Приказ Министерства регионального развития РФ от 30 октября 2009 г. N 497 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве регионального развития Российской Федерации"

2.1.1. Деятельность Министерства обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации на основании Государственной системы документационного обеспечения управления.

2.1.2. Система документации Министерства включает в себя:

проекты законодательных актов Российской Федерации, проекты актов Президента Российской Федерации, проекты актов Правительства Российской Федерации, а также нормативные правовые акты Министерства;

сопроводительные документы и приложения к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации, проектам актов Правительства Российской Федерации, а также нормативных правовых актов Министерства;

организационно-распорядительные и протокольные документы, изданные в Министерстве: приказы Министра, протоколы заседания коллегий Министерства, протоколы совещаний у Министра и заместителей Министра, протоколы оперативных заседаний у Министра и заместителей Министра;

иные документы (включая служебную переписку), обусловленные необходимостью выполнения конституционных полномочий Министерства;

обращения граждан, а также документы, относящиеся к их рассмотрению;

документы Архива Министерства.

2.1.3. Порядок оформления документов в делопроизводстве Министерства (далее по тексту - порядок оформления документов) установлен в соответствии с государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации".

2.1.4. Порядок оформления документов обязателен для применения в делопроизводстве всеми сотрудниками Министерства и подведомственных организаций.

2.1.5. Порядок оформления документов распространяется на все организационно-распорядительные документы, образующиеся в делопроизводстве Министерства - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

2.1.6. Регистрация документов, учет и контроль их исполнения осуществляется с помощью СЭДО.

2.1.7. Обеспечение функционирования и развития СЭДО осуществляет отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства, совместно с Отделом информационно-технического обеспечения Административно-правового департамента Министерства (далее по тексту - Отдел ИТО).

2.1.8. СЭДО позволяет создать единую базу данных с информацией:

о всех входящих, внутренних и исходящих документах;

о движении подлинников и копий документов в Министерстве;

о ходе исполнения документов и поручений по ним;

о подшивке документов в дело и передаче их в Архив Министерства.

2.1.9. СЭДО предоставляет возможность работать с электронными копиями документов, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов и поручений, оперативно получать статистические отчеты по документообороту в Министерстве, а также получать информацию об архивном хранении документов, вышедших из делопроизводства.

2.1.10. Основной единицей хранения информации в СЭДО является регистрационная карточка документа. Она содержит заранее определенный и неизменный набор реквизитов документа.

2.1.11. Работа в СЭДО основывается на принципе однократной регистрации документа. Однажды зарегистрированные в СЭДО документы при поступлении в структурные подразделения не регистрируются.

2.2.1. Документы Министерства оформляются на бланках установленной формы с продольным или угловым расположением реквизитов.

2.2.2. В Министерстве для документов утверждены следующие виды бланков:

продольный бланк Министерства;

угловой бланк Министерства;

угловой бланк Министра;

угловой бланк Заместителя Министра;

угловой бланк статс-секретаря Заместителя Министра;

продольный бланк приказа;

продольный бланк протокола (приложение N 1).

2.2.3. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам Министерства.

2.2.4. Бланки документов Министерства и подведомственных организаций подлежат учету.

На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.

2.2.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.2.6. Документы Министерства, подготовленные на бланках установленной формы, подписываются Министром, заместителями Министра, директорами Департаментов Министерства в соответствии с их полномочиями.

2.2.7. Документ, оформленный на бланке с инициалами и фамилией определенного должностного лица, не может быть подписан другим должностным лицом.

2.2.8. На бланках не печатаются:

письма, докладные записки, справки и документы, подготовленные совместно с другими организациями;

документы внутренней переписки между структурными подразделениями Министерства.

2.2.9. Не использованные и испорченные бланки уничтожаются строго по Акту уничтожения номерных бланков Министерства.

Акты об уничтожении бланков и акты об использовании бланков должны предоставляться ежемесячно в отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства, до 5 числа месяца.

2.2.10. Введение в обращение новых бланков осуществляется по мере необходимости по разрешению Министра. Соответствующие предложения вносятся вместе с образцами предлагаемых бланков.

2.2.11. Контроль за использование бланков в Министерстве, осуществляет отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства.

2.3.1. Реквизит документа - обязательный информационный элемент оформления официального документа.

2.3.2. Наличие реквизитов необходимо для придания документу юридической силы. Наличие реквизитов ускоряет и облегчает процедуру подготовки документа, а также последующую работу исполнителя с документом.

2.3.3. При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации;

2. эмблема Министерства;

3. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Министерства;

4. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

5. код формы документа;

6. наименование Министерства;

7. справочные данные о Министерстве;

8. наименование вида документа;

9. дата документа;

10. регистрационный номер документа;

11. ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12. место составления или издания документа;

13. адресат;

14. гриф утверждения документа;

15. резолюция;

16. заголовок к тексту;

17. отметка о контроле;

18. текст документа;

19. отметка о наличии приложения;

20. подпись;

21. гриф согласования документа;

22. визы согласования документа;

23. оттиск печати;

24. отметка о заверении копии;

25. отметка об исполнителе;

26. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

27. отметка о регистрации документа;

28. идентификатор электронной копии документа. Образцы расположения реквизитов документа приведены в приложении N 2.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

Эмблема Министерства помещается на бланках в соответствии с Положением о Министерстве, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 января 2005 г. N 40 (с изменениями от 21 апреля 2006 г.) (далее по тексту - Положение о Министерстве).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование Министерства как автора документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в Положении о Министерстве.

Полное наименование Министерства - Министерство регионального развития Российской федерации.

Сокращенное наименование Министерства - Минрегион России.

Сокращенное наименование Министерства (в скобках) помещается ниже полного наименования или за ним.

Наименование структурного подразделения Министерства указывается в том случае, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования Министерства.

Справочные данные о Министерстве включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению Министерства (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного Министерством, определяется в Положении о Министерстве и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: "05 июня 2003 г."

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может быть дополнен индексом дела по Номенклатуре дел Министерства, информацией о корреспонденте, исполнителях.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

 

На N____________ от _____________

 

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения;

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже

Например:

 

Министерство иностранных дел Российской Федерации   Третий Европейский департамент

 

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, должность лица, указывают в дательном падеже, например:

 

	Генеральному директору ООО "Новые технологии"   М.В. Ткачеву
или
	Главному бухгалтеру ООО "Стройгазконсалтинг"   Е.А. Моисеву

 

Если документ отправляют нескольким однородным организациям или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

 

Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации (по списку)

 

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:

 

Главному редактору Издательского дома "Медиадом"   Н.В. Семиной

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа, а после указания обобщенного наименования однородных адресатов в скобках указывают "по списку рассылки".

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем полный почтовый адрес, например:

 

Российский Государственный университет физической культуры, спорта и туризма   Сиреневый бульвар, д. 4, г. Москва, 105122

 

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем полный почтовый адрес (индекс, область (если есть), город, улица, дом, корпус (если есть), квартира). В указании адреса допускаются сокращения (обл., респ. и т.п.), например:

 

Смирнову С.Н.   ул. Солнечная, д. 1, кв. 22, г. Ермолено, Боровский р-н, Калужская обл., 249027

 

Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

 

                                                   УТВЕРЖДАЮ

                                             Министр регионального

                                         развития Российской Федерации

 

                                         __________________И.И. Иванов

                                          (личная подпись)

                                           "___"_____________200__г.

