Приложение N 8. Инструкция о порядке ведения систематизированного учета правовых актов в системе МВД России

Приложение N 8
к приказу МВД РФ
от 20 октября 2011 г. N 1090

Инструкция
о порядке ведения систематизированного учета правовых актов в системе МВД России

I. Общие положения

1. Систематизированный учет правовых актов*(1) в органах внутренних дел Российской Федерации*(2) и внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации*(3) ведется в целях использования сотрудниками, федеральными государственными гражданскими служащими и работниками органов внутренних дел Российской Федерации, военнослужащими и лицами гражданского персонала внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации при осуществлении своей деятельности полной и точной информации о законодательных и подзаконных правовых актах, правильного и единообразного понимания законодательства Российской Федерации и его применения.

2. Систематизированный учет включает в себя индексирование, заполнение учетных карточек, поддержание правовых актов в контрольном состоянии в документальном виде и/или с помощью автоматизированных банков данных, обеспечивающем оперативность, удобство поиска, режим секретности, выдачу своевременной и достоверной правовой информации.

3. В органах внутренних дел и их подразделениях (в части правовых актов, регулирующих соответствующие направления деятельности) систематизированный учет правовых актов осуществляется правовыми управлениями (отделами, отделениями, группами), старшими юрисконсультами, юрисконсультами или специально назначенными сотрудниками*(4).

4. Во внутренних войсках систематизированный учет осуществляется правовыми подразделениями ГКВВ МВД России, оперативно-территориальных объединений внутренних войск, помощниками командиров соединений, воинских частей, военных образовательных учреждений высшего профессионального образования и учреждений внутренних войск по правовой работе или специально назначенными военнослужащими.

5. Постановке на систематизированный учет подлежат:

законодательные и подзаконные акты органов государственной власти Российской Федерации, правовые акты субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, регулирующие деятельность органов внутренних дел и внутренних войск, ведомственные правовые акты, поступающие в органы внутренних дел или внутренние войска;

правовые акты, издаваемые в органах внутренних дел или во внутренних войсках.

6. Не подлежат постановке на систематизированный учет приказы по личному составу в системе МВД России, о назначении, перемещении или освобождении от должности, награждении, присвоении званий, премировании, назначении пенсии, предоставлении льгот конкретным лицам, созыве конференций и другие источники, не содержащие сведений нормативного правового характера (рекомендации, методические указания, учебники, пособия, юридическая литература по правовым вопросам), а также не относящиеся к системе МВД России правовые акты однократного действия.

7. Договорно-правовой департамент Министерства внутренних дел Российской Федерации*(5), правовые подразделения (сотрудники) территориальных органов МВД России, внутренних войск, образовательных учреждений, научно-исследовательских организаций, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России*(6) обязаны проверять соблюдение требований настоящей Инструкции в подчиненных органах, учреждениях, организациях и осуществлять необходимое организационно-методическое руководство работой по ведению систематизированного учета, а также контроль за данной работой.

8. Ответственность за достоверность и поддержание в контрольном состоянии правовых актов возлагается на руководителя правового подразделения (сотрудника).

II. Регистрация, индексирование и хранение правовых актов

9. Регистрация правовых актов, поступивших в органы внутренних дел, внутренние войска и их подразделения осуществляется подразделениями делопроизводства и режима, секретариатами округов, секретно-картографическими (секретными) отделениями соединений, секретными частями и частями делопроизводства воинских частей и учреждений внутренних войск*(7) в соответствии с порядком, установленным в системе МВД России.

10. После регистрации подразделение делопроизводства и режима в течение трех суток передает один экземпляр (копию) правового акта в правовое подразделение (сотруднику) для ведения систематизированного учета.

11. Индексирование правовых актов:

11.1. Зарегистрированные правовые акты индексируются в соответствии с Классификатором систематизированной картотеки правовых актов в системе МВД России*(8) (приложение N 9 к приказу).

11.2. Отдельные разделы и подразделы Классификатора при необходимости могут быть детализированы. При этом используются свободные последующие уровни разделов и подразделов Классификатора для отражения вопросов, относящихся непосредственно к деятельности органов внутренних дел и внутренних войск.

11.3. Правовому акту присваивается индекс (сочетание цифр), обозначающий раздел, подраздел, пункт Классификатора, наименование которого соответствует признаку правовой информации, содержащейся в правовом акте.

