Приложение N 2. Положение о Центральной экспертной комиссии ФМС РФ

Приложение N 2
к приказу Федеральной миграционной службы
от 14 августа 2009 г. N 198

Положение о Центральной экспертной комиссии ФМС России

Общие положения

1. Центральная экспертная комиссия ФМС России*(1) создается в целях:

Организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений центрального аппарата Федеральной миграционной службы, подразделений, непосредственно подчиненных ФМС России, территориальных органов ФМС России, иных входящих в систему ФМС России организаций*(2), по отбору на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации;

Осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий территориальных органов ФМС России, иных входящих в систему ФМС России организаций.

2. ЦЭК является постоянно действующим совещательным органом ФМС России.

3. Решения ЦЭК вступают в силу после их утверждения директором ФМС России, а в необходимых случаях - после согласования с Федеральным архивным агентством.

4. ЦЭК образуется в составе председателя, 2 (двух) его заместителей, членов и секретаря комиссии. Персональный состав ЦЭК утверждается директором ФМС России из наиболее квалифицированных специалистов подразделений центрального аппарата ФМС России под председательством одного из заместителей директора ФМС России.

В состав комиссии (по согласованию) включается представитель Государственного архива Российской Федерации, имеющий соответствующий допуск к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну.

5. В своей деятельности ЦЭК руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела, ФМС России, МВД России, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве, методическими документами Росархива, Договором о сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов, находящихся в федеральной собственности, заключенного ФМС России и Росархивом, а также настоящим Положением.

Функции ЦЭК

6. ЦЭК осуществляет следующие функции:

6.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов постоянного и долговременного хранения, образующихся в процессе деятельности ФМС России;

6.2. Рассматривает предложения структурных подразделений центрального аппарата ФМС России и ее территориальных органов об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативными правовыми актами (приказ МВД России от 12 мая 2006 г. N 340 "Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности подразделений министерства, органов внутренних дел, учреждений, предприятий и организаций системы Министерства внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения"), а также решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами и в установленном порядке информирует о принятом решении.

Решения ЦЭК, об изменении сроков хранения отдельных видов документов, продлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, подлежат согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве до утверждения руководством Службы.

6.3. Осуществляет методическое руководство работой экспертных комиссий территориальных органов ФМС России.

6.4. Рассматривает предложения и оказывает методическую помощь территориальных органам ФМС России в проведении экспертизы ценности документов.

6.5. Рассматривает и дает рекомендации по подготовке проектов нормативных правовых актов ФМС России по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда Российской Федерации.

6.6. ЦЭК принимает решения о согласовании:

перечней документов, образующихся в процессе деятельности ФМС России, с указанием сроков их хранения;

примерных и типовых номенклатур дел;

описей дел постоянного срока хранения, образовавшихся в процессе деятельности ФМС России;

перечней проектов, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

описей на документы по личному составу;

описей дел долговременного хранения;

актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, образовавшихся в процессе деятельности ФМС России*(3);

актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

методических документов по проведению экспертизы ценности документов (рекомендации, памятки и др.).

6.7. После рассмотрения ЦЭК на согласование ЦЭПК при Росархиве представляются:

перечни документов, образующихся в процессе деятельности ФМС России, с указанием сроков их хранения;

примерные и типовые номенклатуры дел;

предложения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов.

6.8. Представляет на утверждение Экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации описи дел постоянного хранения управленческой документации.

7. Представляет на согласование экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации:

описи на документы по личному составу;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения.

Права ЦЭК

7. ЦЭК предоставляется право:

7.1. Запрашивать от структурных подразделений центрального аппарата Службы материалы, необходимые в работе ЦЭК.

7.2. Давать методические рекомендации экспертным комиссиям территориальных органов ФМС России о порядке отбора документов на хранение и к уничтожению.

7.3. Вносить на рассмотрение руководства Службы предложения по совершенствованию организации документационного обеспечения управления и архивной работы ФМС России.

7.4. Заслушивать отчеты представителей экспертных комиссий территориальных органов ФМС России об организации и проведении работы по отбору документов на хранение и к уничтожению, об условиях хранения и мерах по обеспечению сохранности документов архивного фонда Российской Федерации.

7.5. Требовать от начальников подразделений Службы розыска недостающих документов, подлежащих передаче на архивное хранение, представления письменных объяснений в случае их утраты или неисправимого повреждения.

7.6. Привлекать к работе в ЦЭК в качестве экспертов и консультантов специалистов подразделений центрального аппарата ФМС России, а также приглашать представителей Росархива.

Организация работы ЦЭК

8. ЦЭК работает во взаимодействии с Управлением делами ФМС России и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве.

9. ЦЭК работает по годовому плану, утверждаемому председателем этой комиссии.

10. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Заседание комиссии считается правомочным, если в нем принимает участие более половины ее состава.

11. Заседания комиссии оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем ЦЭК.

12. Решения комиссии принимаются простым большинством голосов. При разделении голосов поровну правом решающего голоса обладает председатель ЦЭК. Особые мнения отражаются в протоколе или в прилагаемой к нему справке.

13. Председатель комиссии:

- созывает ЦЭК, решает вопрос о привлечении к работе в комиссии экспертов и консультантов из структурных подразделений центрального аппарата ФМС России, а также при необходимости приглашает на ее заседания представителей Росархива;

- определяет повестку дня, дату и время заседания;

- организует работу по выполнению решений комиссии и контролю за их исполнением;

- информирует руководство Службы о деятельности ЦЭК и представляет на утверждение директору ФМС России решения комиссии.

14. Секретарь комиссии:

- осуществляет сбор предложений для включения в проект плана работы ЦЭК и в повестку для очередного заседания;

- осуществляет контроль за своевременностью представления материалов на рассмотрение комиссии, организует их размножение;

- обеспечивает членов ЦЭК, экспертов и консультантов необходимыми документами, информирует их о сроках проведения заседания;

- доводит решения ЦЭК до должностных лиц в части, их касающейся;

- ведет делопроизводство комиссии, организует хранение и использование ее документов, несет ответственность за их сохранность.

15. Поступающие на рассмотрение ЦЭК документы передаются секретарем членам комиссии, экспертам и консультантам. После изучения этих материалов эксперты и консультанты готовят заключения и в необходимых случаях лично докладывают о результатах своей работы на заседании ЦЭК.

Комиссия рассматривает представленные материалы и заключения, заслушивает экспертов и консультантов и выносит решение.

16. Акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению, рассматриваются комиссией только после утверждения описей для постоянного и долговременного хранения того же фонда за соответствующий хронологический период.

17. Решения ЦЭК об изменении сроков хранения отдельных видов документов, определении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, об одобрении примерных номенклатурных дел подлежат согласованию с Росархивом до утверждения руководством Службы.

______________________________

*(1) Далее - "ЦЭК" или "комиссия".

*(2) Далее - "Служба" или "ФМС России".

*(3) Рассматриваются Комиссией только после утверждения описей дел постоянного и долговременного хранения того же фонда за соответствующий хронологический период.