Приложение. Руководство по технической эксплуатации и учету средств вычислительной и оргтехники в системе МЧС России

Приложение
к приказу МЧС РФ
от 27 октября 2009 г. N 613

Руководство
по технической эксплуатации и учету средств вычислительной и оргтехники в системе МЧС России

1. Общие положения

1.1. Средства электронно-вычислительной и оргтехники (далее - средства ЭВТ и ОТ) являются технической основой современных информационных технологий, используемых в деятельности должностных лиц системы МЧС России.

Средства ЭВТ и ОТ являются также материальной базой автоматизированных систем (далее - АС).

Средства ЭВТ включают в себя средства сбора, обработки, регистрации, отображения информации и передачи данных. Они обеспечивают хранение, переработку и документирование информации.

Основным элементом средств ЭВТ являются электронно-вычислительные машины, которые обеспечивают накопление, хранение и автоматическую обработку данных, циркулирующих в АС.

Техническую основу АС также составляют средства ОТ, средства обеспечения и контрольно-диагностические средства, обеспечивающие нормальное функционирование технических средств в требуемых режимах.

К средствам ОТ относятся аппараты факсимильной связи, электронные печатающие устройства, устройства размножения, проекционные установки, редакционно-издательское и другое оборудование обработки документов.

К средствам обеспечения относятся автономные источники электропитания, зарядные и выпрямительные устройства, средства измерений, а также другое специальное оборудование и имущество, используемое при эксплуатации и ремонте средств ЭВТ и ОТ (эксплуатационно-расходные материалы, запасные части, инструменты и принадлежности).

1.2. Техническая эксплуатация средств ЭВТ и ОТ в системе МЧС России организуется с целью поддержания постоянной готовности средств ЭВТ и ОТ к применению по предназначению.

1.3. Техническая эксплуатация включает в себя комплекс работ по сбережению, поддержанию в исправном состоянии, восстановлению работоспособности и ресурса средств ЭВТ и ОТ, выполняемых в период использования по назначению, при хранении, транспортировке, приведении в готовность к использованию по назначению и поддержании в этой степени готовности.

1.4. К мероприятиям технической эксплуатации средств ЭВТ и ОТ относятся:

ввод в эксплуатацию;

техническое обслуживание;

ремонт;

хранение;

планирование и учёт технической эксплуатации и ремонта;

сбор и обобщение данных о надежности;

контроль технического состояния;

рекламационная работа, гарантийный и авторский надзор;

списание.

1.5. К комплексным подвижным объектам средств ЭВТ и ОТ относятся средства ЭВТ и ОТ, установленные совместно с другим оборудованием на транспортных средствах.

1.6. К стационарным объектам средств ЭВТ и ОТ относятся смонтированные в специально оборудованных помещениях вычислительные центры, пункты и другие объекты.

1.7. Средства ЭВТ и ОТ должны содержаться укомплектованными согласно эксплуатационной документации в исправном состоянии и в установленной степени готовности к использованию по назначению.

Разукомплектование или изъятие составных частей, блоков и узлов из комплекта средств ЭВТ и ОТ запрещается.

1.8. Лица, виновные в использовании средств ЭВТ и ОТ не по прямому предназначению, разукомплектовании, утратах и выводе их из строя, привлекаются к ответственности в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

1.9. Техническое состояние средств ЭВТ и ОТ определяется совокупностью свойств, изменяющихся при ее эксплуатации и ремонте, и характеризуемых в определенный момент времени значениями показателей и качественными признаками, установленными в эксплуатационной документации.

Средства ЭВТ и ОТ в зависимости от технического состояния оцениваются как исправные, работоспособные, неисправные и неработоспособные.

Средства ЭВТ и ОТ являются работоспособными, если они в состоянии выполнять все свои функции, сохраняя значения заданных параметров в пределах, установленных эксплуатационной документацией.

Средства ЭВТ и ОТ являются исправными, если они соответствуют всем требованиям эксплуатационной документации, и неисправными, если не соответствуют хотя бы одному из этих требований.

В отличие от исправных, работоспособные средства ЭВТ и ОТ могут иметь отдельные дефекты, непосредственно не влияющие на выполнение заданных функций (следы деформаций, повреждения оплеток кабелей и шнуров, нарушение декоративных покрытий и другие).

Средства ЭВТ и ОТ являются неработоспособными, если значение хотя бы одного из параметров не соответствует нормам, установленным эксплуатационной документацией.