11.4. Правовой акт индексируется по содержанию в целом, затем по содержанию отдельных его частей, если их необходимо взять на учет по другим индексам Классификатора. Правовой акт в целом может быть взят на учет и по нескольким индексам.

11.5. Индексы, по которым правовой акт учтен, проставляются на нижнем поле первой страницы правового акта.

12. После индексирования и заполнения учетной карточки правовые акты хранятся в порядке, предусмотренном разделом V настоящей Инструкции, в правовых подразделениях (при наличии необходимых условий) либо в библиотеках органов внутренних дел, внутренних войск и их подразделениях.

13. При отсутствии возможностей обеспечения их сохранности в соответствии с пунктом 12 настоящей Инструкции хранение правовых актов, поддерживаемых в контрольном состоянии, осуществляется подразделениями делопроизводства и режима в соответствии с порядком, установленным в системе МВД России.

III. Ведение систематизированной картотеки правовых актов

14. Ведение систематизированной картотеки правовых актов в органах внутренних дел и внутренних войсках производится на бумажных носителях или в электронном виде.

15. На каждый акт (часть акта) согласно проставленному на нем индексу Классификатора составляется карточка в соответствии с образцами заполнения систематизированных карточек (приложение N 1 к Инструкции).

16. В карточке указываются: индекс по Классификатору (в специальной графе в верхнем левом углу), вид акта (закон, указ, постановление, распоряжение, приказ и другие); наименование органа, издавшего акт; число, месяц, год издания и номер акта; полное название акта (основное содержание, если нет названия).

17. Карточки на бумажных носителях размещаются в картотечных ящиках в соответствии с указанными в них индексами по разделам и подразделам Классификатора строго в хронологическом порядке.

18. Разделы и подразделы Классификатора разделяются карточками-разделителями, которые должны быть несколько выше учетных. В карточках-разделителях указываются индекс и наименование раздела и подраздела. Индексы разделов указываются также на картотечных ящиках.

19. Бланки для карточек изготавливаются преимущественно типографским способом из плотной бумаги различных цветов соответственно видам правовых актов.

20. Для организации и ведения картотеки правовых актов в электронном виде используется стандартное программное обеспечение или иное, позволяющее осуществлять поиск информации по атрибутам карточек правовых актов.

21. Электронная карточка, составляемая на правовые акты, должна соответствовать образцам заполнения систематизированных карточек.

22. Ведение систематизированной картотеки правовых актов в электронном виде предусматривает обязательное резервное копирование и хранение информационного банка данных электронной картотеки.

IV. Поддержание правовых актов в контрольном состоянии

23. Все правовые акты, взятые на систематизированный учет, поддерживаются в контрольном состоянии.

24. Поддержание правовых актов в контрольном состоянии не осуществляется при наличии данного правового акта в справочных правовых системах, содержащих официальные тексты правовых актов, поддерживаемые в контрольном состоянии.

Официальные тексты нормативных правовых актов МВД России, не имеющие грифа ограниченного доступа, поддерживаются в контрольном состоянии в автоматизированной информационно-поисковой системе "Нормативные правовые акты МВД России".

Официальные тексты правовых актов МВД по республикам, ГУ (У) по иным субъектам Российской Федерации, не имеющие грифа ограниченного доступа, поддерживаются в контрольном состоянии в автоматизированных информационно-поисковых системах "Правовые акты МВД по республикам, ГУ (У) МВД России по иным субъектам Российской Федерации", которые входят в специализированную территориально распределенную автоматизированную систему "Юрист-Регион".

При этом необходимо проверить наличие правового акта в справочной правовой системе в контрольном состоянии. После проверки на верхнем поле первой страницы правового акта, который вносит изменения и дополнения, производится отметка: "Сверено".

25. При отсутствии правового акта в справочной правовой системе все изменения и дополнения вносятся в бумажный экземпляр правового акта.

26. В тексты контрольных экземпляров правовых актов вносятся отметки об их изменении, дополнении, распространении, продлении или сохранении, признании правовых актов (статей, пунктов, подпунктов, абзацев, предложений, слов) утратившими силу.

При отсутствии правового акта, к которому относятся данные предписания, напротив соответствующей части (пункта) вновь изданного правового акта делается отметка: "В ф. нет".

При последующем получении этого правового акта он индексируется, на него составляется карточка и вносятся все необходимые отметки. В правовом акте, где упоминался отсутствующий правовой акт, слова "В ф. нет" зачеркиваются.

27. Контрольные отметки должны точно отражать формулировку нормы правового акта, которым вносятся изменения, и содержать ссылку на его вид, дату, номер.

