Порядок взаимодействия структурных подразделений ОАО "РЖД" и отражения в бухгалтерском и налоговом учете недостач, потерь от порчи, убытков от несохранных перевозок материально-технических ресурсов, возникших при централизованных поставках через Росжелдорснаб - филиал ОАО "РЖД"

Порядок
взаимодействия структурных подразделений ОАО "РЖД" и отражения в бухгалтерском и налоговом учете недостач, потерь от порчи, убытков от несохранных перевозок материально-технических ресурсов, возникших при централизованных поставках через Росжелдорснаб - филиал ОАО "РЖД"
(утв. приказом ОАО "РЖД" от 4 августа 2006 г. N 205)

1. Общие положения

Настоящий Порядок определяет:

- организацию работы по подготовке претензионных документов и предъявлению претензий по количеству и качеству материально-технических ресурсов (далее - товар), поставляемых централизованно через Росжелдорснаб - филиал ОАО "РЖД" (далее - Росжелдорснаб), в целях квалифицированной подготовки претензионных документов, своевременного и качественного предъявления претензий виновной стороне, недопущения дополнительных убытков при возникновении хозяйственных споров между ОАО "РЖД" и его контрагентами;

- порядок взаимодействия Росжелдорснаба и структурных подразделений ОАО "РЖД", являющихся получателями товара, при подготовке претензионных документов и предъявлении претензий, вытекающих из договоров поставки товаров для нужд ОАО "РЖД", заключенных Росжелдорснабом от имени ОАО "РЖД";

- порядок выдачи товара (груза) и взаимодействия Росжелдорснаба и структурных подразделений ОАО "РЖД" при подготовке, предъявлении и рассмотрении требований по возмещению убытков от несохранных перевозок груза, перевозимого железнодорожным транспортом;

- порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете недостач, потери и порчи товаров, а также убытков от несохранных перевозок груза железнодорожным транспортом, возникших при централизованных поставках через Росжелдорснаб.

2. Организация работы при подготовке претензионных документов и предъявлении претензий по количеству и качеству товара

2.1. Об организации приемки товара по количеству и качеству и подготовке претензионных документов

2.1.1. Составление и оформление претензионных документов осуществляются структурными подразделениями филиалов ОАО "РЖД", являющимися получателями товара (далее - получатели).

2.1.2. В случае получения товара (груза) от транспортной организации получатели проверяют соответствие товара (груза) сведениям, указанным в транспортных и товаросопроводительных документах, а также принимают товар от транспортной организации с соблюдением правил, предусмотренных федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими деятельность транспорта.

При обнаружении несоответствия поступившего товара (груза) данным, указанным в товаросопроводительных документах по номенклатуре, количеству и качеству, получатели в целях соблюдения договорных обязательств по приемке товара направляют в Росжелдорснаб запрос о предоставлении копии договора поставки этого товара. Росжелдорснаб направляет получателю по факсимильной связи копию соответствующего договора поставки.

2.1.3. При установлении факта несохранной перевозки груза, перевозимого в железнодорожном подвижном составе парка ОАО "РЖД", получатели принимают меры в соответствии с разделом 3 настоящего Порядка.

При установлении факта несохранной перевозки груза, перевозимого иными видами транспорта, получатели извещают об этом Росжелдорснаб, который в соответствии с нормативными правовыми актами, регулирующими деятельность данного вида транспорта, принимают меры к урегулированию споров, вытекающих из договора перевозки груза.

2.1.4. Получатели производят приемку товара по количеству и качеству в соответствии с требованиями Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной постановлением Госарбитража СССР от 15.06.65 N П-6 (в ред. постановлений Госарбитража СССР от 29.12.73 N 81, от 14.13.74 N 98, с изменениями, внесенными постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 22.10.97 N 18) (далее - Инструкция N П-6), и Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденной постановлением Госарбитража СССР от 25.04.66 N П-7, (в ред. постановлений Госарбитража СССР от 29.12.73 N 81, от 14.11.74 N 98, с изменениями, внесенными постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 22.10.97 N 18) (далее - Инструкция N П-7), также в соответствии с требованиями по приемке, предусмотренным государственными стандартами, техническими условиями и договорами.

