Приложение 4. Положение об Общем отделе с режимно-секретной частью в Управлении организации и обеспечения деятельности федеральных архивов

Приложение
к приказу Федерального архивного агентства
от 12 декабря 2006 г. N 71

Положение
об Общем отделе с режимно-секретной частью в Управлении организации и обеспечения деятельности федеральных архивов

1. Общие положения

1.1. Общий отдел с режимно-секретной частью (далее - отдел) в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 15.04.2004 N 1 "Об утверждении структуры Федерального архивного агентства" входит в состав Управления организации и обеспечения деятельности федеральных архивов Федерального архивного агентства (далее - Росархив).

1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Положением о Федеральном архивном агентстве, Регламентом Федерального архивного агентства, приказами и указаниями Руководителя Росархива, а также настоящим Положением.

1.3. Отдел подчиняется Руководителю Росархива по вопросам защиты государственной тайны, по остальным вопросам деятельности - непосредственно начальнику Управления организации и обеспечения деятельности федеральных архивов.

1.4. Отдел курирует Руководитель Росархива в части обеспечения защиты государственной тайны и заместитель Руководителя Росархива в соответствии с распределением обязанностей согласно приказу Росархива от 14.05.2004 N 7-к "О временном распределении обязанностей между руководством Федерального архивного агентства".

2. Задачи отдела

2.1. Документационное обеспечение деятельности Росархива.

2.2. Обеспечение защиты государственной тайны в служебной деятельности Росархива, в том числе в организации и ведении секретного делопроизводства.

2.3. Оказание необходимой организационной и методической помощи подведомственным Росархиву федеральным государственным учреждениям в обеспечении защиты государственной тайны.

2.4. Обеспечение Росархива оборудованием (кроме компьютерного), расходными, канцелярскими товарами и инвентарем.

3. Функции отдела

3.1. Ведет общее делопроизводство в Росархиве, в том числе прием и учет входящих документов, осуществляет доклад их руководству и передачу на исполнение, а также прием и учет исполненных и исходящих документов, отправку корреспонденции, подготавливает законченные производством дела к архивному хранению и уничтожению.

3.2. Осуществляет прием, регистрацию и отправку факсимильных сообщений через аппараты факсимильной связи.

3.3. Контролирует соблюдение сроков рассмотрения и исполнения в структурных подразделениях Росархива поступающих документов, в том числе обращений российских и иностранных граждан, ведет статистический учет их.

3.4. Разрабатывает и представляет в установленном порядке на экспертизу и утверждение сводную номенклатуру дел Росархива.

3.5. Ведет реестр почтовых адресов уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, архивных учреждений Российской Федерации; вносит в него необходимые изменения и дополнения.

3.6. Осуществляет проверки оформления и согласование проектов приказов Росархива, разрабатываемых структурными подразделениями Росархива.

3.7. Готовит и оперативно предоставляет информацию для официального Интернет-сайта Росархива по профильным отделу направлениям работы.

3.8. Обеспечивает хранение и выдачу в пользование документов архива Росархива.

3.9. Организует ежедневное дежурство в приемной Руководителя Росархива и в приемной заместителя Руководителя Росархива (в приемной Руководителя - кроме воскресных и праздничных дней, в приемной заместителя - только в рабочие дни, если не установлен иной порядок).

3.10. Осуществляет организацию и выполнение в Росархиве мероприятий по защите государственной тайны в соответствии с установленными требованиями:

3.10.1. взаимодействует с органами Федеральной службы безопасности Российской Федерации (ФСБ России), Федеральной службой по техническому и экспортному контролю по вопросам, касающимся защиты государственной тайны;

3.10.2. разрабатывает проекты правовых актов и поручений Руководителя Росархива по вопросам обеспечения режима секретности в аппарате Росархива и подведомственных ему федеральных государственных учреждениях;

3.10.3. контролирует выполнение нормативных правовых актов и поручений Руководства Росархива по защите государственной тайны;

3.10.4. оказывает организационную и методическую помощь подведомственным Росархиву федеральным государственным учреждениям в обеспечении режима секретности;

3.10.5. ведет секретное делопроизводство в Росархиве, в том числе прием, регистрацию, передачу на исполнение, отправку спецсвязью документов, формирование и инвентарный учет секретных дел, подготовку их к архивному хранению;

3.10.6. организует и проводит ежеквартальные и годовые проверки наличия секретных документов в Росархиве; оформление актов о результатах проверок;

3.10.7. ведет номенклатуру должностей работников аппарата Росархива и директоров подведомственных Росархиву федеральных государственных учреждений, подлежащих оформлению на допуск к особой важности, совершенно секретным и секретным сведениям;

3.10.8. оформляет совместно с Отделом правовой и кадровой работы материалы на допуск к особой важности, совершенно секретным и секретным сведениям работников аппарата Росархива и директоров подведомственных Росархиву федеральных государственных учреждений; оформляет и выдает справки о допуске к сведениям, составляющим государственную тайну;

3.10.9. разрабатывает и ведет номенклатуру особой важности, совершенно секретных и секретных дел Росархива;

3.10.10. определяет состав работников аппарата Росархива, допущенных к документам по мобилизационной подготовке и шифротелеграммам;

3.10.11. организует печатание и размножение совершенно секретных и секретных документов, их регистрация в установленном порядке;

3.10.12. готовит по поручениям ФСБ России заключения о степени осведомленности в сведениях, составляющих государственную тайну, работников аппарата Росархива и директоров подведомственных Росархиву федеральных государственных учреждений;

3.10.13. осуществляет документационное обеспечение работы постоянно действующей Технической комиссии Росархива по защите государственной тайны (в соответствии с положением о комиссии и в пределах компетенции отдела как подразделения по защите государственной тайны).

