профессиональной переподготовки и повышению квалификации (приказы по личному составу) подготавливаются по представлению руководителей структурных подразделений Министерства.

Проекты приказов по личному составу представляются на подпись Министру, а в его отсутствие - лицу, его замещающему.

3.4.2.2. Проекты приказов по личному составу центрального аппарата Министерства визируются на оборотной стороне последнего (подписного) листа руководством заинтересованного структурного подразделения, отделом государственной службы и кадров (назначения, увольнения, вынесение взысканий), курирующим заместителем Министра, в отдельных случаях Департаментом правовых отношений, Отделом безопасности.

3.4.2.3. Выпуск, рассылка и оформление приказов осуществляется отделом государственной службы и кадров.

Копии приказов по личному составу в установленном порядке заверяются печатью отдела государственной службы и кадров Административного департамента. Дополнительные копии приказа (выписки из приказа) выдаются по запросам организаций и работников, упоминаемых в приказе.

3.4.2.4. Представления о назначении пенсий за выслугу лет подготавливаются отделом государственной службы и кадров на основании заявления государственного служащего и приказа об увольнении и представляются на подпись Министру.

3.4.2.5. Приказы Министерства по награждению (поощрению) ведомственными знаками отличия в труде оформляются в соответствии с приказом Минпромэнерго России от 21 июня 2001 г. N 19, регистрируются и хранятся в отделе государственной службы и кадров Административного департамента.

Эти приказы оформляются на бланках приказов Минпромэнерго России аналогично приказам по основной деятельности и личному составу Министерства, подписываются Министром и нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

В тексте всех приказов по награждению (поощрению) обязательно указываются фамилии, имена и отчества (полностью), должности и место работы награжденных ведомственными знаками отличия в труде в соответствии с конкретным приказом.

3.4.2.6. Проекты приказов о командировании работников центрального аппарата Минпромэнерго России в служебные командировки готовятся и оформляются в соответствии с приказом Минпромэнерго России от 3 сентября 2004 г. N 93. Командирование работников центрального аппарата Минпромэнерго России осуществляется в соответствии с планом-графиком командировок на квартал.

3.5. Положение, правила, инструкция

3.5.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Минпромэнерго России.

3.5.2. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

3.5.3. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов.

3.5.4. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются Министром, или как акты, утверждаемые федеральным органом исполнительной власти; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Министерства.

3.5.5. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (должностная инструкция главному специалисту).

Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Если положение (правила, инструкция) утверждаются руководством Министерства, то их подлинные экземпляры регистрируются и хранятся в организационном отделе, а положение (правила, инструкция), утвержденные руководством структурных подразделений, - в соответствующих департаментах.

3.5.6. Образец оформления положения приводится в Приложении N 5.

3.6. Соглашение

3.6.1. Соглашения составляются в случае принятия руководством Министерства решения о сотрудничестве (об экономических, научных и культурных связях) между Минпромэнерго России и инвестором (коммерческий банк или иная организация) или иной организацией, включая органы государственной власти.

3.6.2. Проекты соглашения готовятся в двух экземплярах работниками соответствующего структурного подразделения Министерства совместно с работниками организации, с которой заключается соглашение, одновременно с подготовкой проекта приказа Министерства об утверждении соглашения.

3.6.3. Соглашения и проекты приказа визируются руководством структурного подразделения Министерства, подготовившего соглашение, руководством Департамента правовых отношений, Административным департаментом и заместителем Министра, курирующим структурное подразделение.

Соглашения и приказы подписываются Министром и руководством организации, с которой заключается соглашение.

Подписи на соглашениях заверяются гербовыми печатями.

3.6.4. Соглашения и приказы сдаются в организационный отдел Административного департамента для регистрации.

Один оригинал соглашения передается в организацию, с которой соглашение составлено. Второй оригинал соглашения остается в деле организационного отдела Административного департамента с передачей двух заверенных копий в структурное подразделение Министерства, подготовившее соглашение.

3.6.5. Образец оформления соглашения приводится в Приложении N 6.

3.7. Протокол

3.7.1. Порядок подготовки заседаний коллегии Министерства и ее протоколов определяется приказом Минпромэнерго России от 24 августа 2004 г. N 82.

3.7.2. Протоколы совещаний, заседаний составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Министерства и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее срока, определенного руководителем, проводящим совещание (заседание). Справки подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа (совещания, заседания и др.) или сотрудника структурного подразделения, ответственного за подготовку и проведение совещания (заседания). Оформление протокола должно быть завершено не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководством структурного подразделения, ответственным за подготовку.

Порядок визирования протоколов аналогичен порядку визирования проектов приказов Министерства по основной деятельности.

3.7.3. Протоколы совещаний у руководства Министерства подписываются Министром или заместителем Министра, а совещаний у руководителя структурного подразделения - руководителем или его заместителем.

3.7.4. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на совещании (заседании), направляются для формирования дел в структурное подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Подлинники протоколов совещаний у Министра регистрируются и хранятся в группе по подготовке материалов к заседаниям и совещаниям организационного отдела Административного департамента.

Подлинники протоколов совещаний у заместителей Министра регистрируются в секретариатах соответствующих заместителей Министра и направляются для формирования дел в структурное подразделение-исполнитель.

Подлинники протоколов совещаний у руководителей структурных подразделений регистрируются и хранятся в соответствующем структурном подразделении.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

3.7.5. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или Председательствующий;

Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствующих;

Повестка дня;

Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

3.7.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

3.7.7. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, подготовивший рассмотрение вопроса.

3.7.8. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово "П Р О Т О К О Л" печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не в обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания" и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру, последняя строка подчеркивается. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности, между инициалами и фамилией ставится пробел. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочного интервала и центрируется по отношению к нему.

3.7.9. Образцы оформления протоколов приводятся в Приложении N 7.

3.8. Служебные письма

3.8.1. Служебные письма Минпромэнерго России готовятся:

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Минпромэнерго России;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

как инициативные письма.

3.8.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Срок подготовки инициативных писем определяется руководителями структурных подразделений.

3.8.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках Министерства формата А4 (Приложение N 11). Изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Служебное письмо Министерства, направляемое внутри страны, составляется на русском языке.

При оформлении служебного письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.8.4. Служебное письмо имеет следующие реквизиты, оформление которых изложено в подразделе "Оформление реквизитов документов":

гриф и пометка ограничения доступа к документу (если это необходимо)

адресат

заголовок (наличие этого реквизита обязательно)

текст

отметка о наличии приложений (если они имеются)

подпись

отметка об исполнителе

нижний колонтитул.

3.8.5. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст излагается от 3-го лица единственного числа.

Например: "Министерство считает ..."

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу ...", "направляю ...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющиеся# основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

3.8.6. Датой письма является дата его подписания.

IV. Требования к подготовке материалов к заседаниям Правительства Российской Федерации

4.1. Материалы к заседанию Правительства Российской Федерации подготавливаются структурными подразделениями Министерства на основании утвержденных планов заседаний и повестки очередного заседания. Указания руководства Министерства о порядке и сроках подготовки материалов к заседаниям сообщаются соответствующим структурным подразделениям Министерства Административным департаментом.

4.2. Поступившие в Министерство материалы к заседаниям Правительства Российской Федерации рассматриваются в Административном департаменте и докладываются Министру или лицу, его замещающему. Поручения Министра (или лица, его замещающего) с указанными материалами направляются в соответствующие структурные подразделения Министерства для подготовки проектов докладов и необходимых справочных материалов.

4.3. Подготовка материалов к заседаниям Правительства Российской Федерации осуществляется в следующем порядке:

по вопросам, ответственным исполнителем по которым является Министерство, материалы подготавливаются структурными подразделениями Министерства и согласовываются с руководителями заинтересованных федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, предприятий и организаций, после чего представляются (с соответствующими визами) в установленном порядке в Правительство Российской Федерации за 15 дней до рассмотрения вопроса.

