Приложение 8. Положение об Отделе обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий в Управлении комплектования, организации услуг и архивных технологий

Приложение
к приказу Федерального архивного агентства
от 12 декабря 2006 г. N 71

Положение
об Отделе обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий в Управлении комплектования, организации услуг и архивных технологий

1. Общие положения

1.1. Отдел обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий (далее - отдел) в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 15.04.2004 N 1 "Об утверждении структуры Федерального архивного агентства" входит в состав Управления комплектования, организации услуг и архивных технологий Федерального архивного агентства (далее - Росархив).

1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Положением о Федеральном архивном агентстве, Регламентом Федерального архивного агентства, приказами и указаниями Руководителя Росархива, а также настоящим Положением.

1.3. Отдел подчиняется непосредственно начальнику Управления комплектования, организации услуг и архивных технологий.

1.4. Отдел курирует заместитель Руководителя Росархива в соответствии с распределением обязанностей согласно приказу Росархива от 14.05.2004 N 7-к "О временном распределении обязанностей между руководством Федерального архивного агентства".

2. Задачи отдела

2.1. Обеспечение участия Росархива в разработке предложений к основным направлениям государственной политики в области организации хранения и учета, создания и ведения справочно-поисковых средств к документам Архивного фонда Российской Федерации и архивным документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах, а также реализации государственной политики по указанным направлениям архивного дела.

2.2. Оказание организационно-методической помощи федеральным архивным учреждениям, уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственным и муниципальным архивам по профильным отделу направлениям деятельности.

2.3. Координация научно-исследовательской и методической работы федеральных архивных учреждений и научно-методических советов (НМС) архивных учреждений федеральных округов.

2.4. Организация централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, и уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской Академии наук.

2.5. Контроль за временным вывозом за пределы Российской Федерации документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.6. Изучение, обобщение и распространение положительного отечественного и зарубежного опыта в области обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий, внедрение в практику работы федеральных архивных учреждений передовых форм и методов работы по профильным отделу направлениям деятельности.

3. Функции отдела

3.1. Готовит предложения к проектам законодательных и иных нормативных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.2. Готовит предложения к проектам и принимает участие в организации реализации федеральных целевых программ, а также разработки и выполнении перспективных и текущих планов деятельности Росархива по профильным отделу направлениям деятельности.

3.3. Анализирует состояние работы федеральных архивных учреждений по профильным отделу направлениям деятельности, вносит предложения по ее совершенствованию.

3.4. Принимает участие в рассмотрении проектов планов работы федеральных архивных учреждений, отчетов об их выполнении по профильным отделу направлениям деятельности, при необходимости готовит по ним заключения; рассматривает совместно с другими структурными подразделениями Росархива проекты уставов федеральных архивных учреждений, участвует в составлении отчетов об использовании ассигнований на выполнение федеральных целевых программ.

3.5. Участвует совместно с другими структурными подразделениями Росархива в комплексных проверках федеральных архивных учреждений и организует тематические проверки по профильным отделу направлениям деятельности.

3.6. Организует и координирует работу федеральных архивных учреждений по организации хранения и учету архивных документов в части проверки наличия и состояния документов, проведения комплекса работ с уникальными и особо ценными документами, определения состава и объема документов, подлежащих реставрационной и консервационно-профилактической обработке, подшивке и переплету, страховому копированию, контроля за качеством и сроками проведения этих работ; в области информатизации архивного дела, создания и ведения справочно-поисковых средств к документам Архивного фонда Российской Федерации и других архивным документам.

3.7. Организует работу по централизованному хранению страхового фонда уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.8. Ведет централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН.

3.9. Ведет Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.10. Организует проведение отраслевых конкурсов научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии.

3.11. Участвует в организации и координации деятельности НМС архивных учреждений федеральных округов в части научно-исследовательской и методической работы.

3.12. Координирует и контролирует работу по формированию и реализации отраслевого плана научно-исследовательских работ по профильным отделу направлениям деятельности.

3.13. Участвует в разработке основных направлений и тематики научно-исследовательской и методической работы по профильным отделу вопросам; рассматривает и дает заключения на проекты национальных стандартов в области архивного дела, организационно-методических документов, промежуточные и итоговые результаты научных исследований по вопросам, входящим в компетенцию отдела, организует их внедрение.

3.14. Организует и координирует функционирование официального Интернет-сайта Росархива, готовит и оперативно представляет информацию по профильным отделу направлениям деятельности.

3.15. Осуществляет контроль и координацию деятельности федеральных архивных учреждений по мобилизационной подготовке.

3.16. Готовит для выдачи в установленном порядке юридическим и физическим лицам заключения о возможности временного вывоза за пределы Российской Федерации документов Архивного фонда Российской Федерации, контролирует своевременность их возврата.

3.17. Оказывает помощь федеральным архивным учреждениям, уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела государственным и муниципальным архивам в совершенствовании организации и методики их работы по профильным отделу направлениям деятельности.

3.18. Принимает участие в определении номенклатуры платных работ и услуг, оказываемых подведомственными Росархиву федеральными государственными учреждениями, юридическим и физическим лицам по профильным отделу направлениям деятельности.

3.19. Подготавливает предложения и участвует в установленном порядке в проведении работы по совершенствованию сети и структуры федеральных архивных учреждений, решении вопросов распределения архивных фондов между ними.

