Приказ Федеральной службы исполнения наказаний от 18 ноября 2011 г. N 706 "Об утверждении перечня документов, создание, хранение и использование которых при организации внутренней деятельности Федеральной службы исполнения наказаний должны осуществляться в форме электронных документов"

ГАРАНТ:

По заключению Минюста РФ от 27 декабря 2011 г. N 01/94364-ВЕ настоящий приказ не нуждается в государственной регистрации

Во исполнение распоряжения Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. N 176-р "Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 8, ст. 1151) приказываю:

1. Утвердить прилагаемый перечень документов, создание, хранение и использование которых при организации внутренней деятельности Федеральной службы исполнения наказаний должны осуществляться в форме электронных документов (далее - перечень).

2. Установить, что действие перечня не распространяется на документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, а также сведения ограниченного распространения.

3. Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2012 г.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления делами ФСИН России майора внутренней службы Захаркину Е.Ю.

Директор генерал-полковник внутренней службы

А.А. Реймер

Перечень
документов, создание, хранение и использование которых при организации внутренней деятельности Федеральной службы исполнения наказаний должны осуществляться в форме электронных документов
(утв. приказом Федеральной службы исполнения наказаний от 18 ноября 2011 г. N 706)

N п/п	Вид документа	Срок хранения документа, номер статьи	Примечания
1	2	3	4
I. Организация системы управления 1. Распорядительная деятельность
1.	Поручения директора ФСИН России и заместителей директора ФСИН России структурным подразделениям ФСИН России; документы (справки, докладные записки, заключения) по их выполнению*	5 л. ЭПК ст. 7 ПТД	*Срок хранения поручений, оформленных визой на документе, соответствует сроку хранения документа
2.	Приказы, распоряжения и другие нормативные акты ФСИН России по административно-хозяйственным вопросам, а также документы по их разработке	5 л. ст. 19 в ПТД
3.	Проекты приказов и распоряжений ФСИН России	1 г. ст. 20 ПТД
4.	Протоколы, стенограммы, решения оперативных совещаний при директоре ФСИН России и документы (повестка дня, списки, графики, справки, доклады, информация и др.) к ним	5 л. ЭПК ст. 18 е ПТД
5.	Протоколы, стенограммы, решения совещаний структурных подразделений ФСИН России и документы (повестка дня, списки, графики, справки, доклады, информация и др.) к ним	5 л. ЭПК* ст. 18 з ПТД	*Присланные для сведения - ДМН
6.	Переписка по вопросам организации проведения конференций, семинаров и совещаний	5 л. ЭПК ст. 91 ПТД
2. Организационные вопросы
7.	Документы (протоколы, планы, отчеты, справки, переписка) рабочих групп комиссий по координации определенных направлений деятельности ФСИН России	5 л.* ЭПК ст. 59 ПТД	*После завершения деятельности рабочих групп
8.	Проекты структур и схем организации управления ФСИН России	5 л. ЭПК ст. 65 ПТД
9.	Переписка о разработке структур и схем организации управления ФСИН России	3 г.* ст. 66 ПТД	*После утверждения
10.	Переписка по организационным вопросам деятельности ФСИН России	5 л. ст. 84 ПТД
11.	Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями ФСИН России руководству ФСИН России	5 л. ЭПК ст. 87 ПТД
3. Организация контроля
12.	Алфавитные карточки и журналы учета предложений, заявлений и жалоб граждан, осужденных и лиц, содержащихся под стражей	5 л. ЭПК ст. 258 е ПТД
13.	Журналы приема граждан	3 г. ст. 259 а ПТД
14.	Базы данных учета предложений, заявлений и жалоб граждан, осужденных и лиц, содержащихся под стражей	10 л. ЭПК
15.	Переписка о проведении проверок	5 л. ст. 175 ПТД
16.	Переписка о выполнении решений, предписаний, актов, заключений проверок	5 л. ЭПК ст. 178 ПТД
4. Правовое обеспечение деятельности
17.	Переписка по правовым вопросам, в том числе о разъяснении и применении законодательства Российской Федерации	3 г. ст. 194 ПТД
II. Документационное обеспечение
18.	Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, заказы, переписка и др.) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий	5 л. ЭПК ст. 212 ПТД
19.	Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота	5 л. ЭПК ст. 214 ПТД
20.	Журналы учета нормативных правовых актов, присланных для руководства или сведения	10 л.*	*После уничтожения и снятия с учета всех нормативных правовых актов, учтенных в журнале
21.	Журналы регистрации входящих и исходящих документов	5 л. ст. 258 г ПТД