28. В контрольной отметке допускаются следующие сокращения:

правовой акт утратил силу - "у. с";

частично утратил силу - "ч. у. е.";

действие правового акта продлено - "продл. на ... (до)";

новая редакция - "нов. ред.";

распространено - "распр.";

распространено в части - "част. распр.";

исключены слова - "искл. слова";

заменены слова - "замен. слова";

правовой акт дополнен - "доп.";

изменен - "изм.";

сохранено - "сохр.";

смотри - "см.";

фонд - "Ф.".

Сокращаются также наименования вида правового акта и источников его опубликования.

29. Правовой акт (часть правового акта) с отметкой о признании утратившим силу перечеркивается прямой чертой по диагонали текста.

Если признание правового акта (части правового акта) утратившим силу поставлено в зависимость от наступления определенного условия, то он не перечеркивается, а в него вносятся лишь отметки с указанием соответствующего условия.

30. В случае когда в правовом акте дается новая редакция ранее принятого правового акта (части правового акта), то прежняя редакция правового акта (части правового акта) перечеркивается и делается ссылка на дату и номер вновь принятого правового акта.

31. Если в правовом акте содержится предписание о признании утратившим(ей) силу, изменении, дополнении или распространении правового акта (части правового акта) в редакции другого правового акта, то отметка вносится в первоначально изданный правовой акт.

32. При наличии в правовом акте предписания:

а) об исключении из текста отдельных слов или цифр - ранее принятый правовой акт в этой части перечеркивается прямой линией, но так, чтобы его можно было прочитать;

б) о замене слов или цифр - новые слова или цифры вносятся в текст правового акта, а ранее предусмотренные перечеркиваются прямой линией;

в) о сохранении и продлении действия временного правового акта на определенный срок - на правовом акте обязательно указывается срок, на который продлено или сохранено его действие.

33. Отметка "см." вносится в действующие правовые акты в случаях:

а) ссылки в правовом акте на ранее изданный правовой акт; издания правового акта в соответствии с ранее принятым правовым актом;

б) имеющегося в правовом акте указания: "в порядке", "применительно к порядку", "в порядке и на условиях", "в размерах и на условиях" и т.д.;

в) содержания в правовых актах поручений об издании, или утверждении других правовых актов, или о внесении предложений об изменении действующих;

г) издания правовых актов, подготовленных во исполнение поручений, содержащихся в ранее изданных правовых актах.

34. Контрольные отметки производятся на верхнем поле первой страницы, а также на отдельной вклейке или на полях напротив соответствующей части правового акта.

35. В правовых актах, на основании которых делаются отметки, подчеркиваются предписание о признании утратившими силу, дополнении, изменении, распространении, продлении (сохранении) срока действия правового акта, а также дата и номер изданного правового акта, что свидетельствует о внесении соответствующей отметки в ранее принятый правовой акт.

36. В правовых актах органов внутренних дел и внутренних войск, изданных совместно с федеральными органами исполнительной власти и организациями, подчеркиваются дата и номер, присваиваемые соответствующим органом внутренних дел и внутренних войск.

В составляемых на эти правовые акты карточках также подчеркиваются указанные дата и номер.

V. Порядок комплектования и использования фонда правовых актов МВД России

37. В МВД России ведется фонд правовых актов, представляющий собой совокупность правовых актов, взятых на систематизированный учет и подлежащих хранению в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией.

38. Фонд правовых актов располагается в служебных кабинетах, размещение и оборудование которых должно соответствовать установленным нормативам и нормам, предъявляемым к режимным помещениям.

39. Ведение фонда правовых актов МВД России возлагается на ДПД МВД России.

40. Комплектование фонда правовых актов МВД России:

40.1. При поступлении подлежащего постановке на систематизированный учет правового акта и его регистрации в Департаменте делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций МВД России*(9) один экземпляр (копия) в течение трех суток передается в ДПД МВД России для комплектования фонда правовых актов.

40.2. Официальные экземпляры законодательных и подзаконных актов Российской Федерации, регулирующих деятельность органов внутренних дел и внутренних войск, передаются в фонд правовых актов ДПД МВД России для постановки на систематизированный учет с отметками об ознакомлении с ними должностных лиц.

40.3. Контроль за своевременностью передачи правовых актов в ДПД МВД России обеспечивается ДДО МВД России.