 

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

 

	УТВЕРЖДЕН решением ЦЭК Минрегиона России от 05.04.2007 N 14
или
	УТВЕРЖДЕНО приказом Минрегиона России от 05.04.2007 N 82

 

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа;

Резолюция оформляется на отдельном специальном листе для резолюции. Резолюция соответствующего должностного лица, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

 

/--------------------------------\  /-----------------------------------\

|            МИНИСТР             |  |РУКОВОДИТЕЛЬ СЕКРЕТАРИАТА МИНИСТРА |

|     РЕГИОНАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ     |  |      РЕГИОНАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ       |

|      РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ      |  |       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ        |

|                                |  |                                   |

|                                |  |                                   |

|             МОСКВА             |  |              МОСКВА               |

|--------------------------------|  |-----------------------------------|

|                                |  |                                   |

|                                |  |                                   |

|                                |  |                                   |

|                                |  |                                   |

|                                |  |                                   |

|                                |  |                                   |

|                                |  |                                   |

|                                |  |                                   |

|                     И.И. Иванов|  |                        П.П. Петров|

|                                |  |                                   |

|                                |  |                                   |

|Дата "______" Время____ч____м.  |  |Дата "______" Время____ч____м.     |

|                                |  |                                   |

\--------------------------------/  \-----------------------------------/

 

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), например:

 

Приказ о создании
аттестационной комиссии

 

и на вопросы: "чего?" ("кого?"), например:

 

Должностной регламент
ведущего специалиста эксперта

 

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Отметка о контроле за исполнения документа обозначаются словом или штампом "Контроль" с указанием контрольного и планового сроков в правой верхней части документа или буквой "К" с указанием контрольного срока на отдельном специальном листе для резолюций. Отметка о контроле, как правило, проставляется красными цветом.

Текст документа составляют на русском языке - государственном языке Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации. Допускается составление текста на иностранном языке как перевода текста на русском языке в форме приложения.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах, основанных на принципах единоначалия (приказ, распоряжение и т.д.), а также документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("Совет постановляет", "Коллегия решила").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности Министерства, его структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("Министерство не возражает", "Комиссия считает возможным").

Отметка о наличии приложения к документу оформляется в конце основного текста с "красной" строки и отделяется от текста документа 2 межстрочными интервалами. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем включает в себя сведения о количестве листов и количестве экземпляров, например:

 

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

 

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

 

     Приложения: 1. Положение  об Управлении регионального  кредитования

                    на 4 л. в 1 экз.

                 2. Правила    подготовки   и   оформления    документов

                    Управления  регионального  кредитования  на   8 л. в

                    2 экз.

 

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают, а указывается слово "брошюра".

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

 

     Приложение:  письмо  Минздравсоцразвития   России   от   01.06.2009

                  N 18-4/1653  и приложение к нему,  всего  на  22 л.  в

                  1 экз.

 

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

 

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

 

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

 

Приложение к приказу Министерства регионального развития Российской Федерации от 11 октября 2008 г. N 229

 

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

 

Приложение N 2 к приказу Министерства регионального развития Российской Федерации от 22 сентября 2007 г. N 111

 

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

 

Без бланка

 

Министр

регионального развития            Личная подпись

Российской Федерации                                      И.И. Иванов

 

На бланке

 

                                  Личная подпись          И.И. Иванов

 

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

 

        Министр

регионального развития            Личная подпись

 Российской Федерации                                     И.И. Иванов

 

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

 

Директор Департамента             Личная подпись        К.П. Васильев

 

Начальник отдела                  Личная подпись        А.С. Колупаев

 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

 

    Начальник Отдела кадров          Начальник Юридического отдела

 

Личная подпись    А.А. Петрова    Личная подпись       В.М. Свиридова

 

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

 

Председатель комиссии       Личная подпись           С.М. Севастьянов

Члены комиссии              Личная подпись           М.П. Коновалов

                            Личная подпись           Т.Е. Кичко

 

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем структурного подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения сотрудникам Министерства, должны быть завизированы.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

 

     СОГЛАСОВАНО

     Ректор Финансовой

     Академии при Правительстве

     Российской Федерации

     ________________И.И. Иванов

     (личная подпись)

     "___"_________200_г.

 

если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

 

     СОГЛАСОВАНО

     Письмо Российской академии

     медицинских наук

     от 05.06.2007 N 430-162

или

     СОГЛАСОВАНО

     Протокол заседания Правления

     Российской государственной

     страховой компании "Росгосстрах"

     от 05.06.2007 N 10

 

если согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:

 

     Начальник Юридического отдела

     Личная подпись        С.М. Свиридова

     "___"_________200_г.

 

На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне визового документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

 

     Замечания прилагаются

     Начальник Юридического отдела

     Личная подпись        С.М. Свиридова

     "___"_________200_г.

 

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны визовой копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, например:

 

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ к проекту постановления Правительства Российской Федерации "Об утверждении ________________________________________"
______________ наименование должности	________________ подпись	_______________ дата	_______________ ф.и.о. сотрудника

 

Допускается, по усмотрению руководства, полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Документы Министерства заверяются печатью с изображением Государственного герба

Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

 

Верно

Начальник Отдела кадров            Личная подпись            А.А. Петрова

"___"_________200_г.

 

Копия документа может заверяется штампами:

Отдела, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства (при наличии подлинника заверяет любую копию);

Отдела кадров и государственной службы Административно-правового департамента (кадровые документы и документы по личному составу);

Отдела безопасности и режима Административно-правового департамента (документы ограниченного доступа и секретные документы);

Отдела бухгалтерского учета и сводной отчетности Департамента финансов и бухгалтерского учета (финансовые и отчетные документы).

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

 

Исп. Кравченко В.В.

Тел. 980-25-47 доб. 29099

 

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа

краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения Министерства, в котором исполнен документ.

Отметка о регистрации документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметка о регистрации проставляется автоматически при регистрации документа в СЭДО. После регистрации отметка распечатывается на титульном листе (с лицевой или оборотной стороны) на принтере в автоматическом режиме.

Допускается отметку о поступлении документа в Министерство проставлять в виде штампа.

 

                 /-------------------------------------\

                 | Министерство регионального развития |

                 |        Российской Федерации         |

                 |        Вх.N________________         |

                 |     от "___"____________200__г.     |

                 |                                     |

                 \-------------------------------------/

 

Идентификатором электронной копии документа является машиночитаемый штрих-код, проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

2.4.1 В Министерстве регионального развития Российской Федерации проекты служебных писем на официальных бланках с изображением Государственного герба Российской Федерации оформляются согласно следующим требованиям:

2.4.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

20 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.4.3. Реквизит "Адресат" печатается с отступлением в 4 см от верхнего края листа (для угловых бланков), 8 см от верхнего края листа (для продольных бланков) и 11-12 см от левого края листа (2, 4 и 9-10 на отметках верхней и боковой линеек текстового редактора Microsoft Word 6.0). Строки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке.

2.4.4. Краткое содержание (если есть) пишется с отступлением в 11 см от верхнего края листа (отметка 9 на боковой линейке текстового редактора Microsoft Word 6.0) шрифтом Times New Roman размер 11 в интервале от 2 см до 8 см от левого края листа (в интервале отметок от 0 до 8 на верхней линейке текстового редактора Microsoft Word 6.0) не более 4-5 строк.

2.4.5. Обращение "Уважаемый ..." с указанием имени и отчества печатается шрифтом Times New Roman размер 14 и отделяется от краткого содержания (при его наличии) 1 межстрочным интервалом с выравниванием по центру.

2.4.6. Текст письма печатается шрифтом Times New Roman размер 14. При наличии краткого содержания и/или обращения текст отделяется от реквизитов 1 межстрочным интервалом. В случае их отсутствия текст пишется с отступлением в 11 см от верхнего края листа (отметка 9 на боковой линейке текстового редактора Microsoft Word 6.0). Отступ красной строки по всему тексту должен быть одинаковым и составлять 1,25 - 1,5 см.

2.4.7. В первом абзаце текста наименование Министерства пишется полностью - "Министерство регионального развития Российской Федерации". Далее по тексту возможно использование сокращенного наименования - "Минрегион России".

2.4.8. При оформлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

2.4.9. При наличии приложения или приложений делается соответствующая ссылка с пропуском одной строки от основного текста с красной строки, шрифтом Times New Roman размером 14.