Одновременно представляются копии этих материалов в электронной формы на гибких магнитных носителях;

по вопросам, где Министерство является соисполнителем, соответствующие структурные подразделения Министерства принимают участие в разработке и согласовании необходимых материалов.

4.4. Разногласия по проектам подготавливаемых решений докладываются руководству Министерства для принятия решения. Неурегулированные разногласия оформляются в виде перечня разногласий и представляются в Правительство Российской Федерации.

4.5. Материалы к заседаниям Правительства Российской Федерации и проекты их решений относятся к служебной информации ограниченного распространения.

4.6. По вопросам, относящимся к компетенции Министерства и включенным в повестку очередного заседания Правительства Российской Федерации, структурные подразделения Министерства в соответствии с поручением Министра (или лица, его замещающего) подготавливают справку, которая направляется в Административный департамент для доклада Министру (или лицу, его замещающему).

Справка за подписью руководителя структурного подразделения Министерства, ответственного за ее подготовку, должна состоять из краткого содержания рассматриваемого вопроса, выводов, предложений и рекомендаций.

4.7. Поступившие в Министерство протоколы заседаний и выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации незамедлительно рассматриваются в Административном департаменте и докладываются Министру (или лицу, его замещающему) с проектами поручений. В соответствии с поручениями Министра (или лица, его замещающего) протоколы и выписки из протоколов направляются в структурные подразделения Министерства для исполнения.

4.8. Образец оформления перечня разногласий приводится в Приложении N 3.

V. Организация документооборота и исполнения документов в Минпромэнерго России

5.1. Организация документооборота

5.1.1. Движение документов в Минпромэнерго России с начала их подготовки или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Минпромэнерго России, регламентируются Инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

5.2. Организация доставки документов

Доставка документов в Минпромэнерго России осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

5.2.1. С помощью почтовой связи в Минпромэнерго России доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем и бандеролей, а также печатные издания.

5.2.2. С помощью фельдъегерской связи в Минпромэнерго России доставляются документы из вышестоящих органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также дипломатическая почта.

5.2.3. По каналам электрической связи поступают телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

5.2.3.1. Телеграмма

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 23 августа 1997 г. N 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст. 4299).

Телеграфная переписка допускается только в исключительных случаях и по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.

Текст телеграмм печатается на единых телеграфных бланках. Категория телеграммы (срочная и т.д.) указывается в верхнем левом углу перед адресатом.

Объем телеграмм не должен превышать половины обычного листа. Текст телеграмм печатается шрифтом размером N 12 на одной стороне листа прописными буквами через 2 интервала без абзацев и переноса слов. Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускаются, если при этом не искажается смысл.

Телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ" подписываются руководством Министерства и заверяются печатью.

Подпись на телеграмме должна соответствовать напечатанной фамилии. Подписи следует писать с указанием должности.

Если телеграмма подписывается руководителями нескольких организаций, то их подписи заверяются печатями этих организаций.

Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам, подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, плюс необходимое количество копий.

Отдельно на каждом экземпляре следует указывать только тот пункт назначения и адресные данные, в чей адрес следует доставить телеграмму, другие пункты и адреса пишутся в начале текста телеграммы.

Подписанные и зарегистрированные телеграммы сдаются в экспедиционную группу организационного отдела Административного департамента, где на подписанные экземпляры телеграммы ставится печать, удостоверяющая подпись.

На телеграммы составляется опись в двух экземплярах. Телеграммы с одним экземпляром описи передаются на отправку в почтовое отделение связи. Второй экземпляр описи с распиской сотрудника почтового отделения связи хранится в экспедиционной группе организационного отдела Административного департамента.

Копия телеграммы со штампом об отправке возвращается исполнителю.

Образец оформления телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ" приводится в Приложении N 8.

5.2.3.2. Факсограмма

При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться настоящей Инструкцией, а также следующими требованиями:

ответственность за содержание передаваемой информации и ее объем возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководителя соответствующего структурного подразделения;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Поступившие факсограммы учитываются экспедиционной группой организационного отдела Административного департамента в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Факсограммы в адрес Министерства, на имя Министра, заместителей Министра передаются в группу по обработке документов и делопроизводства организационного отдела Административного департамента для их регистрации.

Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.

5.2.3.3. Телефонограмма

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления.

Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов и содержать трудно выговариваемые слова.

В телефонограмме должны быть указаны:

наименование организации, передавшей телефонограмму;

фамилия лица, которому адресована телефонограмма;

номер телефона для передачи;

номер телефонограммы;

текст;

подпись;

время и дата передачи;

фамилия и номера телефонов лиц, передавших и принявших телефонограмму.

Телефонограммы на имя Министра, заместителей Министра и руководителей структурных подразделений принимаются и печатаются в соответствующих секретариатах.

Телефонограммы на имя Министра, заместителей Министра передаются на регистрацию в группу по обработке документов и делопроизводства организационного отдела Административного департамента, где после снятия необходимого количества копий документы рассылаются согласно резолюции.

Телефонограммы за подписью руководителей структурных подразделений печатаются в одном экземпляре, регистрируются как исходящие документы и передаются по телефону секретарем соответствующего структурного подразделения.

Передача телефонограмм внутри Министерства не допускается.

5.2.3.4. Сообщения, поступающие в адрес Минпромэнерго России по электронной почте, принимаются в экспедиционной группе организационного отдела Административного департамента.

Требования к оформлению документов, посылаемых электронной почтой, аналогичны требованиям к оформлению документа.

Электронные письма в адрес Министерства, на имя Министра и заместителей Министра распечатываются и передаются в группу по обработке документов и делопроизводства организационного отдела Административного департамента, а по другим адресатам - пересылаются в соответствующий "почтовый ящик".

5.3. Регистрация входящих документов

5.3.1. Каждый документ, поступающий в Министерство, регистрируется один раз.

Входящие документы регистрируются в день их поступления.

5.3.2. Регистрации подлежат документы, поступающие из органов государственной власти, предприятий, организаций и физических лиц.

Перечень материалов, не подлежащих регистрации, приведен в Приложении N 9. Порядковые номера регистрируемым входящим документам присваиваются в пределах календарного года при помощи системы электронного документооборота.

5.3.3. Входящая корреспонденция, поступающая в адрес Министра, заместителей Министра и в адрес Министерства регистрируется в группе обработки документов и делопроизводства организационного отдела Административного департамента, в адрес департаментов - в секретариатах этих департаментов.

5.3.4. Письма и обращения граждан регистрируются в группе по работе с обращениями граждан организационного отдела Административного департамента.

5.3.5. Документы, поступившие из других организаций на имя Министра, заместителей Министра или в адрес Министерства непосредственно в структурное подразделение (незарегистрированные), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в организационный отдел Административного департамента.

5.3.6. Зарегистрированные документы, поступившие на имя Министра, а также в адрес Министерства без указания конкретного адресата, передаются в группу по обработке документов и делопроизводства организационного отдела Административного департамента, где они подготавливаются для доклада руководству с проектом резолюции, затем в группу контроля для постановки документов на контроль, а в необходимых случаях - для установления контрольного срока.

5.3.7. В состав резолюции входят следующие реквизиты:

фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, в необходимых случаях - срок исполнения, подпись, дата.

Резолюция оформляется на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Образец оформления резолюции приведен в Приложении N 10.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюции лицам, непосредственно им подчиненным.