41. Регистрация правовых актов:

41.1. Поступающие в фонд правовые акты регистрируются в отдельных журналах (приложение N 2 к Инструкции) в зависимости от их вида (законодательные, президентские, правительственные, ведомственные) и от степени секретности. В начале каждого следующего года нумерация начинается с первого номера.

41.2. На оборотной стороне первого листа (обложки) каждого экземпляра и несброшюрованного с ним приложения проставляется штамп, в котором указываются порядковый учетный номер по журналу и дата поступления. Несброшюрованное с основным документом приложение регистрируется отдельной строкой за тем же номером, что и основной документ.

41.3. Регистрация правовых актов, имеющих гриф секретности или пометку "Для служебного пользования", может производиться в электронных карточках при одновременном ведении журнального (карточного) учета документов, в которых определяется персональная ответственность сотрудника за их сохранность.

41.4. Не разрешается брать на учет правовые акты и включать их в фонд правовых актов без регистрации.

42. Хранение правовых актов:

42.1. Правовые акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или акты ограниченного распространения для удобства пользования хранятся в металлических хранилищах по видам, степени секретности и годам издания в папках-файлах типа "Korona". Несекретные акты содержатся в папках-файлах либо брошюруются в тома и хранятся на стеллажах по видам и согласно хронологии. В папках (томах) составляются описи документов по форме, установленной для номенклатурных дел.

42.2. Правовые акты группируются по годам, подшиваются или переплетаются в отдельные тома, которые нумеруются. В папках (томах) составляются описи документов по форме, установленной для номенклатурных дел.

43. Законодательные и подзаконные акты Российской Федерации, нормативные правовые акты Министерства внутренних дел Российской Федерации подшиваются или переплетаются отдельно друг от друга.

44. Тома на полках помещаются раздельно по видам правовых актов согласно хронологии, порядковым номерам правовых актов и томов.

45. Папки (тома) в номенклатуру дел не включаются и регистрируются в журнале учета папок (томов) фонда правовых актов (приложение N 3 к Инструкции), который ведется как переходящий из года в год с нарастающей порядковой нумерацией.

46. На обложке папки (тома) указываются гриф ограничения доступа к документам, полное наименование правового подразделения, виды находящихся в ней правовых актов, регистрационный номер папки по журналу и крайние даты приобщенных документов, а на торцевой стороне - вид правовых актов, год заведения и окончания, регистрационный номер по журналу.

47. Работа сотрудников подразделений системы МВД России с контрольными экземплярами правовых актов осуществляется в помещении фонда. Правовые акты получаются ими под роспись в журнале учета выдачи правовых актов, включающем в себя следующие реквизиты: дата выдачи; вид документа, номер, дата его издания (если документ находится в томе, указываются вид документов, содержащихся в томе, год издания, регистрационный номер по журналу); кому выдан (инициалы, фамилия, подразделение), роспись в получении; роспись в обратном приеме, дата.

В исключительных случаях по мотивированному рапорту начальник ДПД МВД России может разрешить выдачу правовых актов на рабочее место сотрудника на срок не более трех дней.

48. Ознакомление сотрудников с правовыми актами, имеющими гриф ограниченного доступа, а также пометку "Для служебного пользования", производится только при предъявлении ими служебного удостоверения и справки о допуске к государственной тайне соответствующей формы или на основании подписанных начальниками структурных подразделений и согласованных с подразделением делопроизводства и режима списков лиц, которым предоставлено право ознакомления с правовыми актами, имеющими гриф ограниченного доступа или пометку "Для служебного пользования".

49. Порядок пользования сотрудниками фондом правовых актов МВД России определяется правилами, которые разрабатываются на основании настоящей Инструкции и утверждаются начальником ДПД МВД России.

50. Наличие правовых актов и соблюдение правил обращения с ними проверяются не реже одного раза в год соответствующей комиссией по проверке секретного делопроизводства.

______________________________

*(1) Далее - "систематизированный учет".

*(2) Далее - "органы внутренних дел".

*(3) Далее - "внутренние войска".

*(4) Далее - "правовые подразделения (сотрудник)".

*(5) Далее - "ДПД МВД России".

*(6) Требования пункта распространяются только на внутренние войска, территориальные органы МВД России, образовательные учреждения, научно-исследовательские организации, окружные управления материально-технического снабжения МВД России, которые имеют в своем подчинении органы, учреждения, организации.

*(7) Далее - "подразделения делопроизводства и режима".

*(8) Далее - "Классификатор".

*(9) Далее - "ДДО МВД России".