Приложение 2 (рекомендуемое). Формы извещения об изменении и журнала изменений и правила их заполнений

Информация об изменениях:

Изменением N 1, введенным в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 июня 2006 г. N 117-ст, в настоящее приложение внесены изменения, введенные в действие с 1 сентября 2006 г.

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 2
Рекомендуемое

Формы извещения об изменении и журнала изменений и правила их заполнений

С изменениями и дополнениями от:

22 июня 2006 г.

1. Извещение об изменении

1.1. ИИ выполняют на формах 1 и 1а на листах формата A5, А4, A3 по ГОСТ 2.301 или по ГОСТ 2.004.

1.2. Заполнение граф извещения об изменении.

В ИИ указывают:

в графе 1 - краткое наименование организации, выпускающей извещение.

Допускается графу не заполнять;

в графе 1а - номер или краткое наименование подразделения организации, выпускающей ИИ;

в графе 2 - обозначение ИИ;

в графе 3 - обозначение изменяемого документа (документов);

в графе 4 - дату сдачи ИИ в службу технической документации (СТД) организации;

в графе 5 - дату (при необходимости, время суток), до наступления которой должны быть внесены изменения в документы или документы должны быть аннулированы, а также отосланы копии извещения внешним абонентам. (Дополнительные пояснения к заполнению графы см. п. 1.3);

в графах 6, 7 - дополнительную информацию по усмотрению составителя ИИ;

в графе 8 - порядковый номер листа ИИ. Если ИИ состоит из одного листа, графу не заполняют;

в графе 9 - общее количество листов ИИ;

в графе 10 - конкретную причину изменений;

в графе 11 - код причины изменения (коды причин изменений приведены в таблице). Допускается код причины изменения не указывать. В этом случае графу прочеркивают;

в графе 12 - конкретные указания по использованию задела изменяемых изделий (в том числе запасных частей). (Дополнительные пояснения к заполнению графы см. п. 1.3);

Коды причин изменений

Причина изменения	Код причины изменения
Введение улучшений и усовершенствований:
конструктивных	1
технологических	2
в результате стандартизации и унификации	3
Внедрение и изменение стандартов и технических условий	4
По результатам испытаний	5
Отработка документов с изменением литеры	6
Устранение ошибок	7
Улучшение качества	8
Требования заказчика	9
Улучшение схемы	10
Улучшение электрического монтажа	11
Изменение средств технологического оснащения	12
Изменение условий труда	13
Введение новых технологических процессов (операций)	14
Замена исходной заготовки	15
Изменение норм расхода материалов	16

Примечания:

1. Допускается к однозначным цифрам добавлять слева ноль, например 01; 02 и т.д.

2. При необходимости, по усмотрению организации, могут указываться другие причины изменения и их коды.

в графе 13 - заводские номера изделий, номера серий, заказов или дату внедрения изменений в производство. При необходимости внесения изменений в копии эксплуатационных документов, находящихся у заказчика (потребителя) (ГОСТ 2.603), в графе указывают: "Требуется выпустить бюллетень", а при необходимости создания страхового фонда документов - "Документы требуется микрофильмировать". При отсутствии указаний о внедрении графу прочеркивают. (Дополнительные пояснения по заполнению графы см. п. 1.3);

в графе 14 - обозначение документов, в которых применяется изменяемый документ. Для конструкторских документов данные о применяемости приведены в карточке учета (ГОСТ 2.501), а для технологических - в карточке учета применяемости (ГОСТ 3.1201). (Дополнительные пояснения по заполнению графы см. п. 1.3);

в графе 15 - абоненты, которым следует направлять ИИ;

Форма 1

ИЗВЕЩЕНИЕ ОБ ИЗМЕНЕНИИ
(первый или заглавный лист)

1	1а	ИЗВЕЩЕНИЕ			ОБОЗНАЧЕНИЕ
		2			3
ДАТА ВЫПУСКА		СРОК ИЗМ.		6	7	Лист	Листов
4		5				8	9
4а		5а
ПРИЧИНА		10				Код 11
УКАЗАНИЕ О ЗАДЕЛЕ		12
		12а
УКАЗАНИЕ О ВНЕДРЕНИИ		13
		13а
ПРИМЕНЯЕМОСТЬ		14
РАЗОСЛАТЬ		15
ПРИЛОЖЕНИЕ		16
ИЗМ.		СОДЕРЖАНИЕ ИЗМЕНЕНИЯ
17	18
______________/_________/___________________________________________ ______________/_________/___________________________________________
СОСТАВИЛ				Н. КОНТР. ПР. ЗАК.
19	20	21	22	19	20	21	22
ИЗМЕНЕНИЕ ВНЕС				23