2.1.5. Договорами поставки, заключаемыми Росжелдорснабом от имени ОАО "РЖД", могут предусматриваться правила приемки товара, отличающиеся от правил, установленных Инструкциями N П-6 и П-7. В этом случае исполнители в товарных управлениях Росжелдорснаба извещают получателей о необходимости приемки товара в соответствии с условиями договора, а получатели обеспечивают исполнение договорных обязательств.

2.1.6. Основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю) является акт, составляемый получателем в соответствии с требованиями Инструкций N П-6 и П-7 или договора поставки.

Для оформления приемки товара, имеющего количественное и качественное расхождение, а также расхождение в ассортименте с данными товаросопроводительных документов или не имеющего товаросопроводительных документов, применяется акт о приемке материалов (унифицированная форма N М-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а), либо Акт о приемке топлива и нефтепродуктов (специализированная внутриведомственная форма ФМУ-7, утвержденная указанием МПС России от 01.03.99 N Ш-209у).

2.1.7. Приемка товара по количеству производится по транспортным и товаросопроводительным документам поставщика (отправителя). Отсутствие указанных документов не влечет приостановления приемки товара. В этом случае получатели в течение 24 часов извещают по телеграфу Росжелдорснаб и поставщика (отправителя) о факте поставки товара без соответствующих документов и составляют акт о фактическом количестве, качестве и ассортименте товара, в котором указывают, какие документы отсутствуют.

2.1.8. Приемка товара по качеству производится в соответствии с прилагаемым к товару сертификатом (паспортом) качества (сертификатом соответствия) или техническим паспортом. В случаях, когда договором поставки установлен иной порядок приемки товара, получатель осуществляет приемку товара в соответствии с условиями договора.

Отсутствие указанных в настоящем пункте документов не влечет приостановления приемки товара. В случае поступления товара без документа, удостоверяющего его качество, получатели в течение 24 часов по телеграфу извещают Росжелдорснаб и поставщика (отправителя) о поставке товара без соответствующей документации.

2.1.9. При установлении расхождений по количеству, ассортименту, качеству, комплектности товара, таре или упаковке получатели приостанавливают приемку и в течение 24 часов направляют в Росжелдорснаб и поставщику (отправителю) телеграфное извещение, в котором указываются наименование товара, номер транспортного документа, вагона (контейнера), цистерны, автомобиля, количество недостающего (некачественного, некомплектного) товара, основные недостатки, состояние пломб, время, на которое назначена двусторонняя приемка (время двусторонней с участием представителя поставщика (отправителя) приемки не может быть назначено ранее срока, предусмотренного условиями договора поставки). С учетом специфики приемки отдельных видов товаров также указываются дополнительные сведения (например, показатели измерений, на основании которых определено количество нефтепродуктов).

2.1.10. При явке по вызову представителя поставщика (отправителя) получатели проверяют наличие у него доверенности (удостоверения) на право участия в двусторонней приемке товара и подписания акта, указанная доверенность (удостоверение) приобщается к претензионным материалам.

2.1.11. При неявке по вызову представителя поставщика (отправителя) получатели возобновляют приемку товара по количеству с участием представителя другого предприятия, либо с участием представителя общественности получателя, приемку товара по качеству - с участием представителя соответствующей инспекции по качеству, а при отсутствии такой инспекции - с участием представителя другого предприятия либо с участием представителя общественности. Условия настоящего пункта применяются, если иное не предусмотрено договором поставки.

В приемке товара участвуют уполномоченные представители получателя, компетентные по роду деятельности, образованию, опыту трудовой деятельности в вопросах определения количества и качества подлежащего приемке товара.

2.1.12. Участие в приемке представителя другого предприятия или представителя общественности оформляется удостоверением в порядке, установленном Инструкциями N П-6 и П-7.

