Приложение N 12. Положение об Управлении делами

Приложение N 12

к постановлению

главы Администрации

г. Рязани от 21 ноября 1997 г. N 5133

Положение
об Управлении делами

I. Общие положения

1.1. Управление делами администрации города Рязани является самостоятельным структурным подразделением городской администрации, входит в состав образуемых ею органов управления и подчиняется главе администрации.

1.2. Управление делами создается распоряжением главы администрации города в соответствии с организационной структурой администрации, утвержденной решением Рязанского городского Совета.

1.3. Управление делами в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, законом Рязанской области " О муниципальной службе Рязанской области", Уставом города Рязани, решениями Рязанского городского Совета, постановлениями, распоряжениями областной и городской администрации, а также указаниями и поручениями руководителей администрации города и настоящим Положением.

1.4. При осуществлении своих функций управление делами взаимодействует с другими структурными подразделениями городской администрации, органами государственной власти. Рязанским городским Советом и общественными организациями.

1.5. Управление делами в пределах своей компетенции издает приказы, имеет простую круглую печать со своим наименованием и символикой (знак) города Рязани.

II. Основные задачи

2.1. Управление делами представляет собой рабочий орган администрации города.

Основными задачами управления являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управленческой деятельности администрации города, хозяйственное обслуживание и материально-техническое снабжение, содержание зданий администрации в надлежащем состоянии.

Управление делами решает следующие задачи:

2.1.1. Обеспечение совместно с соответствующими самостоятельными структурными подразделениями администрации города регистрации, учета и установленного порядка прохождения документов и материалов, поступающих на имя главы администрации и его заместителей, и исходящей корреспонденции главы администрации и его заместителей.

2.1.2. Проработка служебной корреспонденции, информационных материалов и представление их главе администрации и его заместителям.

2.1.3. Представление главе администрации и его заместителям проектов постановлений, распоряжений с сопроводительными документами и иных направляемых на подпись документов.

2.1.4. Подготовка по указанию главы администрации совместно с помощниками и соответствующими структурными подразделениями проектов поручений главы администрации.

2.1.5. Контроль за своевременным выпуском постановлений, распоряжений администрации города.

2.1.6. Обеспечение своевременного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, адресованных главе администрации и его заместителям, а также направление их для рассмотрения в соответствующие структурные подразделения администрации города согласно резолюций руководства.

2.1.7. Осуществление совместно с помощниками руководителей администрации города постоянного контроля за полным и своевременным исполнением поручений главы администрации и его заместителей по служебной документации и письменным обращениям граждан, а также представление по ним докладов и информационных материалов.

2.1.8. Выдача справочной информации о прохождении и состоянии рассмотрения корреспонденции, поступившей на имя главы администрации и его заместителей.

2.1.9. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроля исполнения, подготовки и обработки документов, законченных текущим делопроизводством, формирование документационного фонда, обеспечение сохранности документов и защита их от несанкционированного доступа, последующая передача их на постоянное хранение в Рязоблархив.

2.1.10. Совершенствование форм и методов работы с документами, разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения.

2.1.11. Организационное и материально-техническое обслуживание аппарата администрации города, координация деятельности структурных подразделений городской администрации и методическое руководство в целях выполнения возложенных на управление делами функций в пределах установленных настоящим Положением полномочий.

III. Организация деятельности Управления делами

3.1. Работой управления делами руководит управляющий делами, назначаемый и освобождаемый от должности главой администрации города. Управляющий делами подчиняется непосредственно главе администрации и несет персональную ответственность за результаты деятельности управления делами.

