Приложение. Инструкция по организации работы коллегии Федерального агентства по физической культуре и спорту

Приложение

к решению коллегии Федерального агентства

по физической культуре и спорту

от 23 марта 2005 г. N 1/1

Инструкция по организации работы коллегии Федерального агентства по физической культуре и спорту

1. Планирование и подготовка работы коллегии

1.1. Коллегия работает по утвержденному на заседании коллегии плану, который составляется на полугодие (год). Предложения к плану представляются за 45 дней до окончания года, полугодия секретарю коллегии Федерального агентства по физической культуре и спорту (далее Федеральное агентство).

1.2. Вопросы для включения в проект плана вносят члены коллегии и руководители структурных подразделений Федерального агентства.

1.3. Перед рассмотрением проекта плана на коллегии, готовится информационно-аналитический материал о выполнении плана работы за прошедшее полугодие. Утвержденный коллегией и подписанный руководителем Федерального агентства план работы доводится до всех членов коллегии и структурных подразделений Федерального агентства, а также учреждений и организаций отрасли, участие которых предусмотрено планом.

1.4. План работы публикуется в сборнике официальных документов и материалов Федерального агентства и размещается на сайте Федерального агентства.

1.5. План работы коллегии может быть дополнен или изменен в процессе его реализации по представлению на имя руководителя Федерального агентства докладной записки.

1.6. Заседание коллегии проводится не реже одного раза в квартал. На заседание выносятся два-три вопроса, один из них - основной.

1.7. Непосредственная подготовка к заседанию коллегии начинается с издания приказа руководителя Федерального агентства, в котором определяются: место и сроки проведения заседания, повестка дня, должностные лица, ответственные за подготовку материалов к заседанию коллегии, смета расходов, а также структурные подразделения, отвечающие за финансовое и материально-техническое обеспечение подготовки и проведения заседания. Приказ издается не позднее чем за 20 дней до заседания коллегии.

1.8. Ответственность за подготовку вопросов для обсуждения на заседаниях коллегии несут заместители руководителя Федерального агентства в соответствии с распределением обязанностей. Руководители структурных подразделений, ответственные за подготовку материалов на коллегию, за 10 дней до заседания представляют секретарю коллегии: проект решения коллегии, информационную справку, список приглашенных для обсуждения и выступающих по каждому вопросу повестки коллегии. Секретарь коллегии обеспечивает рассылку документов членам коллегии и приглашенным не позднее чем за три дня до очередного заседания коллегии.

1.8.1. Координацию подготовки проведения заседаний коллегии осуществляет один из заместителей руководителя Федерального агентства.

1.9. Дата проведения и повестка внеочередного заседания коллегии утверждается руководителем Федерального агентства не позднее чем за 8 дней до заседания.

1.10. Регистрация участников заседаний, обобщение критических замечаний возлагается на управление (отдел), ответственное за подготовку вопроса.

1.11. Вызовы иногородним приглашенным готовят структурные подразделения Федерального агентства, ответственные за подготовку вопроса повестки заседания. Размещение приглашенных в гостиницах, обеспечение их автотранспортом и другими видами хозяйственного обслуживания осуществляют в пределах утвержденной сметы.

1.12. Организация и проведение расширенных (или выездных) заседаний коллегии проводится по специальному плану, утвержденному руководителем Федерального агентства.

1.13. В целях обеспечения делового и оперативного обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии устанавливается регламент по докладам в пределах 15-20 минут, выступлениям - до 5 минут, в прениях - до 3 минут и справкам - до 2 минут.

2. Порядок представления материалов для рассмотрения

2.1. Согласованные проекты решений и справки по обсуждаемым вопросам представляются секретарю коллегии Федерального агентства за 10 дней до заседания. Вопросы, по которым проекты решений и справки не были представлены в указанный срок, могут быть включены в повестку дня только с согласия Председателя коллегии.

2.2. Проекты решений и материалы к ним должны быть согласованы со всеми структурными подразделениями, отвечающими за рассматриваемые коллегией вопросы или за их реализацию, а также курирующим заместителем руководителя Федерального агентства. По проектам, содержащим вопросы правового характера, необходимо заключение или виза начальника Правового управления.

