Приложение N 5. Положение об управлении делами администрации г. Рязани

Приложение N 5

к постановлению главы

Администрации г. Рязани

от 9 июля 1999 г. N 3624

Положение
об управлении делами администрации г. Рязани

1. Общие положения

1.1. Управление делами администрации города Рязани является самостоятельным структурным подразделением городской администрации, входит в состав образуемых ею органов управления и подчиняется главе администрации.

1.2. Управление делами создается постановлением главы администрации города в соответствии с организационной структурой администрации, утвержденной решением Рязанского городского Совета.

1.3. Управление делами в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, распорядительными актами Президента РФ и Правительства РФ, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы РФ, Законом Рязанской области "О муниципальной службе в Рязанской области", Уставом города Рязани, решениями Рязанской областной Думы и Рязанского городского Совета, постановлениями и распоряжениями областной и городской администрации, а также указаниями и поручениями руководителей администрации города и настоящим Положением.

1.4. При осуществлении своих функций управление делами работает в тесном контакте с другими структурными подразделениями администрации г. Рязани, а также взаимодействует с органами государственной власти, Рязанским городским Советом и общественными организациями.

1.5. Управление делами имеет печати, штампы, бланки со своим наименованием и символикой города Рязани.

2. Основные задачи

Управление делами представляет собой исполнительный рабочий орган администрации города.

Основными задачами управления делами являются:

2.1. Организация, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управленческой деятельности администрации города; методическое руководство по организации и ведению делопроизводства в структурных подразделениях администрации города; унификация форм документов, ведение справочно-информационной работы, внедрение новых информационных технологий по совершенствованию работы с документами.

2.2. Обеспечение совместно с соответствующими самостоятельными структурными подразделениями администрации города регистрации, учета и установленного порядка прохождения документов и материалов, поступающих на имя главы администрации и его заместителей, и исходящей корреспонденции главы администрации и его заместителей.

2.3. Проработка служебной корреспонденции, информационных материалов и представление их главе администрации и его заместителям.

2.4. Представление главе администрации и его заместителям проектов постановлений, распоряжений с сопроводительными документами и иных направляемых на подпись документов и дальнейший контроль за своевременным выпуском распорядительных актов и других документов администрации города с момента их подписания.

2.5. Подготовка совместно с помощниками и соответствующими структурными подразделениями для главы администрации проектов его поручений.

2.6. Обеспечение своевременного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, адресованных главе администрации и его заместителям, а также направление их для рассмотрения в соответствующие структурные подразделения администрации города согласно резолюций руководства.

2.7. Осуществление совместно с помощниками руководителей администрации города постоянного контроля за полным и своевременным исполнением поручений главы администрации и его заместителей по служебной документации и письменным обращениям граждан, а также представление по ним докладов и информационных материалов.

2.8. Подготовка проектов распорядительных актов по вопросам награждения Почетной грамотой и иными наградами администрации города, а также оформление наградных документов.

2.9. Выдача справочной информации о прохождении и состоянии рассмотрения корреспонденции, поступившей на имя главы администрации и его заместителей.

2.10. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения, подготовки и обработки документов, законченных текущим делопроизводством, формирование документационного фонда, обеспечение сохранности документов и защита их от несанкционированного доступа, последующая передача их на постоянное хранение в Рязоблархив.

2.11. Обеспечение контроля за исполнением постановлений и распоряжений администрации города.

2.12. Планирование, подготовка материалов и проведение заседаний коллегий администрации города, направление протоколов заседаний коллегии руководителям администрации города, структурным подразделениям, а также контроль за выполнением решений, принятых на заседании коллегии в соответствии с установленными сроками.

2.13. Организация пресс-конференций, интервью главы администрации, других его встреч с представителями средств массовой информации, приглашение представителей средств массовой информации для освещения иных мероприятий с участием главы администрации.

2.14. Обеспечение выступлений главы администрации города в средствах массовой информации.

2.15. Подготовка и распространение в средствах массовой информации видео-, фотоматериалов, связанных с деятельностью главы администрации.

2.16. Подготовка для главы администрации и его заместителей обзоров публикаций и сообщений в средствах массовой информации, а также справок и аналитических материалов.

2.17. Организационное обеспечение официальных визитов, рабочих встреч с иностранными делегациями и других мероприятий, проводимых главой администрации в городе Рязани и за его пределами и их освещение в средствах массовой информации.

2.18. Взаимодействие со средствами массовой информации в целях полного и объективного освещения и формирования общественного мнения о деятельности главы администрации и заместителей и проводимой ими политике.

