Приложение. Положение об Архиве Федерального агентства по обустройству государственной границы РФ

Приложение
к приказу Федерального агентства
по обустройству государственной границы РФ
от 24 февраля 2009 г. N 22

Положение об Архиве
Федерального агентства по обустройству государственной границы Российской Федерации

I. Общие положения

1.1. Документы Федерального агентства по обустройству государственной границы Российской Федерации (далее по тексту - Агентство), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, являются собственностью Российской Федерации, относятся к Архивному фонду Российской Федерации и подлежат хранению в Государственном архиве Российской Федерации.

До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах, установленных законодательством Российской Федерации по архивному делу, хранятся в Агентстве.

1.2. Агентство обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в его деятельности, своевременную передачу документов на постоянное хранение в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Агентства.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Агентства несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В Агентстве для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, а также документов по личному составу, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче в Государственный архив Российской Федерации создается Архив.

1.4. Архив Агентства входит в состав отдела делопроизводства (далее - общий отдел) Управления делами и делопроизводства Агентства (далее - Управление делами).

1.5. В своей работе Архив руководствуется законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, правовыми актами Агентства, методическими документами Федерального архивного агентства, рекомендациями Государственного архива Российской Федерации, настоящим Положением.

1.6. Положение об Архиве Агентства утверждается приказом Агентства по согласованию с Федеральным архивным агентством.

1.7. Архив работает по планам, утверждаемым ежегодно начальником общего отдела Управления делами, отчитывается перед ним о своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью Архива осуществляет начальник общего отдела Управления делами.

1.9. Архив в своей деятельности взаимодействует с Федеральным архивным агентством и Государственным архивом Российской Федерации.

II. Состав документов

Архив хранит:

2.1. законченные делопроизводством документы постоянного хранения Агентства;

2.2. документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности Агентства;

2.3. документы по личному составу;

2.4. страховой фонд особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, микрофотокопии и другие копии документов, необходимые для практической работы Агентства;

2.5. научно-справочный аппарат к документам Архива.

III. Основные задачи и функции

3.1. Основными задачами Архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в Архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архива в Государственный архив Российской Федерации с соблюдением правил, установленных специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений Агентства.

3.1.5. Внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств организационной техники и компьютеров.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами Архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Разрабатывает и согласовывает с Государственным архивом Российской Федерации графики представления описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации и передачи документов Архива на постоянное хранение.

3.2.2. В соответствии с графиком, утвержденным начальником общего отдела Управления делами, принимает документы структурных подразделений Агентства, оформленные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством, не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством.

3.2.3. Осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых на хранение дел; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия дел.

3.2.4. Осуществляет выявление и учет особо ценных дел и документов.

3.2.5. Организует работу по созданию и хранению страхового фонда особо ценных дел и документов и ведет учет этого фонда.

3.2.6. Составляет и представляет не позднее чем через 4 года после завершения делопроизводством сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения, по личному составу и долговременного (свыше 10 лет) хранения на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Агентства и Экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации.

3.2.7. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в Архиве делам и документам на уровне требований, обеспечивающих его преемственную связь с научно-справочным аппаратом Государственного архива Российской Федерации.

3.2.8. Информирует сотрудников Агентства о составе и содержании документов Архива, осуществляет выявление документов.

3.2.9. Выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов для служебного и научного использования.

3.2.10. Исполняет запросы организаций и граждан по вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки.

3.2.11. Ведет учет использования документов, хранящихся в Архиве.

3.2.12. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве, представляет на рассмотрение Центральной Экспертной комиссии Агентства описи на дела, подлежащие хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения.

3.2.13. Оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Агентства.

3.2.14. Оказывает структурным подразделениям Агентства методическую помощь в составлении номенклатур дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве и хранение их в структурных подразделениях Агентства.

3.2.15. Участвует в разработке нормативно-методических документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве Агентства.

3.2.16. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников структурных подразделений Агентства, ответственных за делопроизводство.

3.2.17. Проводит мероприятия (совещания, семинары и т.п.) по внедрению нормативных и методических пособий по архивному делу и делопроизводству в структурных подразделениях Агентства.

3.2.18. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Государственный архив Российской Федерации документы Архивного фонда Российской Федерации и страховые копии особо ценных дел и документов.

3.2.19. Ежегодно представляет в Государственный архив Российской Федерации сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

IV. Права

Для выполнения возложенных задач и функций Архив имеет право:

4.1. Представлять вышестоящему руководству материалы по вопросам, входящим в компетенцию Архива.

4.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Агентства.

4.3. Запрашивать от структурных подразделений Агентства сведения, необходимые для работы Архива.

4.4. Рассматривать и согласовывать нормативные документы по вопросам организации архивного дела в Агентстве.

4.5. Изучать состав документов, образующихся в процессе текущей деятельности Агентства; проверять правильность формирования дел в соответствии с номенклатурой в структурных подразделениях, организацию работы с документами и их сохранность на рабочих местах, добиваться устранения отмеченных недостатков.

V. Штат Архива

5.1. Для обеспечения деятельности Архива назначается ответственный сотрудник общего отдела Управления делами.

VI. Ответственность

6.1. Ответственный сотрудник общего отдела несет ответственность за выполнение возложенных на Архив задач и обязанностей.

6.2. Обязанности и ответственность ответственного сотрудника общего отдела определяется должностным регламентом, утвержденным в установленном порядке.