2.4.10. Строка с указанием должности подписавшего, подписи и расшифровки подписи располагается от левого края страницы и отделяется от основного текста (приложения) двумя однострочными интервалами, при использовании бланка Министерства без указания названия Министерства; при использовании бланков Министра, заместителя Министра, Статс-секретаря - заместителя Министра - должность не указывается.

2.4.11. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) располагается у правого края страницы.

2.4.12. Указание на исполнителя и его телефон оформляется в 2 строки в нижней части страницы от левого края страницы шрифтом Times New Roman размером 9, либо в нижнем левом углу с обратной стороны бланка.

Образец оформления служебного письма прилагается в приложении N 3.

3.1.1. Разработка проектов федеральных законов (законопроектов) осуществляется Министерством в соответствии с принимаемыми Правительством Российской Федерации программами и планами законопроектной деятельности.

3.1.2. Законопроекты вносятся в Правительство Российской Федерации Министерством, являющимся головным исполнителем законопроектов, с приложением следующих сопроводительных материалов:

пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта;

финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);

перечень актов федерального законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с данным законом;

заключение Министерства юстиции Российской Федерации о соответствии законопроекта законодательству Российской Федерации.

3.1.3. Законопроект, представляемый в Правительство Российской Федерации, должен быть завизирован Министром, или лицом, исполняющим его обязанности, Министром юстиции Российской Федерации или его заместителем, в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителями других заинтересованных органов и организаций.

3.1.4. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Правительство Российской Федерации, печатается шрифтом Times New Roman размером 15 на стандартных листах бумаги формата А4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии 2 межстрочных интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

3.1.5. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование государства печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

 

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

 

Наименование вида акта отделяется от первого реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman размером не более 17 и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

 

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН

или

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН

 

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал шрифтом Times New Roman размером 15, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса. Точка в конце заголовка не ставится.

 

Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации

 

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется, например:

 

О внесении изменений в законодательные акты Российской
Федерации об административных правонарушениях в связи с
принятием Земельного кодекса Российской Федерации

или

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса
Российской Федерации в части платежей в бюджет и во
внебюджетные фонды

 

Текст отделяется от заголовка 3-4 межстрочными интервалами и печатается через 2 интервала. Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи. Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

 

ЧАСТЬ I
ГРАЖДАНСКОГО КОДЕКСА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

 

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

 

Подраздел 1. Общие положения об обязательствах

 

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

 

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

 

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

 

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

 

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

 

Статья 33. Сертификация

 

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициалы имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

Образец оформления проекта федерального закона приведен в приложении N 4.

3.1.6. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 2 интервала, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

 

К проекту федерального закона "О внесении изменений в статью 1 Закона
Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"

 

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 2-3 и печатается через интервал 1,5 на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

3.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (УКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации производятся Министерством в соответствии с порядком, устанавливаемым Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, и настоящей Инструкцией.

3.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом за подписью Министра или лица, исполняющего его обязанности, содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем он согласован. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

3.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.

3.2.4. Согласование проектов актов Президента Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части. Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект акта Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

3.2.5. Министром или лицом, исполняющим его обязанности, визируются:

проекты актов Президента Российской Федерации, разработанные Министерством;

проекты актов Президента Российской Федерации, разработанные другими федеральными органами исполнительной власти.

3.2.6. Проекты актов Президента Российской Федерации, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в федеральной собственности, подлежат обязательному согласованию с Министерством экономического развития Российской Федерации, а находящихся на балансе Управления делами Президента Российской Федерации, - с Управлением делами Президента Российской Федерации.

Проекты актов Президента Российской Федерации, имеющих нормативный характер, подлежат обязательному согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.

3.2.7. Проекты актов Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту акта Президента Российской Федерации соответствующих, связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации.

3.2.8. Проекты актов Президента Российской Федерации, разработанные Министерством и содержащие задания или поручения другим федеральным органам исполнительной власти, необходимо согласовать или завизировать с их руководителями.

3.2.9. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним, подготавливаемые для последующего согласования,- визовые экземпляры печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman размером 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см.

При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

3.2.10. Проекты указов Президента Российской Федерации и распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты:

 

Наименование вида акта -

 

Указ
Президента Российской Федерации

 

или

 

Распоряжение
Президента Российской Федерации

 

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российская Федерация", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи 4 межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется в день подписания документа словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 1,5. Печатается от левой границы текстового поля.

Индекс (номер) проставляется после подписания документа, отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 1,5 и печатается от левой границы текстового поля.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".

3.2.11. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.

3.2.12. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются Министром.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 1,5 дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

 

                                                    Приложение N 1

                                                  к Указу Президента

                                                 Российской Федерации

                                                __________ N __________

3.2.13. Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2-3 см.

3.2.14. При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

 

                                               УТВЕРЖДЕНО

                                               Указом Президента

                                               Российской Федерации

                                               __________ N __________

3.2.15. Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

3.2.16. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

3.2.17. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 5,5, интервалами от текста приложения - дополнительным интервалом 2.

3.2.18. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

3.2.19. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

3.2.20. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

3.2.21. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

3.2.22. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

3.2.23. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).

3.2.24. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации приведен в приложении N 5.

3.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ и РАСПОРЯЖЕНИИ) Правительства Российской Федерации производится Министерством в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

3.3.2. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся Министром.

3.3.3. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме указывается основание внесения проекта, существо вопроса, сведения о согласовании проекта. В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

3.3.4. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 5, ст. 615).

Если подготовляемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

3.3.5. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования (приложение N 6).

3.3.6. Постановления Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеют.

3.3.7. Проекты актов Правительства Российской Федерации подлежат согласованию, которое оформляется визой.

Проекты актов Правительства Российской Федерации в обязательном порядке должны визироваться Министром, который представил проект и которому в акте предусматриваются поручения, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.

Проекты актов Правительства Российской Федерации нормативного характера подлежат согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации после их согласования с заинтересованными органами и организациями.

Проекты актов Правительства Российской Федерации, предусматривающие расходы за счет средств федерального бюджета, подлежат согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.

При наличии у лица, визирующего проект акта Правительства Российской Федерации, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечания) визирующего по проекту акта, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту акта.

Если в ходе проработки или согласования проекта акта Правительства Российской Федерации в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект акта Правительства Российской Федерации внесены уточнения, не меняющие его сущности (определяется руководителем структурного подразделения-исполнителя).

3.3.8. Проект акта Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman размером 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами, проставляется при подписании акта.

Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N " и порядкового номера документа, например, N 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляемся буква "р", например, N 153-р, или буква "п" - к порядковому номеру постановления.

Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" 2 межстрочными интервалами и оформляется центрованным способом.

Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером 14 через 1,5 интервала.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет:", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации приведен в приложении N 7.

3.3.9. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman размером 14 через 1,5 интервала.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Подпись включает наименование должности лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и фамилия).

Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подписи отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала.

4.1.1. Нормативные правовые акты издаются Министерством в пределах его компетенции в соответствии с Положением о Министерстве в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

4.1.2. Порядок подготовки и оформления федеральными органами исполнительной власти нормативных правовых актов устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. N 1009 (изменениями от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г., 7 июля 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895) (приложение N 8), а также в Разъяснениях о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. N 88 (приложение N 9).

4.1.3. Издание нормативных правовых актов в Министерстве в виде писем и телеграмм не допускается.

4.2.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Министерства.

Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения и подведомственные организации на основании поручений Министра и заместителей Министра, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров и государственной службы Административно-правового департамента Министерства (далее - Отдел кадров) на основании соответствующих представлений.

Приказы подписываются Министром, лицом, временно исполняющим обязанности Министра или уполномоченным Министром должностным лицом.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов, за исключением кадровых, возлагается на отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства.