5.3.8. Возможные корректировки (уточнения) резолюций (состав исполнителей, содержание поручения, сроки исполнения) могут производиться в срок, не превышающий двух дней после ее подписания, по мотивированному представлению исполнителей через представителей организационного отдела Административного департамента, подготовивших проекты данных резолюций. В случае внесения корректировки в ранее подготовленную резолюцию данное изменение обязательно фиксируется в группе обработки документов и делопроизводства и в необходимых случаях - в группе контроля организационного отдела Административного департамента.

Передача зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое производится по договоренности между руководителями структурных подразделений через организационный отдел Административного департамента.

5.3.9. Зарегистрированные документы в адрес заместителей Министра передаются в соответствующие секретариаты для подготовки резолюции с последующим докладом руководству Министерства.

5.3.10. С входящих документов после получения и ввода резолюции снимается необходимое количество копий. Заказ на копирование документов, поступивших на имя Министра, заместителей Министра, в адрес Министерства, оформляют сотрудники группы по обработке документов и делопроизводства организационного отдела Административного департамента.

5.3.11. Подлинный экземпляр документа (кроме законов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поручений Президента Российской Федерации) направляется исполнителю, указанному в резолюции первым, остальным исполнителям направляются копии.

5.4. Работа исполнителей с документами

5.4.1. Руководители структурных подразделений Министерства обеспечивают оперативное рассмотрение корреспонденции, доведение ее до исполнителей в день поступления, контроль за своевременным и качественным исполнением документов.

5.4.2. При рассмотрении корреспонденции руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются немедленно.

5.4.3. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

5.4.4. Служебные письма, направляемые в органы государственной власти, в федеральные органы исполнительной власти и другие организации, должны быть подготовлены в трех экземплярах и в электронном виде (первый - для отправки, второй - визовый - в дело организационного отдела Административного департамента, третий - для отправки в дело структурного подразделения-исполнителя) и до представления на подпись руководству Министерства рассмотрены и завизированы специалистом, обеспечивающим редактирование документов, завизированы всеми исполнителями в соответствии с поручением руководства Министерства, помощником Министра или заместителя Министра на лицевой стороне последнего листа в нижней его части. Проект письма за подписью Министра должен быть завизирован заместителем Министра, помощниками Министра, осуществляющими координацию деятельности структурного подразделения Министерства, подготовившего документ.

Документы, имеющие нормативный характер, визируются в Департаменте правовых отношений.

Если в документе есть ссылка на секретное основание, то виза Отдела безопасности обязательна.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Служебные письма за подписью руководства Министерства печатаются только на установленных в Минпромэнерго России бланках. На документах под чертой заголовка указывается дата и номер документа (основания).

5.4.5. При необходимости документы должны быть согласованы с другими федеральными органами исполнительной власти. В отдельных случаях допускается согласование в форме письменных заключений или готовится лист согласования.

Если в процессе согласования остались разногласия с заинтересованными органами и организациями, они излагаются в справках, которые подписываются руководством Министерства и направляются в Правительство Российской Федерации вместе с основным документом.

Оформление листа согласования и справки разногласий аналогично приведенному в Приложении N 3.

При возникновении разногласий между структурными подразделениями Министерства при подготовке документов оформляется докладная записка, направляемая руководителем структурного подразделения Министерства, указанного в поручении первым, в адрес руководства Министерства.

В соответствии с требованиями Регламента Правительства Российской Федерации доклады в Правительство Российской Федерации должны быть подписаны только лицом, которому дано поручение, или лицом, исполняющим его обязанности, о чем в докладе делается соответствующая запись.

5.5. Правила оформления документов

5.5.1. Бланки документов

5.5.1.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм).

Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма Министерства оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка на стандартных листах бумаги.

5.5.1.2. В Минпромэнерго России применяются следующие виды бланков:

с указанием наименования Министерства;

с указанием наименования Министерства для подготовки документов зарубежным адресатам;

с указанием должности руководителей Министерства;

с наименованиями структурных подразделений, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями;

протоколов совещаний у руководства Министерства;

протокола заседания коллегии Министерства;

приказа Министерства;

телеграммы с грифом "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ".

Состав видов бланков, применяемых в Министерстве, утверждается Министром по представлению Административного департамента.

5.5.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации лицензии на осуществление соответствующего вида деятельности, по заказу Минпромэнерго России.

5.5.1.4. Бланки документов Минпромэнерго России подлежат учету.

5.5.1.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

5.5.1.6. Введение в обращение, по мере необходимости, новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Министра. Соответствующие предложения вносятся руководителем Административного департамента вместе с образцами предлагаемых бланков.

5.5.1.7. Образцы бланков Минпромэнерго России приводятся в Приложении N 11.

5.5.2. Оформление реквизитов документов

При подготовке организационно-распорядительных документов работники Министерства обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенных ниже.

В отдельном конкретном документе состав реквизитов может быть дополнен или сокращен.

5.5.2.1. Все документы (законопроекты, проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации, пояснительные записки к законопроектам, проекты постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, справки к проектам актов Правительства Российской Федерации, приказы Минпромэнерго России, совместные приказы Минпромэнерго России с другими федеральными органами исполнительной власти, протоколы, служебные письма, проекты положений, правила, инструкции, соглашения и др.) печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм) шрифтом размером N 14. При оформлении приложений в виде табличных материалов допускается, в случае необходимости, использовать бумагу формата A3 (297 х 420 мм), а также размеры шрифтов меньше N 14.

Параметры страницы:

верхнее поле - 2 см, нижнее поле - 2 см, левое поле - 2,75 см, правое поле - 2,25 см.

При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами через верхний колонтитул, знак номера страницы выравнивается по центру, печатается шрифтом N 12 без дополнительных символов.

Текст печатается через 1,5 интервала (кроме законопроекта). Первая строка каждого абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

5.5.2.2. Подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если наименование должности и подписи состоит из нескольких строк, они печатаются через 1 интервал. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности.

Между инициалами и фамилией ставится пробел.

 Директор Департамента финансового

 контроля и аудита                                        И.О. Фамилия

При оформлении законопроекта и сопроводительных документов к нему, проектов актов Президента Российской Федерации, проектов актов Правительства Российской Федерации, приказов Министерства промышленности и энергетики Российской Федерации, проектов положений, правил и инструкций, соглашений, протоколов реквизит "Отметка об исполнителе" не оформляется.

5.5.2.3. Гриф и пометка ограничения доступа к документу.

Гриф секретности и пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения. Гриф секретности и пометка печатаются в правом верхнем углу документа за пределами границ текстового поля (в верхнем колонтитуле) шрифтом размером N 12. Номер экземпляра проставляется ниже грифа и пометки через 1 интервал и центрируется по отношению к ним.

При необходимости в правом верхнем углу печатается слово "Проект" строчными буквами шрифтом размером N 14.

5.5.2.4. Адресование документа.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки, входящие в состав реквизита "Адресат", выравниваются влево в границах, отведенных для этого реквизита. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается сокращенная форма наименования организации.

                                       Министерство транспорта

                                       Российской Федерации

                                       Управление делами

Документ адресуется конкретному должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе. При этом наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Фамилия адресата печатается прописными буквами.

                                       Управление делами

                                       Президента Российской Федерации

                                       Начальнику (наименование

                                       управления или отдела)

                                       А.И. ПЕТРОВУ

Если документ адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

                                       Руководителям органов

                                       исполнительной власти

                                       субъектов Российской

                                       Федерации

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата пишутся в дательном падеже):

                                       Генеральному директору

                                       объединения ""Агропром"

                                       В.Д. ИВАНОВУ

При адресовании документа физическому лицу указываются инициалы и фамилия получателя, затем почтовый адрес. Почтовый адрес печатается шрифтом размером N 12. Фамилия адресата печатается прописными буквами.