2.1.13. К акту приемки товара получатели прилагают следующие документы:

- телеграмма о вызове представителя поставщика (отправителя) с доказательствами ее направления;

- копии сопроводительных документов (упаковочных листов, актов отгрузки, отгрузочных спецификаций и т. п.);

- транспортный документ;

- доверенность (удостоверение) на имя представителя поставщика (отправителя), удостоверяющая его право на участие в приемке товара по количеству и качеству или удостоверение представителя другой организации либо представителя общественности;

- копия документа, удостоверяющего качество товара;

- экспертное заключение о качестве товара;

- акт отбора проб и заключение по результатам их анализа;

- копия документа об исправности примененных при приемке измерительных приборов и их проверке в установленном порядке, если при определении количества и качества товара применялись измерительные приборы;

- другие документы, указанные в Инструкциях N П-6 и П-7, государственных стандартах, технических условиях и договорах.

2.1.14. В случае, когда по условиям договора для урегулирования претензии с поставщиком необходимо представление акта экспертизы запорно-пломбировочного устройства, Росжелдорснаб в лице начальника или заместителя начальника товарного управления курирующего поставку соответствующих товаров, извещает об этом получателей, а получатели обеспечивают получение акта экспертизы и его представление в составе претензионных документов. Расходы, связанные с проведением экспертизы, оплачиваются получателями с последующим отнесением их на виновную сторону.

2.1.15. В случае, если экспертизой будет установлено, что целостность запорно-пломбировочного устройства (далее - ЗПУ) не нарушена, стоимость ее проведения должна быть учтена при расчете претензии, предъявляемой поставщику. При предъявлении исков в сумму иска должна быть включена стоимость проведения экспертизы, за исключением случаев, когда на дату предъявления иска она неизвестна структурному подразделению, выполняющему от лица ОАО "РЖД" функцию истца (далее - истец). В случае, когда стоимость экспертизы стала известна истцу после выставления претензии, подачи искового заявления или уже имеется решение суда о виновности поставщика или поставщик признал претензионные требования получателя, расходы на экспертизу выставляются поставщику.

Расходы, связанные с проведением экспертизы для определения качества товара, также следует относить на виновную сторону и учитывать при расчете суммы претензии.

2.1.16. В случае, когда нормативными правовыми актами, обязательными требованиями государственных стандартов, техническими условиями и договорами по приемке отдельных видов товара, установлен специальный порядок определения количества поступившего товара, Получатели при проведении приемки товара руководствуются также данными документами, о чем делается соответствующая запись в акте приемки.

2.1.17. Количество поступившего товара определяется в тех же единицах измерения, которые указаны в товаросопроводительных документах. Если в товаросопроводительных документах поставщик (отправитель) указал вес товара и количество мест, получатель проверяет его вес и количество мест. Полученные данные заносятся в акт приемки.

2.1.18. При оформлении актов о расхождении количества отгруженных нефтепродуктов и угля получатели рассчитывают общий размер недостачи с учетом естественной убыли и погрешности при измерении массы нетто в соответствии с действующими нормативными правовыми актами, обязательными требованиями государственных стандартов, техническими условиями и заключенными договорами по приемке отдельных видов товара.

2.1.19. Металл и металлопродукция, отгруженные поставщиком (отправителем) с указанием в транспортных и сопроводительных документах веса, определенного взвешиванием по стандарту или по обмеру, принимаются получателем аналогичным способом.

2.1.20. Проверка веса нетто производится в порядке, установленном государственными стандартами, техническими условиями, иными обязательными правилами. При невозможности перевески товара без тары определение веса нетто производится путем проверки веса брутто в момент получения товара и веса тары после ее освобождения из-под товара. Результаты проверки оформляются актом. Определение веса нетто путем вычета веса тары, транспортной оснастки, защитной тары и упаковки из веса брутто по данным, указанным отправителем в товаросопроводительных документах, без проверки фактического веса брутто и веса тары не допускается.

2.1.21. При установлении недостачи товара, отгруженного в открытом железнодорожном подвижном составе, и поступившего без признаков хищения в пути следования, получатели в обязательном порядке вносят в акт приемки товара соответствующую запись (например, товар поступил без признаков хищения в пути следования, погрузка в полувагоне равномерная, следы выемки отсутствуют).