Примечания:

1. ИИ выполняют на листах формата А5, А4 или A3 по ГОСТ 2.301 или ГОСТ 2.004 с вертикальным или горизонтальным расположением листа. Допускается последующий лист ИИ выполнять на любых других форматах.

2. Размеры граф ИИ определяет организация, его выпустившая.

Форма 1a

ИЗВЕЩЕНИЕ ОБ ИЗМЕНЕНИИ
(последующие листы)

ИЗВЕЩЕНИЕ 2		6	ЛИСТ	8
ИЗМ.	СОДЕРЖАНИЕ ИЗМЕНЕНИЯ
17	18

в графе 16 - количество листов приложений. При отсутствии приложений графу подчеркивают. (Дополнительные пояснения по заполнению графы см. п. 1.3);

в графе 17 - очередной порядковый номер изменения. (Дополнительные пояснения по заполнению графы см. п. 1.3);

в графе 18 - содержание изменения. (Дополнительные пояснения по заполнению графы см. п. 1.3);

в графах 19-22 - выполняемая функция (должность) лиц, подписывающих ИИ, их фамилии, подписи и дата подписания. Подписи составившего ИИ, нормоконтролера и представителя заказчика (при его наличии) являются обязательными. (Дополнительные пояснения по заполнению граф см. п. 1.3);

в графе 23 - подпись лица, внесшего изменения в документ (документы), и дату внесения изменений. (Дополнительные пояснения по заполнению графы см. п. 1.3).

1.3. Дополнительные пояснения по заполнению граф ИИ

Графа 5.

Данная дата определяется требуемыми сроками внесения изменений в обращающиеся в организации документы и отсылки ИИ другим организациям, при этом учитывают сроки внесения изменений в производство и сроки прохождения извещений.

Графа 12.

Под заделом изменяемых изделий, указываемых в данной графе, понимают все полностью или частично изготовленные, но нереализованные изделия, выполненные по документам до внесения в них изменений по данному ИИ.

В графе дают указания, например:

"Не отражается" - если изменения не отражаются на конструкции изделия и не влияют на использование задела;

"Не использовать" - при недопустимости использования или невозможности доработки задела;

"Использовать" или "Использовать на 5 комплектов" - при использовании задела без учета вносимых изменений;

"Доработать" или "Использовать с дополнительным сверлением 2 отв. диам. 3,5 Н12" - если задел может быть использован с дополнительной доработкой;

"Изменение в заделе учтено" или "Задела нет" - если известно, что задел изделий изготовлен с учетом проводимого изменения или задел отсутствует;

"Доработать:

в АБВГ - с третьего комплекта;

в ЕЖЗК - с первого комплекта;

в АКЛМ - задел использовать" - если указания о заделе не однозначны для всех организаций.

Графа 13.

В графе дают указания, например:

"Организации АБВГ внедрить в производство с изделия 007" - если изделие изготовляют одновременно в нескольких организациях;

"Срок внедрения изменений в производство устанавливается организацией" - если организация, выпускающая ИИ, не может установить наличия и состояния задела изделий, технологической оснастки и другие производственные условия в других организациях, изготавливающих данное изделие.

При наличии в организации графика технологической подготовки производства (ТПП), в графе дают ссылку на этот график, например "По графику ТПП".

Если в графе 12 ИИ ("Указание о заделе") записано: "Не отражается", "Изменение в заделе учтено" или "Задела нет", то графу прочеркивают.

Графа 14.

Если изменения не относятся к документам, в которых применяется изменяемый документ, например в случае изменения литеры документов, то в графе делают запись "На применяемости не отражается" или графу прочеркивают.

Графа 16.

При наличии приложений они могут содержать, например, копии изменяемых документов с внесенными в них изменениями, необходимые расчеты и пояснения, подтверждающие целесообразность вносимых изменений и т.п.

Графа 17.