1.10. Ответственность за техническое состояние средств ЭВТ и ОТ, их своевременное и качественное обслуживание и ремонт несут руководители (начальники, командиры) эксплуатирующих подразделений территориальных органов МЧС России, федеральной противопожарной службы, войск гражданской обороны, Государственной инспекции по маломерным судам МЧС России, аварийно-спасательных и поисково-спасательных формирований, образовательных, научно-исследовательских, медицинских, санаторно-курортных и иных учреждений и организаций, находящихся в ведении МЧС России, а также лица, за которыми они закреплены.

Особенности эксплуатации и учёта средств ЭВТ и ОТ в структурных подразделениях центрального аппарата МЧС России изложены в разделе 10 настоящего Руководства по технической эксплуатации и учету средств вычислительной и оргтехники в системе МЧС России.

2. Организация учета и представления отчетности о поставках, наличии и движении средств ЭВТ и ОТ и программного обеспечения

2.1. Все виды средств ЭВТ и ОТ подлежат обязательному учету, правильному использованию.

2.2. Учет должен быть своевременным, полным, достоверным и точным.

2.3. Учет материальных средств ведется в целях:

своевременного обеспечения соответствующих должностных лиц и органов управления достоверными данными о наличии, движении и качественном (техническом) состоянии материальных средств, необходимых для планирования и организации обеспечения;

контроля за сохранностью, законностью, целесообразностью и эффективностью расходования (использования) материальных средств;

подготовки исходных данных для составления отчетных документов в установленном порядке.

2.4. Учет материальных средств заключается в оформлении установленных отчетных документов и осуществлении правильных и своевременных записей в книгах (карточках) учета (электронных накопителях информации) всех операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств.

2.5. Учет средств ЭВТ и ОТ ведется в Управлении защиты информации и обеспечении безопасности спасательных работ МЧС России, территориальных органах МЧС России, федеральной противопожарной службе, войсках гражданской обороны, Государственной инспекции по маломерным судам МЧС России, аварийно-спасательных и поисково-спасательных формированиях, образовательных, научно-исследовательских, медицинских, санаторно-курортных и иных учреждениях и организациях, находящихся в ведении МЧС России, (за систему МЧС России в целом) - в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

2.6. Прием средств ЭВТ и ОТ в системе МЧС России производится на основании решения начальника Управления защиты информации и обеспечения безопасности спасательных работ МЧС России по первичным документам бюджетного учета.

2.7. Все закупленные и поступившие материально-технические средства должны быть приняты, поставлены на учет.

После получения материальных средств оформляются копии актов о приемке-передаче объекта основных средств (факсом или нарочным) и представляются в двухдневный срок в Управление защиты информации и обеспечения безопасности спасательных работ МЧС России для оформления расчетов и направление (почтой или нарочным) в трехдневный срок оригиналов актов о приемке-передаче объекта основных средств в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в Управление защиты информации и обеспечения безопасности спасательных работ МЧС России.

Оформляются акты о приемке-передаче объекта основных средств в пяти экземплярах. Первый экземпляр остаётся у грузополучателя, второй экземпляр направляется грузоотправителю, третий экземпляр в соответствующий региональный центр по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее - региональный центр), а четвертый и пятый экземпляры в Управление защиты информации и обеспечения безопасности спасательных работ МЧС России.

К актам о приемке-передаче объекта основных средств прилагаются копии оформленных накладных (с печатью получателя).

2.8. В случае закупок средств ЭВТ и ОТ Управлением защиты информации и обеспечения безопасности спасательных работ МЧС России представление отчетных документов для снятия дебиторской задолженности осуществляется в установленном порядке.

2.9. Донесения о наличии, движении, списании и техническом состоянии материально-технических средств представляются в Управление защиты информации и обеспечения безопасности спасательных работ МЧС России.

3. Ввод средств ЭВТ и ОТ в эксплуатацию

3.1. Порядок ввода средств ЭВТ и ОТ в эксплуатацию

3.1.1. В системе МЧС России поступившие средства ЭВТ и ОТ должны быть смонтированы в подготовленных помещениях и введены в эксплуатацию не позднее месячного срока со дня их получения.

3.1.2. Пусконаладочные работы средств ЭВТ и ОТ должны выполняться в установленном порядке, в объёме требований технических условий (инструкций по эксплуатации) и программы ввода в эксплуатацию.

3.1.3. В случае проведения пусконаладочных работ с привлечением организаций промышленности ввод средств ЭВТ и ОТ в эксплуатацию оформляется двухсторонним актом.