3.20. Принимает участие совместно с другими структурными подразделениями Росархива в распределении и перераспределении между подведомственными Росархиву федеральными государственными учреждениями помещений, оборудования и другого имущества в целях улучшения сохранности, комплектования и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.21. Совместно с Финансово-экономическим отделом участвует в решении проблем безопасности и технического оснащения федеральных архивных учреждений.

3.22. Совместно с Отделом комплектования участвует в решении вопросов фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.23. Участвует в подготовке и проведении научных конференций, совещаний и семинаров, заседаний НМС архивных учреждений федеральных округов по профильным отделу направлениям деятельности.

3.24. Вносит на рассмотрение коллегий Росархива и Минкультуры России вопросы, относящиеся к компетенции отдела, готовит необходимые материалы к обсуждению.

3.25. Координирует деятельность Центра информационных технологий Росархива.

3.26. Организует работу:

- Научного совета Росархива;

- Комиссии Росархива по научно-исследовательской и методической работе;

- Экспертной комиссии по автоматизированным архивным технологиям;

- Комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных дел в федеральных государственных архивах;

- жюри отраслевых конкурсов научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии.

3.27. Принимает участие в разработке проектов программ, учебных планов, методических документов по повышению деловой квалификации работников федеральных архивных учреждений и архивных учреждений субъектов Российской Федерации, в организации и проведении стажировок, других мероприятий по повышению квалификации по вопросам, входящих в компетенцию отдела.

3.28. Изучает и распространяет передовой опыт работы архивных учреждений России и зарубежных архивов, внедряет рациональные формы и методы работы по профильным отделу направлениям деятельности.

3.29. Участвует в установленном порядке в осуществлении международных связей Росархива, в том числе в подготовке проектов договоров по международному сотрудничеству по вопросам, входящим в компетенцию отдела; готовит материалы по профильным вопросам в связи с участием Росархива в работе международных организаций по архивному делу.

3.30. Подготавливает предложения к проектам планов основных мероприятий и командировок Росархива.

3.31. Принимает участие совместно с Отделом правовой и кадровой работы в подборе кадров отдела.

3.32. Консультирует работников аппарата Росархива, федеральных архивных учреждений, рассматривает заявления, жалобы и предложения граждан по профильным отделу направлениям, принимает меры к устранению недостатков.

4. Права отдела

Отделу предоставляется право по поручению и (или) согласованию с начальниками управлений Росархива:

4.1. Получать от других структурных подразделений Росархива, подведомственных ему федеральных государственных учреждений материалы, необходимые для выполнения функций отдела.

4.2. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений Росархива, подведомственных ему федеральных государственных учреждений для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела.

4.3. Осуществлять в установленном порядке деловые связи с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, Советом директоров федеральных архивов, Российским обществом историков-архивистов, научными, общественными и иными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.4. Привлекать в установленном порядке для проработки вопросов, входящих в компетенцию отдела, отнесенных к сфере деятельности Росархива, научные и иные организации, ученых и специалистов.

4.5. Давать в пределах своей компетенции юридическим и физическим лицам разъяснения по вопросам, входящим в компетенцию отдела, отнесенным к сфере деятельности Росархива.

4.6. Подготавливать в установленном порядке указания, рекомендации подведомственным Росархиву федеральным государственным учреждениям по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.7. В целях реализации полномочий Росархива в установленной сфере деятельности оказывать методическую помощь уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственным и муниципальным архивам в организации их работы по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5. Организация работы отдела

5.1. Отдел возглавляет заместитель начальника Управления комплектования, организации услуг и автоматизированных архивных технологий-начальник Отдела обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий (далее - начальник отдела), назначаемый и освобождаемый от должности Руководителем Росархива по представлению начальника Управления комплектования, организации услуг и архивных технологий с обсуждением на коллегии Росархива.

Начальник отдела имеет двух заместителей по основным направлениям деятельности отдела, назначаемых и освобождаемых от должности Руководителем Росархива по представлению начальника Управления комплектования, организации услуг и архивных технологий и отдела без обсуждения на коллегии Росархива.

5.2. Начальник отдела в пределах своей компетенции:

- организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и исполнительской дисциплины;

- принимает участие в работе совещательных органов Росархива;

- взаимодействует с другими структурными подразделениями Росархива;

- вносит предложения о назначении на должность и об освобождении от должности работников отдела, возложении обязанностей на период временного отсутствия другого работника, направлении на повышение квалификации;

- распределяет обязанности между своими заместителями и работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, присвоении классных чинов государственной гражданской службы;

- представляет Росархив по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела;

- осуществляет иные функции и полномочия, устанавливаемые Регламентом Росархива и поручениями Руководителя Росархива или заместителей Руководителя, а также начальником Управления комплектования, организации услуг и архивных технологий.

5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе годовых планов Росархива.

5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями Росархива, подведомственными ему федеральными государственными учреждениями, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в сотрудничестве с Российским обществом историков-архивистов, научными, общественными и иными организациями.

5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием Росархива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ.

Работники отдела назначаются на должность приказом Руководителя Росархива по представлению начальника отдела и согласованию с начальником Управления комплектования, организации услуг и архивных технологий.

5.6. Служебная деятельность работников отдела осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе, Положением о Росархиве, Регламентом Росархива, настоящим Положением и должностными регламентами.