Приложение. Временная инструкция по согласованию проектов исходящих и внутренних документов в аппарате Федерального агентства по обустройству государственной границы РФ

Приложение
к приказу Федерального агентства
по обустройству государственной границы РФ
от 21 мая 2008 г. N 43

Временная инструкция
по согласованию проектов исходящих и внутренних документов в аппарате федерального агентства по обустройству государственной границы Российской Федерации

I. Общие положения

1.1. Настоящая Временная инструкция по согласованию проектов исходящих и внутренних документов в аппарате Федерального агентства по обустройству государственной границы Российской Федерации (далее по тексту - Инструкция и Агентство) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года N 536 и Положением о Федеральном агентстве по обустройству государственной границы Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2007 года N 734.

1.2. Инструкция разработана в целях организации процесса согласования проектов исходящих и внутренних документов (далее по тексту - проекты документов) в аппарате Агентстве, повышения его эффективности.

1.3. Положения Инструкции распространяются на все этапы подготовки, прохождения и согласования проектов документов в аппарате Агентства.

Подготовка, прохождение и согласование проектов документов в аппарате Агентства осуществляются с применением системы электронного документооборота (далее по тексту - СЭДО).

1.4. Ответственность за соблюдение порядка согласования проектов исходящих и внутренних документов в аппарате Агентства возлагается на заместителей руководителя, помощника (советников) руководителя, начальников управлений, отделов.

Заместитель руководителя, помощник (советник) руководителя, начальник управления, отдела определяет сотрудника (сотрудников), ответственного за согласование проекта документа, который обеспечивает учет, анализ, экспертизу, прохождение, подготовку к согласованию и оформление согласования проектов документов в установленные сроки, информирует заместителя руководителя, помощника (советника) руководителя, начальника управления, отдела о ходе согласования.

При уходе сотрудника, ответственного за согласование проекта документа в отпуск, убытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него на согласовании документы в неотложном порядке по указанию заместителя руководителя, помощника (советника) руководителя, начальника управления, отдела передаются другому сотруднику с изменением резолюции в СЭДО.

1.5. Настоящая Инструкция не распространяется на порядок согласования проектов документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

II. Оформление согласования проекта документа

2.1. Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

2.2. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем структурного подразделения, в котором готовился проект документа.

2.3. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Гриф согласования документа состоит из слова согласовано, должности лица, с которым согласован документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

                                                     Согласовано

                                              Начальник Управления делами

                                                       Подпись

                                                    О.И. Киселев

                                                        Дата

2.4. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

                                                        Согласовано

                                                     Письмо Росграницы

                                                от 05.04.2008 N АЗ-260/02

или

                                                        Согласовано

                                                          Протокол

                                                  совещания у заместителя

                                                  руководителя Росграницы

                                                        А.И. Башкова

                                                     от 05.04.2008 N 10

2.5. Согласование проекта документа может оформляться визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:

Начальник Управления делами

Подпись        О.И. Киселев

Дата

2.6. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа.

На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

2.7. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник Управления делами

Подпись        О.И. Киселев

Дата

2.8. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

2.9. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

2.10. Допускается оформление виз к документу на отдельном листе согласования (приложение)

Лист согласования подлежит сохранению и приобщается исполнителем в дело вместе с документом и является неотъемлемой частью документа.

2.11. Допускается, по усмотрению исполнителя, полистное визирование документа и его приложения.

2.12. Согласование структурными подразделениями актов, предусмотренных разделом III настоящей Инструкции, осуществляется в обязательном порядке на листе согласования установленного образца.

III. Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов

3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

3.1.1. Разработка проектов федеральных законов (законопроектов) осуществляется Агентством в соответствии с принимаемыми Правительством Российской Федерации программами и планами законопроектной деятельности, а также в инициативном порядке.

3.1.2. Законопроект вносится в Правительство Российской Федерации Агентством, в случае если оно является головным исполнителем по законопроекту, с приложением следующих сопроводительных материалов:

пояснительной записки, содержащей изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта;

финансово-экономического обоснования принимаемых решений (в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);

перечня актов федерального законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с данным законом;

заключения Министерства юстиции Российской Федерации о соответствии законопроекта законодательству Российской Федерации;

в случае, если объем законопроекта более 5 страниц - текста законопроекта в электронной форме (Текстовый редактор Microsft Word версии от 0.6 и выше) на дискете 3,5 дюйма.

3.1.3. Законопроект, представляемый в Правительство Российской Федерации, должен быть завизирован руководителем, или лицом, исполняющим его обязанности, Министром юстиции Российской Федерации или его заместителем, в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителями других заинтересованных органов и организаций.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

3.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

3.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации производятся Агентством в соответствии с порядком, устанавливаемым Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

3.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом, за подписью руководителя, содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем он согласован. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

3.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.

3.2.4. Согласование проектов актов Президента Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части. Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект акта Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

3.2.5. Руководителем или лицом, исполняющим его обязанности, визируются:

проекты актов Президента Российской Федерации, разработанные Агентством;

проекты актов Президента Российской Федерации, разработанные другими федеральными органами исполнительной власти.

Проекты актов Президента Российской Федерации, разработанные Агентством и содержащие задания или поручения другим федеральным органам исполнительной власти, необходимо согласовать или завизировать с их руководителями.

Проекты актов Президента Российской Федерации, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в федеральной собственности, подлежат обязательному согласованию с Министерством экономического развития Российской Федерации, а находящихся на балансе Управления делами Президента Российской Федерации, - с Управлением делами Президента Российской Федерации.

Проекты актов Президента Российской Федерации, имеющих нормативный характер, подлежат обязательному согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.