3.2. Допуск личного состава к технической эксплуатации средств ЭВТ и ОТ

3.2.1. К технической эксплуатации средств ЭВТ и ОТ допускается только личный состав, прошедший специальную подготовку в соответствующих учебных заведениях или на предприятиях промышленности (курсах), усвоивший правила технической эксплуатации, техники безопасности и противопожарной охраны при работе на этих средствах.

Основанием для допуска личного состава к технической эксплуатации средств ЭВТ и ОТ являются удостоверения, выданные учебными заведениями или предприятиями промышленности (курсами) по завершении соответствующей подготовки.

3.2.2. Допуск личного состава к технической эксплуатации средств ЭВТ и ОТ, не прошедшего специального обучения, может производиться после прохождения соответствующей технической подготовки. В этом случае для проверки знаний и практических навыков по технической эксплуатации средств ЭВТ и ОТ назначается комиссия.

Результаты работы комиссии оформляются актом, в котором указываются должности, воинские (специальные) звания, фамилии и инициалы лиц, подвергшихся проверке, полученные ими оценки и заключение комиссии о допуске к самостоятельной технической эксплуатации.

На основании утвержденного акта издается приказ о допуске личного состава к самостоятельной технической эксплуатации средств ЭВТ и ОТ.

3.2.3. В целях углубления знаний по технической эксплуатации средств ЭВТ и ОТ в системе МЧС России организуется техническая подготовка пользователей средств ЭВТ и ОТ.

4. Техническое обслуживание средств ЭВТ и ОТ

4.1. Задачи технического обслуживания средств ЭВТ и ОТ

4.1.1. Техническое обслуживание средств ЭВТ и ОТ - это комплекс работ для поддержания их работоспособности при использовании, хранении и транспортировке.

Техническое обслуживание включает контроль технического состояния техники, чистку, смазывание, замену отдельных составляющих частей устройства или их регулировку с целью предупреждения повреждения, а также часть работ по устранению повреждений и их последствий.

4.1.2. Все виды работ по техническому обслуживанию средств ЭВТ и ОТ должны проводиться регулярно, независимо от степени их загруженности при строгом соблюдении правил техники безопасности и противопожарных мероприятий.

4.1.3. Ответственность за правильное техническое обслуживание, выполнение правил техники безопасности и противопожарных мероприятий несут все лица, за которыми закреплены средства ЭВТ и ОТ, а также их руководители (начальники, командиры).

4.1.4. Виды, периодичность и объем технического обслуживания определяются заводскими инструкциями по эксплуатации (техническому обслуживанию) средств ЭВТ и ОТ.

О проведенном техническом обслуживании средств ЭВТ и ОТ делаются соответствующие записи в техническом журнале (формуляре).

4.2. Планирование и учет технического обслуживания средств ЭВТ и ОТ

4.2.1. Основным планирующим документом по техническому обслуживанию средств ЭВТ и ОТ в системе МЧС России является план технического обслуживания и ремонта.

4.2.2. Основными документами по учету технического обслуживания средств ЭВТ и ОТ являются:

а) для технических средств комплексов средств автоматизации и серверов различного назначения:

технический журнал для электронно-вычислительной техники и оргтехники по форме согласно приложению N 1;

паспорт (формуляр);

б) для остальных средств ЭВТ и ОТ:

паспорт (формуляр).

4.2.3. Паспорт (формуляр) ведется на каждую единицу техники и должен содержать следующую информацию:

номер паспорта;

должность, фамилию и инициалы лица, составившего паспорт;

утверждающую подпись;

завод-изготовитель;

дату выпуска;

дату ввода в эксплуатацию;

подробный состав комплекта;

заводские номера комплекта и всех его компонентов;

информацию о закреплении за пользователем;

информацию о движении при перераспределении;

подробные технические характеристики комплектов и дополнительного оборудования;

сведения о ремонтах;

сведения о технических обслуживаниях.

Технические журналы и паспорта (формуляры) при передаче средств ЭВТ и ОТ передаются вместе с этими средствами.

Записи в журналах и паспортах (формулярах) производятся чисто и разборчиво и заверяются гербовой печатью. Подчистки, помарки и незаверенные исправления не допускаются.

5. Ремонт средств ЭВТ и ОТ

5.1. Ремонт есть комплекс мероприятий по восстановлению исправности или работоспособности, а также восстановлению ресурса средств ЭВТ и ОТ.

