Постановление Администрации города Рязани от 5 сентября 2005 г. N 3081 "Об утверждении Положения об управлении делами"

В связи с изменениями организационной структуры управления делами и в соответствии со статьей 59 Устава города Рязани постановляю:

1. Утвердить Положение об управлении делами администрации города Рязани (прилагается).

2. Признать утратившими силу Положения об управлении делами, утвержденные:

- постановлением главы администрации от 9 июля 1999 года N 3624;

- главой администрации от 1 октября 2001 года;

- главой администрации от 27 октября 2004 года.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

И.о. главы администрации

А.Н.Кукушкин

Положение
об управлении делами администрации города Рязани
(утв. постановлением администрации города Рязани
от 5 сентября 2005 г. N 3081)

1. Общие положения

1.1. Управление делами администрации города Рязани является структурным подразделением администрации города Рязани и подчиняется главе администрации.

1.2. Управление делами создается постановлением главы администрации города в соответствии с организационной структурой администрации, утвержденной решением Рязанского городского Совета.

1.3. Управление делами в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, распорядительными актами Президента РФ и Правительства РФ, нормативно-методическими документами Федеральной Архивной службы России, Государственным стандартом РФ, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; Законом Рязанской области "О муниципальной службе в Рязанской области", постановлениями Рязанской областной Думы, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства Рязанской области; Уставом города Рязани, постановлениями главы муниципального образования города Рязани, решениями Рязанского городского Совета, распорядительными актами городской администрации, Инструкцией по делопроизводству в администрации города, а также указаниями и поручениями руководителей администрации города и настоящим Положением.

1.4. При осуществлении своих функций управление делами работает в тесном контакте с другими структурными подразделениями администрации города Рязани, а также взаимодействует с органами государственной власти, Рязанским городским Советом и общественными организациями.

1.5. Управление делами имеет печати, штампы, бланки со своим наименованием и символикой города Рязани.

2. Основные задачи

Управление делами представляет собой исполнительный рабочий орган администрации города.

Основными задачами управления делами являются:

2.1. Организация, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управленческой деятельности администрации города; методическое руководство по организации и ведению делопроизводства в структурных подразделениях администрации города; унификация форм документов, ведение справочно-информационной работы, внедрение новых информационных технологий по совершенствованию работы с документами.

2.2. Обеспечение совместно с соответствующими самостоятельными структурными подразделениями администрации города регистрации, учета и установленного порядка прохождения документов и материалов, поступающих на имя главы администрации и его заместителей, и исходящей корреспонденции главы администрации и его заместителей.

2.3. Проработка служебной корреспонденции, информационных материалов и представление их главе администрации и его заместителям.

2.4. Представление главе администрации и его заместителям проектов постановлений, распоряжений с сопроводительными документами и иных направляемых на подпись документов и дальнейший контроль за своевременным выпуском распорядительных актов и других документов администрации города с момента их подписания.

2.5. Подготовка совместно с помощниками руководителей администрации города и соответствующими структурными подразделениями для главы администрации проектов его поручений.

2.6. Организация работы по рассмотрению письменных предложений, заявлений и жалоб граждан, по их приему в администрацию города, обеспечение своевременного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, адресованных главе администрации и его заместителям, а также направление их для рассмотрения в соответствующие структурные подразделения администрации города согласно резолюциям руководства.

2.7. Осуществление совместно с помощниками руководителей администрации города постоянного контроля за полным и своевременным исполнением поручений главы администрации и его заместителей по служебной документации и письменным обращениям граждан, обобщение, анализ состояния этой работы и представление по ним докладов и информационных материалов.

2.8. Подготовка проектов распорядительных актов по вопросам награждения Почетной грамотой и иными наградами администрации города, а также оформление наградных документов.

2.9. Выдача справочной информации о прохождении и состоянии рассмотрения корреспонденции, поступившей на имя главы администрации и его заместителей.

2.10. Составление сводной номенклатуры дел администрации города, обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения, подготовки и обработки документов, законченных текущим делопроизводством, формирование документационных фондов, обеспечение сохранности документов и защита их от несанкционированного доступа, последующая передача их на постоянное хранение в Государственный архив Рязанской области.