                                       И.П. КАЛИНИНУ

                                       ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

                                       Киреевский р-н, г. Липки,

                                       Тульская обл., 301264

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия(и)" не указывается.

Если количество адресатов документа более четырех, то составляется указатель рассылки, и на каждом экземпляре письма, как правило, указывается только один адресат.

5.5.2.5. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа пишется от левой границы текстового поля с прописной буквы, через 1 интервал, тем же размером шрифта, что и весь текст (размер шрифта N 14). В конце заголовка точка не ставится. Длина максимальной строки не должна превышать 8 см.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?" - "о выделении ...", "об изменении ..." и т.д. В письмах-ответах указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Порядок адресования и право подписи приведены в Приложении N 12.

Правила оформления "основания" приведены в Приложении N 13.

5.5.2.6. Текст документа.

Текст печатается на расстоянии 2 интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Допускается начинать текст документа с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Текст печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала, без переносов.

При наличии пунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой.

5.5.2.7. Оформление отметки о наличии приложений к документу.

Отметка о наличии приложения печатается с "красной" строки.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, их необходимо пронумеровать и перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

     Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.

                 2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

     Приложение: письмо  (наименование  подразделения)  от   21   января

                 2004 г. N А11-1 и приложение к нему, всего на 11 л.

Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Приложение: брошюра в 2 экз.

5.5.2.8. Подпись документа.

Документы, направляемые в вышестоящие органы государственной власти, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются Министром или заместителями Министра.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются Министром, заместителями Министра или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

 Директор института           Личная подпись          М.В. Ларин

 Главный бухгалтер            Личная подпись          З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:

 Заместитель директора              Заместитель директора

 по научной работе                  по научной работе

 Личная подпись Ю.Г. Демидов        Личная подпись К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

 Председатель комиссии         Личная подпись       В.Н. Борисов

 Члены комиссии                Личная подпись       А.Н. Соколова

                               Личная подпись       А.С. Красавин

                               Личная подпись       О.И. Рысков

5.5.2.9. Согласование документа.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятыми# решениями.#

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения другим руководителям структурных подразделений Министерства, должны быть завизированы ими.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

     Замечания прилагаются

 Директор Административного

 департамента

 Личная подпись И.О. Фамилия

 28.08.2004

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Минпромэнерго России;

с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

     СОГЛАСОВАНО

 Заместитель Министра иностранных дел

 Российской Федерации

 _________________    __________________

 (личная подпись)     (инициалы, фамилия)

 30 августа 2004 г.

     СОГЛАСОВАНО

     Письмо Росархива

 от 31 августа 2004 г. N 01-15/155-К

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

5.5.2.10. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                                 УТВЕРЖДАЮ

                                    Министр промышленности и  энергетики

                                    Российской Федерации

                                    __________________ И.О. Фамилия

                                    (личная подпись)

                                    16 июля 2004 г.

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом Министерства.

                                                   УТВЕРЖДЕНО

                                          приказом Минпромэнерго России

                                           от 16 августа 2004 г. N 34

5.5.2.11. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию исполнителя, инициалы, номер его телефона, печатается шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал, например:

Максимова Н.С.

928-88-14

В нижнем колонтитуле каждой страницы документа проставляется название файла с указанием индекса департамента, в котором подготовлен документ. Реквизит печатается шрифтом размером N 8.

Данный реквизит не оформляется в письмах, адресованных зарубежному адресату (Приложение N 15).

5.5.2.12. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

5.5.2.13. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

5.5.2.14. Способы датирования документов.

Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм.

Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом:

3 января 2004 г., в январе 2004 г., в первом полугодии 2004 г., в I квартале 2004 г., но за 11 месяцев 2004 года, в 2004 году, на 2004 год, с 1988 по 2004 год, в 1993-2004 годах.

Если дата указывается в конце предложения, то слово "года" пишется полностью.

Например:

Прошу Вашего согласия на командировку в Арабскую Республику Египет для проведения встречи с Министром промышленности и технологического развития.

Срок командировки с 18 по 20 января 2004 года.

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов. При этом дата проставляется цифрами, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например, 04.01.2004 или 10.01.2004).

5.6. Регистрация и отправка исходящих документов

5.6.1. Исходящие документы регистрируются в день подписания.

5.6.2. Регистрация исходящих документов (кроме ответов на письма граждан) в адрес Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, предприятий и организаций за подписью Министра и заместителей Министра осуществляется в группе обработки документов и делопроизводства организационного отдела Административного департамента с представлением материалов, на основании которых документ подготовлен, дискетой с файлом документа и приложений к нему. Почтовая отправка и отправка через фельдъегерскую связь этих документов производится через экспедиционную группу организационного отдела Административного департамента.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. N 725 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 41, ст. 4076).

5.6.3. Регистрация ответов на письма и обращения граждан, подписанных Министром или заместителями Министра, осуществляется в группе по работе с обращениями граждан организационного отдела Административного департамента.

5.6.4. Письма, подписанные руководителями структурных подразделений, регистрируются в этих структурных подразделениях и передаются исполнителем в экспедиционную группу организационного отдела Административного департамента с указанием вида отправки.

5.6.5. Документы, отправляемые из Министерства иностранным адресатам, регистрируются в Департаменте международного сотрудничества и передаются на отправку в экспедиционную группу организационного отдела Административного департамента. К документам прикладывается сопроводительное письмо (при отправке через Министерство иностранных дел Российской Федерации), конверт, подписанный на иностранном языке, и отдельный перевод адреса на русский язык (для внесения в реестр международных почтовых отправлений).

5.6.6. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

5.6.7. Законвертованная корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от степени срочности доставки отправляется фельдъегерской связью или почтой.

5.7. Порядок прохождения внутренних документов

5.7.1. Внутренние документы оформляются в виде служебной записки, текст которой состоит из двух частей.

В первой части излагаются положения, послужившие поводом к ее написанию, во второй - выводы и предложения. Служебные записки оформляются на обычных листах бумаги без указания должностей адресатов и адресантов и подписываются заместителями Министра или руководителями структурных подразделений.

5.7.2. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документ регистрируется один раз в структурном подразделении, подготовившем служебную записку. Исходящий номер с буквами "вн" регистрируется отдельно от исходящих документов, направляемых в другие министерства, ведомства и предприятия.

Образец оформления внутреннего документа приводится в Приложении N 14.

5.8. Порядок работы с документами с грифом "ДСП"

5.8.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

5.8.2. На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Гриф "Для служебного пользования" ставится на отдельных документах (изданиях) нормативного, информационного и справочного характера, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения. К ним относятся сведения, не подлежащие опубликованию в открытой печати, а также требующие ограничения знакомящихся с ними лиц.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем структурного подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке или титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма.

5.8.3. На обороте последнего листа каждого отпечатанного экземпляра документа должно быть указано количество отпечатанных экземпляров.

5.8.4. Документы, подготовленные на основании секретных поручений, визируются руководством Отдела безопасности.

5.8.5. Документы с грифом "Для служебного пользования" передаются работникам структурных подразделений Министерства под расписку, пересылаются сторонним организациям заказной почтой.

Размножаются (тиражируются) такие документы только через организационный отдел и с письменного разрешения руководства Административного департамента. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

5.8.6. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в котором помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".

5.9. Оформление служебных писем при переписке с зарубежными адресатами

5.9.1. Служебные письма зарубежным адресатам оформляются на бланках установленной формы.

5.9.2. Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка, наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется.

Колонтитул и отметка об исполнителе в письмах зарубежному адресату не печатается.

В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами реквизит "Адресат" располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Реквизит включает инициал имени, фамилию адресата, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, наименование организации, фирмы, название города, название страны. Все составные части реквизита "Адресат" пишутся прописными буквами.

