Приложение. Инструкция о порядке ведения систематизированного учета правовых актов ФМС России

Приложение
к приказу Федеральной миграционной службы
от 7 июля 2009 г. N 165

Инструкция о порядке ведения систематизированного учета правовых актов ФМС России

I. Общие положения

1. Систематизированный учет правовых актов ФМС России ведется для использования сотрудниками органов внутренних дел Российской Федерации, прикомандированными к ФМС России, федеральными государственными гражданскими служащими и работниками ФМС России при осуществлении своей деятельности полной и точной информации о ведомственных правовых актах, правильного и единообразного их понимания и применения.

2. Систематизированный учет ведомственных правовых актов включает в себя поддержание ведомственных правовых актов в контрольном состоянии с помощью автоматизированных банков данных в целях обеспечения оперативности, удобства поиска, выдачи своевременной и достоверной правовой информации.

3. В ФМС России систематизированный учет ведомственных правовых актов осуществляется Правовым управлением ФМС России.

Правовые акты, имеющие гриф секретности или пометку "для служебного пользования", хранятся и поддерживаются в контрольном состоянии в документальном виде в Управлении делами ФМС России путем внесения в них контрольных отметок.

4. Постановке на систематизированный учет подлежат приказы и Распоряжения ФМС России.

5. Не подлежат постановке на систематизированный учет ведомственные правовые акты, содержащие информацию ограниченного распространения или сведения, составляющие государственную тайну, правовые акты персонального характера о назначении, перемещении или освобождении от должности, награждении, присвоении званий и классных чинов, премировании, предоставлении льгот конкретным лицам и другие источники, не содержащие сведений правового характера (рекомендации, методические указания, учебники, пособия, юридическая литература по правовым вопросам).

6. Ответственность за достоверность и поддержание в контрольном состоянии ведомственных правовых актов, поставленных на схематизированный учет, возлагается на начальника Правового управления ФМС России.

7. ФМС России вправе предоставлять копии правовых актов ФМС России, не имеющих грифа секретности и пометки "для служебного пользования", другим организациям на безвозмездной основе.

II. Регистрация и ведение систематизированного учета правовых актов ФМС России

8. Регистрация правовых актов осуществляется Управлением делами ФМС России в соответствии с порядком, установленным в ФМС России. Для регистрации в Управление делами ФМС России передается оригинал и копия ведомственного правового акта.

9. После регистрации в Управлении делами ФМС России необходимое количество копий правового акта тиражируется структурным подразделением - автором разработки и рассылается с учетом служебной необходимости. В обязательном порядке копия направляется в Правовое управление ФМС России.

10. Ведение систематизированного учета правовых актов ФМС России производится в электронном виде.

11. На каждый правовой акт (часть правового акта) составляется электронная карточка систематизированного учета в соответствии с образцом заполнения карточек систематизированного учета (приложение к настоящей Инструкции).

12. В карточке систематизированного учета указываются: вид правового акта (приказ, распоряжение); наименование "ФМС России"; число, месяц, год и номер правового акта; полное название правового акта (основное содержание, если нет названия), сведения о внесенных изменениях и о признании утратившим силу.

13. Для организации и ведения систематизированного учета правовых актов в электронном виде используется программное обеспечение, позволяющее осуществлять поиск информации по реквизитам и по содержанию правового акта.

14. Ведение систематизированного учета правовых актов в электронном виде предусматривает обязательное резервное копирование и хранение базы данных правовых актов.

15. Доступ к базе данных правовых актов в электронном виде обеспечивается в режиме поиска и чтения посредством Web-интерфейса.

16. Все правовые акты, взятые на систематизированный учет, поддерживаются в контрольном состоянии.

III. Порядок комплектования и использования фонда правовых актов ФМС России

17. В ФМС России ведется фонд правовых актов, представляющий собой совокупность правовых актов, взятых на систематизированный учет и подлежащих хранению в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией.

18. Фонд правовых актов располагается в служебных кабинетах, размещение и оборудование которых должно соответствовать установленным нормативам.

19. Ведение фонда правовых актов ФМС России возлагается на Правовое управление ФМС России.

20. Комплектование фонда правовых актов ФМС России:

20.1. Копии официальных экземпляров ведомственных правовых актов передаются в Правовое управление ФМС России для постановки на систематизированный учет.

20.2. При поступлении подлежащего постановке на систематизированный учет правового акта после его государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации копия в течение трех рабочих дней передается в Правовое управление ФМС России для постановки на систематизированный учет.

20.3. Контроль за своевременностью передачи копий правовых актов в Правовое управление ФМС России осуществляет Управление делами ФМС России.

20.4. Копии правовых актов, поступивших в Правовое управление ФМС России, заносятся путем сканирования в электронную базу ведомственных правовых актов.

Занесенные в электронную базу данных правовые акты поддерживаются в контрольном состоянии с учетом внесенных в них изменений или признания правовых актов (пунктов, подпунктов, абзацев, предложений, слов) утратившими силу.

21. Не разрешается брать на систематизированный учет правовые акты и включать их в фонд правовых актов без регистрации в Управлении делами ФМС России.

22. Хранение правовых актов:

22.1. Правовые акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну или ограниченного распространения, хранятся в Управлении делами ФМС России в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Правовые акты содержатся в папках-файлах либо брошюруются в тома и хранятся в Управлении делами ФМС России на стеллажах по видам и согласно хронологии. В папках (томах) составляются описи документов по форме, установленной для номенклатурных дел.

22.2. Копии приказов и распоряжений ФМС России, не имеющих грифа секретности или пометки "для служебного пользования", хранятся в Правовом управлении ФМС России.