Приложение N 5. Положение об управлении делами администрации г. Рязани

Приложение N 5

к постановлению главы

Администрации г. Рязани

от 9 июля 1999 г. N 3624

Положение
об управлении делами администрации г. Рязани

   1. Общие положения

   2. Основные задачи

   3. Организация деятельности управления делами

   4. Организационная структура управления делами

   5. Функции управления делами

   6. Права

   7. Ответственность

1. Общие положения

1.1. Управление делами администрации города Рязани является самостоятельным структурным подразделением городской администрации, входит в состав образуемых ею органов управления и подчиняется главе администрации.

1.2. Управление делами создается постановлением главы администрации города в соответствии с организационной структурой администрации, утвержденной решением Рязанского городского Совета.

1.3. Управление делами в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, распорядительными актами Президента РФ и Правительства РФ, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы РФ, Законом Рязанской области "О муниципальной службе в Рязанской области", Уставом города Рязани, решениями Рязанской областной Думы и Рязанского городского Совета, постановлениями и распоряжениями областной и городской администрации, а также указаниями и поручениями руководителей администрации города и настоящим Положением.

1.4. При осуществлении своих функций управление делами работает в тесном контакте с другими структурными подразделениями администрации г. Рязани, а также взаимодействует с органами государственной власти, Рязанским городским Советом и общественными организациями.

1.5. Управление делами имеет печати, штампы, бланки со своим наименованием и символикой города Рязани.

2. Основные задачи

Управление делами представляет собой исполнительный рабочий орган администрации города.

Основными задачами управления делами являются:

2.1. Организация, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управленческой деятельности администрации города; методическое руководство по организации и ведению делопроизводства в структурных подразделениях администрации города; унификация форм документов, ведение справочно-информационной работы, внедрение новых информационных технологий по совершенствованию работы с документами.

2.2. Обеспечение совместно с соответствующими самостоятельными структурными подразделениями администрации города регистрации, учета и установленного порядка прохождения документов и материалов, поступающих на имя главы администрации и его заместителей, и исходящей корреспонденции главы администрации и его заместителей.

2.3. Проработка служебной корреспонденции, информационных материалов и представление их главе администрации и его заместителям.

2.4. Представление главе администрации и его заместителям проектов постановлений, распоряжений с сопроводительными документами и иных направляемых на подпись документов и дальнейший контроль за своевременным выпуском распорядительных актов и других документов администрации города с момента их подписания.

2.5. Подготовка совместно с помощниками и соответствующими структурными подразделениями для главы администрации проектов его поручений.

2.6. Обеспечение своевременного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, адресованных главе администрации и его заместителям, а также направление их для рассмотрения в соответствующие структурные подразделения администрации города согласно резолюций руководства.

2.7. Осуществление совместно с помощниками руководителей администрации города постоянного контроля за полным и своевременным исполнением поручений главы администрации и его заместителей по служебной документации и письменным обращениям граждан, а также представление по ним докладов и информационных материалов.

2.8. Подготовка проектов распорядительных актов по вопросам награждения Почетной грамотой и иными наградами администрации города, а также оформление наградных документов.

2.9. Выдача справочной информации о прохождении и состоянии рассмотрения корреспонденции, поступившей на имя главы администрации и его заместителей.

2.10. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения, подготовки и обработки документов, законченных текущим делопроизводством, формирование документационного фонда, обеспечение сохранности документов и защита их от несанкционированного доступа, последующая передача их на постоянное хранение в Рязоблархив.

2.11. Обеспечение контроля за исполнением постановлений и распоряжений администрации города.

2.12. Планирование, подготовка материалов и проведение заседаний коллегий администрации города, направление протоколов заседаний коллегии руководителям администрации города, структурным подразделениям, а также контроль за выполнением решений, принятых на заседании коллегии в соответствии с установленными сроками.

2.13. Организация пресс-конференций, интервью главы администрации, других его встреч с представителями средств массовой информации, приглашение представителей средств массовой информации для освещения иных мероприятий с участием главы администрации.

2.14. Обеспечение выступлений главы администрации города в средствах массовой информации.

2.15. Подготовка и распространение в средствах массовой информации видео-, фотоматериалов, связанных с деятельностью главы администрации.

2.16. Подготовка для главы администрации и его заместителей обзоров публикаций и сообщений в средствах массовой информации, а также справок и аналитических материалов.

2.17. Организационное обеспечение официальных визитов, рабочих встреч с иностранными делегациями и других мероприятий, проводимых главой администрации в городе Рязани и за его пределами и их освещение в средствах массовой информации.