2.11. Обеспечение контроля за исполнением постановлений и распоряжений администрации города.

2.12. Обеспечение организационно-технической и документационной деятельности коллегии при главе муниципального образования, председателе Рязанского городского Совета.

2.13. Организация пресс-конференций, интервью главы администрации, других его встреч с представителями средств массовой информации, приглашение представителей средств массовой информации для освещения иных мероприятий с участием главы администрации.

2.14. Обеспечение выступлений главы администрации города, его заместителей и начальников структурных подразделений в средствах массовой информации.

2.15. Подготовка и распространение в средствах массовой информации видео-, фотоматериалов, связанных с деятельностью администрации города Рязани.

2.16. Подготовка для главы администрации и его заместителей обзоров публикаций и сообщений в средствах массовой информации, а также справок и аналитических материалов.

2.17. Взаимодействие со средствами массовой информации в целях полного и объективного освещения и формирования общественного мнения о деятельности главы администрации, его заместителей и в целом администрации города о проводимой работе.

2.18. Координация деятельности субъектов, входящих в государственную систему профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних на территории города, защита прав и законных интересов несовершеннолетних, где и кем бы, они не нарушались.

2.19. Обеспечение полномочий главы администрации города по вопросам кадровой работы и муниципальной службы в администрации города.

2.20. Обеспечение контроля соблюдения действующего трудового законодательства в администрации города в соответствии с установленными полномочиями.

2.21. Обеспечение консультациями муниципальных служащих аппарата администрации города по вопросам их правового положения, соблюдения ограничений, связанных с муниципальной службой, развития системы муниципальной службы и кадровой деятельности аппарата администрации города.

2.22. Организация проведения аттестации муниципальных служащих администрации города.

2.23. Организация и осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины.

3. Организация деятельности управления делами

3.1. Работой управления делами руководит управляющий делами, назначаемый и освобождаемый от должности главой администрации города. Управляющий делами подчиняется непосредственно главе администрации и несет персональную ответственность за результаты деятельности управления делами.

3.2. Управляющий делами:

обеспечивает выполнение задач и функций, возложенных на управление делами, согласует его деятельность с работой других подразделений городской администрации;

- организует планирование и реализацию планов работы управления делами;

- определяет по согласованию с главой администрации города внутреннюю структуру управления, утверждает должностные инструкции работников управления;

- представляет главе администрации для утверждения проекты Положения об управлении делами и штатной численности управления;

- представляет администрацию города Рязани по поручению главы администрации; в соответствии с утвержденным распределением обязанностей в отношениях с органами представительной и исполнительной власти по вопросам, относящимся к компетенции управления делами, во взаимоотношениях с другими юридическими и физическими лицами заключает договоры, обеспечивает их выполнение;

- осуществляет подбор, расстановку и эффективное использование кадров в управлении делами, обеспечивает контроль за дисциплиной и надлежащим исполнением ими служебных обязанностей, внедряет рациональные формы и методы работы;

- представляет главе администрации города кандидатуры для назначения на должность и предложения об освобождении от должности работников управления делами, а также предложения о поощрении работников управления делами и применении к ним мер дисциплинарного взыскания;

- по поручению главы администрации города Рязани распоряжается финансовыми средствами в соответствии установленных смет, обеспечивает соблюдение управлением финансово-штатной дисциплины, сохранность денежных и материальных ценностей, имеет право подписи на денежных документах;

- имеет право участвовать в заседаниях коллегии при главе муниципального образования, председателе Рязанского городского Совета, совещаниях руководителей администрации города;

- вносит предложения главе администрации города о наложении дисциплинарных взысканий на руководителей структурных подразделений администрации города за нарушение ими установленного порядка и сроков представления проектов распорядительных актов, докладов и информационных материалов по поручениям главы администрации;

- подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции, архивные справки, выписки по распорядительным актам и другим документам, находящихся на хранении в ведомственном архиве администрации; издает приказы по вопросам управления, визирует проекты постановлений, распоряжений администрации.