Например:

 Господину ЗИГМАРУ ГАБРИЭЛЮ

 ПРЕМЬЕР-МИНИСТРУ

 ЗЕМЛИ НИЖНЯЯ САКСОНИЯ

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул.

Например:

 ЕГО ПРЕВОСХОДИТЕЛЬСТВУ

 Господину Б.ИТОПУ

 ЧРЕЗВЫЧАЙНОМУ И ПОЛНОМОЧНОМУ ПОСЛУ

 (официальное название страны)

 г.МОСКВА

Текст письма начинается с обращения. В зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство и т.д. В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.

После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: "Имею честь ...".

Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты:

Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении;

Генеральному директору Германского фонда международного развития - Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении).

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "... в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением". В ответном письме, в порядке взаимности, целесообразно употребить такой же комплимент.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.

5.9.3. Подпись. Под текстом письма следует личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, инициалы, фамилия и его должность. Фамилия пишется прописными буквами. Должность пишется под фамилией и центрируется относительно фамилии. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Реквизит пишется через 1 межстрочный интервал.

Например:

                                               И.О. ФАМИЛИЯ

                                  Министр промышленности и энергетики

                                  Российской Федерации

В особых случаях при оформлении писем в адрес зарубежных адресатов следует придерживаться той формы письма, которую рекомендует Управление протокола Президента Российской Федерации и Департамент государственного протокола Министерства иностранных дел Российской Федерации.

Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

Образец оформления письма зарубежному адресату приводится в Приложении N 15.

5.9.4. Корреспонденция, поступающая в Министерство на иностранном языке через экспедиционную группу организационного отдела Административного департамента, передается в Департамент международного сотрудничества для предварительного рассмотрения и направления по принадлежности.

5.9.5. Письменный ответ на запрос корреспондента дается не позднее 30 дней со дня регистрации запроса. По согласованию сторон устные ответы могут даваться по телефону или во время деловых встреч. При этом на запросе делается соответствующая отметка о сроке и содержании устного ответа.

5.9.6. Дипломатическая почта, поступающая в Министерство из российских загранучреждений и иностранных дипломатических представительств в России, направляется в Департамент международного сотрудничества для регистрации и последующего исполнения документа совместно с заинтересованными структурными подразделениями Министерства, за исключением случаев, когда дипломатическая почта поступает на имя конкретного должностного лица.

VI. Контроль исполнения документов

6.1. Организация контроля исполнения

6.1.1. Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

6.1.2. Ответственность за организацию контроля возлагается на руководство Министерства и Административный департамент.

6.1.3. Постановка документов на контроль осуществляется в организационном отделе Административного департамента.

Контроль за исполнением исходящих инициативных документов осуществляется исполнителями.

Контроль исполнения документов осуществляется с использованием АС "Делопроизводство". Контрольная картотека систематизируется по дате поручения Правительства Российской Федерации.

6.1.4. Ответственность за обеспечение работы АС "Делопроизводство" возлагается на Административный департамент.

6.1.5. Контроль за исполнением документов осуществляется с момента рассмотрения их руководством Министерства.

Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

6.1.6. В Министерстве контрольные функции за исполнением документов осуществляют:

организационный отдел Административного департамента;

руководители структурных подразделений в пределах своей компетенции.

В структурных подразделениях назначается должностное лицо, ответственное за контроль (заместитель руководителя структурного подразделения).

Организационный отдел Административного департамента является основной службой Министерства, которая осуществляет надзор за исполнительской дисциплиной и контролирует своевременное исполнение важнейших документов в Минпромэнерго России.

На всех документах, поставленных на контроль, проставляется штамп "Контроль", и сведения о них вносятся в АС "Делопроизводство".

На контролируемых документах указывается срок исполнения.

Контролю подлежат наиболее важные входящие и внутренние документы. Контрольными являются следующие документы:

федеральные законы;

указы, распоряжения Президента Российской Федерации;

поручения Президента Российской Федерации;

постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации;

поручения Председателя Правительства Российской Федерации и заместителя Председателя Правительства Российской Федерации;

выписки из заседания Правительства Российской Федерации;

протоколы Президиума Госсовета Российской Федерации, протоколы заседаний у Председателя Правительства Российской Федерации и заместителя Председателя Правительства Российской Федерации;

протоколы заседаний комиссий при Президенте Российской Федерации;

протоколы заседаний комиссий при Правительстве Российской Федерации;

документы из Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

письма из Администрации Президента Российской Федерации;

письма Счетной палаты Российской Федерации;

письма, подписанные руководителем Аппарата Правительства Российской Федерации или его заместителями;

приказы и поручения Министра;

протоколы совещаний у Министра и его заместителей;

протоколы заседаний (постановления) коллегии.

6.1.7. Секретариаты заместителей Министра осуществляют контроль за исполнением документов с поручениями Министра заместителям Министра, а также всех документов, взятых на контроль заместителями Министра.

Контроль за сроками подготовки и полнотой представления материалов к заседаниям коллегии, контроль за исполнением поручений, данных на заседаниях коллегии и зафиксированных в протоколах заседаний, также исполнение поручений Министра, данных им на еженедельных оперативных совещаниях, осуществляет группа подготовки материалов к заседаниям и совещаниям организационного отдела Административного департамента.

6.1.8. Руководители структурных подразделений (начальники отделов) Министерства несут ответственность за исполнение поручений, поступивших в структурное подразделение, обеспечивают оперативное рассмотрение документов, а также организуют доведение их до исполнителей в день рассмотрения, контролируют качественное исполнение документов по существу вопроса в установленные сроки.

6.2. Сроки исполнения документов

6.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания или утверждения документа (приказа), протокола заседания (постановления) коллегии, протокола совещания у руководства Министерства - с даты проведения заседания (совещания) и документов, поступивших из других организаций, - с даты их поступления в Министерство. Сроки исполнения обращений граждан исчисляются со дня регистрации в Административном департаменте.

6.2.2. Сроки исполнения поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителя, а также поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, исчисляются в календарных днях с даты подписания поручения или акта.

6.2.3. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Документы, подлежащие контролю, исполняются в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "В.срочно" - исполняются в 1-дневный срок, "срочно" - исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня регистрации в Министерстве;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее чем через 30 дней со дня регистрации в Министерстве;

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным Минпромэнерго России по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, - 10 дней;

по парламентским запросам - не позднее, чем через 15 дней со дня получения запроса;

по обращениям Министерства иностранных дел Российской Федерации в течение 15 дней, а требующие согласования с другими организациями - не более 30 дней;

по обращениям Счетной палаты Российской Федерации - в 20-дневный срок с даты их поступления в Министерство, если не указан иной срок;

по поручениям руководства Министерства - в указанные в них сроки.

Если в поручении Правительства Российской Федерации право созыва принадлежит другому органу исполнительной власти, то при установлении срока исполнения данного поручения он уменьшается на 5-7 рабочих дней, а при исполнении поручений с пометками "срочно" и "оперативно" до истечения 3-дневного и 10-дневного сроков соответственно.

Доклад об исполнении поручения Президента Российской Федерации с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации представляется в Правительство Российской Федерации за 5 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации, если не установлен иной срок.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

6.3. Порядок продления срока исполнения поручения

Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае за подписью Министра направляется письмо автору поручения с мотивированными обоснованиями о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие письма представляются не позднее чем в 10-дневный срок от даты подписания документ. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

По поручениям Министра или лица, его замещающего, просьбы о продлении срока исполнения направляются на имя должностного лица, давшего поручение.

По поручениям, изложенным в приказах Министерства, такие просьбы направляются на имя должностного лица, на которого возложен контроль за исполнением приказа.

Контроль исполнения решений коллегии Министерства осуществляется организационным отделом Административного департамента.