2.2. Особенности организации работы по предъявлению претензий по количеству и качеству товара

2.2.1. Получатели в срок, не превышающий 10 календарных дней с даты получения товара, направляют претензионные документы, подтверждающие результаты приемки товара, в Росжелдорснаб и поставщику (отправителю) товара, указанному в товаросопроводительном документе.

В Росжелдорснаб направляются два комплекта претензионных документов: первый - подлинные документы, второй - копии, за исключением составленных получателями актов и удостоверений представителя общественности или другого предприятия (данные документы представляются в двух подлинных экземплярах). Поставщику направляются копии претензионных документов, заверенных печатью и подписью уполномоченного представителя получателя.

Один полный комплект претензионных документов остается у получателя.

2.2.2. Претензионные документы в Росжелдорснаб и поставщику (отправителю) направляются заказной корреспонденцией с уведомлением о вручении и сопроводительным письмом получателя, в котором указываются:

- наименование, марка, количество и стоимость недостающего товара или товара, не соответствующего требованиям качества;

- фактические обстоятельства выявленных несоответствий;

- требования, вытекающие из нарушения договорных обязательств о количестве и/или качестве поставленного товара (требование о восполнении недостачи или замене товара ненадлежащего качества или уменьшении покупной цены, о возмещении транспортных расходов, связанных с нарушением условий договора поставки, возмещении убытков и т.п.);

- перечень прилагаемых документов.

2.2.3. Росжелдорснаб в течение 20 рабочих дней с даты получения претензионных документов определяет наличие правовых оснований для предъявления претензии и в случае наличия таких оснований подготавливает и направляет поставщику претензию.

2.2.4. При необходимости сотрудники товарных управлений Росжелдорснаба проводят переговоры с поставщиком, которому предъявлена претензия.

2.2.5. В случае обнаружения при приемке товара его излишков получатель принимает решение (с учетом имеющегося у него права на расходы) о принятии излишков или об их возврате поставщику. Получатель, решивший принять излишки товара должен запросить в Росжелдорснабе соответствующие документы и до момента их получения учитывать товар на ответственном хранении. В соответствии с положениями настоящего Порядка получатель обязан оформить претензионные документы и направить их в Росжелдорснаб с сопроводительным письмом, содержащим информацию о решении по принятию излишков или по их возврату поставщику. Копия письма должна быть направлена в Департамент корпоративных финансов.

2.3. Рассмотрение претензионных документов комиссией по рассмотрению претензий

2.3.1. Для определения целесообразности обращения в суд по претензиям, отклоненным поставщиками, удовлетворенным частично из-за ненадлежащего оформления получателями претензионных документов и/или допущенных нарушений правил приемки товара по количеству и качеству, а также для определения стороны, виновной в убытках, при вынесении судом решений об отказе в удовлетворении исковых требований ОАО "РЖД", заявленных на основании претензий получателей, в ОАО "РЖД" создается комиссия по рассмотрению претензий (далее - комиссия).

2.3.2. В состав комиссии входят представители Росжелдорснаба, Правового департамента, Департамента бухгалтерского учета Бухгалтерской службы, Департамента корпоративных финансов и Департамента безопасности. В случае, когда выявленные недостачи, несоответствие продукции по качеству имеют отношение к деятельности иного причастного департамента ОАО "РЖД", такой департамент также привлекается к участию в работе комиссии.

В состав комиссии могут входить руководители указанных департаментов или уполномоченные ими лица.

Состав комиссии утверждается Президентом ОАО "РЖД".

2.3.3. Комиссия рассматривает следующие вопросы и принимает решения:

- о целесообразности обращения в суд по претензиям, отклоненным поставщиками из-за ненадлежащего оформления получателями претензионных документов и/или допущенных нарушений правил приемки товара по количеству и качеству;

- о целесообразности обращения в суд по претензиям, по которым ответ от поставщика не поступил в указанный в них срок, а претензионные документы оформлены с нарушениями правил приемки товара по количеству и качеству;

- о виновном структурном подразделении и об отнесении на него убытков от недостач, поставки товаров ненадлежащего качества, потерь и порчи товара в случае принятия решения о нецелесообразности обращения в суд;

- о виновном структурном подразделении и об отнесении на него убытков от недостач, поставки товаров ненадлежащего качества, при вынесении судом решения об отказе от удовлетворении исковых требований ОАО "РЖД" за недоказанностью вины отправителя (поставщика) в образовании недостачи или поставке товара ненадлежащего качества.