4.2.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также начальником Юридического отдела Административно-правового департамента Министерства (далее - Юридический отдел). Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые Министру на подпись, визируются заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

4.2.3. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Проекты приказов, подготовленных совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий Министерства и других органов или организаций.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.

4.2.4. Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью отдела, на который возложены функции по делопроизводству и архивного хранения Министерства и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю. Оригиналы приказов, за исключением кадровых, хранятся в отделе, на который возложены функции по делопроизводству и архивному хранению Министерства.

4.2.5. Проект приказа во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

4.2.6. Приказ печатается на бланке установленной формы (приложение N 1) со следующими реквизитами:

Герб Российской Федерации.

Наименование Министерства.

Наименование вида документа - ПРИКАЗ.

Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2000 г. N 21; 03.07.2000 N 44.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, например:

 

О командировании работников Министерства

 

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Заголовок, преамбула и содержание приказа отделяются 2 межстрочными интервалами.

Текст приказа печатается шрифтом Times New Roman 14 размером через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения с указанием фамилии их руководителя в скобках или конкретные исполнители. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу ...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения ...". Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на указах (распоряжениях) Президента Российской Федерации.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы подписывает Министр, а в его отсутствие или по его поручению - лицо, его замещающее.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Подпись ставится на лицевой стороне последнего листа приложения.

4.2.7. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка.

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ; располагается по центру;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается по центру;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста одна под другой в порядке перечисления этих органов.

Образец оформления приказов приведен в приложении N 10.

4.3.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются Министром, или как акты, утверждаемые Министром; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Министерства.

4.3.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

4.3.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке федерального органа исполнительной власти. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается без бланка.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Образец оформления положения приведен в приложении N 11.

4.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или организационно-протокольный отдел и сотрудников структурных подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен, как правило, в течении суток после окончания заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку.

4.4.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании вместе с выпиской из протокола о принятых решениях, направляются в структурное подразделение-исполнитель для подшивки в дело.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

4.4.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Место и дата проведения мероприятия.

Председатель или Председательствующий.

Секретарь.

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Повестка дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.

Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

4.4.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Заместитель Министра культуры Российской Федерации

заместители Руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано шрифтом Times New Roman размером 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

4.4.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в Министерстве.

4.4.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью отдела, на который возложены функции по делопроизводству и архивного хранения Министерства.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью отдела, на который возложены функции по делопроизводству и архивного хранения Министерства.

4.4.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола шрифтом Times New Roman размером 14 или на общем бланке Министерства и имеют следующие реквизиты:

Герб Российской Федерации.

Наименование Министерства.

Наименование вида документа - ПРОТОКОЛ.

Если протокол печатается на общем бланке наименование вида документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом Times New Roman размером 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания указывается (при необходимости, т.е. если оно происходило не на обычном месте), у кого проводится совещание, выравнивается по центру отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой.

Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N " и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним.

Образцы оформления полного и краткого протокола приведены в приложении N 12.

4.5.1. Служебные письма Министерства готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы министерств, учреждении, организаций и частных лиц;

как инициативные письма.

4.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Министра на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

4.5.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках Министерства.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо Министерства, направляемое внутри страны, составляется на русском языке.

Текст служебного письма, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

4.5.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: "Министерство считает...", "Министерство рассмотрело..." Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

4.5.5. Датой письма является дата принятия решения, зафиксированного в тексте.

4.5.6. Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе, в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц, а также приказом Министерства, (приложение N 13).

4.5.7. Для отправки служебного письма исполнителю необходимо предоставить в отдел, на который возложены функции по делопроизводству и архивного хранения Министерства, полный пакет документов исходящего служебного письма:

1. Официальный ответ (письмо) или сопроводительное письмо.

2. Приложение (если есть).

3. Список рассылки (если письмо направляется более чем в 4 адреса).

4. Визовой вариант письма.

5. Основание (например: поручение Аппарата Правительства Российской Федерации). Если письмо инициативное, то основание не требуется.

4.6.1. В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.

Служебные письма оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги.

Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или название города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах), наименование и адреса получателя письма, вступительное обращение, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется.

При переписке без применения бланка в правом верхнем углу письма печатается название города и дата отправления, например: Москва, 31 декабря 2007 года. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.

Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать: "Господин Министр", "Ваше Превосходительство". В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно

После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: "Имею честь...".

Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении.

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "... в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением". В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.

Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия. При подписании письма Министром указываются только инициал имени и фамилия Министра.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.

В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города, например:

 

Господину К. Клишиту Председателю Правления фонда "Дикая природа" г. Страсбург

 

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул. Например:

 

Его Превосходительству господину О. Нордслеттену Чрезвычайному и Полномочному Послу (официальное название страны) г. Москва

 

На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.

Допускается оформление писем в соответствии с правилами внутренней переписки.

При переписке с использованием бланков адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем.

Реквизит "Адресат" должен включать в себя следующие составные части: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например, "Его (Ее) Превосходительству"), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.

Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 интервал. Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как строчными, так и прописными буквами.

Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки.

4.6.2. Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо.

Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.

Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге, иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.

Обращение в таком письме обычно бывает следующим:

Уважаемый господин Министр,

Уважаемый господин Директор,

Уважаемый господин Сенатор и т.п.

Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Номер на письме не указывается, дата и личная подпись необходимы.

Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.

В особых случаях при оформлении писем в адрес зарубежных корреспондентов следует придерживаться той формы письма, которую рекомендует Департамент государственного протокола Министерства иностранных дел Российской Федерации.

Упомянутые виды писем являются официальными документами.

Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма, исходя при этом из содержания.

Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника.

Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

4.7.1. Телеграмма.

Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в случаях, когда другим способом передать информацию нельзя.

В состав телеграммы входят следующие реквизиты: наименование документа - телеграмма;

отметка о категории телеграммы - "Правительственная", "Срочная" и т.д.;

адресат - подробный адрес с указанием номера отделения связи, позволяющего обеспечить доставку телеграммы адресату (кроме железнодорожных адресатов), и полное наименование адресата (железнодорожные адресаты допускается указывать сокращенно);

текст - содержание телеграммы;

регистрационный номер и дата регистрации;

подпись;

расшифровка подписи;

отметка об исполнителе.

Телеграммы оформляются на бумаге формата А4 согласно образцу, приведенному в к настоящей Инструкции.

Текст телеграммы излагается кратко и печатается через 2 интервала прописным шрифтом без абзацев, исправлений, переноса слов. Заголовок на телеграммах не проставляется.

Объем текста служебной телеграммы, не должен превышать 90 слов (одна машинописная страница, включая реквизиты бланка). В телеграмме указывается телеграфный адрес, при его отсутствии - почтовый адрес.

При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы дается ссылка на его регистрационный номер и дату.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указываются адрес отправителя, наименование "Министерство регионального развития Российской Федерации", исходящий номер и дата, фамилия и телефон исполнителя, ставится печать, удостоверяющая подпись.

Визы проставляются на оборотной стороне первого экземпляра (подлинника) телеграммы. Порядок согласования текста телеграммы, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку согласования документов, установленному для служебных писем.

Ответственность за своевременную и качественную подготовку телеграмм и соблюдение требований по их оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений, подготовивших телеграммы, а персональная ответственность - на непосредственных исполнителей.

Правительственные телеграммы подписываются только Министром или заместителями Министра.

Если телеграмма содержит более 4-х адресатов, то подписывается каждый экземпляр. При направлении телеграммы более чем в 4 адреса исполнитель прилагает к подписанной телеграмме необходимое количество копий с указателем рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, в которые она направляется. Указатель рассылки, предоставляемый исполнителем, должен быть им завизирован и утвержден должностным лицом, подписавшим телеграмму. В таком случае в телеграмме на месте указания телеграфного или почтового адреса делается запись "Рассылка по списку".

