III. Организация деятельности подразделения

III. Организация деятельности подразделения

3.1. Оперативное руководство подразделением осуществляет руководитель аппарата главы администрации.

3.2. Руководитель аппарата главы администрации назначается на должность и освобождается от должности главой администрации, помощники зам. главы администрации - по представлению.

3.3. Руководитель аппарата главы администрации:

- осуществляет подготовку необходимых документов, сведений от подразделений или исполнителей, вызывает по поручению главы администрации работников (руководителей);

- осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых главой администрации (сбору необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания и совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы;

- обеспечивает рабочее место главы администрации канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе;

- осуществляет взаимодействие с органами телерадиовещания и периодическими изданиями, редакцией газеты "Рязанские ведомости";

- осуществляет оказание организационно-методической помощи в подготовке и проведении мероприятий, проводимых в городе (встречи, делегации, празднование дат и т.п.);

- осуществляет систематический контроль исполнения, постановлений и распоряжений в пределах своей компетенции;

- принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;

- осуществляет организацию подготовки, принятия решений и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, представляемых главе администрации, давая по ним компетентные заключения;

- принимает документы на подпись главы администрации и личные заявления граждан. Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

- проводит ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение;

- выполняет отдельные поручения главы администрации по профилю деятельности;

3.4. Помощник заместителя главы администрации осуществляет отдельные полномочия руководителя аппарата главы администрации в соответствии с должностными инструкциями.

3.5. Специалист 1 категории осуществляет:

- функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя;

- получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;

- организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения их содержание;

- передает и принимает информацию по приемо-переговорным устройствам;

- организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним;

- выполняет отдельные поручения руководителя по профилю деятельности.