2.19. Организация и координация внешнеэкономической деятельности подразделений администрации города, юридических и физических лиц, общественных образований в сфере экономики, культуры, гуманитарных и духовных отношений.

2.20. Координация деятельности субъектов, входящих в государственную систему профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних на территории города, защита прав и законных интересов несовершеннолетних, где и кем бы они не нарушались.

3. Организация деятельности управления делами

3.1. Работой управления делами руководит управляющий делами, назначаемый и освобождаемый от должности главой администрации города. Управляющий делами подчиняется непосредственно главе администрации и несет персональную ответственность за результаты деятельности управления делами.

3.2. Управляющий делами:

- обеспечивает выполнение задач и функций, возложенных на управление делами, согласует его деятельность с работой других подразделений городской администрации;

- организует планирование и реализацию планов работы управления делами;

- определяет по согласованию с главой администрации города внутреннюю структуру управления, утверждает должностные инструкции работников управления; представляет главе администрации для утверждения проекты положения об управлении делами и штатной численности управления;

- представляет по поручению главы администрации и в соответствии с утвержденным им распределением обязанностей администрацию города Рязани в отношениях с органами представительной и исполнительной власти по вопросам, относящимся к компетенции управления делами, во взаимоотношениях с другими юридическими и физическими лицами заключает договоры, обеспечивает их выполнение;

- осуществляет подбор, расстановку и эффективное использование кадров в управлении делами, обеспечивает контроль за дисциплиной и надлежащим исполнением ими служебных обязанностей, внедряет рациональные формы и методы работы;

- представляет главе администрации города кандидатуры для назначения на должность и предложения об освобождении от должности работников управления делами, а также предложения о поощрении работников управления делами и применении к ним мер дисциплинарного взыскания;

- по поручению главы администрации города Рязани распоряжается финансовыми средствами в соответствии установленных смет, обеспечивает соблюдение управлением финансово-штатной дисциплины, сохранность денежных и материальных ценностей, имеет право подписи на денежных документах;

- имеет право участвовать в заседаниях коллегии администрации, совещаниях руководителей администрации города;

- вносит предложения главе администрации города о наложении дисциплинарных взысканий на руководителей структурных подразделений администрации города за нарушение ими установленного порядка и сроков представления проектов распорядительных актов, докладов и информационных материалов по поручениям главы администрации;

- подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции, архивные справки, выписки по распорядительным актам и другим документам, находящихся на хранении в ведомственном архиве администрации; издает приказы по вопросам управления, визирует проекты постановлений, распоряжений администрации.

3.3. Указания управляющего делами по устранению выявленных в пределах его компетенции, недостатков в представленных документах и материалах являются обязательными для руководителей структурных подразделений администрации города, помощников главы администрации и его заместителей, а также руководителей других органов исполнительной власти местного самоуправления.

3.4. Сотрудники управления делами руководствуются положениями о функциональных обязанностях структурных подразделений, входящих в состав управления, должностными инструкциями, разработанными на основе настоящего Положения и утвержденными управляющим делами, регламента администрации города и других материалов, регламентирующих их права и обязанности.

4. Организационная структура управления делами

4.1. В состав управления делами входят следующие подразделения:

- помощники, секретари главы администрации и его заместителей;

- пресс-центр - отдел информации;

- сектор внешнеэкономических связей;

- общий отдел, объединяющий:

- сектор по учету и отправке документов,

- сектор документации,

- сектор ведомственных архивов,

- сектор по обращениям граждан,

- сектор множительных и машинописных работ;

- контрольно-аналитический отдел;

- аппарат комиссии по делам несовершеннолетних.

4.2. Реорганизация и ликвидация управления делами производится на основании постановления главы администрации по согласованию с Рязанским городским Советом.

5. Функции управления делами

5.1. На управление делами возлагается:

- организация делопроизводства в администрации города Рязани в соответствии с Единой государственной системой документационного обеспечения управления;

- обеспечение стандартами и правилами оформления документов;

- организация учета и сохранности документов, образующихся в деятельности администрации города;

- организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях администрации города;

- проведение мероприятий по повышению квалификации работников, занятых делопроизводством;

- анализ деятельности структурных подразделений городской администрации по принятым распорядительным актам главы администрации в системе управления городом, выработка предложений с целью обеспечения эффективности развития и управления городом в целом;

- составление перспективных квартальных планов по проведению заседаний коллегии с учетом предложений структурных подразделений;

- анализ исполнения распорядительных актов администрации;