5.2. В зависимости от типов средств ЭВТ и ОТ, их технического состояния, а также объема, сложности и трудоемкости ремонтных работ планируется ремонт средств ЭВТ и ОТ.

Ремонт средств ЭВТ и ОТ производится с целью восстановления работоспособности этих средств путем замены или восстановления их отдельных составных частей и (или) проведения регулировочных работ.

Ремонт, как правило, производится на местах их эксплуатации.

В отдельных случаях, когда для восстановления работоспособности средств ЭВТ и ОТ требуется специальное оборудование, устройства или программные средства, ремонт этих средств производится предприятиями (организациями) промышленности, специализированными фирмами, фирмами-поставщиками, проводящими техническое обслуживание средств ЭВТ и ОТ и их ремонт.

5.3. Предприятия (организации) промышленности могут привлекаться соответствующими руководителями (начальниками, командирами) в пределах выделяемых им довольствующими органами денежных средств на эти цели на договорной основе к проведению комплексных работ по абонентскому (сервисному) обслуживанию средств ЭВТ и ОТ, в том числе для проведения ремонтов средств ЭВТ и ОТ, на предприятиях (организациях) промышленности или на местах их эксплуатации, оказания помощи службам эксплуатации в проведении технического обслуживания средств ЭВТ и ОТ, консультации по вопросам эксплуатации и ремонта средств ЭВТ и ОТ.

6. Порядок начисления амортизации на объекты средств ЭВТ и ОТ

6.1. Порядок начисления амортизации на объекты основных средств определен действующим законодательством Российской Федерации.

6.2. Расчет годовой суммы начисления амортизации основных средств и нематериальных активов производится линейным способом исходя из первоначальной (восстановительной) стоимости основных средств и нематериальных активов и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этого объекта.

7. Сроки службы средств ЭВТ и ОТ

7.1. Одним из важнейших направлений продления срока службы средств ЭВТ и ОТ является их модернизация. Узлы, агрегаты и элементы средств ЭВТ и ОТ, высвободившиеся в ходе модернизации, используются для ремонта однотипных образцов техники. Разрешается передавать в установленном порядке эти узлы, агрегаты и элементы предприятиям (организациям), выполнявшим модернизацию (ремонт), в счет оплаты вновь установленных ими узлов, агрегатов и элементов.

7.2. При проведении плановых ремонтов средств ЭВТ и ОТ с заменой узлов, агрегатов и элементов производится установка составных частей, соответствующих современным техническим требованиям к аналогичным техническим средствам на момент проведения ремонтов.

7.3. При всех изменениях конфигурации средств ЭВТ и ОТ производятся записи в паспортах (формулярах) и технических журналах на эти средства, которые заверяются гербовой печатью.

7.4. Списание средств ЭВТ и ОТ осуществляется в соответствии с требованиями действующих нормативных правовых актов и руководящих документов по согласованию с Управлением защиты информации и обеспечения безопасности спасательных работ МЧС России.

8. Контроль за технической эксплуатацией средств ЭВТ и ОТ

8.1. Контроль за технической эксплуатацией средств ЭВТ и ОТ является одним из важнейших условий обеспечения эффективного их использования и поддержания в работоспособном состоянии и организуется соответствующими руководителями (начальниками, командирами) согласно требованиям нормативных правовых актов.

8.2. Основными задачами контроля являются:

определение степени готовности средств ЭВТ и ОТ к использованию по назначению;

состояние и правильность ведения учётно-эксплуатационной документации;

своевременное принятие мер по устранению выявленных недостатков.

8.3. Основными формами контроля являются:

периодические проверки должностными лицами в соответствии с их функциональными обязанностями;

плановые и внеплановые проверки комиссиями;

контроль технической эксплуатации при инспекторских проверках, документальных ревизиях, проверках хозяйственной деятельности и инвентаризациях.

8.4. Должностные лица, в функциональные обязанности которых входит организация эксплуатации средств ЭВТ и ОТ, обязаны проверять:

техническое состояние средств ЭВТ и ОТ;

своевременность и качество проведения технического обслуживания;

выполнение рекомендованных доработок;

наличие и правильность ведения учётно-эксплуатационной документации;

знание личным составом правил эксплуатации средств ЭВТ и ОТ.

8.5. Проверка соответствующими комиссиями осуществляется в следующих случаях:

при передаче средств ЭВТ и ОТ;

по истечении предельных сроков эксплуатации средств ЭВТ и ОТ для определения возможности дальнейшей их эксплуатации или ремонта;

при обнаружении недостатков в техническом состоянии, обслуживании и сбережении;

при подготовке к учениям и другим ответственным мероприятиям (по указанию старших начальников).

