Приказ Министерства коммунального хозяйства РСФСР от 12 января 1971 г. N 13 "Об утверждении "Инструкции о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации" (документ не действует)

Приказ Министерства коммунального хозяйства РСФСР от 12 января 1971 г. N 13
"Об утверждении "Инструкции о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации"

Утверждаю разработанную Республиканским бюро технической инвентаризации Министерства "Инструкцию о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации".

Приказываю:

1. Министрам коммунального хозяйства АССР, начальникам управлений коммунального хозяйства край(обл)исполкомов, начальникам управлений жилищного хозяйства Московского, Калининского, Ростовского облисполкомов и Алтайского крайисполкома, начальникам бюро технической инвентаризации Мосгорисполкома и Ленгорисполкома ввести в действие вышеуказанную инструкцию во всех подведомственных бюро (группах) технической инвентаризации.

2. Производственному предприятию "Оргмашучет" (т. Бычков М.В.) до 1 апреля 1971 г. издать "Инструкцию о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации" тиражом 5 тыс. экземпляров и разослать наложенным платежом по разнарядке Республиканского бюро технической инвентаризации МКХ РСФСР.

Заместитель Министра

С. Ионов

Инструкция
о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации
(утв. Министерством коммунального хозяйства РСФСР 11 января 1971 г.)

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного приказа следует читать как "12 января 1971 г."

I. Общие положения

§ 1. Архив бюро технической инвентаризации предназначается для хранения учетно-оценочной и правоустанавливающей документации на объекты основных фондов жилищно-коммунального хозяйства.

§ 2. В целях обеспечения сохранности документации помещение архива должно быть изолированным, сухим и безопасным в противопожарном отношении. Оконные проемы архивохранилищ, расположенных ниже 3-го этажа, заделываются металлическими решетками. Входные двери целесообразно обивать железом с устройством запоров, а по окончании рабочего дня помещение архива опечатывать.

§ 3. Для размещения документации помещение архива оборудуется стеллажами с ячейками, высота которых должна обеспечивать вертикальное хранение дел (приложение N 1).

Для хранения алфавитной и статистической карточек в помещении архива устанавливаются специально изготовленные шкафы или столы с ящиками (приложение N 2).

§ 4. Ответственность за сохранность материалов, находящихся в архивохранилище, несут начальник бюро и техник архива, а там, где их не имеется, уполномоченное лицо.

§ 5. Архивохранилище обеспечивается:

- переносной лестницей-стремянкой в целях безопасной работы на верхних стеллажах;

- пылесосом для удаления пыли;

- рабочим халатом для техника архива.

II. Материалы, подлежащие хранению

§ 6. Единицей хранения является:

а) инвентарное дело на домовладение, состоящее из одного или нескольких основных строений, расположенных на отдельном земельном участке; при квартальной застройке - на каждое основное строение;

б) инвентарное дело на объект внешнего благоустройства, инженерные сети и сооружения;

в) всякий иной сброшюрованный или переплетенный комплект или отдельный чертежный лист, если он не брошюруется с другими материалами.

§ 7. Постоянному хранению в архиве подлежат:

основные документы

а) схематические планы городов и поселков;

б) инвентарные дела и правоустанавливающая документация на строения;

в) материалы технического учета объектов внешнего благоустройства, инженерных сетей и сооружений;

прочие документы

г) инвентарные книги;

д) реестровые книги;

е) алфавитная картотека владельцев строений;

ж) статистические карточки на строения;

з) статистические отчеты о домовом фонде;

и) книги учета уничтоженных дел на строения;

к) иные документы, относящиеся к деятельности бюро технической инвентаризации.

§ 8. Материалы инвентаризации на строения (инвентарное дело и правоустанавливающая документация, статистическая карточка на строение, алфавитная карточка на владельца) погашенные по причине сноса, пожара или другого стихийного бедствия, в случае прекращения права пользования земельным участком, хранятся в архиве 3 года.

По истечении этого срока, исчисляемого с момента сноса или стихийного бедствия, основные показатели инвентаризационного дела записываются в книгу учета уничтоженных дел (приложение 3).

При этом в графе 4 книги указываются все адреса, которые в свое время были присвоены строению.

Материалы инвентаризации на ликвидированные по различным причинам объекты внешнего благоустройства, инженерные сети и сооружения хранятся также 3 года, после чего уничтожаются.

На отобранные к уничтожению материалы составляется акт комиссией, назначаемой начальником бюро, которая одновременно определяет способ уничтожения документации.

III. Порядок хранения документации

§ 9. Хранящиеся в архиве материалы должны быть оформлены в установленном порядке, заключены в твердые папки, сшиты и пронумерованы. Планы больших форматов сброшюровываются и хранятся отдельно. На каждом из них проставляется инвентарный номер того дела, к которому они относятся. Металлическое скрепление документов не допускается.

