V. Функции структурных подразделений Управления делами

V. Функции структурных подразделений Управления делами

В соответствии с возложенными задачами управление делами выполняет следующие функции:

5.1. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

5.2. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству администрации.

5.3. Осуществление учета, тиражирования и рассылки постановлений и распоряжений руководства администрации.

5.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

5.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного тиражирования документов; разработка и проектирование бланков, печатей, используемых в управленческой деятельности администрацией города и его структурными подразделениями.

5.6. Организация работы общественной приемной, осуществление строгого контроля за всеми поступившими в адрес администрации города письменными и устными обращениями граждан.

5.7. Разработка номенклатуры дел администрации города, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

5.8. Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины.

5.9. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями администрации дел, подлежащих сдаче в архив.

5.10. Организация работы архива администрации города в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.

5.11. Организация материально-технического снабжения и транспортного обслуживания администрации, обеспечение помещений и рабочих мест средствами связи, оргтехникой, мебелью, инвентарем, осуществление контроля за их исправностью и сохранностью.

5.12. Обеспечение работников администрации необходимыми канцелярскими принадлежностями, писчей бумагой. Снабжение необходимыми материалами и расходными средствами копировально-множительной и другой техники.

5.13. Повышение квалификации работников службы документационного обеспечения, проведение совещаний, семинаров и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

5.14. Организация работы столовой, буфета, а также совместно с отделом кадров, профкомом социально-бытовое и медицинское обслуживание работников администрации.