Подписанные Министром или заместителями Министра телеграммы представляются исполнителем, подготовившим текст телеграммы, на регистрацию в отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства, с приложением двух копий и указанием на каждой из них подробного адреса получателя и отправляются через почтовое отделение "Почта России". Копии отправленных телеграмм с отметкой почты России хранятся в отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства.

Телеграммы, подписанные руководителем структурного подразделения, регистрируются сотрудниками структурных подразделении, с последующей их передачей в отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства, для отправки через почтовое отделение "Почта России" и формированием в дела.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557).

4.7.2. Факсограмма.

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.

Отправляемые документы (факсограммы) должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение.

Объем передаваемого документа (факсограммы), выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Запрещается передавать через факсимильную связь текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

На передаваемом документе (факсограмме) в верхнем правом углу проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки".

В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа (факсограммы) ставится отметка об исполнителе.

Документ (факсограмма), подписанный Министром или заместителями Министра, регистрируется в отделе делопроизводства и контроля; руководителями структурных подразделений - сотрудниками структурных подразделений.

Документы, предназначенные для отправки, подлежат обязательному учету. После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой на оборотной стороне последнего листа подлинника о времени отправки.

Поступившие в Министерство факсограммы подлежат обязательному учету. Принятые факсограммы доставляются по назначению под расписку в день приема, срочные - немедленно.

4.7.3. Телефонограмма

Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Текст телефонограммы должен содержать не более 50 слов.

Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается.

Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр передается адресатам в Министерство на рассмотрение, второй подшивается в дело входящих телефонограмм.

После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

5.1.1. Движение документов Министерства с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их сотрудников.

5.1.3. Отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства, совместно с Отделом ИТО разрабатывают маршруты движения документов в СЭДО. Использование маршрутов должен позволять определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения на любом этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Министерство.

5.2.1. Доставка документов (далее - корреспонденция) в Министерство осуществляется, посредством почтовой, электрической, фельдъегерской связи и курьером.

С помощью почтовой связи в Министерство доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

Корреспонденция, поступившая посредством почтовой связи, разделяется на простую, заказную и телеграммы.

Корреспонденция, поступившая посредством электрической связи, разделяется на телефонограммы, телефаксограммы и телетайпограммы.

5.2.2. Прием корреспонденции, поступившей посредством почтовой и фельдъегерской связи и курьером, осуществляет экспедиция Министерства (далее по тексту - Экспедиция). Порядок работы экспедиции устанавливает отдела, на который возложены функции по делопроизводству и архивному хранению Министерства.

5.2.3. При приеме документов проверяется правильность их адресования, оформления и доставки, целостность упаковки.

Ошибочно доставленные документы пересылаются Экспедицией по назначению или возвращаются отправителю с кратким изложением причин возврата.

При вскрытии конвертов проверяется комплектность документов, отсутствие их повреждений, наличие подписи, соответствие названий на конвертах названиям вложений.

В случаях отсутствия, повреждения указанных на конверте вложений или отдельных листов, выявления ошибочных вложений, других ошибок в оформлении составляется акт в двух экземплярах, один из которых хранится в Экспедиции, а второй вместе с самими документами возвращается отправителю документа. В случае если такой документ может быть рассмотрен по существу, отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства, по согласованию с адресатом передает его по назначению для дальнейшего прохождения, при этом составляется акт в трех экземплярах, первый из которых остается в Экспедиции, второй направляется отправителю, а третий передается в структурное подразделение, в которое направлен документ.

Конверты после регистрации документов уничтожаются.

Конверты не подлежат уничтожению в случаях, если они являются единственным источником установления адресата отправителя, даты отправки или поступления документа, а также если они содержат документы, которые поступили из-за границы, из судов, следственных органов либо содержат договоры или заявки на участие в конкурсах по государственным закупкам, претензиям, исковые заявления.

5.2.4. Конверты с документами, поступившие с пометкой "ЛИЧНО", в Экспедиции не вскрываются и регистрируются в регистрационном журнале по реквизитам, имеющимся на конверте. После регистрации на конверте проставляется штамп. Конверты передаются под расписку в отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства для последующей передачи адресатам.

Если документы, находящиеся в конвертах, поступивших с пометкой "ЛИЧНО", необходимы для работы в Министерстве, то они возвращаются адресатами в отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства для регистрации в СЭДО.

Если конверт ошибочно вскрыт, то документы в нем находящиеся подлежат регистрации в СЭДО без указания содержания. На конверте проставляется штамп и вместе с распечаткой карточки передается адресату. Лицо, получившие документ, расписывается в его получении в реестре передачи документа.

Конверты без пометки "ЛИЧНО", адресованные Министру, заместителям Министра, вскрываются в отделе, на который возложены функции по делопроизводству и архивному хранению Министерства, регистрируются в СЭДО и передаются соответствующему адресату в установленном порядке.

5.2.5. Конверты с пометками "СРОЧНО", "ВЕСЬМА СРОЧНО", "ВРУЧИТЬ НЕМЕДЛЕННО" вскрываются, регистрируются вне очереди и оперативно передаются соответствующему адресату.

5.2.6. Документы на иностранных языках направляются в отдел, на который возложены функции по делопроизводству и архивному хранению Министерства для перевода в отдел межгосударственного сотрудничества и протокола Департамента международных связей и развития приграничного сотрудничества и составления аннотации, после чего возвращаются в отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства для регистрации.

5.2.7. При поступлении телеграммы экспедиция расписывается в получении телеграммы, вносит запись о поступившей телеграмме в соответствующий регистрационный журнал и передает телеграмму под роспись в этом журнале в отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства.

5.2.8. При поступлении корреспонденции фельдъегерской связью экспедиция расписывается в получении пакета, проставляет на расписке штамп о приеме корреспонденции Министерством, вносит запись о поступившем пакете в соответствующий регистрационный журнал и передает пакет под роспись в этом журнале в отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства. Пакет, поступивший фельдъегерской связью, подлежит передаче в отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства, в невскрытом виде.

5.2.9. При доставке корреспонденции курьером экспедиция расписывается в получении корреспонденции и проставляет на копии поступившего документа (материала) или прилагаемой расписке штамп о приеме корреспонденции Министерством, вносит запись о поступившем документе (материале) в соответствующий регистрационный журнал и передает документ (материал) под роспись в этом журнале в отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства.

5.2.10. Документы, поступившие в Министерство в установленном порядке, имеющие стандартные реквизиты оформления, а также заверенные копии документов подлежат регистрации в СЭДО.

5.2.11. Регистрацию корреспонденции, поступающей через Экспедицию, осуществляет отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства.

Перечень входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации в СЭДО, приведен в приложении N 14. Указанная корреспонденция регистрируется в регистрационном журнале в Экспедиции.

5.2.12. Документы, не зарегистрированные в СЭДО, за исключением документов, указанных в перечне входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации в СЭДО, к рассмотрению в структурных подразделениях не принимаются. При поступлении таких документов в структурные подразделения они передаются в отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства для централизованной регистрации.

5.2.13. Переданная из Экспедиции корреспонденция сортируется отделом, на который возложены функции по делопроизводству и архивному хранению Министерства, по принципу срочности (немедленная, весьма срочная, срочная и обычная), приоритетности (поручения Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, поручения Аппарата Правительства Российской Федерации, проекты нормативных актов, требующие согласования или визирования, обращения граждан, письма и запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, прочие документы) и доступа (простая, ограниченного доступа и секретная).

5.2.14. Документы, адресованные руководству Министерства, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в отделе, на который возложены функции по делопроизводству и архивному хранению Министерства, а затем направляются руководству или в структурное подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

5.2.15. Отсортированные по принципу срочности, приоритетности и доступа документы (материалы) вносятся сотрудниками отдела, на который возложены функции по делопроизводству и архивному хранению Министерства в СЭДО. На документах повышенной срочности проставляются также штампы о повышенной срочности ("Вручить немедленно", "Весьма срочно", "Срочно").