При составлении ИИ на несколько документов в случае несовпадения порядковых номеров изменений общие заголовки с обозначениями документов группируются по совпадающим порядковым номерам изменения, при этом порядковые номера проставляют раздельно по каждой группе, например:

При составлении ИИ на несколько документов, имеющих одинаковые изменения, при несовпадении порядковых номеров изменений документов в графе 18 составляют таблицу, а графу 17 прочеркивают, например:

Графы 17 и 18.

При внесении изменений в документы, содержащие текст, разбитый на графы в целях оптимизации записи содержания текста изменения, допускается взамен этих граф применять таблицы или блоки информации с соответствующей логически расположенной указательной информацией, например:

"Изм.";

"Обозначение";

"Лист";

"Строка";

"Графа".

При применении блоков информации, по аналогии с принципом построения, принятым в формах документов ЕСТД, в целях оперативного вызова информации с электронного носителя, допускается применять служебные символы, принятые в организации.

Графа 18.

а) В графе указывают содержание изменяемого участка (графического, текстового и т.д.) в том числе, в котором он должен быть после внесения изменений в подлинник документа.

б) При выпуске ИИ на несколько документов содержание изменения по каждому документу отделяют горизонтальной линией.

в) При возможности неоднозначного понимания изменения,

внесении изменений в подлинники подчисткой (смывкой),

необходимости выпуска бюллетеня по ГОСТ 2.603 или ГОСТ 19.603 приводят содержание изменяемого участка документа до и после внесения изменений с указаниями над ними "Имеется" и "Должно быть".

ГАРАНТ:

Текст приводится в соответствии с источником

г) Если изменение необходимо произвести в подлиннике подчисткой (смывкой) над изменяемыми участками помещают надпись: "Изменение произвести подчисткой" или "Изменение произвести смывкой", при этом допускается при изменении буквенных и цифровых данных (маркировка проводов, буквенные и позиционные обозначения элементов на схемах, изменения в табличных документах и т.д.) приводить изменяемые данные и новые данные, например,

д) При аннулировании документа в графе делают надпись, например, "АБВГ.ХХХХХХ.018 аннулировать". Графу 17 при этом прочеркивают.

е) Допускается для изделий народнохозяйственного назначения при присвоении комплекту документов очередной литеры указывать обозначение, например, спецификации изделия без перечисления обозначения всех спецификаций составных частей данного изделия и входящих в них документов по примеру: "ВАБВГ.ХХХХХХ.375 и во всех спецификациях составных частей изделия, и входящих в них документов в графе "Лит." основной надписи проставить литеру "". В этом случае во всех изменяемых документах в таблице изменений указывают очередной порядковый номер изменения документа.

ж) Если взамен аннулированного документа следует пользоваться документом с другим обозначением, то в графе делают надпись, например:

"АБВГ.ХХХХХХ.380 аннулировать.

Примечание. Заменен документом АБВГ.ХХХХХХ.936".

з) При замене подлинников новым с тем же обозначением в графе, кроме записи о замене, рекомендуется давать краткий перечень внесенных изменений, например:

и) При большом количестве заменяемых документов с тем же обозначением рекомендуется давать таблицу, например:

к) Если в связи с выпуском ИИ выпущены новые и (или) применены ранее разработанные документы (например при введении новых изделий или замене их в спецификациях), то после содержания изменения дают примечание о выпуске или применении таких документов, например:

"Примечания:

1. Выпущены документы АБВГ.ХХХХХХ.171 и АБВГ.ХХХХХХ.186.

2. Применен документ АБВГ.ХХХХХХ336".

При введении в изделие сборочной единицы, комплекта или комплекса в примечании дают ссылку только на вновь выпущенную или вновь примененную спецификацию вводимого изделия без перечисления входящих в нее документов.

л) При исправлении дубликатов и (или) копий по ИИ в графе делают запись:

"Дубликаты исправить",

"Копии исправить" или "Дубликаты и копии исправить".

Для лучшей ориентации допускается приводить содержание (графическое или текстовое) участков, смежных с изменяемой частью документа.

