Приложение N 1. Регламент Администрации города Рязани

Приложение N 1

к постановлению

Главы администрации

города Рязани

от 27 июля 1998 г. N 3391

Регламент
Администрации города Рязани

1. Общие положения

1.1. Администрация города Рязани является исполнительным органом местного самоуправления, осуществляет свои полномочия в соответствии с Конституцией РФ, законодательством Российской Федерации и Рязанской области, Указами Президента России, постановлениями Правительства РФ, Уставом города Рязани и нормативно-правовыми актами Рязанского городского Совета, главы администрации города и настоящим регламентом.

1.2. Администрация города обеспечивает права и законные интересы жителей города Рязани, осуществление общих задач социально-экономического развития города, исполнение актов вышестоящих органов государственной власти и управления. Нормативные акты администрации города, принятые в пределах ее компетенции, обязательны для исполнения всеми расположенными на территории Рязани предприятиями, учреждениями, организациями федерального, областного и городского подчинения, органами местного самоуправления и гражданами.

1.3. Администрация города подотчетна представительному органу местного самоуправления - городскому Совету.

1.4. Администрация города осуществляет управление муниципальным хозяйством, имуществом и объектами муниципальной собственности, разрабатывает проекты плана социально-экономического развития бюджета города, проект схемы управления городом, структуру органов администрации и положений о них, выполняет другие исполнительно-распорядительные функции.

1.5. Структура администрации города устанавливается в соответствии со схемой управления городом. Размер расходов на ее содержание разрабатывается администрацией города и утверждается представительным органом местного самоуправления - Рязанским городским Советом.

1.6. Администрация города состоит из главы администрации, первых заместителей главы администрации и других должностных лиц.

1.7. Глава администрации города избирается непосредственно населением сроком на четыре года.

1.8. Первые заместители, заместители главы городской администрации, руководители подразделений и служб в соответствии с установленной структурой должностей назначаются на должность и освобождаются от нее главой администрации города по согласованию с городским Советом.

Другие должностные лица администрации города назначаются на должность и освобождаются от нее главой городской администрации самостоятельно.

1.9. Глава администрации города Рязани обладает следующими полномочиями:

- разрабатывает схему управления отраслями городского хозяйства, социальной сферы, организации общественной безопасности и охраны прав граждан;

- разрабатывает и вносит на утверждение городского Совета структуру администрации города;

- представляет на утверждение городского Совета заместителей главы администрации и иных должностных лиц администрации (не более 2-х раз одну кандидатуру);

- представляет на утверждение городского Совета проекты планов и программ социально-экономического развития города, городского бюджета, отчеты об их исполнении;

- представляет интересы городской администрации, принимает меры по обеспечению, интересов территории, городского хозяйства в судебных органах, органах власти и управления;

- осуществляет общее руководство органами и структурными подразделениями городской администрации, муниципальными учреждениями и предприятиями;

- отменяет противоречащие законам или актам городской администрации распоряжения и приказы руководителей органов и структурных подразделений городской администрации;

- организует прием граждан, рассмотрение предложений, заявлений, жалоб и иных обращений граждан, обеспечивает принятие по ним решений;

- содействует развитию системы органов общественного самоуправления населения, рассматривает и учитывает в своей деятельности их предложения, сообщает им результаты рассмотрения;

- принимает в соответствии с законодательством меры поощрения, а также дисциплинарного воздействия в отношении руководителей и сотрудников администрации города;

- заключает договоры и соглашения с государственными организациями и общественными объединениями, предприятиями, учреждениями и организациями, в том числе с зарубежными;

- участвует в работе городского Совета;

- содействует соответствующим комиссиям городского Совета в проведении выборов депутатов, (их отзыва) и референдумов;

- открывает и закрывает счета городской администрации в банковских учреждениях, распоряжается средствами, подписывает финансовые документы;

- вносит в городской Совет предложения об образовании в соответствии с законодательством комиссий: административной, по делам несовершеннолетних и иных в сфере городского управления, осуществляет контроль за их деятельностью;

- содействует развитию предпринимательства и рыночных отношений в городе;

- принимает в порядке, установленном городским Советом, решения по вопросам предоставления и изъятия земельных участков гражданами в собственность;

- принимает решения о разрешении проведения митингов, уличных шествий и демонстраций и принимает меры по обеспечению общественного порядка при проведении этих массовых общественных мероприятий.