5.2.16. При регистрации входящего документа в СЭДО заполняются соответствующие графы регистрационной карточки в СЭДО. Порядок заполнения определяется правилами работы с СЭДО. Одновременно заполняется реестр передачи документа, где указывается подлинность или копийность передаваемого документа, и в котором расписывается сотрудник, получивший документ.

Повторные документы, поступившие от одного и того же адресата по одному и тому же вопросу, также подлежит регистрации. При этом в новой регистрационной карточке указывается ссылка на регистрационный номер предыдущего документа.

5.2.17. После регистрации входящего документа на первом листе документа печатается регистрационный штамп и штрих код документа. Печать указанных реквизитов производится автоматически через принтер, с использованием соответствующей команды в СЭДО.

5.2.18. Регистрация входящих документов осуществляется, как правило, в день поступления.

Документы, поступившие в рабочие дни после 18 часов, могут быть зарегистрированы на следующий день.

5.2.19. С зарегистрированных документов, с помощью потокового сканера, снимается электронная копия документа, которая прикрепляется к регистрационной карточке СЭДО.

5.2.20. Документы, передаваемая адресатам, регистрируется отделом, на который возложены функции по делопроизводству и архивному хранению Министерства в соответствующем реестре и передается только под роспись.

Корреспонденция на имя Министра и заместителей Министра, поручения Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, письма Аппарата Правительства Российской Федерации, проекты нормативных актов, требующие согласования или визирования, обращения граждан, письма и запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации передаются в оригинале отделом, на который возложены функции по делопроизводству и архивному хранению Министерства в приемную Министра и приемные заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным в установленном порядке приказом Министра.

5.2.21. Передача корреспонденции в приемную Министра осуществляется каждый час, а с отметками о повышенной срочности - немедленно.

5.2.22. Корреспонденция на имя заместителей Министров передается в оригинале отделом, на который возложены функции по делопроизводству и архивного хранения Министерства в приемные заместителей Министра каждые два часа, а с отметками о повышенной срочности - немедленно.

5.2.23. Рассмотренные документы возвращаются в отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства, где в СЭДО вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

5.2.24. Корреспонденция, адресованная структурным подразделениям центрального аппарата или конкретным сотрудникам Министерства, передается отделом, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства, работникам департаментов центрального аппарата Министерства, ответственным за делопроизводство, каждые три часа, а с пометками о повышенной срочности - немедленно.

5.2.25. К документам, направляемым к Министру, в Секретариат Министра и к заместителям Министра, в отделе, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства, прикрепляются уголки для резолюций.

На документы других адресатов уголки для резолюций прикрепляются в структурных подразделениях.

5.2.26. В резолюциях указываются инициалы и фамилия ответственного исполнителя и соисполнителя, при этом, если ответственный исполнитель не определен, им является первый исполнитель, указанный в резолюции. В тексте резолюции по исполнению документа при необходимости указываются порядок и срок исполнения.

Резолюция может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю отдельный порядок и срок исполнения документа.

5.2.27. Оформленные резолюции делопроизводитель вносит в регистрационную карточку документа в СЭДО.

5.2.28. Оформленные резолюции с соответствующими документами передаются исполнителям для работы.

5.2.29. Поступающие в Министерство телефонограммы регистрируются в соответствующих регистрационных журналах. Журналы регистрации телефонограмм ведутся в приемной Министра, приемных заместителей Министра, приемных руководителей структурных подразделений.

5.2.30. При поступлении телефонограммы подлежат обязательной фиксации (установлению) данные об отправителе и лице, передавшем телефонограмму, текст телефонограммы, дата и время приема, данные о лице, получившем телефонограмму. При отсутствии указанных данных телефонограмма считается не надлежаще принятой.

5.2.31. Содержание телефонограммы подлежит передаче адресату в течение трех часов с момента ее приема. Ответственность за передачу содержания телефонограммы лежит на лице, ее принявшем. О передаче содержания телефонограммы в журнале регистрации телефонограмм делается отметка с подписью адресата и указанием даты и времени передачи адресату.

5.2.32. Поступающие в Министерство телефаксограммы (факсограммы), как правило, регистрируются в отделе, на который возложены функции по делопроизводству и архивному хранению Министерства.

5.2.33. Телефаксограммы (факсограммы), поступившие на имя Министра, заместителей Министра, в структурные подразделения и для конкретных сотрудников Министерства, передаются в отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства.

5.2.34. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем структурного подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее структурное подразделение-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.

5.2.35. Поступающие в Министерство телетайпограммы регистрируются отделом, на который возложены функции по делопроизводству и архивного хранения Министерства в соответствующем реестре с последующей передачей копии телетайпограммы адресатам в порядке, установленном для поступающей корреспонденции Министерства.

5.3.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

5.3.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами передаются в Юридический отдел для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

5.3.3. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

5.3.4. Регистрация внутренних документов осуществляется делопроизводителями соответствующих структурных подразделений, подготовивших документ.

5.3.5. Регистрация внутренних документов, предполагающих согласование с вышестоящим руководством, осуществляется после визирования и принятия решения соответствующим руководителем.

5.3.6. Регистрационный номер внутреннего документа состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера внутреннего документа в пределах календарного года.

Внутренним документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

Если регистрируемый внутренний документ является ответом на ранее присланный входящий или внутренний документ, обязательным является заполнение поля связки в регистрационной карточке СЭДО.

5.3.7. Зарегистрированные внутренние документы для доставки по назначению передаются в отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства, до 18 часов в день их регистрации в структурных подразделениях.

Сотрудники отдела, на который возложены функции по делопроизводству и архивного хранения Министерства, проверяют правильность регистрации и оформления внутренних документов, оформляют их пересылку адресату в регистрационной карточке СЭДО и доставляют адресатам.

Неправильно оформленные внутренние документы возвращаются исполнителям для доработки.

Передача внутренних документов внутри структурных подразделений осуществляется сотрудниками структурных подразделений.

5.3.8. Внутренние документы информационного и справочного характера могут пересылаться адресатам в электронном виде с использованием технологии прикрепления копии документа к регистрационной карточке документа.

5.4.1. Исходящими документами Министерства является документы, направляемые из Министерства в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, должностным лицам и гражданам Документы печатаются на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

5.4.2. Работа с исходящими документами включает проверку правильности оформления, их регистрацию и отправку.

5.4.3. Завизированные ответственными лицами и правильно оформленные документы выводятся на бланк и отдаются на подпись.

5.4.4. После подписания исходящих документов осуществляется их регистрация делопроизводителями структурных подразделений в СЭДО.

5.4.5. При регистрации исходящего документа на нем указываются присвоенный регистрационный номер и дата регистрации.

5.4.6. Регистрационный номер исходящего документа состоит из порядкового номера исходящего документа в пределах календарного года, дефиса, двух заглавных букв, с которых начинается имя и фамилия подписавшего документ, косой черты и индекса структурного подразделения, подготовившего исходящий документ (приложение N 15), например: 35627-ВБ/01.

Исходящим документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

5.4.7. Исходящие документы принимаются на отправку отделом, на который возложены функции по делопроизводству и архивному хранению Министерства в открытом виде.

Исходящие документы, не содержащие полного почтового адреса, необходимого для отправки, принимаются только с сопроводительными письмами или утвержденными указателями рассылки, а также с приложениями и в необходимом количестве экземпляров.

5.4.8. К отправке принимаются исходящие документы, подписанные Министром, заместителями Министра и директорами Департаментов.

В случае если исходящий документ направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый его экземпляр.

5.4.9. Исходящие документы отправляются только с подлинной подписью. Копия зарегистрированного и переданного для отправки исходящего документа и приложений к нему со всеми необходимыми визами хранятся в отделе, на который возложены функции по делопроизводству и архивному хранению Министерства.