22.	Карточки учета входящих и исходящих документов	5 л. ст. 258 г ПТД
23.	Журналы учета телеграмм и телетайпограмм, факсограмм	3 г. ст. 258 ж ПТД
24.	Журналы учета копируемых документов	1 г. ст. 259 д ПТД
III. Организация хранения документов
25.	Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела	5 л. ЭПК ст. 256 ПТД
IV. Информационное обеспечение
26.	Документы (справки, докладные записки, сводки, отчеты, переписка) об информационной деятельности	5 л. ЭПК ст. 511 ПТД
27.	Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно-информационных материалах:
	изданных за рубежом;	3 г.
	изданных в Российской Федерации	1 г.
		ст. 521 ПТД
V. Планирование 1. Прогнозирование
28.	Проекты перспективных планов, программ, концепций развития; документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы) к ним	10 л. ЭПК ст. 269 ПТД
29.	Проекты федеральных целевых программ, обоснования и расчеты к ним	10 л. ЭПК ст. 263 ПТД
30.	Переписка о разработке федеральных целевых программ	5 л. ЭПК ст. 264 ПТД
31.	Переписка о ходе реализации федеральных целевых программ	5 л. ЭПК ст. 266 ПТД
2. Текущее планирование
32.	Планы работы структурных подразделений ФСИН России	5 л. ст. 290 ПТД
33.	Переписка по вопросам текущего планирования	5 л. ст. 296 ПТД
34.	Переписка по вопросам выполнения государственных заказов	10 л.
35.	Проекты годовых планов по производственной деятельности	5 л. ЭПК ст. 286 ПТД
36.	Документы (докладные записки, справки, переписка) о внесении уточнений в показатели утвержденных годовых планов	5 л. ЭПК ст. 293 ПТД
VI. Финансирование и кредитование
37.	Документы (справки, сведения, поручения, обоснования, ведомости) об изменении финансовых планов	5 л. ЭПК ст. 319 ПТД
38.	Проекты планов (бюджетов) ФСИН России	5 л. ст. 315 ПТД
39.	Документы (акты, докладные записки, переписка) о проверке соблюдения финансовой дисциплины, переписка о нарушениях финансовой дисциплины	5 л. ЭПК ст. 332 ПТД
40.	Проекты валютных планов и документы (расчеты, таблицы, справки и др.) к ним	5 л. ст. 315 ПТД
41.	Переписка по вопросам налогообложения, ценообразования и себестоимости	5 л. ЭПК ст. 303 ПТД
VII. Учет и отчетность 1. Статистический учет и отчетность
42.	Годовые отчеты об итогах работы структурных подразделений ФСИН России	5 л. ст. 475 ПТД
43.	Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности	5 л. ст. 479 ПТД
44.	Оперативные статистические сводки о выполнении планов	ДМН ст. 474 ПТД
45.	Документы (отчеты, справки, аналитические таблицы) об итогах работы ФСИН России:
	полугодовые;	5 л.
	квартальные;	5 л.
	месячные	1 г.
		ст. 464 ПТД
2. Бухгалтерский учет и отчетность
46.	Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета	5 л. ст. 359 ПТД
47.	Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности	5 л. ст. 461 ПТД
48.	Заказы на бланки документов учета и отчетности	1 г. ст. 463 ПТД
VIII. Вопросы международного сотрудничества
49.	Документы (предложения, рекомендации, расчеты) о разработке планов международного научно-технического сотрудничества	10 л. ЭПК ст. 497 ПТД
50.	Справочно-информационные материалы по зарубежным странам	5 л. ЭПК
51.	Переписка о командировании сотрудников и федеральных государственных гражданских служащих ФСИН России за рубеж	10 л. ЭПК ст. 687 ПТД
52.	Документы (планы проведения встреч, графики, переписка) по организации приема представителей зарубежных стран	5 л. ЭПК ст. 487 ПТД
IX. Кадровое обеспечение 1. Комплектование, учет, аттестация и распределение
53.	Планы потребности и распределения квалифицированных кадров ФСИН России	5 л. ст. 650 ПТД
54.	Переписка о резерве кадров на выдвижение по службе, списки кандидатов на выдвижение по службе	3 г. ст. 673 ПТД
55.	Переписка о комплектовании, учете, аттестации, распределении, перемещении кадров ФСИН России	5 л. ЭПК ст. 649 ПТД
56.	Журналы учета командированных сотрудников и федеральных государственных гражданских служащих ФСИН России	5 г. ст. 695 з ПТД
57.	Графики предоставления отпусков	1 г. ст. 693 ПТД
2. Специальное первоначальное обучение, повышение квалификации и переподготовка кадров, служебно-боевая подготовка, проведение квалификационных испытаний
58.	Документы о проведении квалификационных испытаний на присвоение (подтверждение) квалификационной категории сотрудникам ФСИН России (переписка, списки, ведомости, акты)	5 л. ст. 702 ПТД
59.	Заявки на специальное первоначальное обучение, подготовку, переподготовку и повышение квалификации сотрудников ФСИН России	3 г.
60.	Журналы учета сотрудников ФСИН России, имеющих квалификационные категории	10 л.