1.10. Глава администрации города Рязани обладает правом опротестования решений городского Совета, адресованных городской администрации, если они противоречат действующему законодательству, либо недостаточно обеспечены финансовыми, материально-техническими и организационными средствами.

Протест с необходимым обоснованием вносится в письменной форме в городской Совет не позднее пяти дней со дня принятия соответствующего решения Советом. С момента вручения протеста председателю Совета или его первому заместителю действие опротестованного решения Совета приостанавливается.

Городской Совет отклоняет протест, если за опротестованное решение проголосовало не менее 2/3 от установленного числа депутатов. В этом случае вступает в силу в срок, указанный Советом, и не может быть опротестовано повторно.

Если в течение одного месяца протест не будет отклонен, опротестованное решение городского Совета считается отмененным.

1.11. Первые заместители главы городской администрации представляют интересы городской администрации в отношениях с юридическими лицами независимо от их местонахождения и форм собственности, в органах власти и суда. Они исполняют все функции главы городской администрации во время его отсутствия или невозможности выполнения обязанностей.

Первые заместители руководят деятельностью подразделений по жизнеобеспечению и развитию города.

Заместители главы городской администрации возглавляют деятельность групп подразделений по определенному направлению.

Первые заместители и заместители главы городской администрации согласно схеме структурного устройства городской администрации подчинены главе городской администрации.

Функции и полномочия заместителей главы городской администрации определены должностными инструкциями и трудовыми контрактами.

1.12. Глава городской администрации, его первые заместители и заместители по вопросам, отнесенным к их ведению, принимают постановления и распоряжения.

Руководители структурных подразделений и служб городской администрации издают приказы - правовые акты, регулирующие решение задач, стоящих перед ними.

Правовые документы, регламентирующие отношения должностных лиц структурных подразделений городской администрации с предприятиями, организациями и гражданами на территории города, издаются в виде распоряжений.

Правовые документы вступают в силу после подписания должностным лицом и их регистрации.

2. Организационная структура и порядок работы
должностных лиц администрации города

2.1. Организационная структура администрации города Рязани утверждается представительным органом местного самоуправления - Рязанским городским Советом (приложение N1). Функции, компетенция ее подразделений, порядок их деятельности утверждается главой администрации. Отношения администрации и ее подразделений с предприятиями и организациями областного и федерального подчинения определяются действующим законодательством, положениями о структурных подразделениях администрации города (приложение N2).

2.2. Ответственность за организацию работы должностных лиц и подразделений администрации, исполнение ими функциональных обязанностей, несет глава администрации, в структурных подразделениях - их руководители.

2.3. Должностные лица и их руководители структурных подразделений организуют работу сотрудников на основе действующего законодательства, положений о подразделениях, должностных инструкций.

2.4. Руководители подразделений администрации разрабатывают положения о своих подразделениях, согласовывают их с курирующими заместителями главы администрации. Положения о подразделениях, их структуры, штатное расписание утверждает глава администрации города. Руководители структурных подразделений администрации города направляют и вносят изменения в положения о подчиненных им подразделениях, должностные инструкции через контрольно-аналитическое (информационное) управление.

2.5. Руководитель каждого подразделения несет ответственность за свою сферу деятельности и за правомочность своих действий, руководствуется, прежде всего, интересами города.

2.6. Каждый служащий администрации города не должен разглашать сведения, ставшие известными ему в результате служебной деятельности. В случае возникновения сомнений о целесообразности передачи третьим лицам каких-либо данных, служащий обязан сообщить о них руководителю.

2.7. Сообщение сведений служебного характера иностранным гражданам и должностным лицам, фирмам, предприятиям, организациям, а равно установление с ними контактов с использованием служебного положения может быть осуществлено только с разрешения главы администрации.

2.8. Служащие администрации в рамках рабочего времени должны эффективно исполнять возложенные функциональные обязанности. Допускается использование внерабочего времени для выполнения должностных обязанностей, если этого требует срочная служебная необходимость.