2.18. Взаимодействие со средствами массовой информации в целях полного и объективного освещения и формирования общественного мнения о деятельности главы администрации и заместителей и проводимой ими политике.

2.19. Организация и координация внешнеэкономической деятельности подразделений администрации города, юридических и физических лиц, общественных образований в сфере экономики, культуры, гуманитарных и духовных отношений.

2.20. Координация деятельности субъектов, входящих в государственную систему профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних на территории города, защита прав и законных интересов несовершеннолетних, где и кем бы они не нарушались.

3. Организация деятельности управления делами

3.1. Работой управления делами руководит управляющий делами, назначаемый и освобождаемый от должности главой администрации города. Управляющий делами подчиняется непосредственно главе администрации и несет персональную ответственность за результаты деятельности управления делами.

3.2. Управляющий делами:

- обеспечивает выполнение задач и функций, возложенных на управление делами, согласует его деятельность с работой других подразделений городской администрации;

- организует планирование и реализацию планов работы управления делами;

- определяет по согласованию с главой администрации города внутреннюю структуру управления, утверждает должностные инструкции работников управления; представляет главе администрации для утверждения проекты положения об управлении делами и штатной численности управления;

- представляет по поручению главы администрации и в соответствии с утвержденным им распределением обязанностей администрацию города Рязани в отношениях с органами представительной и исполнительной власти по вопросам, относящимся к компетенции управления делами, во взаимоотношениях с другими юридическими и физическими лицами заключает договоры, обеспечивает их выполнение;

- осуществляет подбор, расстановку и эффективное использование кадров в управлении делами, обеспечивает контроль за дисциплиной и надлежащим исполнением ими служебных обязанностей, внедряет рациональные формы и методы работы;

- представляет главе администрации города кандидатуры для назначения на должность и предложения об освобождении от должности работников управления делами, а также предложения о поощрении работников управления делами и применении к ним мер дисциплинарного взыскания;

- по поручению главы администрации города Рязани распоряжается финансовыми средствами в соответствии установленных смет, обеспечивает соблюдение управлением финансово-штатной дисциплины, сохранность денежных и материальных ценностей, имеет право подписи на денежных документах;

- имеет право участвовать в заседаниях коллегии администрации, совещаниях руководителей администрации города;

- вносит предложения главе администрации города о наложении дисциплинарных взысканий на руководителей структурных подразделений администрации города за нарушение ими установленного порядка и сроков представления проектов распорядительных актов, докладов и информационных материалов по поручениям главы администрации;

- подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции, архивные справки, выписки по распорядительным актам и другим документам, находящихся на хранении в ведомственном архиве администрации; издает приказы по вопросам управления, визирует проекты постановлений, распоряжений администрации.

3.3. Указания управляющего делами по устранению выявленных в пределах его компетенции, недостатков в представленных документах и материалах являются обязательными для руководителей структурных подразделений администрации города, помощников главы администрации и его заместителей, а также руководителей других органов исполнительной власти местного самоуправления.

3.4. Сотрудники управления делами руководствуются положениями о функциональных обязанностях структурных подразделений, входящих в состав управления, должностными инструкциями, разработанными на основе настоящего Положения и утвержденными управляющим делами, регламента администрации города и других материалов, регламентирующих их права и обязанности.

4. Организационная структура управления делами

4.1. В состав управления делами входят следующие подразделения:

- помощники, секретари главы администрации и его заместителей;

- пресс-центр - отдел информации;

- сектор внешнеэкономических связей;

- общий отдел, объединяющий:

- сектор по учету и отправке документов,

- сектор документации,

- сектор ведомственных архивов,

- сектор по обращениям граждан,

- сектор множительных и машинописных работ;

- контрольно-аналитический отдел;

- аппарат комиссии по делам несовершеннолетних.

4.2. Реорганизация и ликвидация управления делами производится на основании постановления главы администрации по согласованию с Рязанским городским Советом.

5. Функции управления делами

5.1. На управление делами возлагается:

- организация делопроизводства в администрации города Рязани в соответствии с Единой государственной системой документационного обеспечения управления;

- обеспечение стандартами и правилами оформления документов;

- организация учета и сохранности документов, образующихся в деятельности администрации города;

- организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях администрации города;

- проведение мероприятий по повышению квалификации работников, занятых делопроизводством;

- анализ деятельности структурных подразделений городской администрации по принятым распорядительным актам главы администрации в системе управления городом, выработка предложений с целью обеспечения эффективности развития и управления городом в целом;

- составление перспективных квартальных планов по проведению заседаний коллегии с учетом предложений структурных подразделений;