5.4.10. При направлении исходящего документа более чем в четыре адреса необходимое количество экземпляров отправляемого документа передается для отправки вместе с указателем рассылки, завизированным исполнителем и утвержденным должностным лицом, подписавшим исходящий документ.

5.4.11. При направлении исходящих документов в федеральные органы государственной власти, законодательные (представительные) и исполнительные органы субъектов Российской Федерации полные почтовые адреса могут не указываться. При направлении исходящих документов другим адресатам указываются полные почтовые адреса (включая почтовый индекс).

5.4.12. Приложения, направляемые вместе с исходящим документом (кроме приложений, полученных от организаций, учреждений или граждан и возвращаемых с данным документом), должны быть подписаны или завизированы их составителями. Исходящий документ с приложениями, представляющими ценность (удостоверения, паспорта, дипломы, свидетельства, судебные повестки и т.п.), отправляется заказным письмом или бандеролью с объявленной ценностью.

5.4.13. Ответственность за правильность указания в сопроводительном письме или указателе рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса возлагается на исполнителя документа и делопроизводителя соответствующего структурного подразделения.

5.4.14. Для отправки документов используются специально оформленные конверты установленного образца. Если одному и тому же адресату направляется одновременно несколько документов, то они могут комплектоваться в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие номера всех вложенных документов.

5.4.15. Документы, подготовленные к отправке, передаются в отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства, в день их регистрации. Там проверяется правильность их оформления (наличия полного адреса и его точность, а также наличие регистрационного номера, подлинности подписи, визы исполнителя, других необходимых элементов оформления указанных приложений).

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

5.4.16. Документы подлежат отправке, как правило, в день их приема, если они поступили в отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства, не позднее чем за два часа до окончания рабочего дня.

Срочные документы принимаются и отправляются в течение часа с момента поступления в отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства. Срочность отправки документа определяет автор документа или руководитель структурного подразделения, подготовившего документ к отправке.

5.4.17. В зависимости от содержания, объема и срочности документы либо доставляются адресату по решению отдела, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства, фельдъегерской связью, либо передаются по телеграфу, либо отправляются почтой.

5.4.18. На отправленные документы в Экспедиции заполняются реестры отправленных документов.

5.4.19 Отправляемые из Министерства телеграммы оформляются на бланках установленной формы: "правительственные", "служебные".

5.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, квартал, месяц, неделю, сутки) проводится посредством соответствующего отчета СЭДО по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются отделом, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства, и представляются руководству.

5.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом копий, создаваемых при печатании и размножении.

Учет количества документов проводится по Министерству в целом или по отдельным структурным подразделениям. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

8.1.1. В целях правильного оформления, учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов в Архиве Министерства ежегодно составляется Номенклатура дел Министерства, представляющая собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.2. При составлении Номенклатуры дел проводится комплексное изучение документов, образующихся в деятельности Министерства, их вид, состав и содержание. В процессе работы следует руководствоваться Положением о Министерстве, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел и описями дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) за предшествующие годы,

8.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 16) и сводная Номенклатура дел Министерства (далее по тексту - Номенклатура дел Министерства) (приложение N 16).

8.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении с привлечением других сотрудников этого структурного подразделения, оформляется на бланке установленной формы, согласовывается с Архивом Министерства, подписывается руководителем структурного подразделения и сдается в Архив Министерства до 1 ноября.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в Архив Министерства.

8.1.5. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания и нерегистрируемые документы (приложение N 14).

8.1.6. Графы номенклатур дел содержат следующую информацию.

В графе 1 указывается индекс дела. Индекс дела состоит из индекса соответствующего структурного подразделения (приложение N 15) и через тире - порядкового номера заголовка дела в пределах номенклатуры дел этого структурного подразделения.

В графе 2 пишутся заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (приложение N 17). Порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки дел могут уточняться и изменяться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 по окончании календарного года указывается количество дел (томов, частей).

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством (Росархивом) срок хранения.

В графе 5 проставляются иные отметки о заводимых делах

8.1.7. Если в течение года в структурных подразделениях появляются новые документированные участки работы и дела, не предусмотренные номенклатурой дел структурного подразделения, такие дела включаются дополнительно в номенклатуру дел структурного подразделения. Для дополнительно включаемых дел в номенклатуре дел структурного подразделения оставляются резервные номера.

Все изменения, вносимые в номенклатуру дел структурного подразделения, согласовываются сотрудником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, с Архивом Министерства

8.1.8. Номенклатура дел Министерства составляется Архивом Министерства на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Названиями разделов Номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений. В Номенклатуре дел Министерства разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

8.1.9. Номенклатура дел Министерства, подписывается начальником отдела, на который возложены функции по делопроизводству и архивного хранения Министерства, и сотрудником, ответственным за Архив Министерства, согласовывается с центральной экспертной комиссией Министерства (далее - ЦЭК) положение о которой утверждено приказом Министра от 18 января 2007 года N 3 и с экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации. Номенклатура дел согласовывается с Государственным архивом не реже одного раза в 5 лет, если в Министерстве не было организационно-штатных изменений.

8.1.10. Номенклатура дел Министерства в конце каждого года уточняется, утверждается приказом Министра и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

После утверждения Номенклатуры дел Министерства структурные подразделения Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

8.1.11. Номенклатура дел Министерства печатается в необходимом количестве экземпляров, но не менее четырех. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел "Отдел делопроизводства и контроля". Второй используется в отделе, на который возложены функции по документационному обеспечению Министерства, в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Министерства. Четвертый - в Государственном архиве Российской Федерации.

8.1.12. По окончании календарного года в конце Номенклатуры дел структурного подразделения сотрудником, ответственным за делопроизводство этого структурного подразделения, делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (приложение N 18), которая передается в Архив Министерства не позднее 15 января следующего года.

8.1.13. Архивом Министерства составляется итоговая запись Номенклатуры дел Министерства по всем структурным подразделениям для ее последующего представления в Государственный архив Российской Федерации (приложение N 19).

8.2.1. С момента заведения и до передачи в Архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Министерства.

8.2.2. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение N 20). В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения директора Административно-правового департамента по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора Административно-правового департамента с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

8.3.1. Формирование дел, то есть группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, осуществляется сотрудником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.

8.3.2. Исполненные документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении. Номер дела, в который должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

8.3.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется сотрудниками Архива Министерства.

8.3.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

документы постоянного и временного хранения необходимо помещать в отдельные дела;

в дело следует помещать документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку. За основу заголовка дела берется формулировка, данная в номенклатуре дел структурного подразделения. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения.

в дело следует включать по одному экземпляру каждого документа, нельзя подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

в дело следует подшивать только исполненные и правильно оформленные документы, то есть имеющие соответствующие реквизиты: подпись с расшифровкой, визы с расшифровкой, дату регистрации документа, регистрационный номер, отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

незарегистрированные, неисполненные и неправильно оформленные документы следует возвращать исполнителю для их регистрации, исполнения и оформления;

в дело следует подшивать документы одного календарного года (исключение составляют личные, переходящие дела);

заверенные ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;

приложения к документам должны быть помещены в дело вместе с документами, к которым они относятся. В случае отсутствия приложения на документе необходимо сделать отметку о причине его отсутствия или указать его местонахождение. Приложения, объем которых превышает 250 листов, должны помещаться в отдельный том;

объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме дела необходимо формировать несколько томов (частей).

8.3.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению законодательного акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Подшивка документов к ним возможна в отдельные дела, но прием этих документов в Архив Министерства осуществляется строго в объединенном виде.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" от 01.06.1998 г. N 640. (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 23, ст. 2501).

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

При формировании дел с перепиской необходимо учитывать то, что все они формируются, как правило, по корреспондентскому признаку.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.4.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

8.4.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче в Архив Министерства.

8.4.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается ЦЭК, а для организации и проведения экспертизы ценности документов в структурных подразделениях создаются экспертные комиссии (далее - ЭК).