2.3.4. Инициатором проведения очередного заседания комиссии выступает Росжелдорснаб, который не позднее чем за 15 дней со дня проведения заседания комиссии направляет ее членам (участникам) претензионные документы, по которым необходимо принять решение о целесообразности обращения в суд или определить виновное структурное подразделение.

Заседания комиссии могут проводиться в заочной форме. В этом случае Росжелдорснаб направляет членам комиссии претензионные документы, по которым необходимо принять решение о целесообразности обращения в суд или определить виновное структурное подразделение для подготовки мотивированного заключения. Члены комиссии не позднее 10 рабочих дней с даты получения от Росжелдорснаба соответствующих претензионных документов направляют в Росжелдорснаб мотивированное заключение по ним.

2.3.5. По итогам очного или заочного заседания комиссия принимает решение о виновном структурном подразделении и дальнейших действиях, которые должны быть осуществлены в отношении каждой претензии, вынесенной на рассмотрение комиссии. Решение принимается большинством голосов членов комиссии от общего числа членов комиссии, принимавших участие в рассмотрении претензионных документов.

2.3.6. Протокол заседания комиссии и заключения членов комиссии хранятся в Росжелдорснабе.

5. Отражение в бухгалтерском учете филиалов ОАО "РЖД" убытков от недостачи, поставки товара ненадлежащего качества, потерь от порчи товара

5.1. При отклонении претензии поставщиком и принятии комиссией решения о нецелесообразности обращения в суд из-за ненадлежащего оформления претензионных документов и/или допущенных нарушений правил приемки товара по количеству и качеству, а также при вынесении судом решения об отказе в удовлетворении иска за недоказанностью факта недостачи или поставки некачественного товара убытки подлежат отражению на балансе филиала ОАО "РЖД", признанного виновным по решению комиссии.

5.2. При вынесении судом решения об отказе в удовлетворении иска за недоказанностью вины поставщика (отправителя) в образовании недостачи товара, его повреждении при поставке в открытом подвижном железнодорожном составе, прибывшем при отсутствии признаков, свидетельствующих о несохранности груза, убытки подлежат отражению на балансе структурного подразделения, признанного виновным по решению комиссии.

5.3. При вынесении судом решения об отказе в удовлетворении иска в случаях, указанных в пунктах 5.1, 5.2 настоящего Порядка, убытки по уплате государственной пошлины также подлежат отражению на балансе филиала, признанного виновным по решению комиссии.

6. Отражение в налоговом учете филиалов ОАО "РЖД" убытков от недостачи, поставки товара ненадлежащего качества, потерь от порчи товара

6.1. При установлении факта недостачи или порчи товара и наличии решения комиссии о нецелесообразности обращения в суд из-за ненадлежащего оформления претензионных документов и/или допущенных нарушений правил приемки товара по количеству и качеству, а также при вынесении судом решения об отказе в удовлетворении иска за недоказанностью факта недостачи или поставки некачественного товара филиал, признанный виновным по решению комиссии, обязан обратиться в соответствующий следственный и/или судебный орган и получить документальное подтверждение факта отсутствия или наличия конкретных виновных лиц.

6.2. В случае, если получено документальное подтверждение факта отсутствия виновных лиц, суммы недостач у ОАО "РЖД" списываются на убытки, которые принимаются в целях налогообложения прибыли.

В случае, когда виновное лицо установлено и суд принял решение о взыскании ущерба, суммы недостач взыскиваются за счет виновного лица.

В случае, когда отсутствует решение суда о взыскании ущерба с виновных лиц либо факт отсутствия виновных лиц не может быть документально подтвержден следственным органом, ОАО "РЖД" не принимает возникшие убытки в целях налогообложения прибыли.