8.6. При этом проверяются:

техническое состояние средств ЭВТ и ОТ;

наличие и правильность ведения учётно-эксплуатационной документации; организация технической эксплуатации средств ЭВТ и ОТ.

9. Организация и обеспечение безопасности обслуживающего персонала при эксплуатации средств ЭВТ и ОТ

9.1. Все работы на средствах ЭВТ и ОТ должны выполняться в строгом соответствии с требованиями руководящих документов по правилам и мерам безопасности, а также с соблюдением мер безопасности, указанных в эксплуатационной документации.

Условия работы, сложность и срочность их выполнения, а также другие причины, не могут служить основанием для нарушения правил и мер безопасности и требований по охране труда.

9.2. Основными условиями, обеспечивающими безопасную эксплуатацию средств ЭВТ и ОТ, являются:

своевременное планирование мероприятий по обеспечению безопасности обслуживающего персонала при выполнении всех видов работ;

организация и проведение обучения обслуживающего персонала для допуска к самостоятельной работе;

своевременная проверка знаний и проведение инструктажей обслуживающего персонала по мерам безопасности и охране труда;

строгое соблюдение требований правил, мер безопасности и охране труда;

оборудование рабочих мест техническими средствами для безопасного выполнения работ и укомплектование их средствами защиты согласно действующим нормам;

контроль за выполнением мероприятий, обеспечивающих безопасность работ, разработка мероприятий по предотвращению аварий техники и несчастных случаев среди обслуживающего персонала.

9.3. На основании действующих общих правил и инструкций по охране труда и мер безопасности должны быть разработаны:

годовой план мероприятий по обеспечению мер безопасности и охране труда;

программа подготовки обслуживающего персонала к самостоятельной работе;

инструкция по обеспечению мер безопасности и охране труда при проведении ремонтных и регламентных работ на каждом типе средств ЭВТ и ОТ;

перечень должностей (профессий) лиц, подлежащих проверке знаний на присвоение (подтверждение) групп по электробезопасности.

9.4. Выполнение требований безопасности обеспечивает штатный или назначаемый приказом нештатный инспектор по энергобезопасности.

9.5. Лица, обеспечивающие техническую эксплуатацию средств ЭВТ и ОТ, обязаны знать и строго выполнять установленные правила по охране труда и меры безопасности, уметь оказать первую помощь пострадавшему и быть аттестованным на соответствующие группы по электробезопасности.

9.6. Обучение безопасным методам работы на средствах ЭВТ и ОТ проводится как в процессе плановых занятий, так и методом проведения инструктажей по мерам безопасности и охране труда.

Должны проводиться следующие виды инструктажа:

вводный;

первичный (на рабочем месте);

периодический (повторный);

повседневный;

внеочередной.

9.7. Вводный инструктаж проводится с вновь прибывшими военнослужащими, сотрудниками, гражданским персоналом независимо от их стажа работы и квалификации.

Вводный инструктаж должен проводиться специалистом по охране труда или начальником службы (подразделения).

9.8. Первичный инструктаж (на рабочем месте) проводится соответствующими руководителями (начальниками, командирами), в распоряжение которых поступают военнослужащие, сотрудники, гражданские служащие для выполнения работ, с каждым в отдельности, непосредственно на рабочем месте до начала работ.

Проведение вводного инструктажа и первичного инструктажа на рабочем месте отмечается в контрольном листе прохождения инструктажа по технике безопасности, заполняемом на каждого военнослужащего, сотрудника организации, подведомственной МЧС России, по форме согласно приложению N 2.

9.9. Повторный (периодический) инструктаж проводится соответствующими руководителями (начальниками, командирами) подразделений по программе и инструкциям по мерам безопасности для инструктажа на рабочем месте.

Повторный (периодический) инструктаж проводится не реже одного раза в 3 месяца. Проведение повторного инструктажа отмечается в журнале учёта инструктажа личного состава по технике безопасности и охране труда.

9.10. Повседневный инструктаж проводится непосредственным руководителем (начальником, командиром) перед началом работы.

9.11. Внеочередной инструктаж проводится:

при замене или модернизации средств ЭВТ и ОТ, если изменяются условия безопасности в работе;

при нарушении обслуживающим персоналом правил безопасности;

при несчастном случае;

по требованию органов энергонадзора и охраны труда.