Контроль исполнения поручений в секретном делопроизводстве осуществляется Отделом безопасности.

6.4. Порядок снятия документов с контроля

После исполнения документы снимаются с контроля организационным отделом Административного департамента.

Основанием для снятия с контроля поручений является подписанный руководством Министерства документ.

Промежуточные ответы, как и запросы по исполняемому документу, не являются основанием для снятия документов с контроля и признания их исполненными.

Руководство Административного департамента анализирует материалы о ходе и результатах контроля за исполнением документов и на основе анализа разрабатывает предложения по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля, стиля и методов работы аппарата Министерства в целом.

6.5. Организация работы с обращениями граждан

6.5.1. Организация и обеспечение централизованного учета и контроля за рассмотрением в аппарате Министерства обращений граждан, в том числе поступающих с поручениями Правительства Российской Федерации и с сопроводительными письмами других организаций, осуществляется группой по работе с обращениями граждан организационного отдела Административного департамента. Группа по работе с обращениями граждан организует также работу по личному приему граждан руководством Министерства и структурных подразделений.

6.5.2. Регистрация обращений граждан ведется в АС "Делопроизводство".

Обращения граждан систематизируются по хронологическим интервалам и тематическим и другим аспектам.

Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных обращений граждан не допускается.

Если обращение гражданина передано ответственному сотруднику структурного подразделения Министерства в период нахождения его в служебной командировке, то он на обращении проставляет отметку "получено на месте". По возвращении в Министерство сотрудник обязан незамедлительно передать письмо в группу по работе с обращениями граждан организационного отдела Административного департамента для регистрации и дальнейшего рассмотрения в установленном порядке.

6.5.3. Обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых входит в компетенцию руководителей Министерства и его структурных подразделений, направляются руководством Административного департамента на рассмотрение соответствующим должностным лицам.

6.5.4. Повторная регистрация обращений граждан в подразделениях не допускается.

6.5.5. Передача обращений граждан из одного подразделения в другое производится только через группу по работе с обращениями граждан.

6.5.6. Делопроизводство в структурных подразделениях по обращениям граждан ведется отдельно от служебных документов.

6.5.7. Ответственность за качество, полноту и своевременность подготовки ответов на обращения граждан возлагается на руководителей структурных подразделений.

6.5.8. Контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений граждан осуществляет группа по работе с обращениями граждан организационного отдела Административного департамента.

6.5.9. Особо выделяется исполнение поручений по обращениям, в которых ставятся вопросы, значимые для регионов, отраслей, социальных групп населения, приводятся факты нарушения законов, прав граждан, злоупотребления служебным положением должностными лицами.

6.5.10. Обращения граждан исполняются в следующие сроки:

обращения, направляемые для окончательного разрешения в другие организации, - 5 дней;

обращения, которые можно разрешить непосредственно в аппарате Министерства, направив разъяснения, отказав или удовлетворив просьбу заявителя, - до 15 дней;

обращения, требующие для их разрешения комиссионной проверки с выездом на место, запроса документов, сведений или других дополнительных действий, - до 30 дней. В особо сложных случаях по согласованию с руководством Административного департамента срок разрешения таких обращений может быть продлен еще на 30 дней (в общей сложности не более 60 календарных дней).

6.5.11. Продление сроков и снятие с контроля обращения граждан проводится только руководителем, давшим поручение, а направленных с контролем из высших органов государственной власти - лишь по согласованию с ними. О продлении срока рассмотрения сообщается автору письменного обращения и группе по работе с обращениями граждан организационного отдела Административного департамента.

Сроки рассмотрения обращений граждан исчисляются со дня регистрации в группе по работе с обращениями граждан.

Группа по работе с обращениями граждан ведет аналитическую и информационно-справочную работу по поступившим обращениям граждан, выявляет недостатки в работе с письмами и в организации личного приема граждан, предлагает меры по их устранению.

Руководство Административного департамента информирует руководителей Министерства о фактах несвоевременного и неполного рассмотрения вопросов, поднимаемых заявителями, о причинах, порождающих нарушения прав и свобод граждан.

VII. Порядок размножения документов и материалов

7.1. Размножение документов и материалов производится в организационном отделе Административного департамента и на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях Министерства.

7.2. Документы и материалы, подлежащие копированию, должны быть напечатаны четко и разборчиво на отдельных листах бумаги формата не более A3.

7.3. На документы или материалы, сдаваемые на размножение, оформляется бланк заказа.

7.4. Тираж размножаемых документов устанавливается в соответствии с указателем (списком) рассылки, подписанным руководителем структурного подразделения Министерства.

7.5. При суммарном количестве листов копий более 50 заказ на копировально-множительные работы составляется руководителем соответствующего структурного подразделения Министерства и подписывается заместителем руководителя Административного департамента. Заказы на выполнение копировально-множительных работ с количеством листов до 50, подписанные руководителями структурных подразделений Министерства или начальниками отделов, входящих в состав этих структурных подразделений, принимаются начальником организационного отдела Административного департамента.

7.6. Размножение документов для отправки их в адрес структурных подразделений, указанных в поручении Министра, осуществляет организационный отдел Административного департамента.

7.7. Размножение документов для отправки их в адрес структурных подразделений, указанных в поручении заместителей Министра, осуществляет секретариат заместителя Министра.

7.8. Материалы, размноженные ранее в Министерстве, повторно не размножаются.

Размножение допускается в исключительных случаях с разрешения руководства Административного департамента при наличии указателя (списка) рассылки, подписанного руководителем структурного подразделения Министерства.

Многотиражные материалы размножаются, как правило, с уменьшением и с оборотом.

7.9. Ответственность за содержание и тираж подлежащих размножению документов несут лица, подписавшие эти документы.

7.10. Документы "Для служебного пользования" принимаются для размножения независимо от количества копий только с разрешения руководства Административного департамента.

7.11. Размножение документов, имеющих грифы "секретно" и "совершенно секретно" регламентируется Порядком организации ведения секретного делопроизводства в Министерстве.

7.12. Копирование бланков документов любого вида запрещается.

7.13. Материалы неслужебного характера на размножение не принимаются.

VIII. Организация документов в делопроизводстве

8.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу на ведомственное хранение в отдел архива Административного департамента Министерства в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства.

8.2. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

8.1. Составление номенклатур дел

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Министерстве и его структурных подразделениях, структурой Министерства, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.

8.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение N 16) и сводная номенклатура дел Министерства (Приложение N 17).

Структурные подразделения Министерства обязаны ежегодно, не позднее ноября текущего года, разработать проект номенклатуры дел своего подразделения на следующий год с учетом произошедших изменений в структуре и функциях подразделения и представить его на предварительное рассмотрение в отдел архива Административного департамента.

8.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, визируется начальниками отделов, согласовывается с экспертной комиссией подразделения (далее - ЭК) и с отделом архива.

Ответственность за организацию своевременного составления номенклатуры дел и представление их на согласование в отдел архива Административного департамента возлагается на руководителей структурных подразделений. Руководители структурных подразделений обязаны своевременно утвердить номенклатуру дел.

8.1.5. Утвержденная номенклатура дел печатается в пяти экземплярах, из которых 1-й и 2-й экземпляры передаются в отдел архива Административного департамента, 3-й остается в делопроизводственной службе структурного подразделения, 4-й передается в отделе# структурного подразделения по разделам, 5-й остается для составления номенклатуры дел на следующий год.

8.1.6. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

8.1.7. В номенклатуру дел структурных подразделений (отделов) Министерства включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений, дела и справочные материалы с пометкой "Для служебного пользования", картотеки и журналы.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

8.1.8. Если в течение года организуются новые документированные участки работы или возникнут новые дела, то они дополнительно включаются в номенклатуру дел, для этого в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в установленном порядке в отдел архива Административного департамента.