8.4.4. Функции и права ЦЭК и ЭК структурных подразделений, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Министром (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Росархивом.

8.4.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под методическим руководством Архива Министерства.

8.4.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив Министерства;

отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

8.4.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел структурного подразделения путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

8.4.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и описи дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов и дел рассматриваются на заседаниях ЭК, результаты рассмотрения утверждаются протоколом ЭК.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Министерства.

8.5.1. Оформление дел проводится сотрудниками, отвечающими за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи и под контролем сотрудников Архива Министерства.

8.5.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 21), нумерацию листов в деле, составление внутренней описи документов дела, составление листа - заверителя дела, подшивку и переплет дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение дела в скоросшивателях, не проводится пересистематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, лист-заверитель дела не составляется.

8.5.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме:

наименование Министерства указывается полностью, с указанием официально принятого сокращения наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Министерства;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Министерства, согласованной с ЭПК Государственного архива Российской Федерации и уточненный в процессе формирования дела;

дата дела - указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

8.5.4. В целях обеспечения сохранности документов, включенных в дело и закрепления порядка их расположения все листы, кроме листа - заверителя дела и внутренней описи документов, нумеруются. Нумерация листов в деле производится черным графитовым карандашом или нумератором, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются в каждом томе (каждой части) отдельно.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Схемы, диаграммы, таблицы, фотографии и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала нумеруется конверт, затем очередным номером - каждый лист вложения.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

В случае появления ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров.

8.5.5. В начале дела для учета документов помещается внутренняя опись документов дела. В нее включаются сведения о документах.

Внутренняя опись документов составляется на отдельных листах по установленной форме (приложение N 22).

К внутренней описи документов дела прилагается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело документов и количество листов внутренней описи документов дела. Листы внутренней описи документов дела нумеруются самостоятельно и не входят в количество листов дела.

Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем с расшифровкой подписи, указываются его должность и дата составления внутренней описи документов дела.

8.5.6. В конце дела на листе-заверителе дела составляется заверительная надпись (приложение N 23).

В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, наличие листов с литерными номерами и пропущенных листов, особенности нумерации листов, физического состояния дела и его формирования, отдельно указывается количество листов внутренней описи.

Лист-заверитель дела подписывается с расшифровкой подписи лицом, оформившим дело, указываются его должность и дата оформления дела. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

8.5.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона таким образом, чтобы можно было свободно читать тексты всех документов. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

8.6.1. На все завершенные в делопроизводстве структурных подразделений дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями настоящей инструкции, составляются описи дел.

Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

8.6.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются (приложение N 24).

8.6.3. В Министерстве в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством Архива Министерства. По этим описям документы сдаются в Архив Министерства.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовит Архив Министерства и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

8.6.4. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в Архив Министерства через год после завершения дел в делопроизводстве.

8.6.5. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

8.6.6. Описи дел составляются следующим образом:

В графе 1 каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

порядок нумерации дел в описи - валовой;

В графе 2 описи дел проставляется индекс каждого дела по номенклатуре дел, который должен соответствовать индексу, проставленному на обложке дела.

В графе 3 описи дел указывается заголовок дела (тома, части), данный в номенклатуре дел. Если заголовок дела уточняется и изменяется в процессе формирования дела и не совпадает с заголовком в номенклатуре дел, то в опись дел включается заголовок, который написан на обложке дела.

При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

В графу 4 описи дел переносятся даты с обложки дела, которые должны соответствовать датам самого раннего и самого позднего документов дела.

В графе 5 описи дел указывается количество листов в деле, которое проставлено на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Графа 6 опускается в описи дел постоянного хранения.

Графа 7 описи дел "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния и для других отметок.

8.6.7. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.6.8. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности.

При наличии в структурном подразделении ЭК, опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК и одобрена ею, о чем составляется соответствующий протокол.

После одобрения ЭК описи дел структурного подразделения в конце ее ставится пометка "Согласовано" с указанием номера протокола и даты заседания, на котором опись дел была одобрена.

Опись дел структурного подразделения утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один их которых передается вместе с делами и протоколом ЭК в Архив Министерства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

8.6.9. На основании описей дел структурных подразделений Архив Министерства составляет сводную опись дел Министерства.

В сводной описи дел Министерства должны быть историческая справка, предисловие, указатели, оглавление, список сокращений.

8.6.10. Сводная опись дел Министерства составляется в четырех экземплярах и рассматривается ЦЭК Министерства.

После одобрения ЦЭК сводной описи дел Министерства в конце ее ставится гриф "СОГЛАСОВАНО" с указанием даты заседания ЦЭК, на котором она была одобрена, и номера протокола.

Одобренная ЦЭК сводная опись дел Министерства направляется на утверждение в ЭПК Государственного Архива Российской Федерации.

После утверждения ЭПК опись дел Министерства утверждается Министром.

8.6.11. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 25) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) федерального органа исполнительной власти одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) соответствующего федерального архива, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

8.6.12. Уничтожение документов, срок хранения которых определен как "До минования надобности" (ДМН), и копий документов, утративших практическое значение и не имеющих исторической и научной ценности, производится после составления акта об уничтожении документов (приложение N 26). Акт об уничтожении документов согласовывается с Архивом Министерства и утверждается руководителем структурного подразделения.

В регистрационных карточках документов, других учетных формах делаются отметки об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

8.7.1. Структурные подразделения передают в Архив Министерства дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача производится по описям дел.

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив Министерства после завершения текущего года.

Дела с исполненными документами временного (до 10 лет включительно) хранения не подлежат передаче в Архив Министерства. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

8.7.2. Передача дел в Архив Министерства осуществляется по графику, подготовленному Архивом Министерства и утвержденному Директором Административно-правового департамента.

8.7.3. Выявленные при приеме дел сотрудниками Архива Министерства недостатки в формировании дел и их оформлении должны быть в месячный срок устранены ответственными за делопроизводство сотрудниками структурного подразделения, передающего документы в Архив Министерства.

8.7.4. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники, ответственные за делопроизводство этого структурного подразделения в период проведения ликвидационных или реорганизационных мероприятий, группируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в Архив Министерства независимо от сроков хранения дел. Отбор документов к передаче в Архив Министерства или к уничтожению осуществляется совместно с членами экспертной комиссии. По результатам экспертизы ценности документов в структурном подразделении составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, а также акты о выделении документов и дел с пометкой "До минования надобности" к уничтожению. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии одновременно. Акты, одобренные экспертной комиссией, утверждаются руководителем структурного подразделения или председателем соответствующей ликвидационной комиссии.

8.7.5. Архив Министерства ведет учет дел, принятых на хранение. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока передаются на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

1. Государственный герб Российской Федерации;

2. эмблема Министерства;

3. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Министерства;

4. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

5. код формы документа;

6. наименование Министерства;

7. справочные данные о Министерстве;

8. наименование вида документа;

9. дата документа;

10. регистрационный номер документа;

11. ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12. место составления или издания документа;

13. адресат;

14. гриф утверждения документа;

15. резолюция;

16. заголовок к тексту;

17. отметка о контроле;

18. текст документа;

19. отметка о наличии приложения;

20. подпись;

21. гриф согласования документа;

22. визы согласования документа;

23. оттиск печати;

24. отметка о заверении копии;

25. отметка об исполнителе;

26. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

27. отметка о регистрации документа;

28. идентификатор электронной копии документа.

1. Если письмо за подписью:

2. На телеграммах обязательны визы, предусмотренные пунктом 1, и начальника отдела, отвечающего за ведение протокола Министра.

3. На приглашения в Москву представителей из субъектов и других стран ставится виза директора Административно-правового департамента или лица его замещающего.

Все вышеуказанные визы должны быть расшифрованы: Ф.И.О. и должность визирующего, дата визирования документа.