2.9. Разрешение на короткий перерыв в служебной деятельности для решения личных вопросов выдает начальник управления. комитета, отдела. Освобождение от работы больше чем на полдня, должно быть письменно оформлено в отделе кадров.

2.10. Продолжительность рабочего времени в городской администрации Рязани составляет 40 часов в неделю (8-ми часовой рабочий день с двумя выходными днями). Установлен следующий режим работы: с 9.00 до 18.00, с обеденным перерывом с 13.00 до 14.00. Режим работы администрации и подразделений может быть изменен распоряжением главы администрации города.

Допускается установление индивидуального графика работы сотрудника на непродолжительное время по личным обстоятельствам главой администрации города.

Руководители подразделений администрации, в случае производственной необходимости, вправе увеличивать служебное время с последующей компенсацией в соответствии с действующим законодательством.

2.11. Необходимость направления сотрудников в командировки определяется руководителями подразделений. при этом обеспечивается оплата проезда, проживания в соответствии с фактическими затратами, подтвержденными документами. Финансовый и другие отчеты по командировке представляются сотрудниками в течение недели со дня прибытия руководителю подразделения и управлению главного бухгалтера.

2.12. Сотрудниками администрации и ее подразделений предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск. Порядок предоставления отпусков, в том числе без сохранения заработной платы, очередность, перенесение отпуска и другое определяется действующим законодательством и условиями контракта.

Порядок предоставления отпусков регулируется законодательством о труде.

2.13. График отпусков представляется в отдел кадров в январе текущего года, утвержденный руководителем подразделения. Очередность устанавливается руководителями подразделения с учетом пожелания сотрудников и интересов производственной деятельности подразделения.

Заявление на предоставление отпуска должно быть направлено в отдел кадров за две недели до начала отпуска.

2.14. Руководитель подразделения своим приказом возлагает обязанности по ведению табеля учета рабочего времени на одного из сотрудников. Табель сдается в бухгалтерию не позднее, чем за пять дней до предстоящих выплат заработной платы.

2.15. Глава администрации, первые заместители и заместители главы администрации, начальники управлений, комитетов и их заместители ведут личный прием граждан.

Ответственность за установление согласования о приемных часах несет управление делами. При приеме граждан преимущество отдается инвалидам, престарелым, многодетным матерям и другим категориям населения.

В случае грубых нарушений посетителем правил поведения служащий имеет право предложить ему покинуть служебное помещение.

2.16. Пользование служебным автотранспортом осуществляется в порядке, определенным "Положением порядке обслуживания автотранспортом должностных лиц администрации города" и "Порядком использования дежурного автотранспорта администрации города Рязани".

Использование служебных автомобилей в личных целях запрещается. Не разрешается перевозить в служебных автомобилях посторонних лиц и грузы. Исключения допустимы с ведома управления делами.

2.17. Телефонная связь используется только для служебных целей. Право пользования междугородними переговорами, факсимильной и телетайпной связью имеет право начальник отдела внешнеэкономических связей, а также другие сотрудники администрации города с письменного разрешения главы администрации города, первых заместителей главы администрации.

Междугородние переговоры и отправку факсов со средств связи, установленных в контрольно-аналитическом (информационном) управлении, сотрудники городской администрации могут осуществлять с разрешения заместителя главы администрации по экономике и финансам. Расходы на междугородние переговоры неслужебного характера, производимые в исключительных случаях, должны быть возмещены.

Контроль за правильным использованием факса и телетайпа возлагается на отдел внешнеэкономических связей.

4. Организация проведения коллегий городской администрации

4.1. Коллегия администрации города - коллегиальных совещательный орган при главе администрации, созданный для более эффективного механизма по совместному обсуждению вопросов, связанных с социально-экономическим развитием города, а также принятия более обоснованных мер и решений главой администрации.

4.2. В своей деятельности коллегия руководствуется постановлениями и распоряжениями глав областной и городской администраций, законодательными актами областной Думы и решениями городского Совета.