8.1.9. Названиями разделов номенклатуры дел структурных подразделений являются названия отделов. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел делопроизводственной группы структурного подразделения (секретариат).

8.1.10. Графы номенклатур дел структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и отдела, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 01-07-03, где 01- обозначение структурного подразделения, 07 - отдела, 03 - порядкового номера заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (отделов); для переходящих дел индекс сохраняется. Например: 07-01-03; 14-01-03; 31-01-03 - приказы Минпромэнерго России по основной деятельности. Копии.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих нормативно-правовую и организационно-распорядительную документацию. Далее - заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные документы", "справочные материалы", "общая, оперативная переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, протоколы и т.д.);

название Министерства или структурного подразделения (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которым относятся документы дела;

указания на копийность документов дела.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

                Документы  о  проведении  смотра   оборонно-промышленной

             безопасности (планы, отчеты, переписка)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

                Переписка  с  федеральными  государственными  унитарными

             предприятиями по энергосбережению в промышленности

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

                Переписка  по  участию  в  деятельности  ООН  в  области

             энергетики и промышленности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

                Переписка с Правительством Москвы о представлении  жилья

             работникам Министерства

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

                Переписка с главами администраций регионов  по  вопросам

             экспертизы   предметов   народных   промыслов   признанного

             художественного достоинства

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

                Переписка  с  администрацией  Челябинской     области по

             вопросам функционирования наукоградов

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

                Годовой  отчет  ЗАО  "Болшевский  текстиль"   о   работе

             автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел или томов (частей); она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое министерство или ведомство для продолжения делопроизводства и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел структурного подразделения делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (Приложение N 16). Сотрудник структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, сообщает эти данные в отдел архива Административного департамента до 1 февраля.

Сводная номенклатура дел структурных подразделений Министерства подписывается руководителем Административного департамента, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Министерства, с Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации и утверждается руководством Министерства. Согласовывается номенклатура дел с Государственным архивом Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Министерстве (Приложение N 17).

В конце сводной номенклатуры дел Министерства печатается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), которая заполняется в установленном порядке (Приложение N 17).

Сводная номенклатура дел печатается в 4-х экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел Административного департамента, второй - используется в Административном департаменте в качестве рабочего, третий - применяется в отделе архива Административного департамента Министерства, четвертый - в Государственный архив Российской Федерации, с которым согласовывалась номенклатура дел.

8.2. Формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве и их оперативное хранение

8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

8.2.2. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются сотрудники, ответственные за делопроизводство.

Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

8.2.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом архива Административного департамента. Отдел архива проводит проверки правильности формирования дел. Требования отдела архива о порядке формирования и оформления дел являются обязательными для исполнения всеми работниками структурных подразделений Министерства.

8.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

Подлинники документов необходимо отделять от копий, годовые отчеты от квартальных, утвержденные уставы, правила, положения, инструкции, штатные расписания - от их проектов и переписки по утверждению и т.д.

В дело включается по одному экземпляру каждого документа. Все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, подшиваются вместе.

При большем количестве листов дело должно быть разделено на тома.

8.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Все виды документов подшиваются сверху вниз по номерам и датам.

В делах постоянного хранения наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума. Поручения высших органов государственной власти Российской Федерации располагают в деле по хронологии в порядке номеров поручений. К каждому поручению прикладываются документы по исполнению поручений.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по командированию работников Министерства формируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Документы заседаний коллегии Министерства формируются в три дела: протоколы заседаний коллегии Министерства; постановления; документы к заседаниям коллегии (повестки дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и др.).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы подшиваются отдельно от проектов и должны храниться в делах того года, на (за) который они составлены.

Запросы и обращения депутатов Государственной Думы формируются в отдельные дела по алфавиту фамилий депутатов, затем запросы и обращения с поручениями Правительства Российской Федерации в обработанном виде в установленном порядке передаются на ведомственное постоянное хранение.

Личные дела формируются в течение всего срока работы государственного служащего в Министерстве.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 23, ст. 2501).

На каждого сотрудника Министерства заводится отдельная папка. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.

Лицевые счета (машинограммы) сотрудников Министерства формируются следующим образом. Все машинограммы на определенное лицо подбираются в пределах календарного года и подшиваются в мягкую обложку (микродело), на которой указываются фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение и дата. Затем все микродела систематизируются строго в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам и подшиваются в самостоятельные дела. Лицевые счета (машинограммы) в сформированном деле нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу валовой нумерацией в пределах каждого тома.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документ, зарегистрированный в конце года, а исполненный в новом году, подшивается вместе с ответом в дело предыдущего года.

Обращения граждан подшиваются в самостоятельные дела и имеют временный срок хранения.

8.2.6. Дела передаются в отдел архива Административного департамента полностью обработанными в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов и настоящей Инструкцией.

8.2.7. Ведомственному хранению в Министерстве подлежат дела с постоянным сроком хранения и по личному составу (приказы по личному составу и награждению (поощрению), личные дела, лицевые счета и др.).

Руководители структурных подразделений обязаны организовать работу по подготовке, оформлению и описанию дел для ведомственного хранения.

По завершении года сотрудники структурных подразделений Министерства при методической помощи и под контролем отдела архива Административного департамента проводят комплекс работ по технической обработке дел.

8.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

нумерацию листов в деле;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение N 18);

составление листа-заверителя дела (Приложение N 19);

подшивку и переплет дела;

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложения# N 20);

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

8.2.9. Документы постоянного хранения подшиваются на четыре прокола в специальные твердые обложки (выдает архив) или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.

Личные дела подшиваются на три или четыре прокола в специальные мягкие обложки.

При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (скобки, булавки, скрепки) из документов удаляются.

В начале дела подшиваются бланки форм для внутренней описи документов дела, которую необходимо составлять для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание (приказы по основной деятельности, протоколы, уставы, положения и др.). Внутренняя опись составляется также на документы, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

8.2.10. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

8.2.11. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом, не задевая текста документов. Применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно римскими цифрами.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается применение литерной нумерации листов, например: 1, 1а, 1б.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Если обнаружено большое количество ошибок в нумерации листов дела, то проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа, а также составляется и подшивается в конце дела новая заверительная надпись.

Листы внутренней описи проставляются в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак + (плюс).

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, присоединения новых документов и т.д.) также отмечаются в заверительной надписи.

8.2.12. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование Министерства - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения - записывается наименование структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Министерства;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Министерства, согласованной с ЭПК ФА;

дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В заголовок дела с приказами или протоколами вносятся их порядковые номера, например: "Приказы N 1-50 Минпромэнерго России по основной деятельности". Если дело состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится соответствующий заголовок дела из номенклатуры и проставляется порядковый номер тома. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов не оговаривается.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о назначении и увольнении лица, на которое заведено дело.

Количество листов выносится на обложку из заверительной надписи в деле.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в отделе архива Административного департамента чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Министерства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Обложка дела заполняется черными чернилами или тушью.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать и заверительные надписи не составлять.

8.3. Организация оперативного хранения документов

8.3.1. С момента заведения и до передачи на ведомственное хранение дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений Министерства и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны контролировать правильное использование документов и дел, а также обеспечивать их сохранность.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного хранения и по личному составу хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях в течение одного года, а затем сдаются в отдел архива Административного департамента.

8.3.2. Выносить служебные дела из здания Министерства категорически запрещается.

Лица, виновные в утрате, порче или самовольном уничтожении служебных документов, несут ответственность в установленном порядке.