§ 10. Инвентарное дело на строение разделяется на три отдельно сброшюрованные в обложки группы документов. К первой группе следует относить материалы, составленные в результате последней инвентаризации, расположив их в деле в такой последовательности:

- технический паспорт или инвентаризационная форма I-"У" на строение;

- план земельного участка;

- инвентаризационная форма 2-"С" на основное строение;

- поэтажный план основного строения;

- эксплуатация к поэтажному плану.

Во вторую группу относятся все правоустанавливающие документы или копии с них, сброшюрованные в хронологическом порядке.

В третью группу - абриса, журналы подсчета площадей, технические документы, составленные в результате предшествующих обследований (инвентаризации), расположенные в указанной выше последовательности. Документы, утратившие значение в связи с заменой их новыми, должны содержать отметку "Погашено. Дата. Подпись".

Нумерация документов ведется самостоятельно по каждой группе.

§ 11. Поступающие в архив материалы на домовый фонд, объекты внешнего благоустройства и инженерные сети регистрируются в инвентарных книгах соответственно по прилагаемым формам (приложение 4 и 5). Книги пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.

§ 12. Инвентарная книга на домовый фонд первоначально заполняется в порядке существующей в архиве комплектации дел в алфавитном порядке наименования улиц или поквартально в целом по каждому городу (поселку) без разграничения их по фондам. В дальнейшем инвентарные номера делам присваиваются нарастающим итогом по мере их поступления. Присвоенный инвентарный номер проставляется в верхнем левом углу обложки дела. Номер, в зависимости от метода группировки дел, состоит:

а) для дел, хранящихся в алфавитном порядке наименования улиц - из порядкового номера по инвентарной книге;

б) для дел, группируемых по кварталам - из дробного номера, числитель которого - инвентарный номер, знаменатель - номер города (района города), поселка (присвоенного условно), номер квартала и папки.

Например: означает, что дело зарегистрировано в инвентарной книге за N 75, строение находится в г. Бийске (условно - 1), квартала 115, дело хранится в 6 папке.

§ 13. Инвентарные номера на материалы объектов внешнего благоустройства и инженерных сетей присваиваются в соответствии с порядковой записью в инвентарной книге.

§ 14. Инвентаризационно-технические дела на строения отыскиваются в архиве по инвентарному номеру, который указывается в статистической или алфавитной карточке, а дела на объекты внешнего благоустройства и инженерные сети по инвентарному номеру, указанному в алфавите наименования объектов (приложение N 9).

§ 15. Инвентарные дела, погашенные по основаниям указанным в § 8, исключаются из инвентарной книги по данным обследований. При этом в примечании инвентарной книги делается запись, объясняющая причину погашения дела.

§ 16. При разделе одного домовладения на два или несколько самостоятельных с обособленными участками, за одним из них сохраняется прежний инвентарный номер, а выделяемым присваиваются новые инвентарные номера в порядке поступления их в архив.

Документы на общее домовладение погашаются и оставляются в деле, которому сохранен прежний инвентарный номер.

IV. Ведение статистической и алфавитной картотек

§ 17. Статистические карточки составляются исполнителем работ на каждое учтенное основное строение и вместе с инвентарным делом сдаются в архив.

По каждому городу (поселку) карточки хранятся в отдельных ящиках с расположением их по фондам принадлежности и в алфавитном порядке наименования улиц, переулков и т.д.

§ 18. Алфавитная картотека составляется на всех домовладельцев строений и предназначается для отыскивания дела в случае, когда местонахождение строения заранее неизвестно.

§ 19. Алфавитные карточки в целом по обслуживаемым городам и поселкам размещаются в ящиках в алфавитном порядке наименования владельцев. На лицевой стороне ящика делается надпись с указанием начальных букв наименования владельца.

§ 20. Алфавитные и статистические карточки по снесенным строениям (§ 8), а также алфавитные карточки выбывших владельцев погашаются с указанием даты и основания погашения, изымаются из действующей картотеки и хранятся в течение 3 лет отдельно в том же порядке.

V. Выдача и возврат дел и инвентаризация архива

§ 21. Инвентарные дела выдаются определенному кругу лиц, по усмотрению руководства бюро. Виновные в утрате или порче материалов обязаны возместить их стоимость восстановления.

§ 22. На каждое инвентарное дело ведется карточка учета выдачи и возврата материалов. Карточка на материалы домового фонда (приложение N 6) хранится в деле, а при выдаче - оставляется на месте его хранения.

Кроме этого ведется журнал учета выданных дел по бригадам или отдельным исполнителям (приложение N 7).