3.2.6. Проекты актов Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту акта Президента Российской Федерации соответствующих связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации.

3.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

3.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производится Агентством в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

3.3.2. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся в Правительство РФ руководителем Агентства.

3.3.3. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме указывается основание внесения проекта, существо вопроса, сведения о согласовании проекта. В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

3.3.4. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 5, ст. 615).

Если подготовляемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

3.3.5. Проекты актов Правительства Российской Федерации подлежат согласованию, которое оформляется визой, проставляемой на оборотной стороне последнего листа подлинника акта в нижней его части.

Проекты актов Правительства Российской Федерации в обязательном порядке должны визироваться руководителем при представлении проекта и в случае, если в акте предусматриваются поручения Агентству, также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.

Проекты актов Правительства Российской Федерации нормативного характера подлежат согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации после их согласования с заинтересованными органами и организациями.

Проекты актов Правительства Российской Федерации, предусматривающие расходы за счет средств федерального бюджета, подлежат согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.

При наличии у лица, визирующего проект акта Правительства Российской Федерации, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечания) визирующего по проекту акта, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту акта.

Если в ходе проработки или согласования проекта акта Правительства Российской Федерации в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект акта Правительства Российской Федерации внесены уточнения, не меняющие его сущности (определяется руководителем структурного подразделения-исполнителя).

3.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов Агентства

3.4.1. Нормативные правовые акты издаются Агентством в пределах его компетенции в соответствии с Положением об Агентстве в виде приказов и распоряжений.

3.4.2. Издание нормативных правовых актов Агентства в виде писем и телеграмм не допускается.

3.4.3. Порядок подготовки и оформления нормативных правовых актов устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. N 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 33, ст. 3895), Регламентом Агентства, разрабатываемым на основании Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), и Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233).

IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Приказ

4.1.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Агентства.

Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения и подведомственные организации на основании поручений руководителя и заместителей руководителя, либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел государственной службы и кадров Управления делами (далее - отдел государственной службы и кадров) на основании соответствующих представлений.

Приказы подписываются руководителем или лицом, исполняющим его обязанности.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов, за исключением кадровых, возлагается на общий отдел Управления делами.

4.1.2. Проекты приказов визируются:

1) исполнителем;

2) руководителем структурного подразделения, внесшим проект;

3) руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;

4) заместителем руководителя Агентства, курирующим структурное подразделение - автора проекта приказа;

5) исполнителем в Управлении правового обеспечения, проводившим правовой анализ и юридическую экспертизу проекта;

6) начальником Управления правового обеспечения (лицом, исполняющим его обязанности);

7) начальником Контрольного управления;

8) начальником общего отдела Управления делами или его заместителем;

9) начальником Управления делами;

10) статс-секретарем - заместителем руководителя Агентства.

4.1.3. Возражения, возникающие при согласовании, излагаются в прилагаемой к проекту справке.

4.1.4. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

4.1.5. Проекты приказов перед представлением на подпись руководителю визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

4.1.6. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

4.1.7. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

4.1.8. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

4.2. Положение, правила, инструкция

4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Агентства.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

4.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

4.2.3. Проекты положений, правил, инструкций визируются:

1) исполнителем;

2) руководителем структурного подразделения, внесшим проект;

3) руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;

4) исполнителем в Управлении правового обеспечения, проводившим правовой анализ и юридическую экспертизу проекта;

5) начальником Управления правового обеспечения (лицом, исполняющим его обязанности);

6) начальником Контрольного управления;

7) начальником общего отдела Управления делами или его заместителем;

8) начальником Управления делами;

9) статс-секретарем - заместителем руководителя Агентства.

4.3. Протокол

4.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями и другими организациями, на которые возложена их подготовка, в следующие сроки:

в обычном порядке - не позднее 5 дней до даты, предусмотренной соответствующим планом работы;

в срочном порядке - не позднее 2 дней до даты, предусмотренной соответствующим планом работы.

Справки подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей.

Записи во время совещания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря совещания и сотрудников структурных подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 2 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку.

4.4. Служебные письма

4.4.1. Служебные письма Агентства готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как ответы федеральных агентств и федеральных служб на поручения министерств;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Агентства;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

как инициативные письма.

4.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.4.3.1. Проекты писем за подписью руководителя визируются:

исполнителем;

руководителем структурного подразделения, внесшим проект;

руководителями структурных подразделений - соисполнителей;

начальником (заместителем начальника) Управления правового обеспечения;

начальником общего отдела Управления делами или его заместителем;

заместителем руководителя Агентства, курирующим структурное подразделение - автора проекта писем;

статс-секретарем - заместителем руководителя Агентства.

4.4.3.2. Проекты писем за подписью статс-секретаря - заместителя руководителя визируются:

исполнителем;

руководителем структурного подразделения, внесшим проект;

руководителями структурных подразделений - соисполнителей;

начальником (заместителем начальника) Управления правового обеспечения;

начальником общего отдела Управления делами или его заместителем;

заместителем руководителя Агентства, курирующим структурное подразделение - автора проекта писем.

4.4.3.3. Проекты писем за подписью заместителей руководителя визируются:

исполнителем;

руководителем структурного подразделения, внесшим проект;

руководителями структурных подразделений - соисполнителей.

4.4.3.4. Проекты писем за подписью руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений визируются:

исполнителем;

начальником отдела структурного подразделения, внесшим проект;

руководителями (заместителями руководителя) структурных подразделений - соисполнителей.

V. Порядок согласования внутренних документов

5.1. К внутренним документам относятся служебные и докладные записки, информационные и аналитические материалы, справки и т.п.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

5.2. Передача внутренних документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в СЭДО.