Приложение. Положение о ведомственной электронной почте ФАС России

Приложение
к приказу Федеральной антимонопольной службы
от 30 сентября 2009 г. N 650

Положение о ведомственной электронной почте ФАС России

1. Общие положения

Настоящее положение разработано в целях обеспечения информационного взаимодействия с использованием электронной почты в центральном аппарате ФАС России и территориальных органах ФАС России.

Настоящее положение устанавливает правила создания, использования, удаления адресов электронной ведомственной почты; правила использования электронной переписки в деятельности ФАС России.

Данное положение распространяется на всех сотрудников ФАС России, включая центральный аппарат ФАС России и территориальные органы ФАС России.

2. Создание, использование и удаление ведомственной электронной почты

2.1. Создание адреса ведомственной электронной почты ФАС России. Адрес ведомственной электронной почты (персональный адрес), создается для каждого сотрудника ФАС России после зачисления сотрудника в штат, для каждого территориального управления и управления центрального аппарата ФАС России (адрес подразделения), а также для пресс-секретарей территориальных органов ФАС России. Персональный адрес электронной почты создается ответственным исполнителем управления информационных технологий ЦА ФАС России на основании предоставления служебной записки руководителя подразделения ЦА ФАС России или письма руководителя ТО ФАС России в управление информационных технологий ЦА ФАС России (приложение N 1 к Положению о ведомственной электронной почте ФАС России) в трехдневный срок с момента получения такой записки или письма.

Персональный адрес ведомственной электронной почты содержит в своем написании фамилию и инициалы сотрудника ФАС согласно правилам транслитерации: отображения российских имен на английском языке (приложение N 2 к Положению о ведомственной электронной почте ФАС России) и номер территориального органа. При создании персональных адресов для сотрудников центрального аппарата ФАС России номер территориального органа в персональный адрес не включается. После создания учетной записи электронной почты, сгенерированный на почтовом сервере адрес, логин и пароль к новому почтовому ящику автоматически передается ответственному исполнителю управления информационных технологий центрального аппарата ФАС России или системному администратору (в территориальных органах ФАС России по защищенному каналу связи "VIP net" или курьером). Пароль к почтовому ящику также является паролем для авторизации на внутреннем портале ФАС России.

Адреса структурных подразделений создаются единовременно и могут изменяться в случае корректировки штатно-должностной структуры центрального аппарата ФАС России.

Для территориальных органов ФАС России помимо общего адреса управления создается адрес электронной почты для пресс-секретаря, имеющий вид pressto*@fas.gov.ru, где "*" - номер территориального управления. Данный адрес предназначен для ведения переписки пресс-секретаря территориального управления (сотрудника, ответственного за связи со средствами массовой информации) с представителями прессы, а также пресс-службой центрального аппарата ФАС России.

Настройка программы работы с электронной почтой на автоматизированном рабочем месте сотрудника производится сотрудником управления информационных технологий (в центральном аппарате ФАС России) или системным администратором (в территориальных органах ФАС России) после получения автоматически сгенерированного почтовым сервером уведомления (письма) о создании учетной записи электронной почты. Инструкции по настройке почтовых клиентов приведены в приложении N 3 к Положению о ведомственной электронной почте ФАС России.

2.2. Использование адреса ведомственной электронной почты ФАС России.

Адрес ведомственной электронной почты используется для ведения служебной переписки между сотрудниками ФАС России, а так же# для взаимодействия с представителями организаций и гражданами в процессе осуществления деятельности ФАС России.

Адрес ведомственной электронной почты сотрудника ФАС России указывается в качестве контактной информации на документах (бумажных и электронных), на сайтах ФАС России, на визитных карточках сотрудников ФАС России и используется как официальный канал обмена информации.

При этом при необходимости указания адреса электронной почты в нормативных актах и иных официальных документах следует использовать адрес электронной почты структурного подразделения ЦА ФАС России или ТО ФАС России. Использование в таких документах персонального адреса ведомственной электронной почты недопустимо.

Все адреса ведомственной электронной почты находятся в домене fas.gov.ru. Использование в качестве ведомственной электронной почты адресов электронной почты, находящихся в других доменных зонах не допускается.

Использование адреса ведомственной электронной почты в личных целях не допускается.

2.3. Удаление адреса ведомственной электронной почты ФАС России.

Адрес ведомственной электронной почты сотрудника ЦА ФАС России удаляется после увольнения сотрудника из ФАС России, на основании обходного листа, предоставленного в управление информационных технологий центрального аппарата ФАС России.

Удаление адреса ведомственной электронной почты сотрудника центрального аппарата ФАС России происходит в срок не более 2 рабочих дней с момента увольнения сотрудника. Сохранение персональных адресов уволенных сотрудников не допускается.

При увольнении сотрудника из территориального управления ФАС России, ответственное лицо (сотрудник отдела кадров) обязано в трехдневный срок уведомить об этом управление информационных технологий центрального аппарата ФАС России - необходимо сообщить Ф.И.О. и адрес электронной почты уволившегося сотрудника. Уведомление необходимо направлять по факсу либо на адрес электронной почты uvolen@.fas.gov.ru.

Количество выделяемых почтовых адресов ограничено штатным расписанием территориального органа ФАС России.

3. Правила ведения электронной переписки внутри ФАС России

3.1. Легитимность электронной ведомственной переписки.