3.2. Управляющий делами:

- обеспечивает выполнение задач и функций, возложенных на управление делами, согласует его деятельность с работой других подразделений городской администрации;

- организует планирование и реализацию планов работы управления делами;

- определяет по согласованию с главой администрации города внутреннюю структуру управления, утверждает должностные инструкции работников управления; представляет главе администрации для утверждения проекты положения об управлении делами и штатной численности управления;

- представляет по поручению главы администрации и в соответствии с утвержденным им распределением обязанностей администрацию города Рязани в отношениях с органами представительной и исполнительной власти по вопросам, относящимся к компетенции управления делами, во взаимоотношениях с другими юридическими и физическими лицами заключает договоры, обеспечивает их выполнение;

- осуществляет подбор, расстановку и эффективное использование кадров в управлении делами, обеспечивает контроль за дисциплиной и надлежащим исполнением ими служебных обязанностей, внедряет рациональные формы и методы работы;

- представляет главе администрации города кандидатуры для назначения на должность и предложения об освобождении от должности работников управления делами, а также предложения о поощрении работников управления делами и применении к ним мер дисциплинарного взыскания;

- по поручению главы администрации города Рязани распоряжается финансовыми средствами в соответствии установленных смет, обеспечивает соблюдение управлением финансово-штатной дисциплины, сохранность денежных и материальных ценностей, имеет право подписи на денежных документах;

- имеет право участвовать в заседаниях коллегии администрации, совещаниях руководителей администрации города;

- вносит предложения главе администрации города о наложении дисциплинарных взысканий на руководителей структурных подразделений администрации города за нарушение ими установленного порядка и сроков представления проектов распорядительных актов, докладов и информационных материалов по поручениям главы администрации.

3.3. Указания управляющего делами по устранению выявленных, в пределах его компетенции, недостатков в представленных документах и материалах являются обязательными для руководителей структурных подразделений администрации города, помощников главы администрации и его заместителей, а также руководителей других органов исполнительной власти местного самоуправления.

3.4. Сотрудники управления делами руководствуются положениями о функциональных обязанностях структурных подразделений, входящих в состав управления, должностными инструкциями, разработанными на основе настоящего Положения и утвержденными управляющим делами, регламента администрации города и других материалов, регламентирующих их права и обязанности.

IV. Организационная структура

4.1. В состав управления делами входят следующие подразделения:

- аппарат главы администрации, объединяющий помощников, секретарей главы администрации и его заместителей;

- хозяйственный отдел;

- общий отдел, объединяющий канцелярию, сектор документации, сектор по обращениям граждан, множительное и машинописное бюро, архив;

- общественная приемная.

4.2. Организационная структура управления делами прилагается.

4.3. Реорганизация и ликвидация управления делами производится на основании распоряжения главы администрации по согласованию с Рязанским городским Советом.

VI. Права и полномочия

Управление делами наделено полномочиями и имеет право:

6.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях администрации.

6.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документированием управленческой деятельности.

6.3. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководства администрации для принятия соответствующих мер.

6.4. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства администрации.

6.5. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

6.6. Запрашивать и получать необходимые информационные, аналитические и справочные материалы от структурных подразделений, требовать от руководителей подразделений своевременного предоставления указанных материалов, оформленных в установленном порядке, возвращать при необходимости представленные материалы на доработку.

6.7. Давать указания структурным подразделениям администрации по вопросам, связанным с делопроизводством и хозяйственным обслуживанием.

6.8. Привлекать при необходимости в установленном порядке к работе на договорной основе учреждения и организации, а также отдельных специалистов для проведения экспертиз, разработки методических и нормативных документов и для выполнения необходимых работ, связанных с хозяйственными функциями.

6.9. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

6.10. Взаимодействовать со структурными подразделениями по вопросам документационного обеспечения управления и хозяйственного обслуживания:

6.10.1. С юридическим отделом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

6.10.2. С отделом кадров - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами.

6.10.3. С контрольно-аналитическим (информационным) управлением - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.

6.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

VII. Ответственность

7.1. Управление делами в вопросах кадровой и финансовой политики подотчетно главе администрации города.

7.2. Управляющий делами администрации г. Рязани действует на принципах единоначалия, ответственен за осуществление полномочий, установленных данным положением, организует работу управления и несет всю полноту ответственности за состояние его деятельности.

7.3. Сотрудники управления делами несут ответственность:

- за ненадлежащее выполнение своих обязанностей;

- за неправильность и неполноту предоставляемых им прав;

- за невыполнение указаний главы администрации;

- за нарушение трудового законодательства.

По другим основаниям предусмотренным Статьей 12 Закона Рязанской области "О муниципальной службе Рязанской области".

Управляющий делами

В.Т.ЛЮШНИН