3.3. Указания управляющего делами по устранению выявленных в пределах его компетенции недостатков в представленных документах и материалах являются обязательными для руководителей структурных подразделении администрации города, помощников главы администрации и его заместителей, а также руководителей других органов исполнительной власти местного самоуправления.

3.4. Сотрудники управления делами руководствуются положениями о функциональных обязанностях структурных подразделений, входящих в состав управления, должностными инструкциями, разработанными на основе настоящего Положения и утвержденными управляющим делами, Регламентом администрации города, Инструкцией по делопроизводству администрации города Рязани и другими материалами, регламентирующими их права и обязанности.

4. Организационная структура управления делами

4.1. В состав управления делами входят следующие подразделения:

- секретариат - помощники, специалисты приемных главы администрации и его заместителей;

- ведущие специалисты по работе со средствами массовой информации и издательствами;

- контрольно-аналитический отдел;

- аппарат комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав;

- отдел кадров;

- общий отдел, объединяющий:

сектор наград;

сектор автоматизированного приема, учета и отправки документов;

сектор выпуска организационно-распорядительных документов;

сектор ведомственных архивов;

сектор по обращениям граждан;

специалисты множительных и персонально - компьютерных работ.

4.2. Реорганизация и ликвидация управления делами производится на основании постановления главы администрации по согласованию с Рязанским городским Советом.

5. Функции управления делами

В соответствии с возложенными задачами управление делами осуществляет следующие функции:

5.1. На управление делами возлагается:

- организация общего делопроизводства в администрации города Рязани в соответствии с требованиями, установленными ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Инструкцией по делопроизводству в администрации города;

- обеспечение стандартами и правилами оформления документов;

- организация учета и сохранности документов, образующихся в деятельности администрации города;

- организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях администрации, города;

- проведение мероприятий по повышению квалификации работников, занятых делопроизводством;

- анализ деятельности структурных подразделений городской администрации по принятым распорядительным актам главы администрации в системе управления городом, выработка предложений с целью обеспечения эффективности развития и управления городом в целом;

- анализ исполнения распорядительных актов администрации;

- обеспечение связи главы администрации города, его заместителей и руководителей, структурных подразделений со средствами массовой информации;

- организация и информационное обеспечение официальных визитов, встреч главы администрации, а также других мероприятий с участием главы администрации в городе и за его пределами;

- представление средствам массовой информации сведений о деятельности главы администрации и в целом администрации города Рязани об издаваемых распорядительных актах, о заявлениях, выступлениях, встречах и других проводимых мероприятиях в администрации города;

- рассмотрение состояния проблем, связанных с соблюдением прав и законных интересов несовершеннолетних, их безнадзорностью и правонарушениями, выявлением и устройством детей, оставшихся без попечения родителей;

- организация разработок и реализация муниципальной программы по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних, защите их прав, контроль выполнения предусмотренных ею мероприятий.

5.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации, учета, тиражирования (при необходимости), рассылки и учетно-справочной работы по входящим, исходящим документам, обращениям граждан и другой корреспонденции, поступающей на имя руководства администрации города.

5.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающей корреспонденции, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству администрации.

5.4. Осуществление учета, тиражирования и рассылки постановлений, распоряжений и договоров (по основной деятельности и личному составу).

5.5. Рассылка (при необходимости) решений коллегии при главе муниципального образования, председателе Рязанского городского Совета руководителям администрации города, начальникам структурных подразделений администрации, муниципальным предприятиям и учреждениям.

5.6. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, ежемесячное информирование руководства по этим вопросам.

5.7. Контроль и анализ за исполнением постановлений, распоряжений администрации города.

5.8. Организация машинописных, персонально - компьютерных и множительных работ, копирование и оперативное тиражирование документов.

5.9. Разработка и проектирование бланков, печатей, используемых в управленческой деятельности администрацией города и ее структурными подразделениями.

5.10. Осуществление строгого контроля за всеми поступившими в адрес администрации города письменными и устными обращениями граждан.