По каждому вносимому на рассмотрение вопросу оформляется лист согласования с заместителями руководителя Федерального агентства, с указанием руководителя подразделения, вносящего данный вопрос на коллегию.

Объем справки, представленной на коллегию, не должен превышать 5-7 страниц машинописного текста.

Количество материалов по рассматриваемым вопросам (приложения) не должно превышать 10 листов.

2.3. Если материалы не могут быть представлены в указанные сроки или отсутствует необходимость в их обсуждении, лицо, ответственное за подготовку вопроса, до окончательного утверждения проекта повестки заседания докладывает об этом Председателю коллегии и о принятом решении ставит в известность секретаря коллегии. В тех случаях, когда на рассмотрение коллегии выносятся вопросы, не предусмотренные планом, срок представления материалов, порядок приглашения иногородних участников заседания определяется руководителем Федерального агентства.

2.4. Текст проекта решения коллегии по рассматриваемому вопросу должен состоять из двух частей - констатирующей и постановляющей. Констатирующая часть должна содержать краткое изложение существа вопроса, цели и задачи предлагаемого постановления. Постановляющая часть должна содержать фамилии ответственных исполнителей, сроки исполнения, а также указания - на кого возлагается контроль за исполнением постановления.

2.5. Проект решения, который в процессе обсуждения подвергся существенной доработке, визируется повторно только заместителями руководителя Федерального агентства и руководителями соответствующих подразделений Федерального агентства.

2.6. К проекту решения прилагаются:

- справка, содержащая анализ рассматриваемого вопроса (общее состояние, проблемы, оценку достигнутых результатов и обоснование предлагаемых в проекте решения мероприятий);

- особые мнения лиц, имеющих замечания по проекту постановления;

- список докладчиков, содокладчиков и выступающих по данному вопросу, а также лиц, которых целесообразно пригласить на заседание;

- лист согласования с заместителями руководителя Федерального агентства.

2.7. Проект повестки заседания коллегии представляется Председателю коллегии вместе с материалами не менее чем за 4 дня до заседания коллегии. Окончательный вариант повестки утверждается на самом заседании.

2.8. Материалы к заседанию коллегии в полном комплекте рассылаются членам коллегии и в организации по списку рассылки не позднее чем за 3 дня до заседания.

2.9. Секретарь коллегии во взаимодействии с начальником организационного отдела Росспорта осуществляет работу по подготовке, тиражированию и рассылке материалов к заседанию, обеспечивает доведение до исполнителей итоговых решений коллегии.

3. Документирование деятельности коллегии

3.1. Заседания коллегии оформляются протоколами, которые вместе с решениями по всем рассмотренным на заседании вопросам подписываются Председателем коллегии в течение 10 дней со дня проведения заседания коллегии.

3.2. Совместные заседания коллегии с другими государственными или общественными органами фиксируются в протоколе, результаты оформляются в виде совместных решений.

3.3. Решения, принятые между заседаниями коллегии (в рабочем порядке), доводятся до сведения членов коллегии и прилагаются к протоколу очередного заседания.

3.4. Решения коллегии оформляются по каждому пункту повестки в составе протокола или в виде самостоятельного документа.

3.5. Если число присутствующих на заседании (кроме членов коллегии) не превышает 15-ти, фамилии указываются в протоколе. В остальных случаях список присутствующих составляется отдельно и прилагается к протоколу.

3.6. Оформленные протоколы заседаний коллегии, материалы к ним, принятые коллегией решения и стенограмма после заседания в установленном порядке оформляются в дело. По окончании делопроизводственного года проводится оформление дел постоянного хранения, а затем материалы коллегии представляются в ведомственный архив Федерального агентства, где включаются в опись дел постоянного хранения за соответствующий хронологический период.

3.7. В исключительных случаях, требующих оперативного принятия решения коллегии, допускается принятие решения методом визового голосования членов коллегии.

4. Реализация решений коллегии

4.1. Во исполнение аппаратом Федерального агентства решений коллегии в 10-дневный срок с момента подписания протокола заседания коллегии издается приказ руководителя Федерального агентства с указанием исполнителей и сроков исполнения данного решения (решений). Подготовку проекта приказа осуществляет структурное подразделение, отвечающее за рассматриваемый коллегией вопрос.