4.3. В состав коллегии на правах ее членов входят первые заместители и заместители главы администрации города, управляющий делами, начальник управления энерговодоснабжения, инженерных коммуникаций и связи, начальник финансового управления администрации г.Рязани, заместитель председателя Рязанского городского Совета. На заседаниях коллегии могут присутствовать представители средств массовой информации. Приглашенные на заседание коллегии по конкретному вопросу должностные и другие лица извещаются контрольно-аналитическим отделом.

4.4. Руководит работой коллегии глава администрации, а в его отсутствии - первый заместитель главы администрации по городскому хозяйству.

4.5. Основными задачами коллегии являются:

- выработка предложений по координации деятельности должностных лиц городской администрации и ее структурных подразделений, предприятий и организаций на территории города;

- контроль за исполнением распорядительных актов городской администрации и решений коллегии;

- разработка предложений по взаимодействию с органами федерального и областного управления в части проблем развития города;

- подготовка предложений о создании системы и механизма реализации распорядительных актов городской администрации;

- разработка предложений по повышению эффективности принимаемых городской администрацией решений;

4.6. Ответственность за организацию подготовки заседаний коллегии возлагается на контрольно-аналитическое (информационное) управление. Вопросы и предложения на обсуждение коллегии представляются подразделениями городской администрации в контрольно-аналитическое (информационное) управление ежеквартально - за 14 дней до начала квартала. План, с указанием сроков проведения заседаний коллегии, утверждается главой администрации. Повестка дня коллегии согласовывается с первым заместителем главы администрации по экономике и финансам. Заседания коллегии проводятся два раза в месяц (второй и четвертый понедельник). Ответственность за подготовку справочного материала возлагается на заместителей главы администрации и руководителей служб, принимающих участие в подготовке вопроса. Справочный материал и проект нормативно-распорядительного документа представляется в контрольно-аналитическое (информационное) управление за 7 дней до даты проведения коллегии. Проекты документов, подготовленные с нарушением установленного порядка, к рассмотрению не принимаются, а должностные лица,виновные в этом, привлекаются к дисциплинарной ответственности.

Заседания коллегии протоколируются, запись должна содержать фамилии присутствующих членов коллегии, приглашенных, сведения по существу рассматриваемого вопроса, а также поручения главы администрации города или первого заместителя главы администрации по городскому хозяйству, ведущего заседание коллегии.

Протокол заседания коллегии подписывается главой администрации города или первым заместителем главы администрации по городскому хозяйству.

После обсуждения вопроса на коллегии окончательная доработка проекта постановления главы администрации города производится лицами, готовившими проект, в течении 5 рабочих дней (если на заседании не был установлен другой срок) согласовывается с заместителями главы администрации, управляющим делами и направляется на утверждение главы администрации города или первому заместителю главы администрации по городскому хозяйству.

Ведение протокола и контроль за принятыми решениями коллегии возложен на контрольно-аналитический отдел контрольно-аналитического (информационного) управления.

5. Документирование управленческой деятельности

5.1. Деятельность администрации города обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации управленческих решений и практических результатов по их выполнению, т.е. в создании документов.

5.2. Документация общего делопроизводства в зависимости от места составления и назначения делится на:

- входящую документацию, поступающую в адрес администрации города от органов государственной власти и управления, предприятий, организаций и обращений граждан и исходящую документацию, направляемую администрацией в адрес государственной власти и управления, предприятий, организаций и конкретных лиц;

- документацию внутреннего характера, т.е. разрабатываемую администрацией и ее структурными подразделениями в целях документального отражения деятельности по реализации возложенных функций.

5.3. Состав документов администрации определяется содержанием управленческих функций, устанавливаемых законодательством РФ, Уставом города Рязани, настоящим регламентом, порядком разрешения вопросов, входящих в компетенцию администрации, объемом и характером ее взаимоотношений с подчиненными и вышестоящими организациями, а также органами исполнительной и представительной власти.

5.4. Организационно-распорядительными документами (актами) администрации являются: постановления, распоряжения, приказы.

5.5. Акты администрации имеют строгую регламентацию по отношению к кругу лиц, имеющих право подписи под последними.

Главой администрации (в его отсутствие лицом, исполняющим его функции) принимаются на основе единоначалия постановления и распоряжения.

