Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 14 февраля 2012 г. N 03-04-06/6-37 Об отражении в регистрах налогового учета сведений о доходах, полученных от налогового агента физическими лицами

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 14 февраля 2012 г. N 03-04-06/6-37

Вопрос: С 1 января 2011 г. согласно новой редакции п. 1 ст. 230 Налогового Кодекса РФ налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных сотрудникам вычетов по НДФЛ, а также исчисленных и удержанных сумм налога в регистрах налогового учета. При этом формы последних и порядок отражения в них аналитических данных и сведений первичных документов разрабатываются организацией самостоятельно.

Дата выплаты дохода относится к обязательным реквизитам регистра. Налоговым кодексом РФ определен порядок определения даты получения дохода, а не даты выплаты дохода. Согласно ст. 223 НК РФ, письма от 31.12.10 г. N 03-04-06/6-328 датой получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда, отраженного в регистре налогового учета, будет являться последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором.

В соответствии с вышесказанным просим разъяснить, необходимо ли отражать в налоговом регистре дату зачисления денежных средств на карточные счета сотрудников, т.е. будет ли данная информация определять дату выплаты дохода.

Также в соответствии с п. 1 ст. 230 НК РФ обязательным реквизитом регистра по НДФЛ являются сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика, где наряду с фамилией, именем, отчеством, реквизитами документа, удостоверяющими личность, а также место жительства в РФ указывается ИНН налогоплательщика.

В виду отсутствия соответствующих нормативных актов, определяющих порядок отражения аналитических данных в регистре по НДФЛ просим разъяснить порядок заполнения реквизита "ИНН" в случае отсутствия документа, подтверждающего постановку данного физического лица на учет в налоговом органе РФ.

Просим разъяснить официальную позицию Минфина РФ по вопросам отражения аналитических данных и сведений первичных документов в регистре по НДФЛ.

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу отражения в регистрах налогового учета сведений о доходах, полученных от налогового агента физическими лицами, и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.

Согласно пункту 1 статьи 230 Кодекса налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.

Формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно и должны содержать сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика, вид выплачиваемых налогоплательщику доходов и предоставленных налоговых вычетов в соответствии с кодами, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, суммы дохода и даты их выплаты, статус налогоплательщика, даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему Российской Федерации, реквизиты соответствующего платежного документа.

В случае, если заработная плата сотрудникам организации выплачивается путем зачисления денежных средств на их карточные счета, датой выплаты дохода, указываемой в регистрах налогового учета, является дата перечисления денежных средств на карточные счета налогоплательщиков.

По вопросу заполнения регистров налогового учета в части указания идентификационного номера налогоплательщика в случае отсутствия документа, подтверждающего постановку физического лица на учет в налоговом органе, следует обращаться в Федеральную налоговую службу.

Заместитель директора Департамента

С.В. Разгулин