Приложение. Порядок ведения личных дел муниципальных служащих г.Рязани

Приложение

к постановлению

главы администрации

от 14 декабря 2001 г. N 4508

Порядок
ведения личных дел муниципальных служащих г.Рязани

1. Личное дело муниципального служащего содержит сведения о муниципальном служащем г.Рязани, прохождении им муниципальной службы. Личное дело ведется отделом кадров управления делами администрации города. Ведение нескольких личных дел одного муниципального служащего не допускается.

2. В личном деле содержатся следующие документы:

- анкета и автобиография, написанная собственноручно;

- дополнения к анкете, в которые вносятся все изменения, происшедшие после заполнения анкеты: об изменении должностного положения, о наложении и снятии взысканий, награждении, присвоении почетных званий, пребывании за границей;

- копия документа об образовании;

- заявление о приеме на работу, увольнении с работы с резолюциями руководителей соответствующих структурных подразделений;

- копии распоряжений о приеме, переводе, увольнении, поощрении, награждении, наложении дисциплинарных взысканий;

- типовой договор (контракт) об оформлении допуска к государственной тайне (только для должностей, по которым необходим допуск к сведениям составляющим государственную тайну);

- справка о соблюдении ограничений, связанных с замещением муниципальной должности;

- трудовой договор (контракт).

Вышеперечисленные документы должны быть подшиты в дело и внесены опись документов.

Кроме этого не подшитыми в личном деле находятся:

- личная карточка установленной формы;

- распоряжения на отпуск.

3. Анкета заполняется муниципальным служащим собственноручно без исправлений и помарок. Предприятия, учреждения, организации именуются так, как они назывались в указываемый период времени.

Последовательность мест трудовой деятельности и службы в рядах Российской (Советской) Армии, других структурах должна соответствовать записям в трудовой книжке и военном билете.

Автобиография составляется в произвольной форме, собственноручно.

В ней указываются автобиографические данные муниципального служащего, причины перевода с одного места работы на другое, сведения об учебе, образовании, трудовой деятельности, сведения о ближайших родственниках и иные сведения характеризующие личные и деловые качества.

Специалисты отдела кадров, ответственные за ведение личных дел, должны систематически следить за состоянием личных дел и своевременно вносить последующие изменения в учетные данные муниципального служащего.

4. Личные дела хранятся как документы строгой отчетности. Ответственность хранения личных дел возлагается на начальника отдела кадров.

Личные дела выдаются для служебного пользования только вышестоящим руководителям по функциональной подчиненности или самому муниципальному служащему.

При пользовании личным делом запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанные записи, вносить в них новые, а также производить замену из личного дела имеющихся документов.

При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя, специалист отдела кадров обязан в описи сделать соответствующую запись, кем, когда и на каком основании это было сделано.

Личные дела уволенных муниципальных служащих, после внесения соответствующих записей в дополнение к анкете, сдаются на хранение в архив.

5. Сбор и внесение в личные дела сведений о политической и религиозной принадлежности, частной жизни муниципальных служащих запрещены.