5.11. Разработка инструкций по работе с документами в администрации, трафаретных текстов служебных документов.

5.12. Изучение и контроль организации делопроизводства в структурных подразделениях администрации города.

5.13. Контроль и ежемесячная отчетность за расходованием финансовых средств по маркированию почтовой корреспонденции администрации и структурных подразделений на франкировальной машине.

5.14. Осуществление справочно-информационного обслуживания по документам (выдача справок о документах, архивных справок, выписок, заверенных копий); выполнение работ по составлению и оформлению документов.

5.15. Разработка сводной номенклатуры дел администрации города, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

5.16. Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

5.17. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями администрации дел, подлежащих сдаче в архив.

5.18. Организация работы ведомственного архива администрации города в соответствии с нормативно-методическими документами Федеральной Архивной службы России, Основных правил работы архивов организаций.

5.19. Повышение квалификации работников службы документационного обеспечения, проведение совещаний, семинаров и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

5.20. Подготовка совместно с другими подразделениями предложений главе администрации города по вопросам кадровой политики и муниципальной службы.

5.21. Проведение анализа состояния кадрового и профессионального потенциала администрации города.

5.22. Оформление документов по приему граждан на муниципальную службу, продвижению по службе и увольнению с нее (подготовка распоряжений главы администрации по личному составу).

5.23. Осуществление учета и хранение трудовых книжек, внесение в них соответствующих записей и изменений.

5.24. Оформление больничных листов с внесением данных о непрерывном стаже работы на основании записей в трудовых книжках.

5.25. Оформление документов для назначения пенсии, проверка стажа работы, заполнение представлений к назначению пенсии по старости.

5.26. Осуществление контроля исполнения законодательства о муниципальной службе.

5.27. Координация деятельности структурных подразделений городской администрации и методическое руководство в целях выполнения возложенных на управление делами функций в пределах установленных настоящим Положением полномочий.

6. Права

Управление делами наделено полномочиями и имеет право:

6.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях администрации.

6.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документированием управленческой деятельности.

6.3. Проводить проверки организации документационного обеспечения управление в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководства администрация для принятия мер.

6.4. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделения к подготовке проектов документов по поручению руководства администрации.

6.5. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

6.6. Запрашивать и получать необходимые информационные, аналитические и справочные материалы от структурных подразделений, требовать от руководителей подразделений своевременного предоставления указанных материалов, оформленных в установленном порядке, возвращать при необходимости представленные материалы на доработку.

6.7. Давать указания структурным подразделениям администрации по вопросам, находящимся в компетенции управления делами, в соответствии с возложенными функциями и задачами.

6.8. Привлекать при необходимости в установленном порядке на договорной основе учреждения и организации, а также отдельных специалистов для проведения экспертиз, разработки методических и нормативных документов.

6.9. Подписывать архивные справки, выписки, заверять копии и визировать документы в пределах своей компетенции.

6.10. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности:

6.10.1. С административно-правовым управлением - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

6.10.2. С управлением экономики, управлением главного бухгалтера, административно-правовым управлением - по вопросам подготовки штатного расписания, проектов распорядительных документов по организационной структуре администрации и личному составу.

6.10.3. С управлением муниципального заказа и программного обеспечения - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.

6.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

6.12. Вносить руководству администрации предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должность лицами установленных правил работы с документами.

6.13. Производить в пределах своей компетенции проверки кадровых служб муниципальных предприятий и учреждений.

7. Ответственность

7.1. Управление делами в вопросах кадровой и финансовой политики подотчетно главе администрации города.

7.2. Управляющий делами администрации города Рязани действует на принципах единоначалия, ответственен за осуществление полномочий, установленных данным Положением, организует работу управления и несет всю полноту ответственности за состояние его деятельности.

7.3. Сотрудники управления делами несут ответственность за ненадлежащее выполнение своих обязанностей, неправильность и неполноту использования предоставляемых им прав, невыполнение указаний главы администрации города, нарушение трудового законодательства, а также по другим установленным действующим законодательством основаниям.

Управляющий делами

В.Т.Люшнин