Приложение 6. Положение об Отделе комплектования в Управлении комплектования, организации услуг и архивных технологий

Приложение
к приказу Федерального архивного агентства
от 12 декабря 2006 г. N 71

Положение
об Отделе комплектования в Управлении комплектования, организации услуг и архивных технологий

1. Общие положения

1.1. Отдел комплектования (далее - отдел) в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 15.04.2004 N 1 "Об утверждении структуры Федерального архивного агентства" входит в состав Управления комплектования, организации услуг и архивных технологий Федерального архивного агентства (далее - Росархив).

1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Положением о Федеральном архивном агентстве, Регламентом Федерального архивного агентства, приказами и указаниями Руководителя Росархива, а также настоящим Положением.

1.3. Отдел подчиняется непосредственно начальнику Управления комплектования, организации услуг и архивных технологий.

1.4. Отдел курирует Руководитель Росархива в соответствии с распределением обязанностей согласно приказу Росархива от 14.05.2004 N 7-к "О временном распределении обязанностей между руководством Федерального архивного агентства".

2. Задачи отдела

2.1. Разработка и реализация единых принципов комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

2.2. Изучение тенденций и закономерностей развития архивного дела в области комплектования и экспертизы ценности документов, разработка программ и проектов его развития с учетом существующих особенностей и состояния архивного дела в субъектах Российской Федерации.

2.3. Координация деятельности федеральных архивных учреждений по профильным отделу направлениям.

2.4. Оказание организационно-методической помощи федеральным органам исполнительной власти, уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, федеральным архивным учреждениям, государственным, муниципальным архивам, общественным организациям по профильным отделу направлениям деятельности.

2.5. Изучение, обобщение и распространение положительного отечественного и зарубежного опыта работы в области комплектования и экспертизе ценности архивных документов, внедрение в практику работы федеральных архивных учреждений передовых форм и методов работы по профильным отделу направлениям деятельности.

2.6. Обеспечение совместно с другими структурными подразделениями Росархива соблюдения правил комплектования, экспертизы ценности в государственных и муниципальных архивах.

3. Функции отдела

3.1. Участвует совместно с Отделом правовой и кадровой работы в подготовке проектов нормативных правовых актов, отнесенных к сфере деятельности Росархива.

3.2. Готовит предложения к проектам и принимает участие в организации реализации федеральных целевых программ, а также разработки и выполнении перспективных и текущих планов деятельности Росархива по профильным отделу направлениям деятельности.

3.3. Принимает участие в рассмотрении Основных направлений развития архивного дела в субъектах Российской Федерации, проектов планов работы федеральных архивных учреждений, отчетов об их выполнении по профильным отделу направлениям деятельности, при необходимости готовит по ним заключения; рассматривает совместно с другими структурными подразделениями Росархива проекты уставов федеральных архивных учреждений, участвует в составлении отчетов об использовании ассигнований на выполнение федеральных целевых программ.

3.4. Анализирует состояние архивного дела по профильным отделу направлениям, вносит предложения по его совершенствованию.

3.5. Разрабатывает предложения по вопросам комплектования документами Архивного фонда Российской Федерации, являющимися федеральной собственностью.

3.6. Участвует в разработке отраслевой системы планирования и отчетности, ведет централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на депозитарном хранении в отдельных федеральных органах исполнительной власти и организациях, которым предоставлено право депозитарного хранения; составляет сводные сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования государственных и муниципальных архивов в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.7. Оказывает методическую помощь в организации работы архивных и экспертных служб федеральных органах исполнительной власти.

3.8. Участвует в разработке методических пособий по вопросам отнесения документов к составу Архивного фонда Российской Федерации и экспертизы их ценности; проводит работу по определению категорий организаций, документы которых подлежат и (или) не подлежат включению в состав Архивного фонда Российской Федерации; совместно с Отделом обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий участвует в решении вопросов фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.9. Организует разработку перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения; оказывает помощь федеральным органам исполнительной власти по подготовке перечней документов, образующихся в процессе их деятельности, а также подведомственных им организаций с указанием сроков хранения и готовит их к согласованию; дает заключения о согласовании разработанных федеральными органами исполнительной власти отраслевых нормативных документов и методических пособий по вопросам отбора документов в состав Архивного фонда Российской Федерации; рассматривает и вносит предложения об изменении сроков хранения архивных документов.