м) При заполнении графы допускаются следующие упрощения:

1) указание об изменении размеров, при условии однозначного понимания изменения, оформлять без изображения, например:

2) вместо изображения исключаемого вида, разреза или сечения давать соответствующие текстовые указания, например:

"Разрез А-А перечеркнуть", "Вид Б перечеркнуть", "Вид справа перечеркнуть";

3) текст пункта, полностью исключаемого из технических требований на чертеже документа или текстового документа, имеющего нумерацию пунктов, не повторять, а в графе давать соответствующую запись, например: "Пункт 5 вычеркнуть";.

4) при изменении части текста не приводить предыдущий и последующий текст, заменяя его многоточием, например:

н) Одинаковые изменения, повторяющиеся в одном документе на одном или нескольких листах, указывают один раз с соответствующими пояснениями, например:

о) В случае, когда копии ИИ не рассылают другим организациям, допускается вместо изложения содержания изменения ИИ прилагать к нему копию изменяемого документа с внесенными в нее черными тушью, чернилами или пастой изменениями, при этом не следует использовать копии, в которые вручную были внесены изменения по ранее выпущенным ИИ. На прилагаемой к ИИ копии, в ее правой верхней части, делают надпись, например, "Приложение к АБВГ.38-2004" или "Приложение к К.153-2004".

п) При временном оставлении в действии аннулируемых или изменяемых по ИИ копий документов для изготовления по ним изделия без учета вносимых изменений, в графе в конце текста дают указание, ограничивающее срок действия этих копий, например:

"На копиях документов АБВЕ.ХХХХХХ.887, изм. 5, ниже штампа "Аннулирован" сделать надпись или проставить штамп "Оставить в действии на изделие N 37" или "Применять только для изготовления запасных частей".

Графы 19-22.

а) При согласовании ИИ письмом, телеграммой, факсом и др. в графах указывают:

должность согласующего лица (при необходимости);

фамилию согласующего лица;

исходящий номер письма (телеграммы) о согласовании;

дату согласования.

б) Для размещения согласующих и утверждающих подписей к ИИ, составляют, при необходимости, титульный лист, который является первым листом ИИ. Титульный лист включают в общее число листов ИИ.

Для конструкторской документации титульный лист составляют по ГОСТ 2.105.

На титульном листе ИИ указывают:

на поле 1 - наименование министерства или ведомства, в систему которого входит организация, составляющая ИИ. Заполнение поля 1 необязательно;

на поле 3 - в левой части должность и подпись лица, с которым согласовано ИИ от организаций заказчика (потребителя), в правой части - должность и подпись лица, утвердившего ИИ от организации-разработчика (изготовителя). Справа от каждой подписи проставляют инициалы и фамилию лица, подписавшего документ и дату его подписания;

на поле 5 - обозначения ИИ и изменяемого документа, например: "Извещение АБВГ.41-2004 об изменении АБВГ.ХХХХХХ.001 ТУ". На данном поле также допускается указывать порядковый номер изменения документа и его наименование.

Если ИИ подлежит согласованию с несколькими должностными лицами, то их подписи размещают либо в левой части поля 3 (одна подпись под другой), либо в левой части поля 6.

Подписи разработчиков размещают в правой части поля 6.

Поля 2, 4 и 7 не заполняют.

Если часть подписей разработчиков и лиц, с которыми должно быть согласовано ИИ не размещается на первом листе, то их можно перенести на второй лист, при этом в правом углу второго листа делают надпись, например: "Продолжение титульного листа извещения АБВГ.41-2004".

Для технологической документации титульный лист составляют по ГОСТ 3.1105, при этом поля 1, 2, 3, 4 заполняют аналогично полям 1, 3, 5, 6 титульного листа для конструкторской документации. Поля 5, 6 и основные надписи не заполняют.

Графа 23.

При автоматизированном внесении изменения в графе проставляются реквизиты лица, внесшего изменение в электронный документ и дата внесения изменения.

2. Журнал изменений

2.1. Журнал изменений (далее - журнал) выполняют на форме 2.

2.2. Заполнение журнала

В журнале указывают:

в графе 1 - порядковый номер изменений по данному журналу, общий для всех одновременно производимых изменений в одном документе;

в графе 2 - дату записи в журнале;

в графе 3 - обозначение изменяемого документа;

в графе 4 - содержание изменяемого участка (графическое, текстовое и т.д.) и дают указания об использовании или доработке задела.