61.	Журналы учета учебно-материальной базы для проведения занятий по служебно-боевой подготовке	25 л.
3. Награждение
62.	Переписка о награждении сотрудников и федеральных государственных гражданских служащих ФСИН России	3 г. ст. 742 ПТД
X. Трудовые отношения 1. Организация труда и служебной деятельности
63.	Документы (информация, справки, сведения, списки, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании сотрудников и федеральных государственных гражданских служащих ФСИН России	5 л. ЭПК ст. 561 ПТД
64.	Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени сотрудников и федеральных государственных гражданских служащих ФСИН России	3 г. ст. 585 ПТД
65.	Табели, журналы учета рабочего времени	5 л. ст. 586 ПТД
2. Нормирование, тарификация, оплата труда
66.	Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы	5 л. ЭПК ст. 595 ПТД
67.	Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, надбавок и начислении премий	5 л. ЭПК ст. 596 ПТД
68.	Документы (расчеты, справки, списки) о премировании сотрудников и федеральных государственных гражданских служащих ФСИН России	5 л. ст. 600 ПТД
3. Охрана труда
69.	Планы мероприятий по улучшению условий труда	5 л. ст. 608 ПТД
XI. Строительство, реконструкция и капитальный ремонт 1. Строительство и реконструкция
70.	Протоколы технических совещаний по вопросам строительства и реконструкции	5 л.
71.	Проекты титульных списков по капитальному строительству, переписка по их рассмотрению	3 г.
2. Капитальный и текущий ремонт
72.	Документы (справки, предложения, докладные записки и др.) по вопросам проведения капитального и текущего ремонтов зданий и сооружений учреждений и органов уголовно-исполнительной системы	5 л. ЭПК ст. 811 ПТД
XII. Материально-техническое обеспечение
73.	Переписка со структурными подразделениями ФСИН России по вопросам обеспечения вооружением и специальной техникой	5 л.
74.	Переписка со структурными подразделениями ФСИН России по вопросам вещевого обеспечения	1 г.
XIII. Административно-хозяйственные вопросы
75.	Заявки на приобретение предметов хозяйственного имущества, инвентаря и канцелярских принадлежностей	1 г.
76.	Списки, книги адресов и телефонов	1 г.* ст. 785 ПТД	* После замены новыми
77.	Заказы на типографские работы и переписка по их выполнению	3 г.
78.	Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу	1 г.* ст. 529 ПТД	* После получения подписной литературы
XIV. Воспитательная и психологическая работа, социальная защита и морально-психологическое обеспечение работников ФСИН России
79.	Документы (отчеты, докладные записки, информация) по организации воспитательной и психологической работы, социальной защиты, и морально-психологического обеспечения сотрудников ФСИН России	5 л. ЭПК
80.	Журналы учета и документы по проведению психологических исследований	5 л.
XV. Медико-санитарное обеспечение
81.	Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обеспечении	3 г. ст. 913 ПТД
82.	Планы распределения путевок в санатории и центры восстановительной медицины и реабилитации	3 г.
83.	Протоколы заседаний комиссии по распределению путевок в санатории и центры восстановительной медицины и реабилитации	3 г.
XVI. Культурно-массовая и спортивная работа
84.	Документы (информация, справки, докладные записки и др.) по вопросам культурно-массовой работы	5 л. ЭПК ст. 963 ПТД
85.	Переписка по вопросам профессионально-нравственного и культурно-эстетического воспитания сотрудников ФСИН России	5 л.
86.	Документы (отчеты, программы, сводки, анкеты и др.) об участии в спортивных соревнованиях	5 л. ЭПК ст. 967 ПТД
87.	Планы проведения спортивной и физкультурно-массовой работы и справки об их выполнении	3 г.
88.	Сведения о количестве и составе коллективов физической культуры структурных подразделений ФСИН России	5 л.
XVII. Режим и надзор за осужденными к лишению свободы, осужденными к наказаниям, не связанным с изоляцией от общества, а также лицами, содержащимися под стражей
89.	Документы (обзоры, докладные записки, справки и др.) по вопросам организации режима и надзора за осужденными в исправительных учреждениях	5 л. ЭПК
90.	Документы (обзоры, докладные записки, справки и др.) по вопросам организации режима и надзора за лицами, содержащимися в тюрьмах и следственных изоляторах	5 л. ЭПК
91.	Обзоры об итогах деятельности уголовно-исполнительных инспекций	5 л.

Согласовано

Руководитель Федерального архивного агентства

А.Н. Артизов

Список сокращений

г.	-	год;
л.	-	лет;
ст.	-	статья;
ДМН	-	до минования надобности
ЭПК	-	экспертно-проверочная комиссия;
ПТД		перечень типовых документов, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".