Электронная переписка между сотрудниками ФАС России в рамках ведомственной электронной почты приравнивается к отправке бумажной корреспонденции, за исключением случаев оформления документов, требующих по закону наличия печати и личной подписи руководителя, и не требует дублирования на бумажном носителе.

Письма, полученные от сотрудников ФАС России в рамках электронной ведомственной переписки не должны быть оставлены без ответа. Срок ответа на полученные письма в рамках электронной ведомственной переписки не должен превышать 2 рабочих дней.

3.2. Переписка между сотрудниками центрального аппарата и территориальных органов ФАС России.

3.2.1. Сотрудники центрального аппарата ФАС России и территориальных органов ФАС России в праве# в процессе своей рабочей деятельности вести переписку по электронной почте за исключением случаев направления в территориальные органы поручений и запросов информации, связанных с осуществлением контроля и надзора за соблюдением законодательства.

3.2.2. Направлять в территориальные органы поручения и запросы информации, связанные с осуществлением контроля и надзора за соблюдением законодательства в установленной сфере деятельности могут только Руководитель ФАС России и его заместители (далее - руководство). Данные письма регистрируются в канцелярии ФАС России и могут быть направлены как по каналам обычной почтовой связи, так и по электронной почте с адреса структурного подразделения - исполнителя письма. Отправка запросов и поручений руководства с персональных адресов электронной почты не допускается.

При отправке запросов информации и поручений руководства в территориальные органы ФАС России по электронной почте обязательно указание исходящего номера данного документа.

Допускается направление структурными подразделениями центрального аппарата ФАС России в территориальные органы ФАС России по электронной почте методических рекомендаций, утвержденных руководством ФАС России, а также справочных материалов и иной информации, не требующей обязательного ответа по существу.

3.2.3. Письма из центрального аппарата ФАС России в территориальные органы ФАС России, направленные с нарушением пунктов 3.2.1.-3.2.2 настоящего Положения не являются обязательными к исполнению территориальными органами ФАС России. Сотрудники центрального аппарата ФАС России, допустившие отправку писем в территориальные органы ФАС России с нарушением указанных выше требований несут персональную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2.4. Управление государственной службы, финансовое управление, административное управление и управление информационных технологий центрального аппарата ФАС России вправе в рамках выполнения своих функций, не касающихся контроля и надзора за соблюдением законодательства, вести переписку по электронной почте с сотрудниками, отвечающими за соответствующие направления в территориальных органах ФАС России.

3.3. Правила оформления ведомственной электронной переписки.

Все электронные письма в рамках электронной ведомственной переписки должны содержать следующие параметры:

- имя и адрес отправителя письма (формируется автоматически);

- дата и время отправки письма (формируется автоматически);

- тема сообщения (формируется автором письма);

- текст сообщения (формируется автором письма);

- автоматическая подпись автора письма (создается при настройке программы работы с электронной почтой). Автоматическая подпись должна содержать: фамилию, имя, отчество владельца адреса, его должность, название подразделения в котором он работает, номер служебного телефона и адрес служебной электронной почты.

При ведении электронной ведомственной переписки не допускается:

- использование шаблонов электронных писем, замедляющих скорость прохождения электронных писем из-за содержания больших графических файлов;

- использование сложных и нестандартных шрифтов в тексте письма.

3.3.1. Объем почтовых отправлений и электронного почтового ящика сотрудника.

Запрещается пересылка по электронной ведомственной почте вложений (файлов) объемом более 6 Мбайт. Письма, превышающие данный объем будут задерживаться и фильтроваться на сервере. Стандартный объем почтового ящика составляет не более 100 Мб, в соответствии с порядком распределения почтовых ящиков для сотрудников ФАС России (п. 5 настоящего Положения). Для поддержания работоспособности электронного почтового ящика, каждый сотрудник должен ежедневно (по рабочим дням) осуществлять получение почты с почтового сервера ФАС России. При отсутствии на рабочем месте сотрудник ЦА ФАС России может получить удаленный доступ к персональному почтовому ящику по адресу: http://mail.fas.gov.ru/src/login.php.

В случае переполнения почтового ящика на сервере, адрес сотрудника будет временно "заблокирован", а получение писем - приостановлено. Приостановка получения писем и "блокирование" адреса сотрудника происходит автоматически. Разблокирование почтового ящика осуществляется ответственным исполнителем управления информационных технологий центрального аппарата ФАС России на основании письменного обращения пользователя электронной почты в срок не более 2 дней со дня обращения.

4. Сохранение конфиденциальной и секретной информации в рамках электронной ведомственной переписки

В рамках электронной ведомственной переписки не допускается отправка сведений, составляющих коммерческую, служебную тайну и иную охраняемую законом тайну, полученных ФАС России при осуществлении своих полномочий, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.

5. Порядок распределения емкости почтовых ящиков для сотрудников ФАС России

N	Почтовые ящики	Емкость в мегабайтах
1	Руководитель, заместители Руководителя, помощники Руководителя, начальники управлений, заместители начальников управлений, начальники отделов, заместители начальников отдела, секретари, почтовые ящики управлений и отделов.	300
2	Почтовые ящики ТО, руководителей ТО, секретарей.	300
3	Все пользователи почтового сервера не подпадающие под вышеуказанные группы.	100

Начальник Управления ЦА ФАС России или ТО ФАС России