Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (утв. приказом Росархива от 23 октября 2000 г. N 64)

Настоящий Временный порядок разработан в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации", Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. В нем определяются основные принципы и требования к ведению в автоматизированном режиме государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.

1 Общие положения

1.1 Настоящий Временный порядок вводится с целью отработки и дальнейшего нормативного закрепления методов, процедур и средств автоматизированного ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.

1.2 Временный порядок соответствует принципам и положениям Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, системе государственного учета, закрепленной в Регламенте, учитывает практический опыт передачи учетных сведений в электронном формате государственными и муниципальными архивами в органы управления архивным делом, а также основывается на следующих принципах:

преемственность традиционной и автоматизированной систем учета документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с п.п. 1.8 и 2.3 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и п. 3 Приказа Росархива N 11 от.11.03.97;

унификация методического и программного обеспечения автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на основе программных комплексов, рекомендуемых Росархивом.

1.3 Настоящий Временный порядок, доработанный с учетом опыта, накопленного в течение его действия, станет основой для Дополнения к Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в части ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в автоматизированном режиме.

2 Основные требования

2.1 Федеральная архивная служба России предоставляет всем государственным архивам и их филиалам, муниципальным архивам, органам управления архивным делом субъектов Федерации программное обеспечение для ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в автоматизированном режиме.

2.2 В целях осуществления автоматизированного государственного учета в государственных и муниципальных архивах используется программный комплекс "Архивный фонд", в органах управления архивным делом - программный комплекс "Фондовый каталог", в Росархиве - программный комплекс "Автоматизированный ЦФК". Все последующие версии перечисленных программ обеспечивают их функциональную преемственность и полную конвертацию накопленных массивов данных в новые версии.

2.3 Государственные архивы и их филиалы, муниципальные архивы постоянно осуществляют пополнение и обновление сведений БД "Архивный фонд", необходимых для ведения государственного учета.

2.4 Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации постоянно осуществляют пополнение и обновление сведений БД "Фондовый каталог", необходимых для ведения государственного учета.

2.5 Федеральная архивная служба России постоянно осуществляет пополнение и обновление сведений БД "Автоматизированный ЦФК", необходимых для ведения государственного учета.

2.6 Обязательному заполнению подлежат следующие поля БД "Архивный фонд":

в режиме Архивист:

поля экранов 1-3 раздела ФОНД,

поля раздела ПЕРЕИМЕНОВАНИЯ,

поля раздела ФОНДОВЫЕ ВКЛЮЧЕНИЯ,

поля раздела НЕЗАДОКУМЕНТИРОВАННЫЕ ПЕРИОДЫ,

поля раздела ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ;

в режиме Администратор:

поля раздела ПАСПОРТ АРХИВА.

2.7 Федеральные архивы, ведущие БД "Архивный фонд", ежегодно передают в Росархив копию БД по состоянию на 01.01 текущего года вместе с годовым отчетом за прошедший год.

2.8 Государственные архивы субъектов Российской Федерации и их филиалы, муниципальные архивы, ведущие БД "Архивный фонд":

2.8.1 ежегодно передают в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации в сроки, определяемые органом управления, копию БД "Архивный фонд" по состоянию на 01.01 текущего года;

2.8.2 передают в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, не ведущий БД "Фондовый каталог", карточки фондов и Сведения об изменении в составе и объеме фондов, как это предусмотрено Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.9 Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации, ведущие БД "Фондовый каталог":

2.9.1 включают в БД "Фондовый каталог" переданные им архивами копии БД "Архивный фонд";

2.9.2 осуществляют контроль полноты и достоверности данных в переданных им копиях БД "Архивный фонд";

2.9.3 ежегодно передают в Росархив копию БД "Фондовый каталог" по состоянию на 01.01 текущего года вместе с годовыми отчетами за прошедший год;

2.9.4 могут освобождать архивы, заполнившие поля БД "Архивный фонд" в соответствии с п.2.6 настоящего Временного порядка на все фонды, от передачи в орган управления карточек фондов и Сведений об изменении в составе и объеме фондов;

2.9.5 передают в Росархив экземпляры карточек фондов и Сведения об изменении в составе и объеме фондов только по архивам, не ведущим БД "Архивный фонд" или не заполнившим поля БД "Архивный фонд" в соответствии с п. 2.6 настоящего Временного порядка на все фонды;

2.9.6 используют БД "Фондовый каталог" для составления сводных паспортов, предусмотренных Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации*, для получения и анализа иных сведений о составе и содержании документов.

2.10 Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации, не ведущие БД "Фондовый каталог":

2.10.1 ежегодно передают в Росархив копии БД "Архивный фонд" по состоянию на 01.01. текущего года, переданные им государственными архивами и их филиалами, муниципальными архивами, вместе с годовыми отчетами за прошедший год;

2.10.2 производят учет объема данных (в количестве записей), введенных в БД "Архивный фонд" в разделы ФОНД и ОПИСЬ, по каждому государственному архиву и его филиалу, муниципальному архиву.

2.11 Государственные архивы, их филиалы и муниципальные архивы, ведущие автоматизированный учет и не использующие "Архивный фонд", ежегодно конвертируют учетные данные в составе реквизитов, перечисленных в п. 2.6 настоящего Временного порядка, в формат соответствующих полей БД "Архивный фонд" и передают массив конвертированных данных по состоянию на 01.01. текущего года в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации для формирования БД "Фондовый каталог" и последующей передачи в Росархив массивов данных в соответствии с пп. 2.9 и 2.10 настоящего Временного порядка.

2.12 Федеральная архивная служба России:

2.12.1 включает копии БД "Архивный фонд" и "Фондовый каталог", переданные из федеральных архивов и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, в БД "Автоматизированный ЦФК";

2.12.2 осуществляет контроль полноты и достоверности показателей в переданных им копиях БД "Архивный фонд" федеральных архивов;

2.12.3 использует сведения БД "Автоматизированный ЦФК" для анализа и составления сводных учетных данных по документам Архивного фонда Российской Федерации, хранящимся в государственных и муниципальных архивах;

2.12.4 может освобождать федеральные архивы, заполнившие поля БД "Архивный фонд" в соответствии с п. 2.6 настоящего Временного порядка на все фонды, от передачи в Росархив карточек фондов и Сведений об изменении в составе и объеме фондов.

2.13 Архивы, органы управления архивным делом обеспечивают сохранность, защиту от искажений и несанкционированного доступа БД "Архивный фонд", Фондовый каталог", "Автоматизированный ЦФК".