5.6. Форма (вид) акта администрации определяется его содержанием, назначением, значимостью, продолжительностью действия во времени, сферой действия.

Постановления главы администрации - правовой акт, принимаются, как правило, по вопросам, регулирующим те или иные процессы на территории города, действующим длительный срок, имеющим важное значение для жизнеобеспечения населения и функционирования хозяйственных структур, вопросам, связанным с исполнением главой администрации собственных полномочий.

Распоряжения - правовой акт, принимаются в целях разрешения оперативных вопросов деятельности, как правило, они касаются узкого круга организаций, хозяйственных структур или отдельных их групп, должностных лиц и граждан.

Распоряжения могут принимать и подписывать заместители главы администрации по поручению главы администрации, что отражается письменно с оформлением соответствующего документа.

5.7. Структурные подразделения администрации издают приказы, правила, рекомендации, методические указания и т.п. - правовые акты, регулирующие организационно-технические, финансовые и иные стороны деятельности подчиненных им учреждений, организаций, подразделений и служб, а также их руководителей и сотрудников.

5.8. Управленческая деятельность администрации и ее подразделений осуществляется посредством документирования - записи по установленным формам, необходимой для управления информации, удостоверяющей наличие и содержание управленческих действий ее передачи, хранения и использования в течении определенного времени.

Подобные нормативы документирования устанавливаются "Положением о документировании управленческой деятельности администрации г.Рязани", а по секретным документам - специальной инструкцией.

5.9. Администрация города может участвовать в принятии совместных распорядительных документов с органами государственной власти и органами местного самоуправления.

Совместные распорядительные документы имеют правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей этот документ.

5.10. Докладные записки, справки, письма-ответы, информации, направляемые в вышестоящие законодательные органы, оформляются только на бланках. Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, докладные и справки внутреннего характера оформляются без бланка.

5.11. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению, последующему использованию их в справочных целях, созданию предпосылок для машинной обработки информации и архивному хранению.

5.12. Все документы администрации обязательном порядке предусматривают определенные реквизиты и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТом 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов".

Документы должны иметь обязательные реквизиты:

- наименование администрации города;

- наименование структурного подразделения администрации -

автора документа;

- наименование вида документа;

- дату, регистрационный номер документа и ссылку на регистрационный номер документа и ссылку на регистрационный номер и дату документа - первоисточника;

- заголовок к тексту и сам текст;

- название должности, подпись, фамилия, имя, отчество лица,

подписывающего документ;

- виза, телефон, фамилия исполнителя документа;

- визы (подписи) лиц, согласующих документ;

- адреса рассылки документа;

- отметки о контроле и об исполнении документа и направления его в дело.

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д. В частности, во вводной части протокола заседаний коллегии, совещаний заполняются следующие реквизиты: председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Протоколы нумеруются порядковым номером в пределах календарного года.

5.13. Персональную ответственность за обеспечение качества и соблюдения сроков подготовки распорядительных и иных документов, достоверность и своевременность предоставления информации, необходимой для согласования и утверждения, несут руководители подразделений администрации, подготовившие проект.

5.14. Подготовка документов в администрации, в т.ч. и при согласовании, должна обеспечить правильное и всестороннее рассмотрение подготавливаемого документа на предмет его целесообразности, своевременности, социальной, экономической обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам, определяющим компетенцию органов и лиц, издающих документ.

5.15. Движение документов в администрации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот администрации, к которому предъявляются следующие требования:

- прохождение документов в администрации и ее подразделениях должно быть оперативным, целенаправлено регулироваться и строго контролироваться;

- исключаются инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью, необоснованные перемещения документов;

- необходимо добиваться максимального единообразия процесса обработки документов;

- прием поступившей в адрес администрации корреспонденции, рассылка распорядительных актов, служебной переписки является исключительно компетенцией управления делами.

5.16. В целях оптимизации документооборота, один раз в полугодие управление делами готовит справку о качестве подготовки и выполнении распорядительных и иных документ.

5.17. При подготовке постановлений и распоряжений согласование (визирование) должностными лицами обязательно, в том числе юристом, который определяет необходимость публикования принятого документа в печати и в других средствах массовой информации. Круг вышеуказанных лиц в последней инстанции перед подписанием документа определяет управляющий делами. Его же подпись является последней перед утверждением постановления, распоряжения.

