Приложение N 1. Положение о Центральном архиве ФМС РФ

Приложение N 1
к приказу Федеральной миграционной службы
от 14 августа 2009 г. N 198

Положение о Центральном архиве ФМС России

I. Общие положения

1. Настоящее Положение регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов Федеральной миграционной службы*(1).

2. Центральный архив ФМС России является структурным подразделением Управления делами ФМС России на правах отдела*(2).

3. В Центральном архиве хранятся документы, образующиеся в деятельности ФМС России, которые имеют историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, находятся в федеральной собственности и, после истечения срока депозитарного хранения, подлежат постоянному хранению в соответствующих государственных архивах.

4. Центральный архив хранит документы центрального аппарата Службы и подразделений, непосредственно подчиненных ФМС России, осуществляет организационно-методическое руководство и контроль архивного дела в территориальных органах Службы, представительствах ФМС России за рубежом и организациях системы ФМС России, организует отбор, учет, использование, своевременную подготовку и передачу документов на постоянное хранение.

5. В своей деятельности Центральный архив руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела, ФМС России, МВД России, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве, методическими документами Росархива, Договором о сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов, находящихся в федеральной собственности, заключенным ФМС России и Росархивом, а также настоящим Положением.

6. Центральный архив имеет печать с изображением геральдического знака - эмблемы ФМС России со своим наименованием, а также необходимые в работе штампы и бланки со своим полным и сокращенным наименованием.

В необходимых случаях пользуется печатью ФМС России с воспроизведением изображения Государственного герба Российской Федерации.

7. Центральный архив работает по планам, утвержденным начальником Управления делами ФМС России или лицом, исполняющим его обязанности, и отчитывается перед ним о своей работе.

8. Реорганизация и ликвидация Центрального архива осуществляются в порядке, установленном законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами ФМС России.

II. Состав документов

Центральный архив хранит:

9. Законченные делопроизводством:

9.1. Документы постоянного хранения, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение.

9.2. Документы временного (свыше 10 лет) срока хранения.

9.3. Документы по личному составу.

10. Документы постоянного хранения ликвидированных подразделений Службы.

11. Страховой фонд копий особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, микрофотокопии и другие копии документов, необходимые для практической работы Службы.

12. Научно-справочный аппарат к документам архива.

III. Основные задачи и функции

13. Основными задачами Центрального архива являются:

13.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом II настоящего Положения.

13.2. Учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в архиве, создание научно-справочного аппарата к ним.

13.3. Подготовка и своевременная передача документов Центрального архива на постоянное хранение с соблюдением установленных правил.

13.4. Методическое руководство и контроль за работой архивов в системе ФМС России.

13.5. Контроль за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений центрального аппарата Службы.

14. В соответствии с возложенными на него задачами Центральный архив осуществляет следующие функции:

14.1. Разрабатывает и согласовывает с Государственным архивом Российской Федерации*(3) графики представления описей дел постоянного хранения на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) ГА РФ для передачи документов на постоянное хранение, после истечения сроков депозитарного хранения.

14.2. В соответствии с графиками принимает документы структурных подразделений центрального аппарата Службы, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом, не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством.

14.3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел, организует проверку их наличия не реже 1 раза в 5 лет.

14.4. Осуществляет выявление и учет особо ценных дел и документов;

14.5. Организует работу по созданию и хранению страхового фонда копий особо ценных дел и документов и ведет учет этих копий;

14.6. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Центральном архиве, составляет и представляет не позднее чем через 4 года после завершения дел делопроизводством сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения и акты об уничтожении документов, не подлежащих хранению, на рассмотрение ЦЭК ФМС России и на утверждение ЭПК ГА РФ.

14.7. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в Центральном архиве к# делам и документам (описи, каталоги, указатели и т.п.) на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом ГА РФ.

14.8. Организует использование документов

14.9. Выдает в установленном порядке для работы в читальном зале и во временное пользование дела и копии документов сотрудникам Службы и заинтересованным представителям органов законодательной, исполнительной, судебной власти Российской Федерации и иных организаций в целях служебного и научного использования.

14.10. Исполняет запросы учреждений, организаций, предприятий и заявления граждан о подтверждении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, консультирует организации и отдельные лица по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок.

14.11. Оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в территориальных органах ФМС России.

14.12. Устанавливает совместно с ЦЭК ФМС России и Управлением делами ФМС России порядок проведения экспертизы ценности документов в центральном аппарате Службы, готовит заключения на документы, представляемые на рассмотрение ЦЭК ФМС России.

14.13. Рассматривает и согласовывает номенклатуры дел, оказывает методическую помощь в их составлении, контролирует правильность формирования, оформления и хранения дел в территориальных органах ФМС России, представительствах ФМС России за рубежом, а также подготовку номенклатурных дел к передаче на государственное хранение.

14.14. Разрабатывает проекты нормативно-методических документов по архивному делу и принимает участие совместно с Управлением делами ФМС России в подготовке проектов нормативно-методических документов по делопроизводству.

14.15. Участвует совместно с Управлением делами ФМС России в организации и проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивов и служб документационного обеспечения управления в территориальных органах ФМС России, представительствах ФМС России за рубежом.

14.16. Проводит совместно с Управлением делами ФМС России мероприятия (совещания, семинары, инструктажи и т.д.) по внедрению нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству в территориальных органах ФМС России, представительствах ФМС России за рубежом.

14.17. Осуществляет проверки деятельности архивов (в том числе научно-технических) в территориальных органах ФМС России, представительствах ФМС России за рубежом, обобщает опыт работы архивов и готовит соответствующие предложения руководству Службы по улучшению архивного дела в системе ФМС России.

14.18. Оказывает методическую помощь в работе архивов системы ФМС России.

14.19. Подготавливает и в установленном порядке передает на постоянное хранение документы Архивного фонда Российской Федерации, после истечения сока# их депозитарного хранения.

14.20. Ежегодно представляет в Росархив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

14.21. Обеспечивает режим секретности и защиту секретных и служебных сведений от разглашения.

IV. Права и ответственность начальника Центрального архива

15. Центральный архив возглавляет начальник, назначаемый директором ФМС России.

16. Начальник Центрального архива имеет право:

16.1. Представлять в установленном порядке руководству Службы предложения по совершенствованию архивного дела в системе ФМС России.

16.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях центрального аппарата Службы, ее территориальных органах ФМС России, представительствах ФМС России за рубежом.

16.3. Давать в установленном порядке рекомендации структурным подразделениям центрального аппарата Службы, территориальным органам ФМС России, представительствам ФМС России за рубежом по вопросам, входящим в компетенцию Центрального архива.

16.4. Запрашивать от структурных подразделений центрального аппарата Службы, территориальных органов ФМС России, представительств ФМС России за рубежом и иных организаций системы ФМС России сведения и документы, необходимые для работы Центрального архива.

16.5. Рассматривать и согласовывать проекты нормативных и методических документов по вопросам организации архивного дела.

16.6. Выдавать за своей подписью по заявлениям граждан и запросам учреждений, организаций и предприятий архивные справки, копии и выписки из архивного фонда.

17. Начальник Центрального архива несет ответственность за выполнение возложенных на Центральный архив задач и функций, правильность и достоверность представляемых сведений.

18. Обязанности и ответственность работников Центрального архива определяются должностными инструкциями (регламентами).

______________________________

*(1) Далее - "Служба" или "ФМС России".

*(2) Далее - "Центральный архив".

*(3) Далее - "ГА РФ".