- анализ исполнения распорядительных актов администрации;

- обеспечение связи главы администрации города со средствами массовой информации;

- организация и информационное обеспечение официальных визитов, встреч главы администрации, а также других мероприятий с участием главы администрации в городе и за пределами его;

- представление средствам массовой информации сведений о деятельности главы администрации об издаваемых им распорядительных актах, о заявлениях, выступлениях, встречах и других проводимых мероприятиях в администрации города;

- координация партнерских отношений с другими городами ближнего и дальнего зарубежья;

- осуществление контактов с иностранными юридическими и физическими лицами, приема иностранных делегаций, прибывших по приглашению администрации города, организация проведения с ними переговоров и подготовка контрактов и соглашений, контроль за реализацией муниципальных программ с использованием международных связей для решения стоящих перед администрацией задач;

- обеспечение протокольной и представительской работы от имени администрации во взаимоотношениях подразделений администрации с зарубежными партнерами;

- рассмотрение состояния проблем, связанных с соблюдением прав и законных интересов несовершеннолетних, их безнадзорностью и правонарушениями, выявлением и устройством детей, оставшихся без попечения родителей;

- организация разработок и реализации муниципальной программы по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних, защите их прав, контроль выполнения предусмотренных ею мероприятий.

В соответствии с возложенными задачами управление делами осуществляет следующие функции:

5.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

5.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству администрации.

5.4. Осуществление учета, тиражирования и рассылки постановлений и распоряжений, протоколов заседаний коллегии администрации города.

5.5. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

5.6. Контроль и анализ за исполнением постановлений, распоряжений и решений коллегий администрации города.

5.7. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного тиражирования документов; разработка и проектирование бланков, печатей, используемых в управленческой деятельности администрацией города и его структурными подразделениями.

5.8. Осуществление строгого контроля за всеми поступившими в адрес администрации города письменными и устными обращениями граждан.

5.9. Разработка инструкций по работе с документами в администрации, бланков служебных документов.

5.10. Изучение и контроль организации делопроизводства в структурных подразделениях администрации города.

5.11. Осуществление справочно-информационного обслуживания по документам (выдача справок о документах, архивных справок, выписок, заверенных копий); выполнение работ по составлению и оформлению документов.

5.12. Разработка номенклатуры дел администрации города, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

5.13. Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины.

5.14. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями администрации дел, подлежащих сдаче в архив.

5.15. Организация работы архива администрации города в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.

5.16. Повышение квалификации работников службы документационного обеспечения, проведение совещаний, семинаров и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

5.17. Координация деятельности структурных подразделений городской администрации и методическое руководство в целях выполнения возложенных на управление делами функций в пределах установленных настоящим Положением полномочий.

6. Права

Управление делами наделено полномочиями и имеет право:

6.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях администрации.

6.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документированием управленческой деятельности.

6.3. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководства администрации для принятия мер.

6.4. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства администрации.

6.5. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

6.6. Запрашивать и получать необходимые информационные, аналитические и справочные материалы от структурных подразделений, требовать от руководителей подразделений своевременного предоставления указанных материалов, оформленных в установленном порядке, возвращать при необходимости представленные материалы на доработку.

6.7. Давать указания структурным подразделениям администрации по вопросам, находящимся в компетенции управления делами, в соответствии с возложенными функциями и задачами.

6.8. Привлекать при необходимости в установленном порядке на договорной основе учреждения и организации, а также отдельных специалистов для проведения экспертиз, разработки методических и нормативных документов.

6.9. Подписывать архивные справки, выписки, заверять копии и визировать документы в пределах своей компетенции.

6.10. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности:

6.10.1. С административно-правовым управлением - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

6.10.2. С отделом кадров - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки внедрения мероприятий, связанных с совершенствованием форм и методов работы с документами.

6.10.3. С управлением информационного и программного обеспечения - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.

6.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

6.12. Вносить руководству администрации предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

7. Ответственность

7.1. Управление делами в вопросах кадровой и финансовой политики подотчетно главе администрации города.

7.2. Управляющий делами администрации города Рязани действует на принципах единоначалия, ответственен за осуществление полномочий, установленных данным Положением, организует работу управления и несет всю полноту ответственности за состояние его деятельности.

7.3. Сотрудники управления делами несут ответственность за:

- ненадлежащее выполнение своих обязанностей;

- неправильность и неполноту использования предоставляемых им прав;

- невыполнение указаний главы администрации города;

- нарушение трудового законодательства.

По другим основаниям, предусмотренным ст. 12 Закона Рязанской области "О муниципальной службе Рязанской области".