Карточки на материалы благоустройства и инженерные сети (приложение N 8) хранятся аналогично карточкам на материалы домового фонда, а на выданные дела - в специальном ящике в алфавитном порядке наименования улиц (переулков).

§ 23. Периодически, но не реже одного раза в год, а также при замещении должности техника-архива, по распоряжению начальника бюро производится инвентаризация, в результате которой выявляется наличие и полнота дел, имеющихся в архивохранилище; учитываются пришедшие в ветхое состояние документы и намечаются сроки их обновления.

На 1 января каждого года под последней регистрацией в инвентарной книге делается запись, свидетельствующая о количестве дел, хранящихся в архиве.

Начальник Республиканского бюро технической инвентаризации МКХ РСФСР

С. Литвинчёв

Приложение N 1

Пристенный стеллаж

Двусторонний стеллаж

Приложение N 2

Шкаф для хранения алфавитной картотеки и книг регистрации материалов

Приложение N 3

Форма книги учета уничтоженных дел на строения

Дата первичной инвентаризации	Дата последнего обследования	Реестровый номер	Город (поселок), улица, (переулок), дом N	Владелец (полное наименование)	Документы, устанавливающие право собственности с указанием кем, когда и за каким номером выданы	Долевое участие при общей собственности	Сведения об основном строении					Площадь		Стоимость в рублях		Дата и причина сноса	Дата уничтожения документов	Примечание
							Назначение	Год постройки	Этажность	Материал стен	Процент износа	общая полезная	в том числе жилая	Восстановительная	Действительная
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19

Приложение N 4

Форма инвентарной книги на домовый фонд

Дата записи	Инвентарный номер	Адрес			Фонд	Примечание
		Город (пос.)	Улица (пер.), площадь и т.д.	Номер дома
1	2	3	4	5	6	7

Приложение N 5

Форма инвентарной книги на объекты внешнего благоустройства и инженерные сети

Дата записи	Инвентарный номер	Наименование объекта	Улица, переулок, площадь, квартал, парк и т.п.	Содержание дела										Примечание
				дорожно-мостового хозяйства	зеленых насаждений	водопроводных сетей	канализационных сетей	электрических сетей	тепловых сетей	городского электротранспорта	контактных сетей		прочие
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

Приложение N 6

КАРТОЧКА
УЧЕТА ВЫДАЧИ И ВОЗВРАТА ИНВЕНТАРНОГО ДЕЛА НА ДОМОВЛАДЕНИЕ

              Адрес: гор. (пост.) _______________________

                     ул. (пер.) _________________________

                     дом N _____

Дата выдачи	Кому выдано	Подпись лица, получившего дело	Дата возврата	Подпись лица, принявшего дело в архив
1	2	3	4	5

Оборотная сторона карточки

I группа			II группа				III группа
Наименование документов	Кол-во листов		NN п/п	Наименование документов	Кол-во листов		NN п/п	Наименование документов	Кол-во листов

       Составлена "___" _________ 19___ г.

       Техник архива

Приложение N 7

ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ И ВОЗВРАТА ИНВЕНТАРНЫХ ДЕЛ

	Бригадир Сидоров Н.Д.
	(наименование подотчетного лица)

197____ год

Дата выдачи дела	Инвентарный номер	Подпись лица, получившего дело	Дата возврата	Подпись лица, принявшего дело в архив
12-I		Н. Сидоров	15-II	А. Валуева
20-I		Н. Сидоров	10-III	А. Валуева
1-II		Н. Сидоров	15-IV	А. Валуева

Приложение N 8

КАРТОЧКА
УЧЕТА ВЫДАЧИ И ВОЗВРАТА ИНВЕНТАРНОГО ДЕЛА НА МАТЕРИАЛЫ БЛАГОУСТРОЙСТВА И ИНЖЕНЕРНЫЕ СЕТИ

   Адрес: гор. ________________________ ул. _________________________

          Объект ______________________________

Дата выдачи	Кому выдано	Подпись лица, получившего дело	Дата возврата	Подпись лица, принявшего дело в архив
1	2	3	4	5

Оборотная сторона карточки

	Наименование документов	Кол-во листов	NN п/п	Наименование документов	Кол-во листов

       Составлена "___" _________ 19___ г.

       Техник архива

Приложение N 9

АЛФАВИТ НАИМЕНОВАНИЯ ОБЪЕКТОВ ВНЕШНЕГО БЛАГОУСТРОЙСТВА И ИНЖЕНЕРНЫХ СЕТЕЙ

Инвентарный номер	Наименование объекта (улица, переулок, площадь, квартал, парк и т.д.)

Заместитель Министра коммунального хозяйства РСФСР

С. Ионов