При необходимости допускается наклеивать или помещать в виде приложения копии изменяемых документов. При этом в графе 4 указывают "См. приложение ...";

в графе 5 - должности, фамилии, подписи соответствующих лиц, дату подписания и согласующую подпись заказчика (представителя заказчика) при его наличии;

в графе 6 - сведения о внесении изменений в подлинники;

в графе 7 - сведения о внесении изменений в копии или о замене копий;

в графе 8 - при необходимости дополнительные сведения о внесении изменений.

2.3. Внесение изменений по журналу

2.3.1. По журналу в соответствии с п. 1.5 настоящего стандарта, производят изменения конструкторских документов до присвоения литеры "" на изделия вспомогательного и единичного производства разового изготовления с литерой "И".

Примечание. Для отдельных изделий допускается вносить изменение по журналу в конструкторскую документацию с литерой с последующим оформлением ИИ. Возможность применения указанного допущения в каждом конкретном случае определяется по согласованию между разработчиком и заказчиком (представителем заказчика).

2.3.2. Ведение журнала

2.3.2.1. Журнал ведут для каждого изделия отдельно. Допускается при небольшом объеме документов на изделие вести один журнал на несколько изделий.

Допускается вести журнал изменений в электронной форме.

2.3.2.2. Листы (страницы) каждого журнала прошнуровывают и пронумеровывают по порядку. На оборотной стороне последнего листа указывают общее количество листов (страниц) в журнале, заверяют подписью лица, ответственного за выдачу журнала, с указанием даты подписи.

2.3.2.3. Журнал заполняют тушью, чернилами или пастой черного или синего цвета.

Записи следует делать четкими и разборчивыми.

Исправления и перечеркивания заверяют подписью.

2.3.2.4. Каждому журналу присваивают порядковый регистрационный номер.

2.3.3. Внесение изменений по журналу в копии документов

2.3.3.1. Внесение изменений в копии документов производят путем непосредственного исправления копий или их замены. Изменения в копии документов вносят тушью, чернилами или пастой черного цвета.

2.3.3.2. Внесение изменений в копии документов по журналу выполняют так же, как внесение изменений в подлинник, при этом в таблице изменений по ГОСТ 2.104 указывают:

в графе "Изм." - порядковый регистрационный номер изменения по журналу с буквой "Ж", например, "2Ж";

в графе "N докумен." - регистрационный номер журнала;

графу "Лист" - прочеркивают.

Аналогично заполняют графы блока внесения изменений по ГОСТ 3.1103 и графы ЛР.

2.3.3.3. Изменения вносят во все имеющиеся учтенные копии документов, находящиеся в данной организации, и в "экземпляр конструктора" или "экземпляр технолога".

2.3.3.4. Все копии документов, в которые вносили изменения по журналу, после изготовления и испытания опытного образца (опытной партии) изделия, заменяют новыми копиями, снятыми с подлинников, исправленных без выпуска ИИ в соответствии с пунктом 1.5 настоящего стандарта.

2.3.4. Внесение изменений в подлинники документов без выпуска извещения

2.3.4.1. Изменения в подлинники документов, выполненные без выпуска ИИ, должны быть внесены на основании записи в журнале.

2.3.4.2. Изменения в подлинники документов вносят подчисткой (смывкой) или выпуском новых подлинников по правилам, установленным разд. 2 настоящего стандарта. При этом таблицу изменений, блок внесения изменений или ЛР не заполняют и около каждого изменения порядковый номер изменения не проставляют.

Форма 2

ЖУРНАЛ ИЗМЕНЕНИЙ

Изм.	Дата записи	Обозначение документа	Содержание изменения	Должность, фамилия, подпись, дата	Отметка о внесении изменений в		Примечание
					подлинники	копии
1	2	3	4	5	6	7	8

Примечания:

1. Журнал выполняют на листах формата А4 или A3 по ГОСТ 2.301.

2. Размеры граф журнала определяет организация - его пользователь. ЛР не заполняют и около каждого изменения порядковый номер изменения не проставляют.

2.3.4.3. При замене в процессе внесения изменений подлинника новым с тем же обозначением инвентарный номер подлинника сохраняется.

2.3.4.4. При внесении изменений по журналу подлинники документов подвергают повторному нормоконтролю и визируются нормоконтролером на поле для подшивки этих документов.