- обеспечение связи главы администрации города со средствами массовой информации;

- организация и информационное обеспечение официальных визитов, встреч главы администрации, а также других мероприятий с участием главы администрации в городе и за пределами его;

- представление средствам массовой информации сведений о деятельности главы администрации об издаваемых им распорядительных актах, о заявлениях, выступлениях, встречах и других проводимых мероприятиях в администрации города;

- координация партнерских отношений с другими городами ближнего и дальнего зарубежья;

- осуществление контактов с иностранными юридическими и физическими лицами, приема иностранных делегаций, прибывших по приглашению администрации города, организация проведения с ними переговоров и подготовка контрактов и соглашений, контроль за реализацией муниципальных программ с использованием международных связей для решения стоящих перед администрацией задач;

- обеспечение протокольной и представительской работы от имени администрации во взаимоотношениях подразделений администрации с зарубежными партнерами;

- рассмотрение состояния проблем, связанных с соблюдением прав и законных интересов несовершеннолетних, их безнадзорностью и правонарушениями, выявлением и устройством детей, оставшихся без попечения родителей;

- организация разработок и реализации муниципальной программы по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних, защите их прав, контроль выполнения предусмотренных ею мероприятий.

В соответствии с возложенными задачами управление делами осуществляет следующие функции:

5.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

5.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству администрации.

5.4. Осуществление учета, тиражирования и рассылки постановлений и распоряжений, протоколов заседаний коллегии администрации города.

5.5. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

5.6. Контроль и анализ за исполнением постановлений, распоряжений и решений коллегий администрации города.

5.7. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного тиражирования документов; разработка и проектирование бланков, печатей, используемых в управленческой деятельности администрацией города и его структурными подразделениями.

5.8. Осуществление строгого контроля за всеми поступившими в адрес администрации города письменными и устными обращениями граждан.

5.9. Разработка инструкций по работе с документами в администрации, бланков служебных документов.

5.10. Изучение и контроль организации делопроизводства в структурных подразделениях администрации города.

5.11. Осуществление справочно-информационного обслуживания по документам (выдача справок о документах, архивных справок, выписок, заверенных копий); выполнение работ по составлению и оформлению документов.

5.12. Разработка номенклатуры дел администрации города, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

5.13. Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины.

5.14. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями администрации дел, подлежащих сдаче в архив.

5.15. Организация работы архива администрации города в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.

5.16. Повышение квалификации работников службы документационного обеспечения, проведение совещаний, семинаров и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

5.17. Координация деятельности структурных подразделений городской администрации и методическое руководство в целях выполнения возложенных на управление делами функций в пределах установленных настоящим Положением полномочий.

6. Права

Управление делами наделено полномочиями и имеет право:

6.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях администрации.

6.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документированием управленческой деятельности.

6.3. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководства администрации для принятия мер.

6.4. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства администрации.

6.5. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

6.6. Запрашивать и получать необходимые информационные, аналитические и справочные материалы от структурных подразделений, требовать от руководителей подразделений своевременного предоставления указанных материалов, оформленных в установленном порядке, возвращать при необходимости представленные материалы на доработку.

6.7. Давать указания структурным подразделениям администрации по вопросам, находящимся в компетенции управления делами, в соответствии с возложенными функциями и задачами.

6.8. Привлекать при необходимости в установленном порядке на договорной основе учреждения и организации, а также отдельных специалистов для проведения экспертиз, разработки методических и нормативных документов.

6.9. Подписывать архивные справки, выписки, заверять копии и визировать документы в пределах своей компетенции.

6.10. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности:

6.10.1. С административно-правовым управлением - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

6.10.2. С отделом кадров - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки внедрения мероприятий, связанных с совершенствованием форм и методов работы с документами.

6.10.3. С управлением информационного и программного обеспечения - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.

6.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

6.12. Вносить руководству администрации предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

7. Ответственность

7.1. Управление делами в вопросах кадровой и финансовой политики подотчетно главе администрации города.

7.2. Управляющий делами администрации города Рязани действует на принципах единоначалия, ответственен за осуществление полномочий, установленных данным Положением, организует работу управления и несет всю полноту ответственности за состояние его деятельности.

7.3. Сотрудники управления делами несут ответственность за:

- ненадлежащее выполнение своих обязанностей;

- неправильность и неполноту использования предоставляемых им прав;

- невыполнение указаний главы администрации города;

- нарушение трудового законодательства.

По другим основаниям, предусмотренным ст. 12 Закона Рязанской области "О муниципальной службе Рязанской области".