3.11. Обеспечивает Росархив оборудованием, инвентарем и канцелярскими принадлежностями; ведет складской учет находящихся в Росархиве товарно-материальных ценностей.

3.12. Готовит предложения и документы к рассмотрению:

- Комиссией по инвентаризации основных средств, товарно- материальных ценностей, а также списанию пришедшего в негодность имущества (по линии работы отдела);

- Центральной конкурсной комиссией Росархива (в части приобретения оборудования и инвентаря для нужд аппарата Росархива).

3.13. Оформляет и передает на визирование и утверждение протоколы Центральной конкурсной комиссии Росархива.

3.14. Обеспечивает совместно с Объединением по эксплуатации и техническому обслуживанию федеральных архивов подготовку к мероприятиям всероссийского значения, проводимым Росархивом в г. Москве, в части размещения в гостиницах и хозяйственного обслуживания приглашенных лиц.

3.15. Оформляет пропуска:

- на внос в здание и вынос материалов из здания Росархива;

- на вход в здания Администрации Президента Российской Федерации;

- на въезд служебных автомобилей руководства Росархива.

3.16. Готовит документы для прикрепления к медицинским учреждениям руководителей Росархива и работников его структурных подразделений, оформления путевок в санаторно-курортные учреждения, снятия с медицинского обслуживания уволенных из Росархива лиц.

3.17. Организует изготовление печатей и штампов для структурных подразделений Росархива.

3.18. Приобретает проездные билеты для выезжающих в служебные командировки должностных лиц Росархива.

3.19. Принимает участие совместно с Отделом правовой и кадровой работы в подборе кадров отдела.

4. Права отдела

Отделу предоставляется право по поручению Руководителя Росархива (в части, касающейся организации работ по защите государственной тайны) и (или) согласованию с начальниками управлений Росархива:

4.1. Получать от других структурных подразделений Росархива и подведомственных ему федеральных государственных учреждений материалы, необходимые для выполнения функций отдела.

4.2. Проводить внеплановые проверки выполнения в структурных подразделениях Росархива и подведомственных ему федеральных государственных учреждениях установленных требований обеспечения режима секретности.

4.3. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений Росархива, подведомственных ему федеральных государственных учреждений для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела.

4.4. Осуществлять в установленном порядке деловые связи с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, Советом директоров федеральных архивов, Российским обществом историков-архивистов, научными, общественными и иными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.5. Давать в пределах своей компетенции юридическим и физическим лицам разъяснения по вопросам, входящим в компетенцию отдела, отнесенным к сфере деятельности Росархива.

4.6. Подготавливать в установленном порядке указания, рекомендации подведомственным Росархиву федеральным государственным учреждениям по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.7. В целях реализации полномочий Росархива в установленной сфере деятельности оказывать методическую помощь уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственным и муниципальным архивам в организации их работы по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5. Организация работы отдела

5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности Руководителем Росархива по представлению начальника Управления организации и обеспечения деятельности федеральных архивов с обсуждением на коллегии Росархива. Кандидатура начальника отдела подлежит согласованию в ФСБ России.

Начальник отдела имеет заместителя по основным направлениям деятельности отдела, назначаемого и освобождаемого от должности Руководителем Росархива по представлению начальника Управления организации и обеспечения деятельности федеральных архивов и начальника отдела без обсуждения на коллегии Росархива.

5.2. Начальник отдела в пределах своей компетенции:

- организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и исполнительской дисциплины;

- принимает участие в работе совещательных органов Росархива;

- взаимодействует с другими структурными подразделениями Росархива;

- вносит предложения о назначении на должность и об освобождении от должности работников отдела, о возложении обязанностей на период временного отсутствия другого работника, о направлении на повышение квалификации;

- распределяет обязанности между заместителем и работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, присвоении классных чинов государственной гражданской службы;

- представляет Росархив по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела;

- осуществляет иные функции и полномочия, устанавливаемые Регламентом Росархива и поручениями Руководителя Росархива или заместителей Руководителя, а также начальником Управления организации и обеспечения деятельности федеральных архивов.

5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе годовых планов Росархива.

5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями Росархива, подведомственными Росархиву федеральными государственными учреждениями, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в сотрудничестве с Российским обществом историков-архивистов, научными, общественными и иными организациями.

5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием Росархива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ.

Работники отдела назначаются на должность приказом Руководителя Росархива по представлению начальника отдела и согласованию с начальником Управления организации и обеспечения деятельности федеральных архивов.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

6. Служебная деятельность работников отдела осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе, Положением о Росархиве, Регламентом Росархива, настоящим Положением и должностными регламентами.