3.10. Осуществляет координацию работ по экспертизе научной и практической ценности документов и отбор их на постоянное хранение в федеральные архивные учреждения.

3.11. Разрабатывает проекты примерных положений об архивных и экспертных службах федеральных органов исполнительной власти; готовит к согласованию положения о центральных архивах, центральных экспертных комиссиях (ЦЭК), инструкции по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти; оказывает им и их архивным учреждениям методическую помощь в подготовке нормативных документов и методических пособий отраслевого и межотраслевого характера по вопросам работы с документами.

3.12. Разрабатывает и готовит к утверждению в установленном порядке обязательные к исполнению нормативные документы по профильным отделу вопросам; дает заключения о согласовании отраслевых стандартов, инструкций, правил и учебных программ по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемых федеральными органами исполнительной власти.

3.13. Готовит проекты договоров о сотрудничестве с федеральными органами исполнительной власти и организациями, осуществляющими депозитарное хранение и использование архивных документов.

3.14. Содействует федеральным архивным учреждениям в приобретении документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности.

3.15. Участвует совместно с Отделом международных связей в выявлении и приобретении архивных документов, находящихся за рубежом и представляющих интерес для пополнения Архивного фонда Российской Федерации.

3.16. Участвует совместно с другими структурными подразделениями Росархива в комплексных и тематических проверках федеральных архивных учреждений; по согласованию с руководителями органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, осуществляет ознакомление с состоянием архивного дела в государственных архивах субъектов Российской Федерации и оказание им методической помощи.

3.17. Принимает участие в определении номенклатуры платных работ и услуг, оказываемых подведомственными Росархиву федеральными государственными учреждениями, юридическим и физическим лицам по профильным отделу направлениям деятельности.

3.18. Участвует в разработке основных направлений и тематики научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения и археографии, формировании плана-заказа на разработку научно-исследовательских проблем (тем), а также организации деятельности научно-методических советов (НМС) архивных учреждений федеральных округов; рассматривает и дает заключения на проекты координационных планов, методических программ, методических разработок по профильным отделу направлениям деятельности; совместно с Отделом обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий организует их внедрение; организует работу по приемке результатов научно-исследовательских работ по профильным отделу направлениям деятельности.

3.19. Участвует в подготовке и работе конференций, совещаний, семинаров, проводимых Росархивом, а также архивными, научными и другими учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.20. Совместно с другими подразделениями Росархива принимает участие в организации и проведении конкурсов научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, рассмотрении работ, выдвинутых на конкурсы по профильным отделу направлениям деятельности.

3.21. Готовит и оперативно представляет информацию для официального Интернет-сайта Росархива по профильным отделу направлениям.

3.22. Организует в соответствии с утвержденным планом работу Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) при Росархиве; обеспечивает своевременное представление и рецензирование документов, поступающих на рассмотрение ЦЭПК.

3.23. Участвует в установленном порядке в осуществлении международных связей Росархива во взаимодействии с архивными учреждениями государств - участников Содружества Независимых Государств, в том числе в подготовке проектов договоров по международному сотрудничеству; готовит материалы по профильным отделу направлениям деятельности в связи с участием Росархива в работе международных организаций по архивному делу.

3.24. Вносит на рассмотрение коллегий Росархива и Минкультуры России вопросы, относящиеся к компетенции отдела, готовит необходимые материалы к обсуждению.

3.25. Принимает участие в разработке проектов программ, учебных планов, методических документов по повышению деловой квалификации работников делопроизводственных подразделений федеральных органов исполнительной власти, федеральных архивных учреждений и архивных учреждений субъектов Российской Федерации, в организации и проведении стажировок, других мероприятий по повышению квалификации по вопросам, входящих в компетенцию отдела.

3.26. Изучает и распространяет передовой опыт работы архивных учреждений России и зарубежных архивов, внедряет рациональные формы и методы работы по профильным отделу направлениям деятельности.