8.4. Порядок передачи документов на хранение в отдел архива

8.4.1. Документы Министерства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в соответствующие федеральные архивы как Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

8.4.2. Для хранения документов Государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в Минпромэнерго России в составе Административного департамента создан отдел архива Административного департамента.

8.4.3. Подготовка документов к передаче на хранение в отдел архива Административного департамента включает работу лиц, ответственных в структурных подразделениях Министерства за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

8.5. Экспертиза ценности документов

8.5.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

8.5.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в отдел архива Административного департамента.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создаются постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее именуется - ЭК) в структурных подразделениях.

8.5.3. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, утвержденными руководством Министерства и согласованными с Федеральным архивным агентством.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Министерства непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством отдела архива Административного департамента.

Постоянно действующая ЦЭК Министерства и отдел архива Административного департамента осуществляют методическое руководство, а также координацию и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений.

8.5.4. При проведении экспертизы ценности документов проводится отбор документов постоянного хранения и по личному составу для передачи в отдел архива Административного департамента Министерства; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

8.5.5. Отбор документов для постоянного хранения осуществляется на основании типовых перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК структурного подразделения или ЦЭК Министерства.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (Приложение N 20).

8.5.6. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела отдельно по каждому структурному подразделению. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Акт составляется ЭК и утверждается руководством структурного подразделения в двух экземплярах: первый - передается в отдел архива Административного департамента, второй - остается в структурном подразделении. (Приложение N 22)

8.5.7. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Министерства или ЭК структурного подразделения одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) Министерства акты утверждаются Министром или руководителем структурного подразделения только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения, после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

Уничтожение документов в структурных подразделениях без оформления соответствующих актов не допускается.

По согласованному с отделом архива Административного департамента акту о выделении к уничтожению документов и дел отдел эксплуатации зданий Административного департамента Министерства осуществляет прием, погрузку и вывоз этих документов.

8.5.8. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

8.5.9. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Руководители структурных подразделений обязаны организовать работу по подготовке, оформлению и описанию дел для ведомственного хранения.

Сотрудники структурных подразделений, отвечающие за делопроизводство, обеспечивают проведение всех видов работ, связанных с подготовкой к передаче дел в установленном порядке на ведомственное хранение.

В Министерстве в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно по установленной форме (Приложение N 21) под непосредственным методическим руководством отдела архива Административного департамента. По окончании делопроизводственного года по этим описям в отдел архива Административного департамента передаются дела постоянного хранения и по личному составу полностью обработанными в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов и настоящей Инструкцией.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую составляет Отдел архива Административного департамента и по которой она сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.

8.5.10. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

8.5.11. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

Если при составлении описи обнаружено отсутствие дел, числящихся по номенклатуре дел структурного подразделения, то принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел в отдел архива Административного департамента.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником отдела архива, с ЭК структурного подразделения и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в отдел архива Административного департамента, второй - остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

8.6. Подготовка и передача документов на ведомственное хранение

8.6.1. В отдел архива Административного департамента Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел через 2 года после завершения дел в делопроизводстве.

8.6.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в отдел архива Административного департамента не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

8.6.3. Передача дел в отдел архива Административного департамента осуществляется по графику, составленному отделом архива, согласованному с руководителем структурного подразделения и утвержденному руководителем Административного департамента.

8.6.4. В период подготовки структурным подразделением дел к передаче в отдел архива Административного департамента сотрудником отдела архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел департамента Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Дела в отдел архива Административного департамента доставляются сотрудниками структурных подразделений по установленным правилам.

8.6.5. Прием каждого дела производится сотрудником отдела архива Административного департамента в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи начальника отдела и должностного лица, передавшего дела.

Вместе с делами в отдел архива Административного департамента передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, то после внесения их в опись дел отдел архива Административного департамента оформляет выдачу дел во временное пользование не более чем на шесть месяцев по акту.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства, работник ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в структурное подразделение-правопреемник или в отдел архива Административного департамента независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел, номенклатуре дел и актам приема-передачи дел.

8.6.6. Выдача дел из отдела архива Административного департамента другим структурным подразделениям производится с разрешения руководства Административного департамента. Выдача дел сотрудникам структурных подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения, при этом карта-заместитель уничтожается.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Министерства или руководства Административного департамента по актам.

Контроль за возвратом дел возлагается на сотрудников отдела архива Административного департамента.

8.6.7. Изъятие документов из дел постоянного хранения, хранящихся в отделе архива Административного департамента, допускается в исключительных случаях и проводится начальником отдела архива с разрешения руководства Министерства или руководителя Административного департамента с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Дела с постоянным сроком хранения по завершении установленного срока хранения передаются из отдела архива Административного департамента в Государственный архив Российской Федерации.

8.7. Порядок исполнения запросов граждан и организаций социально-правового характера на основании архивных документов

8.7.1. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной выписки и архивной копии.

8.7.2. Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который регистрируется в отделе архива Административного департамента и должен содержать наименование и адрес организации, изложение существа вопроса, фамилию, имя, отчество заявителя, его почтовый адрес, контактные телефоны, дату и личную подпись.

Запросы граждан, в которых отсутствуют адрес, фамилия, дата или подпись считаются анонимными и рассмотрению не подлежат.

Заявитель может запросить сведения социально-правового характера на другое лицо, только в случае согласия данного лица, либо, в случае смерти другого лица, его родственников. В данном случае предоставляется доверенность, заверенная в установленном порядке.

8.7.3. Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не более 30 дней со дня регистрации. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с уведомлением об этом заявителя.

Срок исполнения запросов только с использованием научно-справочного аппарата - не более 15 дней с момента регистрации.

Пересылка непрофильных запросов и информирование об этом заявителя - 5 дней.

8.8. Изготовление, учет, использование и хранение бланков и печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, а также других печатей и штампов

8.8.1. Бланки документов и печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые бланки и гербовая печать) являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

8.8.2. Административный департамент Минпромэнерго России организует изготовление номерных бланков Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Разрешения на изготовление печатей, необходимых для обеспечения деятельности Министерства, утверждаются Министром.

8.8.3. Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, печати и штампы структурных подразделений заказываются через Административный департамент.

8.8.4. Изготовление гербовых бланков, печатей и штампов производится только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном, качественном уровне.

8.8.5. Гербовые номерные бланки Министерства подлежат централизованному учету в группе автоматизированной подготовки документов и копировально-множительных работ Административного департамента в специальных журналах по видам бланков и выдаются в структурные подразделения под расписку.

Все изготовленные печати и штампы учитываются в Административном департаменте в специальном журнале и выдаются под расписку сотрудникам структурных подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

8.9. Должностное лицо Министерства, ответственное за правильное использование и сохранность гербовой печати Министерства

8.9.1. Лица, ответственные за использование и сохранность гербовых бланков, печатей и штампов в структурных подразделениях, назначаются руководителями структурных подразделений Министерства. Гербовые бланки учитываются в отдельных журналах и выдаются исполнителям под расписку.

8.9.2. Гербовые бланки, печати и штампы должны храниться в сейфах или надежно запираемых шкафах.

8.9.3. Проверка наличия, использования и хранения бланков, печатей и штампов производится не реже одного раза в год экспертной комиссией структурного подразделения. О проведенных проверках делаются отметки в журналах после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, хранении и использовании бланков, печатей и штампов комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководства Министерства. Уничтожение испорченных гербовых бланков производится по актам с отметкой в журналах.

Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность руководитель структурного подразделения и заместитель Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату.

8.9.4. Ответственность за хранение и правильное использование бланков, печатей и штампов наряду с руководителями структурных подразделений несут работники, в ведении которых находятся печати, штампы, бланки.

Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений.

Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их.

СОГЛАСОВАНО

Руководитель Федерального архивного агентства

В.П. Козлов