Распоряжения по личному составу обязательно визируются начальником отдела кадров и начальником юридического отдела.

5.18. Проект нормативного документа согласуется с должностными лицами подразделением его готовившим (максимальный срок согласования - 5 рабочих дней) и представляется в общий отдел, который после подписания документа осуществляет его рассылку по списку, представленному структурным подразделением (автором документа) и утвержденному управляющим делами под роспись лицам, отвечающим за делопроизводство или почтовой связью. Распорядительные документы, требующие контроля сроков исполнения, обязательно представляются в контрольно-аналитическое (информационное) управление. Один экземпляр постановлений администрации города представляется ежедекадно в Рязанский городской Совет, администрацию Рязанской области и прокуратуру области.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

В случае разногласий при согласовании документов, координирующие функции выполняет контрольно-аналитическое (информационное) управление.

6. Организация работы с обращениями граждан

6.1. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам (далее обращения) граждан в администрации ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на управление делами.

6.2. Все поступающие в администрацию письменные обращения граждан принимаются, учитываются и регистрируются централизованно в день поступления в приемной по обращениям граждан. Регистрационный индекс обращения граждан указывается в регистрационном штампе, который ставится в правом нижнем углу первого листа.

При личном приеме граждан их обращения регистрируются на регистрационно-контрольных карточках (или с использованием средств вычислительной техники).

6.3. Зарегистрированные письменные обращения граждан передаются должностным лицам, в адрес которых они были направлены. Предварительное рассмотрение обращений граждан, поступивших в адрес главы администрации, осуществляет начальник отдела - руководитель аппарата главы администрации, полномочный направить заявление по назначению через общий отдел для рассмотрения по существу содержащихся в них вопросов.

После рассмотрения вышеуказанными должностными лицами администрации письменные обращения с резолюцией возвращаются в приемную по обращениям граждан для дальнейшей обработки: внесение резолюций и других необходимых данных в память компьютера и направление, с поручениями, в структурные подразделения администрации для разрешения.

Запрещается направлять жалобы граждан на разрешение тем должностным лицам, действия которых обжалуются.

6.4. Контроль за своевременным разрешением письменных обращений граждан в администрации возлагается на управление делами, которое обеспечивает правильное, полное и своевременное рассмотрение писем, предложений, заявлений и жалоб, берутся на особый контроль. В этом случае на поступившем обращении ставится штамп "Особый контроль".

Письменные обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются, контроль завершается только после вынесения и принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения, заявления, жалобы. Решение о снятии с контроля принимают глава администрации и его заместители.

6.5. Ответы на обращения граждан дают руководители, которым поручено рассмотрение документов в первой инстанции. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрации.

Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы.

6.6. Управление делами систематически анализирует и обобщает предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и интересов граждан.

Материалы, обобщения в виде аналитических справок представляются главе администрации города. Аналитические справки на коллегию - по итогам полугодия и за год.

6.7. Предложения, заявления, жалобы граждан с ответами должны быть возвращены после их разрешения в приемную по обращениям граждан.

На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должна быть отметка, об исполнении "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

Предложения, заявления и жалобы, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел администрации.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. Каждое предложение, заявление, жалоба и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные предложения, заявления и жалобы граждан также неправильно оформленные документы подшивать в дело запрещается.

6.8. Управление делами осуществляет хранение и использование в справочных и других целях предложения, заявления и жалобы граждан.

Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан возлагается на начальника сектора по обращениям граждан.

Устанавливается пятилетний срок хранения предложений, заявлений и жалоб граждан и документов, связанных с их рассмотрением и разрешением. В необходимых случаях экспертной комиссией может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан.

Решения экспертной комиссии об увеличении сроков хранения документов по обращениям граждан и отбор их для хранения подлежат обязательному утверждению управляющим делами администрации.

По истечении установленных сроков хранения документы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подлежат уничтожению в порядке, устанавливаемом главным архивным управлением.