3.27. Подготавливает предложения к проектам планов основных мероприятий и командировок Росархива.

3.28. Принимает участие совместно с Отделом правовой и кадровой работы в подборе кадров отдела.

3.29. Консультирует работников аппарата Росархива, федеральных архивных учреждений, рассматривает заявления, жалобы и предложения граждан по профильным отделу направлениям деятельности, принимает меры к устранению недостатков.

4. Права отдела

Отделу предоставляется право по поручению и (или) согласованию с начальниками управлений Росархива:

4.1. Получать от других структурных подразделений Росархива, подведомственных ему федеральных государственных учреждений материалы, необходимые для выполнения функций отдела.

4.2. Запрашивать в установленном порядке от федеральных архивных учреждений сведения об их работе в области комплектования и экспертизы ценности документов.

4.3. Вносить предложения о заслушивании представителей федеральных органов исполнительной власти и организаций по вопросам работы их архивов.

4.4. Во взаимодействии с Федеральной службой по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия представлять Росархив в архивных и делопроизводственных службах федеральных органов исполнительной власти и организаций; в установленном порядке направлять работников отдела в федеральные архивные учреждения и архивные учреждения субъектов Российской Федерации для выполнения соответствующих профилю отдела служебных функций.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.6. Готовить в установленном порядке указания, рекомендации федеральным архивным учреждениям, проекты рекомендаций государственным и муниципальным архивам по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.7. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов других структурных подразделений Росархива, федеральных архивных учреждений для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела.

4.8. Осуществлять в установленном порядке деловые связи с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, Советом директоров федеральных архивов, Российским обществом историков-архивистов, научными, общественными и иными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.9. Привлекать в установленном порядке для проработки вопросов, входящих в компетенцию отдела, отнесенных к сфере деятельности Росархива, научные и иные организации, ученых и специалистов.

4.10. Давать в пределах своей компетенции юридическим и физическим лицам разъяснения по вопросам, входящим в компетенцию отдела, отнесенным к сфере деятельности Росархива.

4.11. В целях реализации полномочий Росархива в установленной сфере деятельности оказывать методическую помощь уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственным и муниципальным архивам в организации их работы по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5. Организация работы отдела

5.1. Отдел возглавляет заместитель начальника Управления комплектования, организации услуг и автоматизированных архивных технологий - начальник Отдела комплектования (далее - начальник отдела), назначаемый и освобождаемый от должности Руководителем Росархива по представлению начальника Управления комплектования, организации услуг и архивных технологий с обсуждением на коллегии Росархива.

Начальник отдела имеет двух заместителей по основным направлениям деятельности отдела, назначаемых и освобождаемых от должности Руководителем Росархива по представлению начальника Управления комплектования, организации услуг и архивных технологий и отдела без обсуждения на коллегии Росархива.

5.2. Начальник отдела в пределах своей компетенции:

- организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и исполнительской дисциплины;

- принимает участие в работе совещательных органов Росархива;

- взаимодействует с другими структурными подразделениями Росархива;

- вносит предложения о назначении на должность и об освобождении от должности работников отдела, о возложении обязанностей на период временного отсутствия другого работника, о направлении на повышение квалификации;

- распределяет обязанности между своими заместителями и работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, присвоении классных чинов государственной гражданской службы;

- представляет Росархив по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела;

- осуществляет иные функции и полномочия, устанавливаемые Регламентом Росархива и поручениями Руководителя Росархива или заместителей Руководителя, а также начальником Управления комплектования, организации услуг и архивных технологий.

5.3. Отдел осуществляет свою деятельность на основе годовых планов Росархива.

5.4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями Росархива, федеральными архивными учреждениями, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в сотрудничестве с Российским обществом историков-архивистов, научными, общественными и иными организациями.

5.5. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием Росархива в соответствии с задачами и объемом выполняемых отделом работ.

Работники отдела назначаются на должность приказом Руководителя Росархива по представлению начальника отдела и согласованию с начальником Управления комплектования, организации услуг и архивных технологий.

5.6. Служебная деятельность работников отдела осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе, Положением о Росархиве, Регламентом Росархива, настоящим Положением и должностными регламентами.