Приложение 3. Правила отправки статистического отчета электронной почтой

Приложение 3

Правила отправки статистического отчета электронной почтой

1. Информация должна быть представлена отдельным файлом в формате MS Word (можно в формате RTF) или MS Excel.

2. Имя файла должно соответствовать названию сводки.

Например, profosv.rtf для формы ПРОФО.

3. В поле "Тема" электронного письма должен быть указан вид информации (Отчет2008), через пробел номер и наименование региона, причем название региона записывается после его номера, соединяясь символом подчеркивания.

Например: 24_Красноярский_край.

Далее после пробела следует название сводки в соответствии с его обозначением в титульном листе сводки.

Например: 24_Красноярский_край ПРОФО

4. В тексте письма можно еще раз перечислить название региона и названия предаваемых сводок. Обязательно в тексте письма следует указать фамилию, имя, отчество лица, отвечающего за передаваемые сведения, и телефон для связи с ним.

Это необходимо в случае обнаружения ошибок, возникающих при передаче данных, или невозможности почитать текст передаваемой сводки.

5. Необходимо передавать также фамилию, имя, отчество и телефон для связи лица, которое подготавливало и передавало электронное сообщение или того лица, которое будет принимать ответ-подтверждение о приеме. При выполнении этого требования отдел статистики уведомит отправителя о получении сообщения.

Пример текста письма: 24_Красноярский_край ПРОФО

ответственный Иванов Иван Иванович т. (222) 22-22-22

передал Петров Петр Петрович т. (222) 11-11-11

6. Если отчет состоит из нескольких файлов или необходимо уменьшить размер передаваемых данных, прикрепляемый файл может быть заархивирован. В этом случае желательно использовать форматы архива .rar или .zip.

7. Если у Вас имеется какая-либо дополнительная информация, замечания по статистической форме, просьбы, предложения и т.д., это можно записать в тексте письма после указанной информации. Любое сообщение будет внимательно рассмотрено.