7. Организация контроля исполнения
распорядительных документов

7.1. В целях обеспечения своевременного исполнения распорядительных документов администрации города осуществляется их контроль.

7.2. При оформлении распорядительных документов необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов, создание необходимых предпосылок для технической обработки информации и архивному хранению.

Обязательным в распорядительных документах является указание в последнем пункте должностного лица, контролирующего исполнение.

7.3. Управление делами в установленном порядке контролирует и обеспечивает прохождение документов в администрации города.

7.4. Контрольно-аналитическое (информационное) управление осуществляет контроль за исполнением решений вышестоящих органов, постановлений и распоряжений главы администрации, а также контролирует исполнение нормативных актов администрации и реализацию планов и программ местного самоуправления.

7.5 Контролируемые документы регистрируются и обрабатываются контрольно-аналитическим отделом.

При этом обеспечивается:

- контроль за соблюдением сроков рассмотрения и исполнения документа;

- контроль за получением информации по выполнению документа от исполнителей;

- полная, объективная и своевременная информированность о состоянии выполнения документа, находящегося на контроле.

7.6. Контроль за исполнением распорядительных документов включает:

- постановку документа на контроль;

- учет, анализ, обобщение результатов и срок исполнения документа;

- своевременное информирование главы администрации города или первых заместителей главы администрации;

- снятие документа с контроля.

7.7. Организацию работы по контролю за исполнением постановлений и распоряжений главы администрации города осуществляют первый заместитель главы администрации по экономике и финансам, начальник контрольно-аналитического (информационного) управления и начальник контрольно-аналитического отдела, указания которых по этому вопросу являются обязательными для всех руководителей структурных подразделений администрации.

7.8. Оперативный контроль за исполнением постановлений и распоряжений главы администрации города осуществляют заместители главы администрации в соответствии с распределением обязанностей, а также руководители структурных подразделений администрации, поручения которым содержатся в тексте документа.

7.9. Постановления и распоряжения исполняются в указанные в них сроки.

Контроль за исполнением распорядительных документов предусматривает:

- срок исполнения исчисляется в календарных днях с даты подписания документа;

- при неуказанном сроке исполнения устанавливается срок в один месяц;

- при сроках исполнения до 1,5 месяцев с каждого исполнителя запрашивается информация об исполнении документа, при необходимости производится проверка;

- при сроках исполнения до 6 месяцев с каждого исполнителя по истечении половины срока исполнения запрашивается информация о ходе выполнения документа. По истечении установленного срока с исполнителей запрашивается информация и проводится проверка;

- при сроках исполнения более 6 месяцев с каждого исполнителя через 3 месяца запрашивается информация о ходе выполнения документа и проводятся выборочные проверки исполнения;

- по окончании намеченных сроков запрашивается информация о выполнении или проводится комплексная проверка. При необходимости изменения сроков исполнения руководители структурных подразделений администрации, на которых возложен контроль за исполнением, не позднее чем за три дня до истечения срока обращаются к главе администрации города или его первым заместителям со служебной запиской о продлении срока, в которой должны быть изложены обоснованные причины невыполнения документа и внесены конкретные предложения о других намеченных сроках;

- в соответствии с резолюцией главы администрации или его первых заместителей во все регистрирующие формы контроля вносятся изменения по срокам.

7.10. Контрольно-аналитический отдел в результате осуществления своих контрольных функций еженедельно готовит на имя первого заместителя главы администрации по экономики и финансам информационно-аналитическую справку о ходе выполнения постановлений, распоряжений главы администрации города.

7.11. Руководители структурных подразделений администрации, муниципальных учреждений и предприятий, на которых возложен контроль, несут персональную ответственность за своевременное, полное и качественное исполнение документа.

7.12. Постановления, распоряжения считаются исполненными только после полного решения поставленных в них вопросов.

7.13. Снятие с контроля постановлений, распоряжений осуществляется главой администрации города или первыми заместителями во время его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь).

7.14. Контроль за работой кадровых служб структурных подразделений администрации осуществляет отдел по работе с кадрами.

7.15. Управления, комитеты, отделы администрации города должны регулярно обсуждать вопросы, связанные с организацией работы по контролю и исполнению распорядительных документов, принятых главой администрации города.